บัตรเสมือน Expedia ใช้งานไม่ได้: ตรวจสอบการอนุมัติรายการ วันที่เรียกเก็บเงิน และยอดเงิน

เมื่อเรียกเก็บเงินจากบัตรเสมือน Expedia ไม่ได้ ควรตรวจสอบการชำระเงินอย่างตรงจุด แผนกต้อนรับอาจเรียกเก็บเงินก่อนวันที่อนุญาต ใช้ยอดเงินที่ยังไม่ได้ปรับปรุง หรือทำรายการซ้ำกับรายการที่สำเร็จแล้ว ใบยืนยันการชำระเงินล่วงหน้าของผู้เข้าพักไม่สามารถบอกได้ว่าเกิดกรณีใดขึ้น

บัตรเสมือน Expedia คือบัตรชำระเงินดิจิทัลที่จัดให้สำหรับการจองที่เข้าเงื่อนไข โดยใช้ชำระเงินให้ที่พักตามคำแนะนำของการจองนั้น ควรแยกการรับชำระเงินของโรงแรมจาก Expedia ออกจากการชำระเงินของผู้เข้าพักและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ต้องชำระ ณ แผนกต้อนรับ

ตรวจสอบให้บัตรเสมือน Expedia ตรงกับข้อมูลการจองล่าสุด

เปิดการจองใน Partner Central แล้วเปรียบเทียบกับข้อมูลใน เครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์ (ระบบบริหารจัดการโรงแรม) โดยใช้รหัสการจอง Expedia ที่พัก วันที่เข้าพัก และห้องพักที่เกี่ยวข้อง การอ้างอิงชื่อผู้เข้าพักเพียงอย่างเดียวอาจคลาดเคลื่อนได้ หากมีนามสกุลซ้ำ การจองหลายห้อง หรือการจองใหม่ทดแทนรายการเดิม

ยืนยันรูปแบบการชำระเงินและคำแนะนำล่าสุด การจองแบบ Expedia Collect แตกต่างจากการจองที่ผู้เข้าพักชำระเงินให้ที่พักโดยตรง อย่าถือว่าบัตรทุกใบที่ได้รับพร้อมการจอง Expedia เป็นบัตรส่วนตัวของผู้เข้าพัก หรือการจอง Expedia ทุกรายการชำระผ่านบัตรเสมือน

ตรวจสอบว่ามีการเลื่อนวันเข้าพัก ลดจำนวนคืน ยกเลิก หรือแจ้งว่าไม่มาเข้าพักหรือไม่ เตรียมใบยืนยันและรายละเอียดการชำระเงินล่าสุดไว้ระหว่างตรวจสอบ ยอดเงินบัตรที่บันทึกจากการจองเดิมอาจไม่ถูกต้องหลังมีการอนุมัติการเปลี่ยนแปลง

สำหรับการจองหลายห้อง ให้ระบุว่ารายการชำระเงินแต่ละรายการครอบคลุมการจองห้องใด หลีกเลี่ยงการเรียกเก็บยอดของห้องหนึ่งผ่านบัตรของอีกห้อง หากการจัดสรรยังไม่ชัดเจน ให้ประสานงานกับ Expedia ให้เรียบร้อยก่อนเรียกเก็บเงิน

ตรวจสอบช่วงเวลาที่เรียกเก็บเงินได้และรายการอนุมัติที่มีอยู่

เรียกเก็บเงินก่อนวันที่อนุญาต

อ่านเงื่อนไขการเรียกเก็บเงินหรือข้อมูลการเปิดใช้งานบัตรที่แนบมากับการจองนี้ อย่าใช้วันที่สร้างการจองหรือวันที่ผู้เข้าพักชำระเงินเป็นเกณฑ์ว่าเรียกเก็บเงินได้แล้ว หากวันที่เข้าพักเปลี่ยนแปลง ต้องตรวจสอบช่วงเวลาใช้งานบัตรตามวันเข้าพักอีกครั้งด้วย

หากยังไม่ถึงวันที่อนุญาตให้เรียกเก็บเงิน ให้มอบหมายผู้รับผิดชอบติดตามในวันที่เรียกเก็บได้ การเปลี่ยนวันเข้าพักในระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือส่งคำขอชำระเงินเดิมซ้ำจะไม่ทำให้บัตรเปิดใช้งาน หากไม่มีข้อมูลช่วงเวลา ให้ติดต่อ Expedia เพื่อขอคำชี้แจงโดยอ้างอิงรหัสการจอง

มีการลองขออนุมัติวงเงินล่วงหน้าแล้ว

การอนุมัติรายการหมายถึงการอนุมัติหรือการกันวงเงินชั่วคราว ซึ่งไม่ใช่การชำระเงินที่เสร็จสมบูรณ์ บัตรเสมือน Expedia ไม่จำเป็นต้องผ่านการขออนุมัติวงเงินล่วงหน้าตามขั้นตอนทั่วไปเพียงเพื่อยืนยันการจอง อย่านำขั้นตอนกันวงเงินมัดจำจากบัตรผู้เข้าพักที่โรงแรมใช้เป็นปกติมาใช้โดยอัตโนมัติ

หากมีผู้ได้รับอนุมัติรายการแล้ว ให้ค้นหาเลขอ้างอิงและสอบถามผู้ให้บริการประมวลผลการชำระเงินถึงวิธีดำเนินการรายการนั้นให้เสร็จสมบูรณ์หรือแก้ไขอย่างถูกต้อง หลีกเลี่ยงการเรียกเก็บเต็มจำนวนครั้งที่สองก่อนทราบว่ารายการแรกมีผลอย่างไร

ผลรายการก่อนหน้ายังไม่ชัดเจน

ค้นหาประวัติของผู้ให้บริการประมวลผลการชำระเงินโดยใช้เลขอ้างอิงการจอง หมายเลขบัตรที่ปกปิดบางส่วน ยอดเงิน และเวลา ตรวจสอบให้ชัดเจนว่ารายการถูกปฏิเสธ อยู่ระหว่างดำเนินการ ได้รับอนุมัติ หรือเรียกเก็บเงินสำเร็จแล้ว เครื่องรับชำระเงินหมดเวลารอหรือหน้าจอระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ยังไม่อัปเดต ไม่ใช่หลักฐานว่ารายการล้มเหลว

หากมีข้อมูล ให้เปรียบเทียบประวัติธุรกรรมหรือการอนุมัติรายการของบัตรเสมือนใน Partner Central กับบันทึกของผู้ให้บริการประมวลผลการชำระเงิน หากพบว่ามีการเรียกเก็บเงินสำเร็จแล้ว ให้กระทบยอดกับการจองแทนการลองเรียกเก็บอีกครั้ง หากยังอยู่ระหว่างดำเนินการ ให้ขอผลสรุปจากผู้ให้บริการก่อน

รายการที่มีสถานะไม่ชัดเจนอาจนำไปสู่การเรียกเก็บซ้ำเมื่อพนักงานกะถัดไปเข้ารับงาน Smart Order เชื่อมโยงข้อมูลการจองกับบันทึกการชำระเงินโรงแรมที่เชื่อมต่อกัน ช่วยให้พนักงานตรวจสอบสถานะการชำระเงินของการจองและยืนยันยอดค้างชำระได้จากที่เดียว ก่อนดำเนินการขั้นต่อไป

ตรวจสอบยอดเงิน สกุลเงิน และค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระแยกต่างหาก

เปรียบเทียบยอดที่พยายามเรียกเก็บกับยอดล่าสุดที่ระบุให้ที่พักเรียกเก็บ อย่าคิดว่ายอดนี้จะเท่ากับยอดรวมที่ผู้เข้าพักจ่ายหรือยอดสุทธิหลังหักค่าคอมมิชชันในรูปแบบตายตัวเสมอไป ข้อตกลง Expedia Collect อาจแตกต่างกัน จึงต้องยึดคำแนะนำการนำส่งเงินของการจองนั้นเป็นเกณฑ์ในการเปรียบเทียบ

ตัวอย่างเช่น หากคำแนะนำล่าสุดอนุญาตให้เรียกเก็บ EUR 285 แต่แผนกต้อนรับพยายามเรียกเก็บ EUR 315 ให้ตรวจสอบที่มาของส่วนต่าง EUR 30 ซึ่งอาจเป็นค่าใช้จ่ายของที่พักที่ต้องชำระแยก เงินที่ชำระไว้ก่อนแล้ว หรือการปรับเปลี่ยนการจอง อย่าลองลดยอดลงเรื่อย ๆ เพียงเพื่อหายอดที่บัตรยอมรับ

ตรวจสอบสกุลเงินที่เรียกเก็บอย่างรอบคอบเช่นเดียวกับยอดเงิน การแปลงสกุลเงินหรือค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมจากเครื่องรับชำระเงินอาจทำให้ยอดที่ดูเหมือนถูกต้องเกินวงเงินที่อนุญาต ขอให้ผู้ให้บริการประมวลผลการชำระเงินใช้ขั้นตอนสำหรับสกุลเงินที่รองรับ แทนการคาดเดายอดหลังแปลงสกุลเงิน

แยกค่าจอดรถ มินิบาร์ เงินมัดจำประกันความเสียหาย และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอื่น ๆ ออกต่างหาก เว้นแต่คำแนะนำการชำระเงินของการจองจะระบุชัดเจนว่าครอบคลุมรายการเหล่านี้ ตรวจสอบว่าภาษีหรือค่าธรรมเนียมภาคบังคับรวมอยู่แล้วหรือไม่ ก่อนเรียกเก็บจากบัตรหรือผู้เข้าพัก

การจองเปลี่ยนแปลงหลังได้รับรายละเอียดบัตรครั้งแรก

เปิดข้อมูลการจองล่าสุดอีกครั้ง แล้วเปรียบเทียบการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติกับข้อมูลการชำระเงินปัจจุบัน หากการลดจำนวนคืนหรือการยกเลิกยังไม่มียอดเรียกเก็บที่ชัดเจน ให้ตรวจสอบส่วนต่างแทนการเรียกเก็บเต็มจำนวนตามการเข้าพักเดิม

บันทึกค่าปรับที่ได้รับอนุมัติแยกจากจำนวนคืนที่เข้าพักจริง การจองที่ยกเลิกแล้วอาจยังมียอดคงค้างทางการเงิน ขณะเดียวกัน ข้อมูลบัตรที่ยังไม่เปลี่ยนแปลงไม่ได้ยืนยันว่าโรงแรมมีสิทธิ์เรียกเก็บค่าใช้จ่ายทุกรายการตามการจองเดิม

แก้ไขข้อผิดพลาดของบัตรหรือผู้ให้บริการประมวลผลก่อนลองเรียกเก็บอีกครั้งอย่างเป็นขั้นตอน

ใช้สิทธิ์การเข้าถึงที่ได้รับอนุญาตเพื่อตรวจสอบรายละเอียดบัตรและวันหมดอายุล่าสุด ยืนยันว่าพนักงานใช้บัตรของการจองที่ถูกต้องและกรอกรายละเอียดที่จำเป็นครบถ้วนถูกต้อง หากใกล้ถึงกำหนดเรียกเก็บเงินหรือวันสิ้นสุดอายุบัตร ให้มอบหมายผู้รับผิดชอบเร่งดำเนินการ

ขอให้ผู้ให้บริการประมวลผลการชำระเงินอธิบายข้อความปฏิเสธรายการที่ปรากฏอย่างตรงตามข้อความ ยืนยันว่ารองรับเครือข่ายบัตรนั้น ช่องทางทำธุรกรรมบัตรโดยไม่แสดงบัตรที่รองรับ และข้อจำกัดของบัญชีหรือไม่ ปัญหาการตั้งค่าบัญชีร้านค้าต้องให้ผู้ให้บริการแก้ไข การเปลี่ยนยอดเรียกเก็บอาจไม่ช่วยแก้ปัญหา

อย่ากรอกข้อมูลเรียกเก็บเงินที่แต่งขึ้น บังคับอนุมัติรายการแบบออฟไลน์ หรือขอให้ผู้เข้าพักยืนยันตัวตนสำหรับบัตรของ Expedia ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนที่ผู้ให้บริการประมวลผลการชำระเงินอนุมัติสำหรับการชำระเงินประเภทนั้น หากมีข้อสงสัยเรื่องวงเงินที่จัดสรรให้บัตรหรือความใช้ได้ของบัตร ให้ส่งเรื่องถึง Expedia พร้อมเลขอ้างอิงการจอง

เมื่อทราบสาเหตุแล้ว ให้ลองเรียกเก็บอีกครั้งอย่างเป็นขั้นตอนดังนี้:

1. ยืนยันวันที่เรียกเก็บเงิน รายละเอียดบัตร ยอดเงินที่อนุญาต และสกุลเงินตามข้อมูลล่าสุด
2. ตรวจสอบว่าไม่มีรายการซ้ำที่สำเร็จแล้วหรืออยู่ระหว่างดำเนินการ
3. มอบหมายพนักงานหนึ่งคนให้ส่งรายการเรียกเก็บเงินผ่านผู้ให้บริการประมวลผลการชำระเงินที่ได้รับอนุมัติ
4. เก็บเลขอ้างอิง เวลา ผลรายการ และยอดเงินไว้กับข้อมูลการจอง
5. ตรวจสอบผลสรุปจากผู้ให้บริการประมวลผลการชำระเงินและบันทึกยอดค้างชำระที่เหลือให้ถูกต้อง

หากการชำระเงินสำเร็จนอกระบบบริหารจัดการโรงแรม ให้บันทึกการรับชำระเงินภายนอกตามขั้นตอนปกติของโรงแรม พร้อมเก็บเลขอ้างอิงจากผู้ให้บริการประมวลผลการชำระเงิน การระบุว่าบัญชีค่าใช้จ่ายผู้เข้าพักชำระแล้วโดยไม่มีหลักฐาน อาจทำให้มองข้ามบัตรที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน ขณะที่การบันทึกซ้ำอาจทำให้ยอดเงินรับสูงกว่าความเป็นจริง

บันทึกการติดตามไว้ในข้อมูลการจองของแผนกต้อนรับ เพื่อให้พนักงานทั้งสองกะเข้าใจสถานะเช็คเอาต์และสถานะการชำระเงินตรงกัน แม้ผู้เข้าพักจะสิ้นสุดการเข้าพักแล้ว ก็อาจยังมีเรื่องที่ฝ่ายการเงินต้องติดตาม

ส่งต่อปัญหาอย่างปลอดภัยและยืนยันการโอนเงินเข้าบัญชี

ส่งรหัสที่พักและรหัสการจอง คำแนะนำการชำระเงินล่าสุด ยอดเงินและสกุลเงินที่พยายามเรียกเก็บ วันที่ และข้อความข้อผิดพลาดที่ตรงตามที่ปรากฏให้ Expedia สำหรับคำถามเฉพาะด้านการประมวลผล ให้ส่งเลขอ้างอิงธุรกรรมหรือการอนุมัติรายการไปยังผู้ให้บริการ พร้อมอธิบายสิ่งที่ตรวจสอบแล้ว เพื่อให้ฝ่ายสนับสนุนตรวจสอบได้ตรงขั้นตอนที่มีปัญหา

ใช้หมายเลขบัตรที่ปกปิดบางส่วนในบันทึกทั่วไป อย่าคัดลอกรายละเอียดบัตรแบบเต็มหรือรหัสความปลอดภัยลงในสเปรดชีต ชุดอีเมลโต้ตอบ หรือหมายเหตุการจองทั่วไป เก็บข้อมูลการชำระเงินที่ละเอียดอ่อนไว้ภายในกระบวนการชำระเงินที่ได้รับอนุญาต

เมื่อผู้ให้บริการประมวลผลการชำระเงินยืนยันว่าเรียกเก็บเงินแล้ว ให้กระทบยอดธุรกรรมกับเงินที่โอนเข้าบัญชีธนาคาร การโอนเงินอาจเกิดขึ้นภายหลัง และยอดโอนอาจมีการหักค่าธรรมเนียมหรือรวมหลายธุรกรรม อย่ารายงานว่าการเรียกเก็บบัตรที่สำเร็จแล้วล้มเหลว เพียงเพราะยังไม่ปรากฏรายการในบัญชีธนาคาร

ใช้รายงานและการวิเคราะห์ของโรงแรมเพื่อตรวจสอบบันทึกรายได้และการรับชำระเงินฝั่งโรงแรม แยกรายได้ห้องพัก เงินที่เรียกเก็บแล้ว ต้นทุนการประมวลผลการชำระเงิน และเงินในบัญชีธนาคารให้ชัดเจน การปิดงานในขั้นตอนหนึ่งไม่ควรทำให้เกิดการบันทึกรายได้ซ้ำในขั้นตอนถัดไป

หากผู้เข้าพักชำระเงินให้ Expedia แล้ว ให้อธิบายยอดที่ต้องชำระเพิ่มเติม ณ ที่พักให้ชัดเจน อย่าขอให้ผู้เข้าพักชำระค่าห้องซ้ำเพียงเพราะโรงแรมต้องตรวจสอบการเรียกเก็บเงินผ่านบัตรเสมือน ให้มีผู้รับผิดชอบติดตามปัญหาการชำระเงินนี้จนกว่าจะยืนยันผลสุดท้ายได้

คำถามที่พบบ่อย

บัตรเสมือน Expedia ต้องขออนุมัติวงเงินล่วงหน้าหรือไม่?

ไม่จำเป็นต้องขออนุมัติวงเงินล่วงหน้าตามขั้นตอนทั่วไปเพื่อตรวจสอบความใช้ได้ของบัตร หากมีรายการอนุมัติอยู่แล้ว ให้จัดการรายการนั้นผ่านผู้ให้บริการประมวลผลการชำระเงินก่อนสร้างธุรกรรมเต็มจำนวนอีกครั้ง

โรงแรมเรียกเก็บเงินจากบัตรเสมือนได้เมื่อใด?

ยึดเงื่อนไขการเรียกเก็บเงินที่แสดงสำหรับการจองนั้น ตรวจสอบอีกครั้งหลังเปลี่ยนวันที่ และแยกวันที่เริ่มอนุญาตให้เรียกเก็บเงินออกจากวันที่ทีมกำหนดจะดำเนินการเรียกเก็บ

เหตุใดยอดเงินบัตรจึงต่างจากยอดรวมของผู้เข้าพัก?

ตรวจสอบข้อตกลงการนำส่งเงิน ค่าใช้จ่ายที่รวมอยู่ รายการหัก และการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติ ใช้ยอดล่าสุดที่ต้องชำระให้ที่พัก แทนการคิดว่ายอดทุกรายการควรเท่ากัน

โรงแรมเรียกเก็บเงินมัดจำประกันความเสียหายจากบัตรเสมือนได้หรือไม่?

อย่าเพิ่มเงินมัดจำหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เว้นแต่คำแนะนำการชำระเงินของการจองจะครอบคลุมรายการเหล่านั้น จัดการรายการที่ต้องชำระแยกผ่านขั้นตอนรับชำระเงินจากผู้เข้าพักที่เหมาะสม

ควรทำอย่างไรหากผู้ให้บริการประมวลผลแสดงว่าสำเร็จ แต่ระบบบริหารจัดการโรงแรมระบุว่ายังไม่ชำระเงิน?

จับคู่เลขอ้างอิงธุรกรรมกับการจอง แล้วแก้ไขบันทึกการชำระเงินผ่านขั้นตอนกระทบยอดตามปกติ อย่าเรียกเก็บเงินอีกครั้งเพียงเพื่อเปลี่ยนสถานะในระบบบริหารจัดการโรงแรม