การเชื่อมต่อระบบ PMS โรงแรมและ Airbnb: วิธีป้องกันข้อผิดพลาดของปฏิทินและราคา

การเชื่อมต่อระบบ PMS โรงแรม และ Airbnb ควรทำได้มากกว่าแค่การนำเข้าข้อมูลการจอง ระบบต้องรักษาสถานะห้องพักที่ขายได้ ราคาต่อคืน ข้อจำกัดการเข้าพัก การสนทนากับผู้เข้าพัก และรายละเอียดที่พักให้ตรงกัน โดยที่พนักงานไม่ต้องแก้ไขข้อมูลเดียวกันในสองที่

ข้อผิดพลาดที่มีต้นทุนสูงมักมองเห็นได้ยาก ห้องพักอาจมีความพร้อมใช้งานในวันที่ถูกต้อง แต่ถูกตั้งราคาจากแผนราคาที่ผิด การกำหนดเข้าพักขั้นต่ำสามคืนอาจมีผลในระบบ PMS โรงแรม แต่ไม่มีผลบน Airbnb ข้อความแจ้งรายละเอียดการเช็คอินอัตโนมัติอาจใช้รหัสประตูเก่า การเชื่อมต่ออาจทำงานอยู่ แต่ผลลัพธ์ที่แสดงต่อลูกค้าอาจยังผิดพลาดได้

คู่มือนี้มุ่งเน้นไปที่การป้องกันข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานเหล่านั้น สำหรับการตั้งค่า iCal แบบทีละขั้นตอน โปรดใช้คู่มือการซิงโครไนซ์ปฏิทินแทน การเชื่อมต่อระบบ PMS โดยตรงนั้นมีขอบเขตการทำงานที่กว้างกว่า

สิ่งที่การเชื่อมต่อระบบ PMS โรงแรมและ Airbnb ซิงโครไนซ์จริงๆ

Airbnb มีรูปแบบการซิงโครไนซ์ที่แตกต่างกันสำหรับโฮสต์ที่เชื่อมต่อซอฟต์แวร์ ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการและการตั้งค่าการเชื่อมต่อ โฮสต์อาจซิงโครไนซ์รายละเอียดที่พักทั้งหมด หรือซิงโครไนซ์เฉพาะราคาและความพร้อมใช้งาน ทางเลือกนี้จะเป็นตัวกำหนดว่าพนักงานควรทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ใด

ด้วยการซิงโครไนซ์ราคาและความพร้อมใช้งาน ระบบ PMS หรือ channel manager โรงแรม มักจะเป็นผู้ควบคุมปฏิทิน ราคาห้องพัก และข้อจำกัดที่รองรับ ข้อความคำอธิบายที่พัก รูปภาพ ค่าธรรมเนียม และการตั้งค่าการจองบางอย่างอาจยังคงต้องจัดการใน Airbnb ด้วยการซิงโครไนซ์แบบเต็มรูปแบบ ระบบ PMS จะสามารถกลายเป็นแหล่งข้อมูลหลักสำหรับรายละเอียดที่พักเพิ่มเติมได้

อย่าด่วนสรุปว่าคำว่า “เชื่อมต่อแล้ว” หมายถึงข้อมูลทุกช่องจะซิงโครไนซ์แบบเรียลไทม์ทั้งสองทาง โปรดสอบถามผู้ให้บริการเกี่ยวกับขอบเขตการทำงานในระดับฟิลด์ก่อนเริ่มใช้งาน สำหรับแต่ละฟิลด์ ให้บันทึกแหล่งที่มา ทิศทาง ความล่าช้าที่คาดการณ์ไว้ และผู้รับผิดชอบเมื่อเกิดปัญหา

กฎการทำงานนั้นเรียบง่าย: หนึ่งฟิลด์ควรมีผู้แก้ไขหลักเพียงรายเดียว หากระบบ PMS ควบคุมราคาพื้นฐาน พนักงานก็ไม่ควรปรับวันที่เหล่านั้นใน Airbnb ด้วยตนเอง เว้นแต่กระบวนการทำงานที่ระบุไว้จะอนุญาตให้เขียนทับข้อมูลเฉพาะของ Airbnb ได้

ป้องกันข้อผิดพลาดของปฏิทินก่อนที่จะกลายเป็นการจองซ้ำซ้อน

การซิงโครไนซ์ปฏิทินเริ่มต้นด้วยการจับคู่ข้อมูลที่ถูกต้อง ที่พักบน Airbnb แต่ละแห่งจะต้องเชื่อมต่อกับที่พัก ประเภทห้องพัก และยูนิตในระบบ PMS โรงแรมที่ต้องการ โรงแรมจำเป็นต้องระมัดระวังเป็นพิเศษเมื่อ Airbnb ขายประเภทห้องพัก ในขณะที่ระบบ PMS ติดตามห้องพักจริงหลายห้องภายใต้ประเภทห้องพักนั้น

ควรทดสอบมากกว่าแค่การจองปกติ ลองบล็อกห้องพักในระบบ PMS สร้างการจองตรง รับการจองจาก Airbnb แก้ไขวันที่ และยกเลิกการจอง หลังเกิดแต่ละเหตุการณ์ ให้ตรวจสอบปฏิทินของ PMS และปฏิทินสาธารณะของ Airbnb จำนวนห้องว่างควรลดลงและกลับคืนมาอย่างถูกต้องเพียงครั้งเดียว

ให้ความสำคัญกับสถานะที่ไม่ใช่แค่การจองที่ยืนยันแล้ว คำขอที่รอดำเนินการ เวลาเตรียมที่พัก การบล็อกของเจ้าของ การปิดเพื่อซ่อมบำรุง และการตัดรอบรับจองวันเดียวกัน อาจส่งผลต่อความพร้อมใช้งานที่แตกต่างกัน ยืนยันว่าสถานะใดบ้างที่การเชื่อมต่อส่งไปและระบบ PMS แสดงผลสถานะเหล่านั้นอย่างไร

Airbnb ระบุว่าการจองมักจะเข้าสู่ซอฟต์แวร์ที่เชื่อมต่อทันที แม้ว่าบางรายการอาจใช้เวลานานกว่านั้น หากพบว่าการจองสูญหาย ให้ตรวจสอบสถานะการเชื่อมต่อของที่พักและแจ้งปัญหาไปยังผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ พร้อมระบุชื่อที่พัก รหัสยืนยัน และเวลาที่เกิดเหตุ แผนกต้อนรับไม่ควร “แก้ไข” การจองที่หายไปด้วยการสร้างรายการซ้ำในหลายๆ ระบบ

เมื่อลูกค้าทำการจองผ่าน Airbnb ข้อมูลการจองควรเข้าสู่ระบบ PMS จำนวนห้องว่างที่จัดสรรไว้ควรลดลง และช่องทางที่เชื่อมต่ออื่นๆ ควรได้รับอัปเดตความพร้อมใช้งานใหม่ channel manager โรงแรม ทำให้มองเห็นวงจรการจองดังกล่าวได้จากจุดควบคุมเพียงจุดเดียว แทนที่จะต้องพึ่งพาพนักงานในการปิดรับจองในวันต่างๆ ด้วยตนเอง

หยุดข้อผิดพลาดเรื่องราคาจากต้นทาง

การมีปฏิทินที่ถูกต้องไม่ได้เป็นเครื่องพิสูจน์ว่าราคาจะถูกต้องเสมอไป ข้อผิดพลาดด้านราคามักเกิดจากการจับคู่ข้อมูลที่ผิดพลาด เครื่องมือการตั้งราคาที่ขัดแย้งกัน สมมติฐานด้านสกุลเงิน การตั้งค่าภาษี หรือการบวกมาร์กอัปของ Airbnb ซ้ำสองครั้ง

เลือกใช้แหล่งข้อมูลราคาเพียงแหล่งเดียว อาจเป็นระบบ PMS เครื่องมือการจัดการรายได้ที่เชื่อมต่อผ่านระบบ PMS หรือระบบกำหนดราคาอื่นๆ ที่มีการบันทึกไว้ชัดเจน หลีกเลี่ยงการให้ระบบ PMS, เครื่องมือ Airbnb Smart Pricing และเครื่องมือตั้งราคาแบบไดนามิกจากบุคคลที่สาม ทำการเขียนข้อมูลลงในวันเดียวกันทั้งหมดโดยไม่มีการจัดลำดับความสำคัญที่ชัดเจน

จำลองการค้นหาแบบที่ลูกค้าใช้งานในวันธรรมดาทั่วไป วันหยุดสุดสัปดาห์ วันหยุดยาวช่วงพีค และวันล่วงหน้าในอนาคตอันไกล เปรียบเทียบราคาต่อคืนและราคารวมทั้งหมดกับระบบ PMS ตรวจสอบค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมจากจำนวนผู้เข้าพัก ค่าทำความสะอาด ส่วนลด ภาษี การแปลงสกุลเงิน และค่าบริการเฉพาะโฮสต์แยกต่างหาก ยอดรวมหน้าเช็คเอาต์สำหรับลูกค้าสามารถเปิดเผยข้อผิดพลาดที่มองไม่เห็นในปฏิทินของโฮสต์ได้

ใช้การทดสอบแบบควบคุมทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนแปลงการจับคู่ราคา ลองส่งราคาสำหรับทดสอบที่สังเกตได้ชัดเจนไปยังวันที่ในอนาคตซึ่งมีความเสี่ยงต่ำ ยืนยันว่าราคานั้นปรากฏบน Airbnb และจากนั้นค่อยคืนค่าเป็นราคาที่ถูกต้อง บันทึกเวลาที่อัปเดต หากราคาเก่ายังคงอยู่ ให้ตรวจสอบที่การเชื่อมต่อแทนที่จะเข้าไปแก้ไขซ้ำๆ ทั้งในสองระบบ

จัดการจำนวนคืนเข้าพักขั้นต่ำเสมือนการทดสอบการซิงโครไนซ์แบบแยกต่างหาก

ข้อจำกัดจำนวนคืนเข้าพักขั้นต่ำมักจะทำงานผิดพลาดโดยไม่เกี่ยวข้องกับราคาและความพร้อมใช้งาน วันเข้าพักอาจเปิดรับจองด้วยราคาที่ถูกต้อง แต่ Airbnb ยังคงยอมรับการเข้าพักหนึ่งคืน ในขณะที่โรงแรมตั้งใจจะขายห้องพักนั้นสำหรับเข้าพักสามคืน

ทดสอบการเข้าพักขั้นต่ำตามวันเข้าพัก ไม่ใช่เพียงแค่การดูจากปฏิทินเท่านั้น ลองค้นหาการเข้าพักหนึ่ง สอง และสามคืน โดยเริ่มต้นในวันที่ถูกจำกัด ทำการทดสอบซ้ำในช่วงวันที่กำหนด เนื่องจากบางระบบจะบังคับใช้ขั้นต่ำในคืนที่เช็คอิน ในขณะที่ระบบอื่นจะประเมินทุกคืนตลอดการเข้าพัก

ตรวจสอบการเข้าพักสูงสุด การปิดไม่ให้เช็คอิน การปิดไม่ให้เช็คเอาต์ ระยะเวลาล่วงหน้าในการจอง เวลาเตรียมตัว และการตัดรอบรับจองวันเดียวกันด้วยเมื่อจำเป็นต้องใช้งานกฎเหล่านี้ ไม่ใช่ทุกการเชื่อมต่อระบบ PMS จะรองรับข้อจำกัดได้ทั้งหมด กฎที่ไม่รองรับจำเป็นต้องมีผู้รับผิดชอบดูแลโดยเฉพาะ และมีกำหนดการตรวจสอบในฝั่งของ Airbnb อย่างสม่ำเสมอ

หลังจากการเปลี่ยนแปลงข้อจำกัด ให้ตรวจสอบทั้งวันที่ควรจะถูกปฏิเสธ และวันที่ใกล้เคียงซึ่งควรจะยังสามารถจองได้ วิธีนี้จะช่วยตรวจจับการใช้กฎแบบครอบคลุมที่เผลอไปปิดห้องว่างมากกว่าที่ตั้งใจไว้

เก็บรักษาข้อความของผู้เข้าพักให้เชื่อมโยงกับการจองที่ถูกต้อง

การซิงโครไนซ์ข้อความเป็นเรื่องของการปฏิบัติงาน ไม่ใช่แค่ความสวยงาม กล่องข้อความรวม (unified inbox) จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อการสนทนาถูกเชื่อมโยงไปยังลูกค้า ที่พัก วันเข้าพัก และสถานะการจองที่ถูกต้องเท่านั้น

ทดสอบด้วยคำถามใหม่ ข้อความยืนยันการจอง การเปลี่ยนแปลงการจอง และการยกเลิกการเข้าพัก ยืนยันว่าการตอบกลับที่ส่งจากระบบ PMS โรงแรมจะแสดงในกล่องข้อความของ Airbnb และข้อความที่เขียนใน Airbnb จะส่งกลับมายังกล่องข้อความรวม พนักงานควรทราบว่ามีการรองรับไฟล์แนบ ฟิลด์คำขอพิเศษ การตอบกลับจากโฮสต์ร่วม และการแปลข้อความหรือไม่

ระบบอัตโนมัติต้องมีขอบเขตการควบคุม คำแนะนำในการเช็คอินควรส่งเมื่อตรงตามเงื่อนไขที่กำหนดเท่านั้น เช่น การชำระเงินที่ยืนยันแล้ว หรือเวลาที่กำหนดไว้ก่อนการเข้าพัก การยกเลิกการจองควรระงับข้อความในอนาคต การเปลี่ยนแปลงวันที่ควรจะคำนวณกำหนดการจัดส่งใหม่ แทนที่จะส่งคำแนะนำสำหรับกำหนดการเข้าพักเดิม

ใช้ตัวแปรเฉพาะที่พักสำหรับข้อมูลการเข้าออกประตู Wi-Fi ที่จอดรถ และรายละเอียดการติดต่อ ดูตัวอย่างเทมเพลตทุกอันด้วยข้อมูลการจองทดสอบจริง ข้อความที่ถูกส่งไปอย่างสมบูรณ์แบบจะยังถือว่าล้มเหลว หากมีข้อมูลจากที่พักที่ผิดพลาด

ตัดสินใจว่ารายละเอียดที่พักจะถูกจัดเก็บไว้ที่ใด

การซิงโครไนซ์รายละเอียดที่พักอาจครอบคลุมถึงชื่อ คำอธิบาย สิ่งอำนวยความสะดวก รูปภาพ กฎที่พัก นโยบาย ค่าธรรมเนียม และการตั้งค่าเช็คอิน แต่ขอบเขตที่แน่นอนจะแตกต่างกันไปตามซอฟต์แวร์และโหมดการซิงโครไนซ์ คำแนะนำเกี่ยวกับการซิงโครไนซ์ซอฟต์แวร์ของ Airbnb จะแยกความแตกต่างระหว่างการซิงโครไนซ์ที่พักแบบเต็มรูปแบบ กับการซิงโครไนซ์ราคาและความพร้อมใช้งาน ดังนั้นโปรดยืนยันโหมดที่เลือกใช้งานให้ชัดเจนก่อนทำการแก้ไข

ด้วยการซิงโครไนซ์แบบเต็มรูปแบบ การอัปเดตในระบบ PMS อาจไปเขียนทับการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยตรงใน Airbnb ส่วนการซิงโครไนซ์แบบจำกัด พนักงานอาจคาดหวังแบบผิดๆ ว่าการอัปเดตสิ่งอำนวยความสะดวกหรือรูปภาพจากระบบ PMS จะแสดงบนหน้าที่พัก ข้อผิดพลาดทั้งสองแบบนี้ล้วนเกิดจากความไม่ชัดเจนในเรื่องของผู้รับผิดชอบข้อมูล

สร้างระบบการบันทึกข้อมูลรายละเอียดสำหรับแต่ละที่พัก บันทึกตำแหน่งที่พนักงานสามารถแก้ไขชื่อ คำอธิบาย สิ่งอำนวยความสะดวก รูปภาพ ค่าธรรมเนียม ภาษี นโยบายการยกเลิก และการตั้งค่าการจอง หลังจากการแก้ไขข้อมูลจำนวนมาก ให้ตรวจสอบหน้าแสดงที่พักจริงทั้งบนเดสก์ท็อปและมือถือ

อย่าทำการดึงข้อมูลมาเพียงเพราะว่าระบบอนุญาตให้เชื่อมต่อได้ ข้อความที่เขียนเฉพาะสำหรับ Airbnb อาจเพิ่มอัตราการเข้าพักได้ดีกว่าคำอธิบายทั่วไปที่ใช้ซ้ำๆ ในหลายช่องทาง หากระบบ PMS เป็นแหล่งข้อมูลหลัก ให้เก็บฟิลด์เฉพาะของช่องทางนั้นๆ ไว้เมื่อมีการรองรับ และควรตรวจสอบหน้าแสดงที่พักที่เผยแพร่จริงแทนที่จะดูแค่ข้อความต้นฉบับ

ใช้การตรวจสอบ 5 ส่วนก่อนการเริ่มใช้งานจริง

เปิดการเชื่อมต่อในช่วงที่มีความต้องการเข้าพักต่ำ และทดสอบกับที่พักหนึ่งรายการก่อนที่จะขยายไปยังส่วนที่เหลือ บันทึกภาพหน้าจอ รหัสการจอง ประทับเวลา และผลลัพธ์ที่คาดหวังไว้ เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังหากเกิดข้อผิดพลาดขึ้นได้

1. ปฏิทิน: สร้าง แก้ไข และยกเลิกการจองจาก Airbnb และแหล่งที่มาอื่น ยืนยันการเปลี่ยนแปลงจำนวนห้องว่างให้ถูกต้อง
2. ราคาห้องพัก: เปรียบเทียบค่าในระบบ PMS กับราคาต่อคืนที่แสดงต่อลูกค้า และยอดรวมการเช็คเอาต์ในวันที่ประเภทต่างๆ
3. จำนวนคืนเข้าพักขั้นต่ำ: ค้นหาระยะเวลาการเข้าพักที่ควรจะถูกปฏิเสธและที่ควรจะผ่านเงื่อนไข ทดสอบกฎเกี่ยวกับวันเช็คอินและวันใกล้เคียง
4. ข้อความ: ส่งข้อความทดสอบทั้งสองทิศทาง และตรวจสอบว่าระบบอัตโนมัติจะหยุดส่งหรือจัดกำหนดการใหม่หลังจากการเปลี่ยนแปลง
5. รายละเอียดที่พัก: ยืนยันโหมดการซิงโครไนซ์ที่เลือก ทดลองแก้ไขฟิลด์ที่ปลอดภัยหนึ่งฟิลด์ และตรวจสอบบนหน้าแสดงที่พักสาธารณะ

ในช่วง 48 ชั่วโมงแรก ให้ตรวจสอบการจองผ่าน Airbnb ทั้งหมดที่มีการสร้างใหม่ แก้ไข และยกเลิก ตรวจสอบข้อมูลในช่วง 30 วันถัดไป เพื่อดูความไม่สอดคล้องกันของจำนวนห้องพัก ราคา และข้อจำกัด หลังจากนั้น ให้ทำการตรวจสอบข้อยกเว้นรายวันสำหรับข้อมูลที่ไม่สามารถอัปเดตได้ ที่พักที่ถูกตัดการเชื่อมต่อ ราคาที่ไม่ได้จับคู่ และข้อความที่ไม่ได้รับการตอบกลับ

Smart Order สามารถช่วยให้กระบวนการทำงานกระชับยิ่งขึ้น: การจองของ Airbnb จะเข้าสู่ระบบ PMS ปฏิทินห้องพักจะเปลี่ยนแปลงตาม และทีมงานก็จะเห็นการจองและความพร้อมใช้งานที่เหลืออยู่ในที่เดียวกัน ผู้จัดการจะสามารถแก้ไขการอัปเดตที่ถูกปฏิเสธหรือปัญหาเรื่องการจับคู่ข้อมูล (mapping) ได้ก่อนที่ลูกค้าคนถัดไปจะทำการจองด้วยข้อมูลที่ผิดพลาด

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเชื่อมต่อระบบ PMS โรงแรมและ Airbnb

ระบบ PMS โรงแรมสามารถซิงโครไนซ์ทุกอย่างเข้ากับ Airbnb ได้หรือไม่?

ไม่เสมอไป Airbnb รองรับการซิงโครไนซ์ที่พักเต็มรูปแบบ และการซิงโครไนซ์ราคาและความพร้อมใช้งาน แต่ฟิลด์ที่ใช้งานได้จะขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์และการตั้งค่าที่เชื่อมต่อ ขอรับรายการฟิลด์ในระดับปัจจุบันจากผู้ให้บริการระบบ PMS และกำหนดแหล่งข้อมูลการแก้ไขสำหรับทุกฟิลด์ที่ไม่รองรับ

ควรเปลี่ยนราคาในระบบ PMS หรือบน Airbnb?

ทำการเปลี่ยนราคาในแหล่งข้อมูลหลักที่กำหนดไว้ หากระบบ PMS ส่งราคาไปที่ Airbnb การแก้ไขฝั่ง Airbnb แบบทั่วไปอาจถูกเขียนทับหรือก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ขัดแย้งกัน ควรบันทึกส่วนเพิ่มราคาตามช่องทาง ส่วนลด หรือการเขียนทับราคาใดๆ ไว้ให้ชัดเจน และทดสอบราคาที่ลูกค้าต้องจ่ายในท้ายที่สุด

ทำไมปฏิทิน Airbnb ถึงถูกต้อง แต่จำนวนคืนเข้าพักขั้นต่ำถึงผิดพลาด?

ความพร้อมใช้งานและข้อจำกัดการเข้าพักเป็นข้อมูลคนละประเภทกัน การเชื่อมต่ออาจรองรับอย่างใดอย่างหนึ่ง แต่อาจไม่รองรับอีกอย่าง กฎอาจถูกจับคู่ไม่ถูกต้อง หรือระบบอื่นอาจมาเขียนทับข้อมูล ทดสอบระยะเวลาการเข้าพักที่สามารถจองได้ในหน้าแสดงที่พักสาธารณะและตรวจสอบขอบเขตการเชื่อมต่อ

ข้อความของ Airbnb ทำงานผ่านทุกระบบ PMS หรือไม่?

ไม่ ฟีเจอร์กล่องข้อความมีความแตกต่างกันไป โปรดตรวจสอบการรับส่งข้อความสองทาง การเชื่อมโยงกับการจอง ไฟล์แนบ ทริกเกอร์ระบบอัตโนมัติ กิจกรรมของโฮสต์ร่วม และพฤติกรรมเมื่อมีการยกเลิก ก่อนที่จะพึ่งพาระบบ PMS ว่าเป็นกล่องข้อความเดียวของทีมงาน

ตรวจสอบข้อมูลทุกฟิลด์ที่มีการซิงโครไนซ์

การเชื่อมต่อระบบ PMS โรงแรมและ Airbnb ที่ปลอดภัยที่สุด ไม่ใช่การเชื่อมต่อที่มีฟีเจอร์ยาวเหยียดที่สุด แต่คือระบบที่ทีมของคุณสามารถตรวจสอบได้

กำหนดแหล่งข้อมูลหลักที่ถูกต้องเพียงหนึ่งเดียวสำหรับปฏิทิน ราคาห้องพัก จำนวนคืนเข้าพักขั้นต่ำ ข้อความ และรายละเอียดที่พัก ทดสอบแต่ละส่วนแยกกัน ตรวจสอบมุมมองของลูกค้าบน Airbnb ไม่ใช่แค่บนแดชบอร์ดของระบบ PMS เท่านั้น จากนั้นให้เฝ้าติดตามข้อผิดพลาดพร้อมกับหลักฐานที่เพียงพอเพื่อให้สามารถหาสาเหตุและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

กระบวนการดังกล่าวจะช่วยป้องกันไม่ให้ที่พักซึ่งเชื่อมต่อระบบแล้ว ดันไปขายห้องถูกประเภท แต่เป็นวันที่ผิด ราคาผิด และอยู่ภายใต้เงื่อนไขที่ผิดพลาดได้