ระบบวิเคราะห์ข้อมูลโรงแรมเทียบกับรายงานจากระบบบริหารจัดการโรงแรม: ทีมของคุณต้องการแบบไหน?

คำว่า ระบบวิเคราะห์ข้อมูลโรงแรม อาจทำให้รายงานทั่วไปดูเหมือนไม่เพียงพอ แต่โรงแรมอิสระหลายแห่งไม่ได้มีปัญหาที่ต้องแก้ด้วย BI ปัญหาของโรงแรมเหล่านี้คือคุณภาพข้อมูล ขั้นตอนการจัดทำรายงาน หรือการใช้หลายระบบที่คำนวณตัวชี้วัดเดียวกันด้วยวิธีต่างกัน

โมดูลรายงานของระบบบริหารจัดการโรงแรมและแพลตฟอร์ม BI สำหรับโรงแรมมีความสามารถบางส่วนที่ทับซ้อนกัน แต่รองรับงานคนละระดับ รายงานจากระบบบริหารจัดการโรงแรมเชื่อมโยงกับการดำเนินงานประจำวันของโรงแรมโดยตรง ส่วน BI รวมและจัดรูปแบบข้อมูลใหม่เพื่อการวิเคราะห์ที่กว้างขึ้น ทางเลือกที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับการตัดสินใจที่ทีมต้องทำ ไม่ใช่ว่าผลิตภัณฑ์ใดมีแดชบอร์ดมากที่สุด

คำถามที่รายงานจากระบบบริหารจัดการโรงแรมควรตอบได้อยู่แล้ว

รายงานจากระบบบริหารจัดการโรงแรมควรเปลี่ยนข้อมูลการดำเนินงานปัจจุบันของโรงแรมให้เป็นคำตอบที่นำไปใช้ได้ ข้อมูลการจอง การยกเลิก จำนวนห้องพัก รายได้ที่บันทึกแล้ว ช่องทางที่มาของการจอง ยอดคงค้างของผู้เข้าพัก และการชำระเงิน มีอยู่ในระบบบริหารจัดการโรงแรมแล้ว โมดูลรายงานควรจัดระเบียบข้อมูลเหล่านี้โดยไม่ต้องให้พนักงานนำไปจัดทำใหม่ในสเปรดชีต

สำหรับเจ้าของหรือผู้จัดการที่พัก มุมมองข้อมูลสำคัญมักประกอบด้วยอัตราการเข้าพัก ราคาห้องพักเฉลี่ยต่อวัน รายได้ต่อห้องพักที่มีพร้อมขาย รายได้จากห้องพัก ผู้เข้าพักที่มาถึง ผู้เข้าพักที่ออก สถานะการชำระเงิน การยกเลิก และยอดการจองจากแต่ละช่องทาง หากตัวเลขเหล่านี้อยู่ในพื้นที่ทำงานเดียวที่ชัดเจนสำหรับ รายงานและการวิเคราะห์ของโรงแรม ทีมก็สามารถตอบคำถามเกี่ยวกับการดำเนินงานประจำวันส่วนใหญ่ได้ โดยไม่ต้องจัดทำรายงานใหม่ในสเปรดชีต

ข้อมูลนี้เพียงพอสำหรับคำถามด้านการดำเนินงาน เช่น เราขายห้องพักได้เต็มขึ้นหรือไม่? ราคาห้องพักที่ขายได้จริงดีขึ้นหรือไม่? รายได้มาจากช่องทางใด? ยอดรับชำระสอดคล้องกับการจองหรือไม่? ห้องพักประเภทใดมีผลการดำเนินงานต่ำกว่าเป้าหมาย?

ระบบวิเคราะห์ข้อมูลโรงแรมเพิ่มความสามารถอะไรบ้าง

ระบบวิเคราะห์ข้อมูลโรงแรมทำหน้าที่เป็นชั้นวิเคราะห์เหนือระบบการดำเนินงานหนึ่งระบบหรือหลายระบบ โดยสามารถรวมข้อมูลจากระบบบริหารจัดการโรงแรมเข้ากับข้อมูลบัญชี ค่าใช้จ่ายด้านการตลาด แรงงาน ชื่อเสียง ความต้องการของตลาด งบประมาณ หรือข้อมูลจากที่พักหลายแห่ง นอกจากนี้ยังอาจรองรับสูตรคำนวณที่กำหนดเอง แดชบอร์ดสำหรับผู้บริหาร การส่งรายงานตามกำหนดเวลา และการกรองข้อมูลย้อนหลังระยะยาวอย่างละเอียด

ความสามารถเหล่านี้มีความสำคัญเมื่อผู้บริหารมีคำถามที่ระบบบริหารจัดการโรงแรมไม่ได้ออกแบบมาให้ตอบโดยตรง กลุ่มที่พักหลายแห่งอาจต้องการเปรียบเทียบต้นทุนแรงงานต่อห้องที่มีผู้เข้าพักระหว่างแบรนด์ ทีมการจัดการรายได้อาจต้องการรวมข้อมูลยอดจองที่เพิ่มขึ้น ต้นทุนการตลาด และความต้องการของตลาด นักลงทุนอาจต้องการมุมมองข้อมูลที่เป็นมาตรฐานเดียวกันสำหรับโรงแรมที่ใช้แพลตฟอร์มระบบบริหารจัดการโรงแรมต่างกัน

BI ไม่ได้ช่วยแก้คุณภาพข้อมูลต้นทางที่ไม่ดี หากบันทึกรายได้จากห้องพักไม่สม่ำเสมอหรือจัดประเภทช่องทางผิด กราฟที่ดูสวยงามก็เพียงทำให้ข้อผิดพลาดแพร่กระจายเร็วขึ้น

เริ่มจาก ADR, RevPAR และอัตราการเข้าพัก

ตัวชี้วัดทั้งสามนี้ช่วยให้เห็นว่าทีมต้องการการตัดสินใจที่ดีขึ้น หรือเพียงต้องการรายงานเพิ่มเติม

อัตราการเข้าพัก แสดงสัดส่วนห้องพักที่ขายได้เทียบกับห้องพักที่มีพร้อมขาย ADR แสดงรายได้จากห้องพักเฉลี่ยต่อห้องที่ขายได้ RevPAR เชื่อมโยงราคาห้องพักกับอัตราการเข้าพัก โดยวัดรายได้จากห้องพักเทียบกับห้องพักที่มีพร้อมขายทั้งหมด ควรพิจารณาตัวชี้วัดเหล่านี้ร่วมกัน ADR ที่สูงอาจบดบังปัญหาห้องว่าง ขณะที่อัตราการเข้าพักที่สูงอาจเกิดจากการตั้งราคาต่ำเกินไป

ระบบบริหารจัดการโรงแรมควรคำนวณตัวชี้วัดเหล่านี้โดยใช้ฐานจำนวนห้องพักและรายได้จากห้องพักที่สอดคล้องกัน ผู้จัดการควรดูการเปลี่ยนแปลงแยกตามวัน เดือน ปี ประเภทห้องพัก และช่องทางได้ตามที่ระบบรองรับ หากทีมสามารถอธิบายตัวเลขและนำไปปรับราคาหรือการกระจายห้องพักผ่านช่องทางต่างๆ ได้ เครื่องมือ BI แยกต่างหากอาจเพิ่มคุณค่าได้ไม่มากนัก

Smart Order เชื่อมโยงข้อมูลการจองและจำนวนห้องพักปัจจุบันภายใน ระบบ PMS โรงแรม ทำให้ข้อมูลจากการดำเนินงานส่งต่อไปยังรายงานได้โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลด้วยตนเองซ้ำอีกครั้ง

การวิเคราะห์รายได้และช่องทาง: จุดที่เห็นความแตกต่าง

รายงานจากระบบบริหารจัดการโรงแรมควรแสดงรายได้จากห้องพักตามยอดจองหรือรายได้ที่เกิดขึ้นจริง โดยแยกตามแหล่งที่มา ประเภทห้องพัก และช่วงเวลา รายงานควรช่วยให้เจ้าของเปรียบเทียบการจองตรงกับ Agoda, Trip.com, Booking.com หรือช่องทางอื่นที่เชื่อมต่ออยู่ และระบุการเปลี่ยนแปลงของสัดส่วนการจองจากแต่ละช่องทางได้

การวิเคราะห์ช่องทางที่มีประโยชน์ต้องพิจารณามากกว่ารายได้รวม ผู้จัดการควรคำนึงถึงค่าคอมมิชชัน ต้นทุนโปรโมชัน ค่าธรรมเนียมการชำระเงิน การยกเลิก และภาระงานของพนักงานในการกระทบยอดจากแต่ละแหล่ง OTA ที่มียอดจองสูงอาจให้ผลลัพธ์สุทธิน้อยกว่าช่องทางการจองตรงที่มียอดจองต่ำกว่า

ระบบ ผู้จัดการช่องทาง ช่วยเสริมพื้นฐานข้อมูลสำหรับรายงาน โดยเชื่อมโยงการจอง ราคาห้องพัก และความพร้อมใช้งานจากแต่ละช่องทางเข้ากับระบบบริหารจัดการโรงแรม BI จะมีคุณค่ามากขึ้นเมื่อโรงแรมต้องรวมข้อมูลยอดการจองและรายได้เหล่านี้กับค่าโฆษณาภายนอก ข้อมูลเปรียบเทียบของตลาด หรือเป้าหมายระดับกลุ่มโรงแรม

เลือกรายงานจากระบบบริหารจัดการโรงแรมเมื่อเข้าเงื่อนไขเหล่านี้

รายงานจากระบบบริหารจัดการโรงแรมมักเป็นจุดเริ่มต้นที่เหมาะกว่า เมื่อที่พักแห่งเดียวหรือกลุ่มที่พักขนาดเล็กใช้ระบบการดำเนินงานเดียวกัน ทีมผู้บริหารติดตามตัวชี้วัดมาตรฐานของโรงแรม และผู้จัดการต้องการคำตอบจากข้อมูลปัจจุบันมากกว่าการสร้างแบบจำลองที่ซับซ้อน

แนวทางนี้ยังเหมาะกับทีมที่ไม่มีนักวิเคราะห์โดยเฉพาะ รายงานที่ผู้จัดการทั่วไปเปิดดูและอธิบายได้ทุกสัปดาห์ มีคุณค่ามากกว่าแพลตฟอร์ม BI ที่ต้องพึ่งที่ปรึกษาคนเดียวในการดูแลแบบจำลองข้อมูล

เลือกรายงานจากระบบบริหารจัดการโรงแรมก่อน เมื่อความต้องการหลักของคุณคือ:

• ข้อมูล ADR, RevPAR, อัตราการเข้าพัก รายได้จากห้องพัก และความพร้อมใช้งานแบบปัจจุบัน
• รายงานประจำวันสำหรับผู้จัดการ รายงานสถานะห้องพัก ธุรกรรม และยอดรับชำระ
• รายได้และการจองแยกตามประเภทห้องพักหรือช่องทาง
• ข้อมูลที่ส่งออกได้สำหรับนักบัญชีหรือการวิเคราะห์ตามรอบเวลา
• มุมมองข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้สำหรับผู้จัดการที่พักและหัวหน้าแผนกต้อนรับ

เลือก BI สำหรับโรงแรมเมื่อคำถามต้องใช้ข้อมูลข้ามระบบ

แพลตฟอร์ม BI มีแนวโน้มที่จะคุ้มค่ากับต้นทุนมากขึ้น เมื่อผู้บริหารต้องรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง ทำให้ข้อมูลของที่พักหลายแห่งเป็นมาตรฐานเดียวกัน หรือสร้างการคำนวณที่แตกต่างกันตามกลุ่มเจ้าของ แบรนด์ หรือตลาด

พิจารณา BI เมื่อทีมต้องการแดชบอร์ดรวมของที่พักหลายแห่งที่ใช้แพลตฟอร์มระบบบริหารจัดการโรงแรมต่างกัน งบประมาณและการคาดการณ์ที่กำหนดเอง การระบุต้นทุนการตลาดที่เกี่ยวข้องกับผลลัพธ์ การวิเคราะห์แรงงานและความสามารถในการทำกำไร หรือรายงานสำหรับคณะกรรมการที่มีนิยามตัวชี้วัดภายใต้การควบคุมและส่งตามกำหนดเวลา

ก่อนซื้อ ให้กำหนดผู้รับผิดชอบข้อมูล ต้องมีคนดูแลการเชื่อมต่อ นิยามตัวชี้วัด สิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้ และการตรวจสอบคุณภาพ หากไม่มีผู้รับผิดชอบงานเหล่านี้ โรงแรมอาจจ่ายเงินเพื่อเพิ่มรายงาน แต่กลับเชื่อถือตัวเลขได้น้อยลง

ทดสอบช่องว่างของการรายงานก่อนซื้อ

เลือกการตัดสินใจห้าเรื่องที่ทีมเพิ่งทำไป ได้แก่ การปรับราคาห้องพัก การประเมินโปรโมชัน การปรับกำลังคน การตัดสินใจเรื่องงบประมาณช่องทาง และการตรวจสอบกระแสเงินสด สำหรับแต่ละเรื่อง ให้บันทึกคำถาม ข้อมูลที่ใช้ เวลาที่ใช้เตรียมข้อมูล และผู้จัดการเชื่อถือคำตอบหรือไม่

หากข้อมูลที่ต้องการมีอยู่ในระบบบริหารจัดการโรงแรมแล้ว แต่พนักงานหารายงานไม่พบหรือตั้งเวลาจัดทำรายงานไม่ได้ ให้ปรับการตั้งค่าและการฝึกอบรมก่อน หากต้องรวมข้อมูลจากบัญชี แรงงาน การตลาด โรงแรมหลายแห่ง หรือระบบต่างๆ BI อาจช่วยเติมช่องว่างที่มีอยู่จริงได้

ขอให้ผู้ให้บริการสาธิตการใช้ระบบเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจจริงของคุณสักหนึ่งเรื่อง อย่ายอมรับเพียงแดชบอร์ดที่เต็มไปด้วยตัวชี้วัดตัวอย่างซึ่งทีมของคุณจะไม่ได้ใช้

เปรียบเทียบความเป็นเจ้าของ ต้นทุน และการนำไปใช้จริง

รายงานจากระบบบริหารจัดการโรงแรมมักเป็นส่วนหนึ่งของระบบการดำเนินงาน จึงใช้เวลาและทรัพยากรในการตั้งค่าและฝึกอบรมน้อยกว่า BI อาจเพิ่มค่าลิขสิทธิ์ ค่าเริ่มใช้งาน การเชื่อมต่อข้อมูล การออกแบบแดชบอร์ด การบำรุงรักษา และเวลาของนักวิเคราะห์ ควรเปรียบเทียบภาระงานรวมตลอดทั้งปี ไม่ใช่เฉพาะค่าสมัครใช้งาน

ระบุให้ชัดเจนว่าใครเป็นเจ้าของข้อมูลที่ส่งออกและนิยามตัวชี้วัด ข้อมูลอัปเดตบ่อยเพียงใด มีการเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ และจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือโครงสร้างบัญชีเปลี่ยนไป ตรวจสอบการกำหนดสิทธิ์ตามบทบาท เพราะข้อมูลทางการเงินและข้อมูลผู้เข้าพักไม่ควรเปิดให้ผู้ใช้แดชบอร์ดทุกคนเห็น

สุดท้าย ให้ประเมินการนำระบบไปใช้จริง หากผู้จัดการยังต้องส่งออกทุกรายงานเพื่อนำไปจัดทำใหม่ด้วยตนเอง โซลูชันนั้นก็ยังไม่ได้แก้ปัญหาการรายงาน

คำถามที่พบบ่อย

ระบบวิเคราะห์ข้อมูลโรงแรมเหมือนกับรายงานจากระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือไม่?

ไม่เหมือนกัน รายงานจากระบบบริหารจัดการโรงแรมวิเคราะห์ข้อมูลการดำเนินงานที่มีอยู่แล้วในระบบของที่พัก ส่วน BI สามารถรวมข้อมูลจากระบบบริหารจัดการโรงแรมกับระบบอื่น และสร้างการวิเคราะห์ตามความต้องการ การวิเคราะห์ข้ามที่พัก หรือการวิเคราะห์สำหรับผู้บริหารได้

โรงแรมจำเป็นต้องใช้ BI เพื่อติดตาม ADR, RevPAR และอัตราการเข้าพักหรือไม่?

ไม่จำเป็นเสมอไป โมดูลรายงานของระบบบริหารจัดการโรงแรมที่มีความสามารถเพียงพอสามารถคำนวณและแสดงตัวชี้วัดหลักเหล่านี้ได้ BI มีประโยชน์มากกว่าเมื่อโรงแรมต้องรวมตัวชี้วัดเหล่านี้กับข้อมูลภายนอก หรือทำให้ข้อมูลจากหลายระบบเป็นมาตรฐานเดียวกัน

BI ช่วยแก้รายงานโรงแรมที่ไม่ถูกต้องได้หรือไม่?

ไม่ได้ BI ต้องอาศัยข้อมูลต้นทางที่ถูกต้องและนิยามตัวชี้วัดที่ตกลงร่วมกัน หากจำนวนห้องพัก การบันทึกรายได้ หรือป้ายกำกับช่องทางไม่ถูกต้อง ผลลัพธ์จาก BI ก็จะไม่ถูกต้องเช่นกัน

โรงแรมขนาดเล็กควรซื้ออะไรก่อน?

เริ่มจากรายงานของระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ครอบคลุมการดำเนินงานประจำวัน รายได้ ผลการดำเนินงานของช่องทาง และการส่งออกข้อมูล เพิ่ม BI เฉพาะเมื่อคำถามด้านการบริหารที่บันทึกไว้อย่างชัดเจนจำเป็นต้องใช้ข้อมูลจากหลายระบบหรือการวิเคราะห์ตามความต้องการ

โรงแรมควรทดสอบซอฟต์แวร์รายงานอย่างไร?

ให้คำถามจริงแก่ผู้ให้บริการโดยอ้างอิงโครงสร้างที่พักของคุณ และขอให้แสดงข้อมูลต้นทาง วิธีคำนวณ รอบเวลาการอัปเดต ตัวกรอง การส่งออกข้อมูล และสิ่งที่ผู้จัดการจะดำเนินการจากข้อมูลนั้น