วิธีที่โฮสเทลควรกระทบยอดการยกเลิกและค่าคอมมิชชันจาก Hostelworld

Hostelworld การกระทบยอดการชำระบัญชีเริ่มต้นจากการจองแต่ละรายการ ไม่ใช่ยอดรวมรายเดือน โฮสเทลต้องสามารถตรวจสอบได้ว่ามูลค่าการจอง เงินมัดจำ ยอดที่ผู้เข้าพักต้องชำระ สถานะการยกเลิก ค่าธรรมเนียมกรณีไม่มาเข้าพัก เงินคืน และค่าคอมมิชชัน กลายเป็นยอดที่บันทึกในระบบบริหารจัดการโรงแรมและบัญชีได้อย่างไร

คำว่า “การชำระบัญชี” อาจทำให้เข้าใจผิดได้ เพราะโฮสเทลอาจเรียกเก็บค่าที่พักบางส่วนจากผู้เข้าพักโดยตรง ขณะที่ Hostelworld จัดการเงินมัดจำหรือยอดการจองอื่นตามข้อตกลงของที่พัก นอกจากนี้ การจองที่ถูกยกเลิกอาจให้ผลลัพธ์แตกต่างกันตามประเภทอัตราและกำหนดเวลายกเลิก

ใช้ข้อกำหนดที่ที่พักลงนามและเอกสารยืนยันการจองแต่ละรายการเป็นแหล่งอ้างอิงในการคำนวณ อย่านำเปอร์เซ็นต์ค่าคอมมิชชันของโฮสเทลอื่นมาใช้ หรือสันนิษฐานว่าการยกเลิกทุกครั้งต้องลบค่าใช้จ่ายทั้งหมด

กำหนดยอดเงินแต่ละประเภทก่อนจับคู่รายการ

สร้างช่องข้อมูลแยกสำหรับมูลค่าการเข้าพักที่จองทั้งหมด เงินมัดจำที่เรียกเก็บเมื่อจอง ยอดที่ต้องชำระ ณ โฮสเทล ภาษีและค่าธรรมเนียมท้องถิ่น ยอดที่เรียกเก็บจากผู้เข้าพัก ค่าธรรมเนียมการยกเลิกหรือไม่มาเข้าพัก เงินคืนหรือเครดิต ค่าคอมมิชชันหรือค่าธรรมเนียมของ Hostelworld รายการปรับปรุง และรายได้สุทธิของโฮสเทล

อย่ารวมเงินมัดจำและยอดคงเหลือเป็นตัวเลข “ยอดชำระที่ได้รับ” เพียงรายการเดียว เอกสารยืนยันการจองอาจแสดงมูลค่าการเข้าพักทั้งหมด ขณะที่โฟลิโอในระบบบริหารจัดการโรงแรมควรแสดงยอดที่โฮสเทลต้องเรียกเก็บและยอดที่รับรู้ผ่านช่องทางแล้ว

แสดงทั้งสกุลเงินเดิมของการจองและสกุลเงินทางบัญชีของโฮสเทลไว้เสมอ หากมีการแปลงสกุลเงิน ให้บันทึกยอดเงินต้นทาง ยอดหลังแปลง อัตราแลกเปลี่ยนหรือยอดจากธนาคาร และวันที่ที่ใช้ ไม่ควรซ่อนผลต่างจากอัตราแลกเปลี่ยนไว้ในค่าคอมมิชชัน

สุดท้าย ให้บันทึกเกณฑ์วันที่ที่ใช้ตรวจสอบ โฮสเทลอาจรับรู้รายได้ตามวันที่เข้าพัก ขณะที่ใบแจ้งหนี้จากช่องทาง รายการเงินมัดจำ เงินคืน หรือรายการปรับปรุงอาจแสดงตามวันที่จองหรือวันที่ประมวลผล

รวบรวมหลักฐานหนึ่งชุดสำหรับแต่ละรอบบัญชี

รวบรวมรายการจองจาก Hostelworld บันทึกการยกเลิกและการไม่มาเข้าพัก บันทึกค่าคอมมิชชันหรือการเรียกเก็บเงินที่ที่พักเข้าถึงได้ การจองและโฟลิโอในระบบบริหารจัดการโรงแรม บันทึกการชำระเงินของผู้เข้าพัก และรายการเดินบัญชีธนาคาร เก็บไฟล์ส่งออกต้นฉบับไว้ และดำเนินการจับคู่รายการในสำเนาที่ควบคุมการแก้ไขได้

ใช้หมายเลขอ้างอิงของ Hostelworld เป็นคีย์หลัก ชื่อผู้เข้าพักอาจซ้ำหรือเปลี่ยนแปลงได้ และการจองแบบกลุ่มอาจมีผู้เดินทางหลายคนภายใต้ชื่อผู้จองหลักเพียงชื่อเดียว

สำหรับการจองทุกรายการ ให้บันทึกวันเข้าพักและวันออก เตียงในห้องพักรวม หรือห้องพักส่วนตัว จำนวนผู้เข้าพัก ประเภทอัตรา ยอดจองทั้งหมด เงินมัดจำ ยอดที่ต้องชำระ กำหนดเวลายกเลิก สถานะการยกเลิกหรือไม่มาเข้าพัก การชำระเงินของผู้เข้าพัก ค่าคอมมิชชัน เงินคืน และการแก้ไขด้วยตนเองทั้งหมด

กำหนดผู้รับผิดชอบด้านการเงินหนึ่งคนและผู้ประสานงานฝ่ายปฏิบัติการหนึ่งคน ฝ่ายการเงินควรรับผิดชอบการเชื่อมโยงยอดเงิน ส่วนแผนกต้อนรับหรือฝ่ายสำรองห้องพักควรยืนยันว่าผู้เข้าพักเข้าพักจริง ยกเลิก เปลี่ยนวันที่ หรือไม่มาเข้าพัก

แยกการจองที่เข้าพัก ยกเลิก และไม่มาเข้าพัก

จัดการจองแต่ละรายการตามผลลัพธ์การดำเนินงานจริงก่อนเปรียบเทียบยอดเงิน

1. เข้าพักแล้ว: ตรวจสอบเตียงหรือห้องที่มีผู้เข้าพัก อัตราที่จอง บริการเสริม วิธีจัดการเงินมัดจำ ยอดคงเหลือที่เรียกเก็บจากผู้เข้าพัก และค่าคอมมิชชัน
2. ยกเลิกภายในระยะเวลาที่อนุญาต: ยืนยันสถานะการยกเลิกขั้นสุดท้าย วิธีจัดการเงินมัดจำหรือเงินคืน การคืนห้องหรือเตียงเข้าสู่ระบบขาย และตรวจสอบว่ายังมีค่าธรรมเนียมของโฮสเทลคงเหลือหรือไม่
3. ยกเลิกล่าช้า: ตรวจสอบกำหนดเวลาตามนโยบาย ค่าธรรมเนียมที่ได้รับอนุมัติ ยอดที่เรียกเก็บสำเร็จ และวิธีจัดการค่าคอมมิชชันหรือรายการปรับปรุงตามข้อกำหนดของที่พัก
4. ไม่มาเข้าพัก: ยืนยันว่าโฮสเทลระบุสถานะถูกต้อง เก็บหลักฐานการไม่มาเข้าพัก เรียกเก็บเฉพาะค่าธรรมเนียมที่ได้รับอนุญาต และคืนห้องหรือเตียงที่เหลือเข้าสู่ระบบขายอย่างเหมาะสม
5. แก้ไขหรือยกเลิกบางส่วน: คำนวณการจองใหม่จากจำนวนคืน ผู้เข้าพัก เตียงหรือห้อง และราคาสุดท้าย แทนการยกเลิกยอดเดิมทั้งหมด

อย่าปล่อยให้ผลต่างเล็กน้อยหลายรายการหักล้างกันเอง การยกเลิกที่ตกหล่นและรายการค่าคอมมิชชันซ้ำอาจทำให้ยอดรวมดูถูกต้องโดยบังเอิญ ทั้งที่การจองทั้งสองรายการยังคงผิดพลาด

Smart Order สามารถเชื่อมโยงแหล่งที่มาของการจอง สถานะการเข้าพัก รายได้จากห้องหรือเตียง และรายงานการดำเนินงานของโฮสเทลไว้ในขั้นตอนตรวจสอบเดียว ช่วยให้ฝ่ายการเงินตรวจสอบผลต่างได้ ขณะที่แผนกต้อนรับยืนยันผลลัพธ์จริงของผู้เข้าพัก ทำงานได้รวดเร็วขึ้นและลดความผิดพลาดด้านต้นทุน

กระทบยอดการยกเลิกตามลำดับที่ถูกต้อง

เริ่มจากการจองเดิมและเก็บข้อกำหนดที่ใช้ตอนจองไว้ ยืนยันประเภทอัตรา กำหนดเวลาและเขตเวลาสำหรับการยกเลิก เงินมัดจำ ยอดคงเหลือ และเงื่อนไขพิเศษแบบยืดหยุ่นหรือไม่คืนเงินที่แสดงเมื่อผู้เข้าพักทำการจอง

จากนั้นตรวจสอบว่าการยกเลิกเกิดขึ้นเมื่อใดและผ่านช่องทางใด เปรียบเทียบสถานะสุดท้ายใน Hostelworld กับระบบบริหารจัดการโรงแรม ข้อความจากผู้เข้าพักที่ขอยกเลิกไม่เท่ากับการยกเลิกที่เสร็จสมบูรณ์ และการจองผ่านช่องทางที่ถูกยกเลิกไม่ควรยังคงแสดงเป็นผู้เข้าพักที่ยืนยันว่าจะมาถึงในระบบบริหารจัดการโรงแรม

คำนวณยอดที่โฮสเทลมีสิทธิ์เรียกเก็บ ยอดที่เรียกเก็บได้จริง และยอดที่คืนหรือให้เป็นเครดิต แยกตัวเลขทั้งสามรายการออกจากกัน หากฝ่ายบริหารยกเว้นค่าธรรมเนียม ให้เก็บข้อมูลผู้อนุมัติและเหตุผลไว้ แทนการแก้ไขช่องนโยบายย้อนหลัง

สุดท้าย ตรวจสอบวิธีจัดการค่าคอมมิชชันหรือค่าธรรมเนียมกับข้อกำหนดทางการค้าปัจจุบันและบันทึกทางการเงินของที่พัก หากการจองหายไป ซ้ำกัน หรือแสดงสถานะไม่ถูกต้อง ให้โต้แย้งเฉพาะการจองนั้น แทนการแก้ไขรายได้อื่นที่ไม่เกี่ยวข้องในระบบบริหารจัดการโรงแรมเพื่อทำให้ยอดรวมตรงกัน

ตรวจสอบค่าคอมมิชชันในระดับการจอง

คำนวณฐานค่าคอมมิชชันที่คาดไว้สำหรับการจองแต่ละรายการตามข้อตกลงที่ลงนาม ยืนยันว่าภาษี ค่าธรรมเนียมท้องถิ่น อาหาร บริการเสริม ค่าธรรมเนียมการยกเลิก หรือค่าธรรมเนียมกรณีไม่มาเข้าพัก รวมอยู่หรือไม่ ก่อนนำอัตรามาคำนวณ

อย่าสันนิษฐานว่าเงินมัดจำที่แสดงจะเท่ากับค่าคอมมิชชันเสมอ หรือเปอร์เซ็นต์ที่คุ้นเคยจะใช้ได้กับทุกผลิตภัณฑ์ ข้อตกลงทางการค้า โปรโมชัน ตัวเลือกการชำระเงิน หรือการปรับปรุงภายหลังอาจเปลี่ยนผลลัพธ์ทางการเงินได้

ตรวจสอบยอดที่คาดไว้เทียบกับใบแจ้งหนี้ ใบสรุปรายการ การหักกลบ หรือบันทึกอื่นที่โฮสเทลได้รับ บันทึกหมายเลขอ้างอิงและรอบบัญชี หากรายการปรับปรุงเกี่ยวข้องกับการจองในอดีต ให้เชื่อมโยงกลับไปยังการจองนั้น แทนการหักออกจากรายได้อื่นที่ไม่เกี่ยวข้องของเดือนปัจจุบัน

หากโฟลิโอในระบบบริหารจัดการโรงแรมรวมค่าที่พักเต็มจำนวนทั้งที่ผู้เข้าพักไม่เคยมาถึง ให้แก้ไขสถานะการดำเนินงานและรายได้ที่อนุญาตก่อน ฝ่ายการเงินไม่ควรปล่อยให้การเข้าพักที่ยกเลิกแล้วแสดงว่ามีผู้เข้าพัก เพียงเพราะมีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมไว้

ตรวจสอบผลต่างที่พบบ่อยโดยไม่คาดเดา

เมื่อยอดไม่ตรงกัน ให้ตรวจสอบตามลำดับที่กำหนด ได้แก่ รอบบัญชีผิด ที่พักผิด การจองหายหรือซ้ำ วันที่เปลี่ยนแปลง การยกเลิกบางส่วน จำนวนผู้เข้าพัก จำนวนเตียงในห้องพักรวม ประเภทอัตรา กำหนดเวลายกเลิก วิธีจัดการเงินมัดจำ ฐานค่าคอมมิชชัน วิธีจัดการภาษี เงินคืน สกุลเงิน และรายการที่บันทึกด้วยตนเองในระบบบริหารจัดการโรงแรม

ระบุผลต่างแต่ละรายการให้ชัดเจน รวมทั้งจำนวนและทิศทางของผลต่าง “ค่าคอมมิชชันของหมายเลขอ้างอิง X สูงเกินไป 18 ยูโร” ช่วยให้ทีมตัดสินใจได้ แต่ “ยอดรวมของ Hostelworld ผิด” ไม่สามารถช่วยได้

เก็บผลต่างด้านเวลาที่ถูกต้องไว้เป็นรายการค้าง โดยระบุหมายเลขอ้างอิงการจอง จำนวนเงิน เหตุผล ผู้รับผิดชอบ และรอบที่คาดว่าจะเคลียร์รายการ อย่าย้ายรายการเหล่านี้ไปยังบัญชีปรับปรุงทั่วไปเพียงเพื่อปิดบัญชีประจำเดือน

สำหรับข้อโต้แย้ง ให้แนบเอกสารยืนยันการจอง สถานะสุดท้าย โฟลิโอในระบบบริหารจัดการโรงแรม หลักฐานการชำระเงินหรือคืนเงินให้ผู้เข้าพัก รายการค่าคอมมิชชัน นโยบายที่ใช้ และการคำนวณที่โฮสเทลคาดไว้ กรณีที่มีข้อมูลครบถ้วนหนึ่งกรณีแก้ไขได้ง่ายกว่าภาพหน้าจอหลายภาพที่ไม่เชื่อมโยงกัน

ปิดรอบบัญชีด้วยการตรวจสอบสองขั้นตอน

ขั้นแรก ดำเนินการตรวจสอบด้านการเงินให้เสร็จสมบูรณ์ การจองทุกรายการต้องได้รับการจับคู่ มีคำอธิบาย หรือแสดงเป็นรายการค้างที่มีผู้รับผิดชอบ ผลรวมของรายได้จากการเข้าพัก รายได้จากการยกเลิกและไม่มาเข้าพักที่ได้รับอนุญาต เงินมัดจำ ยอดที่เรียกเก็บจากผู้เข้าพัก เงินคืน ค่าคอมมิชชัน และผลต่างด้านเวลา ต้องเชื่อมโยงกับบัญชีได้

จากนั้นดำเนินการตรวจสอบด้านปฏิบัติการ มองหาการยกเลิกที่ตกหล่นซ้ำๆ จำนวนเตียงในห้องพักรวมที่ไม่ถูกต้อง หมายเหตุเงินมัดจำที่ไม่ครบถ้วน การยกเว้นค่าธรรมเนียมที่ไม่ได้รับอนุมัติ หมายเลขอ้างอิงซ้ำ และการจองในระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ยังคงใช้งานอยู่หลังยกเลิก

ให้บุคคลที่สองอนุมัติการตัดจำหน่ายที่มีสาระสำคัญ เงินคืนจำนวนมาก ค่าธรรมเนียมกรณีไม่มาเข้าพักที่ผิดปกติ และการแก้ไขรอบบัญชีก่อนหน้า จัดเก็บไฟล์ทำงานและหลักฐานตามนโยบายการเงินของโฮสเทล

ฝ่ายบริหารควรได้รับรายงานสรุปสั้นๆ เกี่ยวกับมูลค่าการจองที่เข้าพักแล้ว การยกเลิก การไม่มาเข้าพัก เงินมัดจำ ยอดคงเหลือที่เรียกเก็บจากผู้เข้าพัก ค่าคอมมิชชัน เงินคืน ผลต่างที่ยังค้าง และการแก้ไขด้านปฏิบัติการที่ต้องดำเนินการก่อนปิดรอบครั้งถัดไป

คำถามที่พบบ่อย

เงินมัดจำของ Hostelworld เท่ากับค่าคอมมิชชันของโฮสเทลหรือไม่

อย่าสันนิษฐานว่าเท่ากัน ให้บันทึกเงินมัดจำและค่าคอมมิชชันแยกจากกัน แล้วใช้ข้อตกลงปัจจุบันของที่พักและบันทึกการจองเป็นเกณฑ์

การจองที่ถูกยกเลิกควรหายไปจากรายงานของระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือไม่

ควรเก็บประวัติไว้แต่แสดงสถานะยกเลิกที่ถูกต้อง ค่าธรรมเนียมหรือเงินคืนที่ถูกต้องควรยังตรวจสอบย้อนหลังได้ โดยไม่แสดงผู้เข้าพักเป็นผู้ที่จะมาถึงและยังใช้งานอยู่

ฝ่ายการเงินสามารถกระทบยอดจากยอดรวมรายเดือนเพียงอย่างเดียวได้หรือไม่

ไม่ได้ ข้อผิดพลาดที่หักล้างกันอาจทำให้ยอดรวมดูถูกต้อง ต้องตรวจสอบการจอง การยกเลิก เงินคืน และรายการค่าคอมมิชชันทุกลำดับก่อน

ควรจัดการผลต่างที่ยังแก้ไขไม่ได้อย่างไร

ยกยอดไปตรวจสอบต่อโดยแสดงหมายเลขอ้างอิง จำนวนเงิน เหตุผล ผู้รับผิดชอบ หลักฐาน และวันที่ตรวจสอบครั้งถัดไปไว้อย่างชัดเจน