ขั้นตอนย้ายห้องด้วยระบบของหน้าต้อนรับโรงแรม: จัดการการชำระเงินและงานแม่บ้านให้สอดคล้องกัน

ผู้เข้าพักย้ายออกจากห้อง 204 เพราะเครื่องปรับอากาศเสีย ห้อง 306 พร้อมใช้งาน แผนกต้อนรับจึงมอบกุญแจห้องใหม่ให้ สิบนาทีต่อมา ฝ่ายงานแม่บ้านยังเข้าใจว่าผู้เข้าพักอยู่ห้อง 204 และพนักงานอีกคนก็เรียกเก็บเงินมัดจำที่ชำระไปแล้ว

ระบบของหน้าต้อนรับโรงแรมควรช่วยให้ทีมของคุณจัดการข้อมูลการเข้าพักครั้งเดิมได้อย่างต่อเนื่องตลอดการย้ายห้อง งานนี้ไม่ได้มีเพียงการเปลี่ยนหมายเลขห้อง แต่ยังต้องรักษาข้อมูลบิล อัปเดตสถานะทั้งสองห้อง และทำให้ทุกคนทราบว่าผู้เข้าพักย้ายไปอยู่ห้องใดแล้ว

การย้ายห้องเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างในระบบของหน้าต้อนรับโรงแรม

การย้ายห้องคือการเปลี่ยนห้องที่จัดสรรให้สำหรับการเข้าพักบางช่วงหรือทั้งหมด ไม่ได้หมายความโดยอัตโนมัติว่าต้องสร้างการจองใหม่ ชำระเงินใหม่ หรือสามารถเปลี่ยนราคาที่ตกลงไว้ได้ การย้ายภายในประเภทห้องเดิมกับการอัปเกรดแบบมีค่าใช้จ่ายต้องพิจารณาเรื่องการเงินต่างกัน

สำหรับผู้เข้าพักที่เช็คอินแล้ว ให้แยกคืนที่พักไปแล้วออกจากคืนที่เหลือ หากผู้เข้าพักอยู่ห้อง 204 ในคืนวันจันทร์และย้ายห้องในวันอังคาร ประวัติการเข้าพักควรยังแสดงข้อมูลของคืนวันจันทร์อย่างชัดเจน อย่าแก้ไขข้อมูลการเข้าพักทั้งหมดจนดูเหมือนว่าไม่เคยใช้ห้องแรกเลย

การเปลี่ยนห้องที่จัดสรรไว้ก่อนผู้เข้าพักมาถึงอาจทำได้ง่ายกว่า เพราะห้องเดิมยังไม่ถูกใช้งาน ถึงอย่างนั้นก็ควรตรวจสอบว่ามีการนำสัมภาระ สิ่งอำนวยความสะดวก หรือข้อความต้อนรับไปไว้ในห้องนั้นแล้วหรือไม่ หน้าจอการจองเพียงอย่างเดียวไม่สามารถยืนยันรายละเอียดเหล่านี้ได้

มอบหมายพนักงานแผนกต้อนรับหนึ่งคนให้รับผิดชอบการย้ายห้อง โดยตรวจสอบห้องปลายทาง ข้อตกลงด้านราคา สถานะการชำระเงิน สิทธิ์เข้าห้อง และการรับทราบของฝ่ายงานแม่บ้าน ทีมอื่นจึงสามารถทำงานของตนให้เสร็จได้โดยไม่แก้ไขการจองซ้ำซ้อนหรือขัดแย้งกัน

เตรียมห้องปลายทางและตกลงราคาให้เรียบร้อย

เริ่มจากการจองเดิมในปฏิทินการจองโรงแรมของคุณ ยืนยันชื่อผู้เข้าพัก วันที่เข้าพัก ห้องปัจจุบัน และประเภทห้อง ตรวจสอบห้องปลายทางที่เสนอสำหรับทุกคืนที่เหลือ ไม่ใช่เฉพาะคืนนี้

ห้องอาจว่างอยู่ตอนนี้แต่ถูกจัดสรรให้ผู้เข้าพักที่จะมาถึงวันพรุ่งนี้แล้ว หรืออาจทำความสะอาดแล้วแต่ยังปิดไว้เพื่อซ่อมบำรุง ให้พนักงานประจำชั้นที่มีอำนาจยืนยันความพร้อม และตรวจสอบข้อกำหนดที่สำคัญสำหรับผู้เข้าพักรายนี้ เช่น การเข้าถึงสำหรับผู้มีข้อจำกัดในการเคลื่อนไหว รูปแบบเตียง ห้องเชื่อมถึงกัน หรือเตียงเสริม

แยกการย้ายห้องเพื่อแก้ปัญหาการบริการออกจากการอัปเกรดแบบมีค่าใช้จ่าย

หากปัญหาซ่อมบำรุงทำให้ต้องย้ายห้องโดยไม่คิดค่าใช้จ่าย ให้บันทึกว่าราคาห้องพักเดิมยังคงเดิม หากผู้เข้าพักขออัปเกรดแบบมีค่าใช้จ่าย ให้บันทึกส่วนเพิ่มต่อคืนที่ตกลงไว้ คืนที่มีผล ภาษีหรือค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้อง และผู้อนุมัติ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคิดส่วนเพิ่ม $20 ต่อคืนสำหรับสองคืนที่เหลือ ยอดจะเพิ่มขึ้น $40 ก่อนรวมค่าใช้จ่ายอื่นที่เกี่ยวข้อง โดยไม่ควรปรับราคาของสองคืนที่พักไปแล้ว ตรวจสอบยอดที่ระบบแสดงก่อนยืนยันการเปลี่ยนแปลง

แจ้งผู้เข้าพักให้ชัดเจนว่าสิ่งใดยังคงเดิมและสิ่งใดเปลี่ยนไป การรับปากด้วยวาจาว่าอัปเกรดฟรียังไม่เพียงพอ หากการจองที่บันทึกภายหลังแสดงยอดคงเหลือสูงขึ้น ให้บันทึกข้อตกลงไว้ในหมายเหตุการจองเพื่อให้พนักงานคนถัดไปปฏิบัติตามได้

การย้ายห้องจะเกิดความสับสนได้เมื่อปฏิทินเปลี่ยนแล้ว แต่ข้อมูลการชำระเงินและห้องพักยังถูกตรวจสอบแยกกัน Smart Order รวมการปรับเปลี่ยนการจอง สถานะห้อง และการติดตามการชำระเงินไว้ในขั้นตอนการทำงานของแผนกต้อนรับ หลังอัปเดตห้องที่จัดสรร ทีมสามารถตรวจสอบการเข้าพักเดิมและยืนยันงานที่เหลือได้อย่างสะดวก ช่วยลดงานซ้ำโดยไม่ต้องสร้างการจองทดแทน

ย้ายห้องให้เสร็จโดยไม่ต้องสร้างการจองใหม่

ใช้ขั้นตอนย้ายห้องที่ระบบบริหารจัดการโรงแรม หรือเครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์ของคุณรองรับ ชื่อเมนูและข้อความแจ้งเกี่ยวกับราคาอาจแตกต่างกัน จึงควรอ่านข้อความยืนยันให้ครบ แทนที่จะคิดว่าการลากรายการในปฏิทินจะเปลี่ยนเฉพาะห้องเท่านั้น

1. เปิดข้อมูลการเข้าพักเดิม และยืนยันว่าผู้เข้าพักกับหมายเลขอ้างอิงการจองถูกต้อง
2. เลือกห้องปลายทางและวันที่หรือคืนที่เหลือที่ต้องการย้าย ตรวจสอบว่าห้องนั้นมีการจองถัดไปรออยู่หรือไม่
3. ตรวจสอบประเภทห้อง ราคาต่อคืน สิทธิประโยชน์ที่รวมอยู่ วันที่ออก และข้อความเตือนทั้งหมดก่อนบันทึก
4. ใช้ราคาตามที่ได้รับอนุมัติและบันทึกการย้ายห้องเพียงครั้งเดียว ระวังไม่ให้พนักงานอีกคนดำเนินการซ้ำจากหน้าจออื่น
5. เปิดข้อมูลการเข้าพักและปฏิทินอีกครั้ง ยืนยันห้องใหม่ วันที่เหลือ และประวัติการจัดสรรห้องเดิมที่แสดงอย่างชัดเจน
6. บันทึกเหตุผล การอนุมัติ เวลา และงานที่ยังค้างอยู่ แจ้งฝ่ายงานแม่บ้านว่าห้องใดว่างลงและห้องใดมีผู้เข้าพัก

หากดำเนินการย้ายห้องบนหน้าจอไม่ได้ ให้ประสานงานกับผู้จัดการเวรเพื่อดูแลความต้องการเร่งด่วนของผู้เข้าพัก กันห้องทั้งสองไว้ระหว่างที่พนักงานปฏิบัติตามขั้นตอนสำรองของโรงแรม อย่าแก้ปัญหาการย้ายห้องที่ติดขัดด้วยการสร้างการจองแบบชำระเงินรายการที่สองแล้วจึงยกเลิกการจองเดิม

สำหรับการจองผ่านตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์ หรือ OTA การเปลี่ยนห้องภายในประเภทที่รับรองไว้ต่างจากการเปลี่ยนประเภทห้องที่ผู้เข้าพักซื้อ หากเงื่อนไขการจองของผู้เข้าพักเปลี่ยนไป ต้องดำเนินการตามขั้นตอนแก้ไขการจองที่ได้รับอนุมัติด้วย อย่าคิดว่าการย้ายห้องในระบบบริหารจัดการโรงแรมจะอัปเดตข้อผูกพันทั้งหมดในเอกสารยืนยันจากช่องทางการจอง

ตรวจสอบบิลอีกครั้งก่อนเรียกเก็บเงินใดๆ

หลังย้ายห้อง ให้เปิดบิลผู้เข้าพัก ซึ่งบางครั้งเรียกว่าโฟลิโอ เปรียบเทียบค่าห้อง ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่อนุมัติแล้ว เงินมัดจำ เงินที่รับชำระแล้ว และยอดค้างชำระกับข้อมูลก่อนย้ายห้อง การเปลี่ยนหมายเลขห้องไม่ได้ทำให้เงินที่ชำระไว้แล้วหายไป

สมมติว่าผู้เข้าพักชำระเงินมัดจำ $150 สำหรับการเข้าพักมูลค่า $450 การย้ายห้องโดยไม่คิดค่าใช้จ่ายไม่ควรทำให้ยอดคงเหลือ $300 กลายเป็น $450 ด้วยเหตุจากการย้ายห้องเพียงอย่างเดียว หากมีค่าอัปเกรดที่อนุมัติแล้วเพิ่ม $40 ยอดคงเหลือที่คาดหมายจะเป็น $340 ก่อนรวมการเปลี่ยนแปลงอื่นที่ถูกต้อง ตัวเลขเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่าง ไม่ใช่กฎการกำหนดราคา

ดูเหมือนว่าเงินมัดจำหายไป

ตรวจสอบการจองเดิมและหมายเลขอ้างอิงธุรกรรมก่อนขอให้ผู้เข้าพักชำระอีกครั้ง เงินมัดจำอาจแสดงอยู่ในส่วนอื่นของบิล หรือพนักงานอาจเปิดข้อมูลผู้เข้าพักผิดคน หากต้องย้ายรายการเรียกเก็บเงิน ให้ใช้ขั้นตอนทางบัญชีที่ได้รับอนุมัติและเก็บหมายเลขอ้างอิงเดิมไว้

ยอดคงเหลือเพิ่มขึ้นโดยไม่คาดคิด

เปรียบเทียบคืนที่ได้รับผลกระทบและแผนราคา การย้ายห้องอาจใช้ราคาของประเภทห้องใหม่แทนการคงราคาที่ตกลงไว้ แก้ไขรายการเรียกเก็บเงินเมื่อได้รับอนุมัติ อย่าปกปิดส่วนต่างด้วยการสร้างรายการรับชำระเงินสดที่ไม่มีจริงหรือส่วนลดที่ไม่มีคำอธิบาย

ใช้การติดตามการชำระเงินของโรงแรมเพื่อตรวจสอบยอดที่รับชำระจริงสำหรับการจองนั้น การอนุมัติวงเงินจากธนาคาร การตัดชำระเงินที่เสร็จสมบูรณ์ และรายการที่ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้วเป็นคนละเหตุการณ์กัน ฝ่ายการเงินควรตรวจสอบธุรกรรมที่ไม่ชัดเจนให้เรียบร้อยก่อนที่แผนกต้อนรับจะพยายามเรียกเก็บเงินครั้งที่สอง

ส่งห้องเดิมเข้าสู่คิวงานแม่บ้านที่ถูกต้อง

โดยปกติ การย้ายห้องระหว่างเข้าพักจะทำให้ห้องเดิมเป็นห้องที่ผ่านการใช้งานแล้ว ยืนยันว่าห้องเข้าสู่คิวทำความสะอาดหรือตรวจสอบที่เหมาะสม แม้ผู้เข้าพักจะใช้ห้องเพียงช่วงสั้นๆ ตรวจสอบสิ่งของที่ตกค้าง อาหาร ผ้าที่ใช้แล้ว และของใช้ในห้อง ก่อนปล่อยห้องให้ผู้เข้าพักรายถัดไป

หากต้องย้ายห้องเพราะอุปกรณ์ขัดข้อง ให้แยกสถานะปิดห้องเพื่อซ่อมบำรุงออกจากสถานะความสะอาด การทำความสะอาดห้อง 204 ไม่ได้ทำให้เครื่องปรับอากาศกลับมาใช้งานได้ ควรให้เฉพาะพนักงานที่รับผิดชอบยกเลิกสถานะปิดห้องหลังยืนยันว่าซ่อมเสร็จแล้ว

ทีมประจำชั้นสามารถใช้แอปบริหารโรงแรมเพื่อตรวจสอบและอัปเดตข้อมูลห้องได้ขณะอยู่ใกล้ห้อง จากนั้นแผนกต้อนรับควรเปิดหน้าจอของตนอีกครั้งเพื่อยืนยันสภาพห้องเดิมและสถานะการเข้าพักของห้องใหม่ การแจ้งผ่านวิทยุช่วยส่งต่องานได้สะดวก แต่ยังต้องตรวจสอบข้อมูลขั้นสุดท้ายด้วย

ประสานงานเรื่องสิทธิ์เข้าห้องด้วย แลกกุญแจให้เรียบร้อย ยืนยันว่าผู้เข้าพักเข้าห้องปลายทางได้ และยกเลิกสิทธิ์เข้าห้องเดิมตามขั้นตอนระบบล็อกของโรงแรม หากยังมีสัมภาระอยู่ในห้องเดิม ให้จัดพนักงานดูแลการเข้าไปนำของออก แทนการปล่อยให้เข้าถึงทั้งสองห้องได้อย่างอิสระ

ก่อนส่งมอบกะ ให้ตรวจสอบว่าข้อมูลผู้เข้าพักแสดงอยู่ในห้องใหม่ บิลยังถูกต้อง และฝ่ายงานแม่บ้านรับทราบเรื่องห้องเดิมแล้ว ระบุชื่อผู้รับผิดชอบสำหรับงานซ่อม สัมภาระ การคืนเงิน หรือสิทธิ์เข้าห้องที่ยังค้างอยู่ การย้ายห้องจะเสร็จสมบูรณ์เมื่อข้อมูลเหล่านี้สอดคล้องกัน ไม่ใช่เพียงเมื่อออกกุญแจใหม่แล้ว

คำถามเรื่องการย้ายห้องจากแผนกต้อนรับ

ควรเช็คเอาต์ผู้เข้าพักแล้วสร้างการจองใหม่หรือไม่?

ไม่ควรทำเพียงเพื่อเปลี่ยนห้อง ให้ใช้ขั้นตอนย้ายห้องหรือแบ่งช่วงการเข้าพักที่ระบบรองรับ เพื่อให้ยังตรวจสอบย้อนกลับหมายเลขอ้างอิงการจอง ประวัติ และการชำระเงินได้ หากเป็นการเข้าพักอีกครั้งที่แยกจากเดิมจริงๆ ถือเป็นอีกกรณีหนึ่ง

การอัปเกรดห้องทำให้ราคาห้องพักเปลี่ยนเสมอหรือไม่?

ไม่เสมอไป การอัปเกรดเพื่อชดเชยปัญหาการบริการอาจคงราคาเดิมไว้ ส่วนการอัปเกรดตามคำขอของผู้เข้าพักอาจมีส่วนเพิ่มตามที่ตกลงกัน ให้บันทึกข้อตกลงและตรวจสอบรายการเรียกเก็บเงินที่บันทึกแล้ว

ขายห้องเดิมได้ทันทีหลังผู้เข้าพักย้ายออกหรือไม่?

ทำได้เมื่อเก็บสิ่งของออกหมดแล้ว ทำความสะอาดและตรวจสอบตามที่กำหนดครบถ้วน และผู้มีอำนาจยกเลิกสถานะปิดห้องเพื่อซ่อมบำรุงแล้วเท่านั้น ห้องว่างไม่ได้หมายความว่าห้องพร้อมใช้งาน

หากการย้ายห้องคาบเกี่ยวเที่ยงคืนควรทำอย่างไร?

ตรวจสอบวันที่ทางธุรกิจในระบบบริหารจัดการโรงแรมและคืนที่ลงค่าใช้จ่ายไปแล้ว บันทึกเวลาย้ายห้องจริง และตรวจสอบว่าคืนที่พักไปแล้ว คืนที่เหลือ และการจัดสรรห้องปลายทางถูกต้องก่อนปิดกะ

ผู้จัดการควรตรวจสอบอะไรหลังการย้ายห้อง?

ตรวจสอบเหตุผลและการอนุมัติ การจัดสรรห้องเดิมและห้องใหม่ คืนที่ได้รับผลกระทบ ข้อตกลงด้านราคา ยอดคงเหลือที่ต้องชำระ การเปลี่ยนสิทธิ์เข้าห้อง และผลการทำความสะอาดหรือซ่อมบำรุงห้องเดิม พร้อมติดตามงานที่ยังไม่เสร็จ