ระบบจองโรงแรมสำหรับผู้เข้าพักต่างชาติ: ภาษา การชำระเงินในท้องถิ่น และการจองพร้อมชำระเงินบนมือถือ

ด้วย ระบบจองโรงแรม โรงแรมสามารถรับการจองตรงได้จากทุกที่ แต่ผู้เข้าพักต่างชาติมักเผชิญกับความไม่แน่นอนมากกว่าผู้จองในประเทศ พวกเขาอาจกำลังเปรียบเทียบราคาในอีกสกุลเงินหนึ่ง อ่านเงื่อนไขการยกเลิกในภาษาที่ไม่ใช่ภาษาแม่ ใช้บัตรที่ระบบอาจไม่คุ้นเคย และทำการจองผ่านมือถือระหว่างเดินทาง

โรงแรมจึงต้องมีมากกว่าปุ่มจองที่แปลภาษาแล้ว ทุกขั้นตอนตั้งแต่การค้นหาห้องพักจนถึงการยืนยันต้องเข้าใจง่าย น่าเชื่อถือ และเชื่อมต่อกับการดำเนินงานของที่พัก ใช้รายการตรวจสอบต่อไปนี้เพื่อประเมินว่าระบบจองพร้อมรองรับความต้องการจากต่างประเทศหรือไม่

ใช้ภาษาที่ผู้เข้าพักเลือกอย่างต่อเนื่องตลอดทุกขั้นตอน

ทดสอบทุกขั้นตอนในภาษาที่เลือก ทั้งการค้นหาวันเข้าพัก ชื่อห้องพัก ตัวเลือกจำนวนผู้เข้าพัก เงื่อนไขแผนราคา ภาษี คำแนะนำการชำระเงิน ข้อความแจ้งข้อผิดพลาดจากการตรวจสอบข้อมูล การยืนยัน และคำแนะนำการแก้ไขการจอง เมนูภาษาบนหน้าจอแรกแทบไม่ช่วยอะไร หากขั้นตอนการจองพร้อมชำระเงินหรือนโยบายกลับไปแสดงเป็นภาษาอังกฤษ

กำหนดผู้รับผิดชอบดูแลคำแปลให้ชัดเจน เนื่องจากคำอธิบายห้องพักและนโยบายเปลี่ยนแปลงได้ โรงแรมจึงต้องมีวิธีอัปเดตทุกภาษาที่ใช้งานอยู่ โดยไม่ปล่อยให้เงื่อนไขเก่าค้างอยู่บนเว็บไซต์ การแปลด้วยเครื่องช่วยจัดทำฉบับร่างได้ แต่กฎการยกเลิก เงื่อนไขการชำระเงิน รายละเอียดสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับผู้มีข้อจำกัดในการเข้าถึง และประกาศทางกฎหมายควรผ่านการตรวจทานโดยมนุษย์

ทดสอบชื่อ ที่อยู่ รูปแบบหมายเลขโทรศัพท์ และอักขระพิเศษด้วย แบบฟอร์มควรรองรับข้อมูลจริงของผู้เข้าพักต่างชาติ แทนการบังคับใช้รูปแบบภายในประเทศจนทำให้ดำเนินการจองและชำระเงินต่อไม่ได้

นำเสนอห้องพักและแผนราคาให้เข้าใจได้โดยไม่ต้องมีความรู้เกี่ยวกับท้องถิ่น

ผู้เข้าพักต่างชาติอาจไม่เข้าใจชื่อประเภทเตียงในท้องถิ่น คำเรียกมื้ออาหาร วิธีคิดภาษี หรือการนับเด็กรวมในจำนวนผู้เข้าพัก ห้องพักแต่ละประเภทควรระบุรูปแบบเตียง จำนวนผู้เข้าพักสูงสุด สิ่งอำนวยความสะดวกหลัก และข้อจำกัดสำคัญในการเข้าถึงด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย

แผนราคาต้องชัดเจนเช่นกัน อธิบายว่ารวมอาหารเช้าหรือไม่ ต้องชำระเงินเมื่อใด คืนเงินได้ในกรณีใด และเงื่อนไขนั้นครอบคลุมวันเข้าพักหรือผู้เข้าพักกลุ่มใด หลีกเลี่ยงคำย่อที่พนักงานฝ่ายรายได้เข้าใจ แต่นักเดินทางอาจไม่เข้าใจ

ห้องพักที่ปรับรูปแบบการใช้งานได้ไม่ได้หมายความว่าเงื่อนไขราคาจะยืดหยุ่นเสมอไป การแยกรายละเอียดตัวห้องออกจากตัวเลือกราคาและการยกเลิกช่วยให้ผู้เข้าพักเลือกได้ถูกต้อง และช่วยให้ระบบบริหารจัดการโรงแรมบันทึกการจองได้อย่างถูกต้อง

แสดงราคาสุทธิและสกุลเงินตั้งแต่ต้น

ผู้เข้าพักจะเสียความมั่นใจเมื่อยอดรวมเปลี่ยนในขั้นตอนสุดท้าย ระบบจองควรระบุสกุลเงินที่ใช้ขาย และอธิบายภาษีที่ต้องชำระ ค่าบริการ เงินมัดจำ และยอดที่ต้องชำระ ณ ที่พัก ก่อนให้ผู้เข้าพักกรอกข้อมูลการชำระเงิน

หากหน้าจอแสดงยอดที่แปลงสกุลเงินเพื่อใช้อ้างอิง ต้องระบุว่าจะเรียกเก็บเงินจริงในสกุลเงินใด ไม่ควรนำเสนอความผันผวนของอัตราแลกเปลี่ยนและค่าธรรมเนียมแปลงสกุลเงินของบัตรในลักษณะที่ทำให้เข้าใจว่าโรงแรมสามารถรับประกันหรือควบคุมได้

ค้นหาด้วยเงื่อนไขเดียวกันสำหรับผู้ใหญ่หนึ่งคน ผู้ใหญ่สองคน และครอบครัว ตรวจสอบว่าจำนวนผู้เข้าพัก บริการเสริม ภาษี และยอดรวมสุทธิสอดคล้องกันตั้งแต่การเลือกห้องพักจนถึงการยืนยัน

เสนอวิธีชำระเงินที่ผู้เข้าพักใช้งานได้จนสำเร็จ

โลโก้บัตรเพียงอย่างเดียวไม่ได้ยืนยันว่าผู้เข้าพักต่างชาติจะจองและชำระเงินได้สำเร็จ ควรเปรียบเทียบเครือข่ายบัตรที่รองรับ ตัวเลือกการชำระเงินในท้องถิ่น การยืนยันตัวตน เงินมัดจำ การชำระเต็มจำนวน เงื่อนไขชำระภายหลัง การดำเนินการต่อเมื่อชำระเงินไม่สำเร็จ การคืนเงิน และประเทศที่ใช้วิธีชำระเงินแต่ละแบบได้

ด้วย ระบบจองโรงแรม ของ Smart Order โรงแรมสามารถรองรับการชำระเงินออนไลน์ที่ปลอดภัย บัตรหลัก และตัวเลือกการชำระเงินในท้องถิ่น ประโยชน์สำคัญต่อการทำงานคือการเชื่อมต่อข้อมูล เมื่อการจองตรงเสร็จสมบูรณ์ ข้อมูลการจองและสถานะการชำระเงินจะเข้าสู่ระบบบริหารจัดการโรงแรม ช่วยลดงานจับคู่รายการชำระเงินแยกต่างหากด้วยตนเองของพนักงาน

โรงแรมยังควรพิจารณาว่าวิธีชำระเงินใดเหมาะกับแต่ละตลาดและนโยบาย ตัวเลือกที่มากเกินไปอาจทำให้หน้าจองและชำระเงินบนมือถือดูรก ขณะที่ตัวเลือกน้อยเกินไปอาจทำให้ผู้เข้าพักที่สนใจอยู่แล้วล้มเลิกการจอง

เมื่อความพร้อมใช้งานสำหรับการจองตรง ข้อมูลการจอง และสถานะการชำระเงินอยู่ในขั้นตอนการทำงานเดียวกัน พนักงานสามารถติดตามรายการที่มีปัญหาจริงได้ โดยไม่ต้องให้ผู้เข้าพักต่างชาติทุกรายเริ่มต้นใหม่

ให้ความสำคัญกับการทดสอบการจองและชำระเงินบนมือถือเป็นอันดับแรก

ผู้เข้าพักต่างชาติจำนวนมากค้นหาข้อมูลและจองผ่านมือถือ ควรทดสอบระบบจองบนหน้าจอมือถือขนาดทั่วไป ไม่ใช่เฉพาะการสาธิตบนคอมพิวเตอร์ ปุ่มควรแตะได้ง่าย ข้อมูลเปรียบเทียบห้องพักอ่านสะดวก รายละเอียดราคากดขยายได้ และแบบฟอร์มกระชับพอให้กรอกเสร็จโดยไม่ต้องเลื่อนหน้าจอซ้ำไปมา

การเปลี่ยนวันเข้าพัก จำนวนผู้เข้าพัก ห้องพัก ภาษา หรือสกุลเงินไม่ควรลบข้อมูลที่กรอกไว้แล้ว หน้าชำระเงินควรอยู่ในกระบวนการที่ต่อเนื่อง จดจำได้ และปลอดภัย พร้อมแจ้งให้ผู้เข้าพักทราบอย่างชัดเจนเมื่อการจองเสร็จสมบูรณ์

ทดสอบบนการเชื่อมต่อที่ช้าด้วย รูปภาพขนาดใหญ่ ภาพเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น และการโหลดหน้าเว็บซ้ำหลายครั้งอาจทำให้ระบบจองที่ดูสวยงามใช้งานไม่ได้จริงสำหรับนักเดินทางที่ใช้อินเทอร์เน็ตมือถือ

เชื่อมต่อความพร้อมใช้งานและราคาห้องพักกับระบบบริหารจัดการโรงแรมอย่างต่อเนื่อง

ขั้นตอนการจองและชำระเงินที่สะดวกสำหรับผู้เข้าพักต่างชาติอาจสร้างความเสี่ยงได้ หากยังขายห้องที่ไม่ว่างแล้ว ระบบจองควรดึงจำนวนห้องคงเหลือและราคาปัจจุบันจากระบบปฏิบัติงานของโรงแรม จากนั้นบันทึกการจองตรงที่ยืนยันแล้วลงในปฏิทินเดียวกัน

Smart Order ใช้การซิงโครไนซ์แบบเรียลไทม์เพื่อเชื่อมต่อความพร้อมใช้งาน ราคาห้องพัก และการจองตรงกับระบบบริหารจัดการโรงแรม เมื่อผู้เข้าพักจองเสร็จ ข้อมูลการจองจะปรากฏในระบบปฏิบัติงาน และสามารถอัปเดตความพร้อมใช้งานผ่านขั้นตอนการกระจายห้องพักที่เชื่อมต่อกันได้

ใช้ channel manager โรงแรม เพื่อให้ความพร้อมใช้งานบน OTA ที่รองรับสอดคล้องกับระบบบริหารจัดการโรงแรม ตรวจสอบให้ชัดเจนว่าระบบใดควบคุมราคาห้องพัก ข้อจำกัดการขาย การจับคู่ประเภทห้องพัก และจำนวนห้องคงเหลือ เพื่อให้พนักงานไม่ต้องดูแลข้อมูลหลายชุดที่ขัดแย้งกันในหลายระบบ

ส่งข้อมูลยืนยันที่ผู้เข้าพักนำไปใช้ต่อได้จริง

หน้ายืนยันและข้อความยืนยันควรแสดงชื่อที่พัก วันเข้าพัก ห้องพัก จำนวนผู้เข้าพัก ราคา สกุลเงิน สถานะการชำระเงิน เงื่อนไขการยกเลิก และช่องทางติดต่ออีกครั้ง ผู้เข้าพักต่างชาติยังต้องได้รับที่อยู่ของที่พัก ช่วงเวลาเช็คอิน และคำอธิบายขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจนด้วย

อย่าระบุว่าการจอง “ยืนยันแล้ว” หากผู้เข้าพักยังต้องดำเนินการชำระเงินเพิ่มเติม เว้นแต่จะแสดงความแตกต่างของสถานะไว้อย่างชัดเจน หากการยืนยันตัวตนไม่สำเร็จหรือยังค้างชำระเงินมัดจำ ให้แจ้งผู้เข้าพักว่าเกิดอะไรขึ้น และเสนอวิธีดำเนินการต่ออย่างปลอดภัย

แผนกต้อนรับต้องเห็นสถานะเดียวกัน อีเมลที่ออกแบบมาอย่างดีสำหรับผู้เข้าพักไม่ช่วยให้งานราบรื่น หากระบบบริหารจัดการโรงแรมแสดงการจองที่ยังไม่ชำระเงินโดยไม่มีคำอธิบาย

ปรับนโยบาย ข้อมูลสร้างความน่าเชื่อถือ และการช่วยเหลือให้เหมาะกับแต่ละตลาด

ความเชื่อมั่นเกิดจากข้อมูลที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง แสดงข้อมูลบ่งชี้ความปลอดภัยในการชำระเงิน รายละเอียดติดต่อที่พัก เงื่อนไขการยกเลิก และข้อมูลความเป็นส่วนตัวในจุดที่ผู้เข้าพักตัดสินใจ หลีกเลี่ยงตราสัญลักษณ์หรือคำกล่าวอ้างที่ไม่เชื่อมโยงกับกระบวนการจองและชำระเงินที่ตรวจสอบได้

อธิบายว่ามีเจ้าหน้าที่ช่วยเหลือในช่วงเวลาใดและรองรับภาษาใดบ้าง หากโรงแรมไม่สามารถให้ความช่วยเหลือหลายภาษาได้ตลอด 24 ชั่วโมง ควรแจ้งระยะเวลาตอบกลับตามจริง และระบุช่องทางที่ชัดเจนสำหรับปัญหาเร่งด่วนเกี่ยวกับการเดินทางมาถึง

ประสบการณ์ที่ดีที่สุดสำหรับผู้เข้าพักต่างชาติไม่ได้ขึ้นอยู่กับหน้าเว็บที่ยาวที่สุด แต่ขึ้นอยู่กับการคลายข้อสงสัยได้ตรงเวลาที่ผู้เข้าพักต้องการคำตอบ

เชื่อมต่อการชำระเงินกับการกระทบยอดของโรงแรม

ธุรกรรมระหว่างประเทศอาจเกี่ยวข้องกับการยืนยันตัวตนที่ไม่สำเร็จ ความแตกต่างของสกุลเงิน การชำระเงินมัดจำบางส่วน การคืนเงิน และค่าธรรมเนียมดำเนินการ ข้อมูลการจองควรแสดงยอดที่โรงแรมคาดว่าจะได้รับ ยอดที่เรียกเก็บแล้ว ยอดค้างชำระ และยอดที่คืนแล้ว

การใช้ ระบบชำระเงินโรงแรม ที่เชื่อมต่อกับระบบช่วยลดงานจับคู่ข้อมูลจากเกตเวย์การชำระเงินกับการจองโดยอาศัยชื่อผู้เข้าพักหรือยอดเงินโดยประมาณ ฝ่ายการเงินยังต้องใช้รายงานการโอนยอดเงิน แต่ทีมปฏิบัติงานสามารถดูสถานะการชำระเงินควบคู่กับการจองได้ก่อนผู้เข้าพักเดินทางมาถึง

สอบถามว่าระบบแสดงการคืนเงิน การเรียกเงินคืนผ่านผู้ออกบัตร การยืนยันตัวตนที่ไม่สำเร็จ และการจองที่ยกเลิกอย่างไร ขั้นตอนการจองและชำระเงินที่สำเร็จเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของวงจรการชำระเงินเท่านั้น

ทดสอบการจองจากต่างประเทศก่อนเปิดใช้งาน

เลือกตลาดต้นทางสำคัญสองหรือสามแห่ง แล้วทดลองทำทุกขั้นตอนในมุมของผู้เข้าพัก ใช้โทรศัพท์จริง ภาษาของตลาดนั้น ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ต่างประเทศ ห้องพักและแผนราคาที่เป็นตัวแทนการใช้งานจริง รวมถึงวิธีชำระเงินแต่ละแบบที่ตั้งใจจะส่งเสริมให้ใช้งาน

จากนั้นตรวจสอบฝั่งโรงแรม ยืนยันว่าการจองปรากฏเพียงครั้งเดียว บันทึกห้องพักและแผนราคาถูกต้อง ความพร้อมใช้งานเปลี่ยนตาม สถานะการชำระเงินชัดเจน และข้อมูลยืนยันตรงกับการจอง ทดลองยกเลิกหนึ่งรายการ แล้วดำเนินการคืนเงินหรือปลดวงเงินที่กันไว้ตามความเหมาะสม

ทดสอบซ้ำหลังเปลี่ยนข้อมูลห้องพัก ภาษี การตั้งค่าการชำระเงิน หรือธีมเว็บไซต์ การจองและชำระเงินสำหรับผู้เข้าพักต่างชาติเป็นกระบวนการทำงานที่ต้องติดตามอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่งานออกแบบที่ทำเพียงครั้งเดียว

คำถามที่พบบ่อย

ระบบจองโรงแรมทำอะไรได้บ้าง?

ช่วยให้ผู้เข้าพักค้นหาความพร้อมใช้งานที่อัปเดตสด เลือกห้องพักและแผนราคา กรอกข้อมูล ชำระเงินตามที่กำหนด และรับการยืนยันการจองตรงผ่านเว็บไซต์หรือหน้าจองของโรงแรมเองได้

เว็บไซต์หลายภาษารับประกันว่าขั้นตอนการจองและชำระเงินจะรองรับหลายภาษาด้วยหรือไม่?

ไม่ โรงแรมต้องทดสอบระบบจอง ข้อความนโยบาย ข้อความแจ้งข้อผิดพลาดจากการตรวจสอบข้อมูล หน้าชำระเงิน และการยืนยันในทุกภาษาที่รองรับ เว็บไซต์กับขั้นตอนการจองและชำระเงินอาจใช้การตั้งค่าคำแปลแยกกัน

โรงแรมควรเสนอวิธีชำระเงินในท้องถิ่นแบบใดบ้าง?

ให้ความสำคัญกับวิธีที่ผู้เข้าพักในตลาดต้นทางหลักของโรงแรมรู้จักและใช้งานได้จนสำเร็จ ความพร้อมใช้งานขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการชำระเงิน ประเทศที่ตั้งของที่พัก ประเทศของผู้เข้าพัก สกุลเงิน และการตั้งค่าบัญชี จึงควรทดสอบแต่ละวิธีก่อนประชาสัมพันธ์

โรงแรมควรแสดงราคาหลายสกุลเงินหรือไม่?

การแสดงสกุลเงินอ้างอิงช่วยให้เปรียบเทียบราคาได้ แต่ต้องระบุสกุลเงินที่เรียกเก็บจริงและยอดสุทธิให้ชัดเจน โรงแรมไม่ควรสื่อว่าการแปลงสกุลเงินเพื่ออ้างอิงช่วยป้องกันผู้เข้าพักจากส่วนต่างที่เกิดจากบัตรหรืออัตราแลกเปลี่ยนได้

โรงแรมควรทดสอบการจองและชำระเงินบนมือถืออย่างไร?

ทดลองค้นหา เปลี่ยนห้องพัก อ่านนโยบาย กรอกแบบฟอร์มผู้เข้าพัก ชำระเงิน และรับการยืนยันบนมือถือขนาดที่ใช้กันทั่วไปและการเชื่อมต่อที่ช้าลง จากนั้นตรวจสอบว่าระบบบริหารจัดการโรงแรมได้รับข้อมูลการจองและสถานะการชำระเงินที่ถูกต้อง