โปรไฟล์ผู้เข้าพักซ้ำในระบบ PMS โรงแรม: ตรวจสอบ รวมข้อมูล และรักษาประวัติ

ผู้เข้าพักที่เคยมาพักจองผ่าน OTA แต่กลับปรากฏเป็นลูกค้าใหม่ ประวัติการเข้าพักก่อนหน้าอยู่ภายใต้อีเมลอีกที่อยู่หนึ่ง และแผนกต้อนรับหาความต้องการที่บันทึกไว้เมื่อปีที่แล้วไม่พบ โปรไฟล์ผู้เข้าพักซ้ำในระบบ PMS โรงแรมอาจทำให้มองไม่เห็นประวัติที่เป็นประโยชน์ แต่การรีบรวมข้อมูลอาจสร้างปัญหาที่ร้ายแรงกว่า นั่นคือการนำรายละเอียดของบุคคลหนึ่งไปผูกกับอีกคนหนึ่ง

ขั้นตอนที่ปลอดภัยคือยืนยันว่าเป็นบุคคลเดียวกัน ตัดสินใจว่าจะเก็บข้อมูลใด ใช้ขั้นตอนจัดการโปรไฟล์ที่ได้รับอนุมัติ และตรวจสอบผลลัพธ์ รายชื่อผู้เข้าพักที่ดูเป็นระเบียบมีความสำคัญน้อยกว่าข้อมูลที่ถูกต้องและพนักงานเชื่อถือได้

ทำความเข้าใจว่าข้อมูลใดซ้ำในระบบ PMS โรงแรมของคุณ

โปรไฟล์ผู้เข้าพักคือระเบียนข้อมูลของบุคคลที่นำกลับมาใช้ได้ ประกอบด้วยข้อมูลติดต่อ ความต้องการ และลิงก์ไปยังการเข้าพัก ส่วนการจองบันทึกการจองแต่ละรายการ ผู้จอง ผู้เข้าพักจริง และผู้ชำระเงินอาจเป็นคนละคนกันทั้งสามคน

การแยกความแตกต่างนี้ช่วยป้องกันความผิดพลาดที่อาจสร้างความเสียหายสูง โปรไฟล์สองรายการของผู้เข้าพักเดิมคนเดียวกันอาจจำเป็นต้องรวมกัน แต่การจองสองรายการภายใต้ชื่อผู้เข้าพักคนนั้นอาจถูกต้องทั้งคู่ เช่น ครอบครัวที่จองสองห้อง การรวมโปรไฟล์ต้องไม่กลายเป็นเหตุให้ยกเลิกการเข้าพักรายการหนึ่งหรือรวมบิลที่ไม่เกี่ยวข้องกัน

ตัวแทนท่องเที่ยวออนไลน์ หรือ OTA อาจส่งอีเมลตัวกลางแทนอีเมลที่ผู้เข้าพักใช้ตามปกติ การจองตรงและการจองทางโทรศัพท์อาจทำให้โรงแรมเดียวกันได้รับชื่อที่สะกดต่างกันหรือข้อมูลติดต่อที่แตกต่างกัน หมายเลขโทรศัพท์ที่เปลี่ยนไปอาจทำให้พบระเบียนอีกชุดที่ดูเหมือนตรงกัน แต่ยังไม่ใช่หลักฐานยืนยันว่าเป็นบุคคลเดียวกัน

ในระบบ PMS โรงแรมของคุณ ให้เริ่มจากเปิดรายการเข้าพักที่เกี่ยวข้องและระบุบทบาทของแต่ละคน หากระเบียนหนึ่งเป็นของผู้จองจากบริษัทและอีกระเบียนเป็นของผู้เดินทาง ให้รักษาความสัมพันธ์นี้ไว้ให้ชัดเจน แทนที่จะรวมเข้าด้วยกันเพียงเพราะใช้อีเมลเดียวกัน

ยืนยันว่าเป็นบุคคลเดียวกันก่อนเลือกคำสั่งรวมข้อมูล

อย่าอาศัยเพียงชื่อที่คล้ายกันหรือข้อมูลติดต่อที่ตรงกันหนึ่งรายการ ให้เปรียบเทียบข้อมูลที่เชื่อถือได้ซึ่งพนักงานที่ได้รับสิทธิ์เข้าถึงได้อยู่แล้ว จากนั้นยืนยันรายละเอียดที่ยังไม่แน่ชัดกับผู้เข้าพักผ่านช่องทางที่ได้รับอนุมัติ อย่าเก็บข้อมูลอ่อนไหวเพิ่มเติมเพียงเพื่อจัดระเบียบฐานข้อมูล

อีเมลเดียวกันอาจใช้แทนผู้เข้าพักหลายคน

คู่รักอาจใช้อีเมลร่วมกัน บริษัทอาจใช้อีเมลเดียวสำหรับการจอง และผู้จัดทัวร์อาจดูแลผู้เดินทางหลายคน ให้สอบถามว่าข้อมูลติดต่อเป็นของใคร และเปรียบเทียบชื่อผู้เข้าพักจริง ข้อมูลติดต่อที่ใช้ร่วมกันเพียงอย่างเดียวไม่ใช่เกณฑ์ที่ปลอดภัยสำหรับการรวมข้อมูล

ชื่อที่สะกดต่างกันอาจเป็นบุคคลเดียวกัน

ชื่อย่อ การเปลี่ยนนามสกุล หรือการเรียงลำดับชื่อที่ต่างกันอาจอธิบายความไม่ตรงกันได้ ให้ตรวจสอบร่วมกับข้อมูลติดต่อที่ยืนยันแล้วและบริบทของการเข้าพัก หากระเบียนมีข้อมูลระบุตัวตนที่ขัดแย้งกัน ให้แยกไว้เพื่อให้ผู้จัดการตรวจสอบ แทนที่จะเลือกระเบียนที่ดูครบถ้วนกว่า

ตัวอย่างเช่น ชื่อ "อเล็กซ์ เฉิน" พร้อมหมายเลขโทรศัพท์บริษัท ยังไม่เพียงพอที่จะรวมกับระเบียนของ "อเล็กซานเดอร์ เฉิน" ข้อมูลติดต่อส่วนตัวที่ยืนยันแล้วและคำบอกเล่าของผู้เข้าพักเกี่ยวกับการเข้าพักครั้งก่อนที่ตรวจสอบแล้ว เป็นหลักฐานที่หนักแน่นกว่า บันทึกผลการยืนยันอย่างกระชับและยึดตามข้อเท็จจริง

เมื่อได้รับการจองจาก OTA แผนกต้อนรับจำเป็นต้องเห็นทั้งการจองปัจจุบันและข้อมูลผู้เข้าพักที่เกี่ยวข้อง Smart Order เชื่อมการจัดการการจองกับระเบียนผู้เข้าพัก ช่วยให้แผนกต้อนรับตรวจสอบได้ว่าใครเป็นผู้เข้าพักก่อนอัปเดตข้อมูล จึงตรวจสอบได้อย่างรอบคอบโดยไม่ถือว่าทุกชื่อที่ปรากฏซ้ำคือการจองซ้ำ

เลือกรายละเอียดและประวัติที่ควรเก็บไว้

ก่อนยืนยันการรวมข้อมูล ให้ระบุโปรไฟล์ที่จะคงไว้และช่องข้อมูลที่จะเก็บไว้ เครื่องมือสำหรับรวม เปรียบเทียบ และย้อนกลับการรวมข้อมูลแตกต่างกันไปในแต่ละระบบ อย่าคิดว่าระเบียนใหม่ที่สุด เก่าที่สุด หรือดูครบถ้วนที่สุดจะถูกต้องโดยอัตโนมัติ

หากผู้เข้าพักเปลี่ยนหมายเลขโทรศัพท์ ให้เก็บหมายเลขปัจจุบันที่ยืนยันแล้ว โดยไม่ทิ้งประวัติการเข้าพักเดิมที่ถูกต้อง หากอีเมลสะกดผิด ให้ตรวจสอบการแก้ไขก่อนอนุญาตให้ส่งข้อความในอนาคตไปยังอีเมลนั้น ข้อเสนอแนะที่ระบบสร้างขึ้นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการตรวจสอบ ไม่ใช่หลักฐานยืนยันตัวตน

แยกบันทึกเฉพาะการเข้าพักออกจากความต้องการระยะยาว

"ต้องการห้องพักที่เงียบสงบ" อาจเป็นข้อมูลความต้องการที่มีประโยชน์ ส่วน "นำผ้าเช็ดตัวเพิ่มไปให้เมื่อวันอังคาร" เป็นข้อมูลของการเข้าพักครั้งนั้นและไม่ควรกลายเป็นคำสั่งถาวร ให้ตรวจสอบบันทึกที่ล้าสมัย ขัดแย้งกัน หรือมีข้อมูลอ่อนไหวเกินความจำเป็นตามนโยบายการจัดการระเบียนของโรงแรม

อย่าเปลี่ยนการปฏิเสธรับข่าวสารการตลาดให้กลายเป็นการอนุญาตส่งโปรโมชัน เพียงเพราะอีกโปรไฟล์มีการตั้งค่าต่างกัน ให้จัดการสิทธิ์ในการติดต่อสื่อสารผ่านกระบวนการขอความยินยอมที่โรงแรมอนุมัติ ข้อความที่จำเป็นเกี่ยวกับการจองและข้อความส่งเสริมการขายมีวัตถุประสงค์ต่างกัน

หากสองโปรไฟล์แสดงการเข้าพักในอดีตสามครั้งและการเข้าพักที่กำลังจะมาถึงหนึ่งครั้ง ให้บันทึกข้อมูลอ้างอิงเหล่านั้นก่อนเปลี่ยนแปลง หลังจากนั้นต้องยังติดตามการเข้าพักทั้งสี่ครั้งเดิมได้ โดยไม่ปรากฏเป็นการจองใหม่สี่รายการ เก็บข้อมูลอ้างอิงการชำระเงินและใบแจ้งหนี้ไว้กับธุรกรรมเดิม อย่าคัดลอกยอดเงินลงในบันทึกผู้เข้าพักเพื่อใช้แทนบิล

รวมโปรไฟล์ผู้เข้าพักอย่างมีการควบคุม

มอบหมายการจัดระเบียบโปรไฟล์ให้พนักงานที่ผ่านการฝึกอบรมและมีสิทธิ์ที่จำเป็น ให้บริการผู้เข้าพักที่กำลังรอเข้าพักก่อน แล้วจึงจัดระเบียบข้อมูลที่ไม่เร่งด่วนเมื่อพนักงานสามารถเปรียบเทียบระเบียนได้โดยไม่ถูกรบกวน หลีกเลี่ยงการรวมข้อมูลหลายรายการที่ยังไม่แน่ชัดในช่วงที่มีคิวเช็คอินหนาแน่น

1. เปิดทั้งสองโปรไฟล์และยืนยันว่าเป็นบุคคลเดียวกัน โดยใช้รายละเอียดที่ตรวจสอบแล้วและบทบาทของผู้เข้าพักในการเข้าพักแต่ละครั้ง
2. บันทึกข้อมูลอ้างอิงของทั้งสองโปรไฟล์และการจองที่ต้องคงการเชื่อมโยงไว้ในบันทึกการปฏิบัติงานที่ได้รับอนุมัติและจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง
3. ตรวจสอบชื่อ ข้อมูลติดต่อ ความต้องการ และสิทธิ์ในการติดต่อสื่อสารที่จะเก็บไว้ก่อนบันทึก
4. ใช้ฟังก์ชันรวมข้อมูลของระบบที่ได้รับอนุมัติ และอ่านคำเตือนเกี่ยวกับการเข้าพักที่ยังดำเนินอยู่หรือระเบียนที่เชื่อมโยง หากไม่มีฟังก์ชันนี้ ให้ทำตามขั้นตอนแก้ไขข้อมูลที่ระบบรองรับ แทนการลบโปรไฟล์
5. เปิดโปรไฟล์ที่เก็บไว้และการจองที่ยังดำเนินอยู่แต่ละรายการที่ได้รับผลกระทบอีกครั้ง ยืนยันชื่อผู้เข้าพัก ปลายทางการติดต่อ ประวัติการเข้าพัก ข้อมูลอ้างอิงบิล และบันทึกต่างๆ
6. บันทึกว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลง ดำเนินการเมื่อใด เหตุใดจึงยอมรับว่าเป็นบุคคลเดียวกัน และมีงานใดต้องติดตาม ให้ผู้มีสิทธิ์อีกคนตรวจสอบกรณีที่มีความเสี่ยงสูงหรือมีข้อโต้แย้ง

อย่าส่งออกเอกสารยืนยันตัวตนหรือข้อมูลบัตรชำระเงินไปยังสเปรดชีตที่ใช้ร่วมกันเพื่อสำรองข้อมูล ให้เก็บเฉพาะข้อมูลอ้างอิงและหลักฐานที่จำเป็นผ่านเครื่องมือที่ได้รับอนุมัติและควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง การดาวน์โหลดข้อมูลจำนวนมากอาจสร้างปัญหาความเป็นส่วนตัวขึ้นใหม่ โดยไม่ได้ทำให้สามารถย้อนกลับการรวมข้อมูลได้

หากโปรไฟล์เชื่อมกับการจองของผู้ที่กำลังเข้าพัก ให้ตรวจสอบหน้ารายการผู้เข้าพักที่มาถึงหรือผู้ที่กำลังเข้าพักในระบบของหน้าต้อนรับโรงแรมทันทีหลังเปลี่ยนแปลง การจองต้องยังคงผูกกับบุคคลที่ถูกต้อง จำนวนรายการซ้ำที่ลดลงไม่ได้ยืนยันว่าข้อมูลที่ใช้ปฏิบัติงานถูกต้อง

ดูแลความถูกต้องของการเข้าพักครั้งถัดไปและรับมือเมื่อรวมข้อมูลผิดคน

ทดสอบผลลัพธ์จากมุมมองของพนักงานแผนกต้อนรับ ค้นหาผู้เข้าพัก เปิดการเข้าพักครั้งถัดไป และยืนยันว่าข้อมูลบุคคลและข้อมูลติดต่อที่แสดงถูกต้อง ตรวจสอบการเข้าพักในอดีตด้วย โดยเฉพาะเมื่อมีข้อร้องเรียนเดิมหรือข้อตกลงด้านบริการที่ต้องคำนึงถึง

การจองในอนาคตอาจมาพร้อมอีเมลตัวกลางจาก OTA อีกที่อยู่หนึ่งหรือรายละเอียดของผู้จองคนอื่น ฝึกให้พนักงานค้นหาก่อนสร้างโปรไฟล์ด้วยตนเอง และตรวจสอบรายการซ้ำที่เกิดขึ้นใหม่เป็นประจำ อย่าแทนที่ข้อมูลส่วนตัวที่ยืนยันแล้วโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีข้อมูลอัปเดตจากช่องทางการจอง

คงการเชื่อมโยงบทสนทนาปัจจุบันกับการจองที่ถูกต้องในกล่องข้อความรวมสำหรับผู้เข้าพัก หากผู้เข้าพักขอให้โรงแรมใช้ช่องทางติดต่อที่ได้รับอนุมัติโดยเฉพาะสำหรับการเข้าพักครั้งนี้ ให้ตรวจสอบช่องทางนั้นในกล่องข้อความ แทนที่จะคิดว่าการจัดระเบียบโปรไฟล์ได้เปลี่ยนปลายทางของทุกข้อความอย่างถูกต้องแล้ว

หากรวมข้อมูลของคนละคนเข้าด้วยกัน

หยุดแก้ไขโปรไฟล์และหยุดส่งข้อความส่งเสริมการขายสำหรับระเบียนที่ได้รับผลกระทบ แจ้งผู้จัดการเวรหรือผู้รับผิดชอบด้านความเป็นส่วนตัวที่ได้รับมอบหมาย และระบุการจองกับข้อความที่เกี่ยวข้องโดยไม่เผยแพร่รายละเอียดส่วนบุคคลในวงกว้าง ตรวจสอบว่าข้อมูลหรือคำแนะนำในการเข้าใช้ที่พักของผู้เข้าพักคนใดถูกส่งไปยังผิดคนหรือไม่

ใช้วิธีย้อนกลับที่ระบบรองรับ หรือให้ผู้ให้บริการช่วยแก้ไข โดยเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงไว้ อย่าพยายามแก้ข้อผิดพลาดด้วยการลบการจอง ย้ายการชำระเงินระหว่างบุคคล หรือสร้างข้อมูลติดต่อขึ้นเอง ตรวจสอบการเข้าพักที่ยังดำเนินอยู่และปลายทางข้อความที่แก้ไขแล้วก่อนนำระเบียนกลับมาใช้งานตามปกติ

คำถามเกี่ยวกับโปรไฟล์ผู้เข้าพักซ้ำ

สามารถรวมโปรไฟล์ที่มีชื่อเหมือนกันโดยอัตโนมัติได้หรือไม่?

ชื่อที่ตรงกันเพียงอย่างเดียวยังไม่เพียงพอ คนละคนอาจมีชื่อเหมือนกัน และผู้จองอาจไม่ใช่ผู้เดินทาง ให้ยืนยันรายละเอียดอื่นที่เชื่อถือได้ก่อนอนุมัติการรวมข้อมูล

การรวมโปรไฟล์ผู้เข้าพักจะรวมการจองของผู้เข้าพักด้วยหรือไม่?

ให้ถือว่าเป็นคนละการดำเนินการ การรวมโปรไฟล์ควรคงการจองที่ถูกต้องและข้อมูลอ้างอิงให้ติดตามตรวจสอบได้ ไม่ควรยกเลิกห้องพัก รวมบิล หรือย้ายการชำระเงินโดยไม่ผ่านกระบวนการอนุมัติแยกต่างหาก

โรงแรมควรเก็บโปรไฟล์ใดไว้?

เลือกระเบียนและค่าของช่องข้อมูลที่รักษาข้อมูลตัวตนที่ยืนยันแล้ว ข้อมูลติดต่อปัจจุบัน และประวัติที่เกี่ยวข้องไว้ได้ ผ่านขั้นตอนที่ระบบรองรับ อายุหรือความครบถ้วนของระเบียนเพียงอย่างเดียวไม่ใช่เกณฑ์การเลือกที่เชื่อถือได้

สามารถย้อนกลับการรวมข้อมูลได้ทุกครั้งหรือไม่?

ไม่ได้ การย้อนกลับขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ ประเภทของการรวมข้อมูล และการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นภายหลัง อ่านคำเตือนก่อนยืนยัน และให้ผู้จัดการมีส่วนร่วมเมื่อยังไม่แน่ใจเรื่องตัวตนหรือประวัติ

โรงแรมควรลบโปรไฟล์ซ้ำแทนการรวมข้อมูลหรือไม่?

ไม่ควรใช้การลบเป็นวิธีจัดระเบียบข้อมูลแบบรวดเร็ว โปรไฟล์อาจมีลิงก์ไปยังการเข้าพัก บันทึก และประวัติการติดต่อสื่อสาร ให้ทำตามกระบวนการรวมหรือแก้ไขข้อมูลที่ได้รับอนุมัติ และตรวจสอบการเชื่อมโยงเหล่านั้นภายหลัง