ต้นทุนการเป็นเจ้าของ ระบบบริหารจัดการโรงแรม สำหรับโรงแรม: ต้นทุนตลอด 12 เดือนที่ผู้ซื้อส่วนใหญ่มักมองข้าม

ทำไมต้นทุนระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับโรงแรมจึงคำนวณยากกว่าที่เห็น

ต้นทุนระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับโรงแรมที่โฆษณาไว้ แทบไม่เคยเป็นต้นทุนจริงที่โรงแรมต้องจ่าย ผู้ให้บริการส่วนใหญ่ ผู้ให้บริการ มักเผยแพร่ราคาเริ่มต้น — ต่อห้อง ต่อเดือน หรือ ต่อที่พัก — ซึ่งครอบคลุมเพียงการตั้งค่าขั้นต่ำที่ใช้งานได้จริง ฟีเจอร์ที่ทำให้ระบบนี้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพในงานประจำวัน มักมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

นี่ไม่ใช่กลลวง แต่สะท้อนให้เห็นว่าตลาดเทคโนโลยีโรงแรมพัฒนามาอย่างไร แพลตฟอร์มระบบบริหารจัดการโรงแรมถูกสร้างขึ้นสำหรับโรงแรมขนาดใหญ่ที่มีระบบ IT เดิมอยู่แล้วและมีทีมจัดซื้อที่มีประสบการณ์ โครงสร้างแบบแยกโมดูลเหมาะสมกับผู้ซื้อระดับองค์กรที่มี ระบบจัดการรายได้, POS และทีมสนับสนุนเฉพาะอยู่แล้ว โรงแรมอิสระจำนวนมากจึงได้รับโครงสร้างราคาแบบนี้มาใช้ โดยไม่มีงบประมาณรองรับในระดับเดียวกัน

ผลลัพธ์คือ โรงแรม 30 ห้องที่กำลังประเมินระบบบริหารจัดการโรงแรมบนคลาวด์ตัวแรกของตน มักเปรียบเทียบเพียงค่าบริการรายเดือน — และลงเอยด้วยการเลือกระบบที่มีต้นทุนจริงสูงกว่าที่คาดไว้ถึงสองเท่าเมื่อประกอบสแต็กระบบครบทั้งหมด

หน่วยเปรียบเทียบที่ถูกต้องคือต้นทุนการเป็นเจ้าของรวมตลอด 12 เดือน ไม่ใช่ราคาโฆษณารายเดือน

6 หมวดต้นทุนที่กำหนดต้นทุนจริงของระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับโรงแรมของคุณ

การทำความเข้าใจว่าต้นทุนระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับโรงแรมสะสมขึ้นจริงอย่างไร ต้องพิจารณาแต่ละหมวดแยกกัน แล้วจึงนำมารวมกัน

1. ค่าสมัครสมาชิกพื้นฐาน

นี่คือตัวเลขที่คุณเห็นบนหน้าราคา สำหรับแพลตฟอร์มระบบบริหารจัดการโรงแรมบนคลาวด์ โดยทั่วไปจะอยู่ที่ 50 ถึง 800 ดอลลาร์ต่อเดือน ขึ้นอยู่กับจำนวนห้องและระดับแพ็กเกจ ราคาแบบคิดต่อห้องมักอยู่ระหว่าง 4 ถึง 15 ดอลลาร์ต่อห้องต่อเดือน

นี่คือต้นทุนเดียวที่โรงแรมส่วนใหญ่นำมาคำนวณก่อนเซ็นสัญญา และก็เป็นตัวเลขที่สะท้อนสิ่งที่พวกเขาต้องจ่ายจริงได้น้อยที่สุดด้วย

2. ค่าตั้งค่าและการเริ่มใช้งาน

ค่าใช้จ่ายครั้งเดียวในช่วงเริ่มติดตั้งใช้งาน — การตั้งค่าบัญชี การตั้งค่าประเภทห้อง การเพิ่มแผนราคา การฝึกอบรมพนักงาน และการสนับสนุนช่วงเปิดใช้งานจริง — สำหรับโรงแรมอิสระส่วนใหญ่มักอยู่ระหว่าง 300 ถึง 2,000 ดอลลาร์ ส่วนระบบระดับองค์กรคิดค่าเซ็ตอัปหน้างานที่ 850 ถึง 1,500 ดอลลาร์ต่อวัน

ค่าธรรมเนียมเหล่านี้ไม่ปรากฏในการเปรียบเทียบรายเดือน แต่เป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้าที่เกิดขึ้นจริง โรงแรมที่เปลี่ยนระบบบริหารจัดการโรงแรมหลังใช้งานไปหนึ่งปี เท่ากับต้องจ่ายค่าตั้งค่าสองรอบโดยปริยาย

3. การเข้าถึงผู้จัดการช่องทาง

สำหรับโรงแรมใดก็ตามที่รายได้จากการจองผ่าน OTA มีความสำคัญ ผู้จัดการช่องทาง ไม่ใช่สิ่งที่เลือกมีหรือไม่มีก็ได้ แต่มันคือโมดูลที่ซิงโครไนซ์ความพร้อมใช้งานและราคาห้องพักแบบเรียลไทม์ระหว่าง Booking.com, Agoda, Expedia, Airbnb และแพลตฟอร์มอื่น ๆ

บางแพลตฟอร์มระบบบริหารจัดการโรงแรมรวมฟังก์ชันนี้ไว้ในค่าสมัครสมาชิกพื้นฐานแล้ว ขณะที่บางแพลตฟอร์มคิดเป็นโมดูลแยกต่างหาก — โดยทั่วไปอยู่ที่ 50 ถึง 150 ดอลลาร์ต่อเดือน และอีกกลุ่มหนึ่งส่งต่อการจัดการช่องทางไปยังเครื่องมือของบุคคลที่สามซึ่งมีค่าสมัครสมาชิกของตัวเอง

เมื่อผู้จัดการช่องทางถูกแยกออกมา ต้นทุนระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับโรงแรมที่แท้จริงจะเพิ่มขึ้นอีก 30 ถึง 60 เปอร์เซ็นต์ แม้ยังไม่รวมรายการอื่นใดก็ตาม

4. ค่าธรรมเนียมการประมวลผลการชำระเงิน

การประมวลผลการชำระเงินเป็นรายการที่มักถูกมองข้ามมากที่สุดในการวิเคราะห์ต้นทุนระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับโรงแรม แพลตฟอร์มส่วนใหญ่มักไม่รวมค่าธรรมเนียมการชำระเงินไว้ในราคาค่าสมัครสมาชิก แต่จะคิดต่อธุรกรรมแทน — โดยทั่วไปอยู่ที่ 1 ถึง 3 เปอร์เซ็นต์ บวกค่าธรรมเนียมคงที่ต่อการรูดบัตรแต่ละครั้ง

สำหรับโรงแรม 40 ห้องที่ประมวลผลรายได้จากการจองเดือนละ 30,000 ดอลลาร์ ค่าธรรมเนียมธุรกรรม 2 เปอร์เซ็นต์จะเพิ่มต้นทุนอีก 600 ดอลลาร์ต่อเดือน ตลอด 12 เดือน เท่ากับ 7,200 ดอลลาร์ — มากกว่าค่าสมัครสมาชิกพื้นฐานของระบบบริหารจัดการโรงแรมหลายรายสำหรับที่พักขนาดนี้

ค่าธรรมเนียมการชำระเงินจะเพิ่มขึ้นตามรายได้ ยิ่งอัตราการเข้าพักดี คุณก็ยิ่งจ่ายมากขึ้น

5. การเชื่อมต่อระบบและส่วนเสริม

สแต็กเทคโนโลยีโรงแรมที่พร้อมใช้งานจริงอย่างสมบูรณ์ มักต้องอาศัยการเชื่อมต่อที่ไม่ได้รวมอยู่ในระบบบริหารจัดการโรงแรมพื้นฐาน เช่น ซอฟต์แวร์บัญชี เครื่องมือจัดการรายได้ สมาร์ทล็อก การส่งข้อความถึงผู้เข้าพัก POS หรือฟีด metasearch การเชื่อมต่อแต่ละรายการอาจมีค่าธรรมเนียมรายเดือน ค่าเชื่อมต่อครั้งเดียว หรือทั้งสองแบบ

โรงแรมที่เชื่อมต่อระบบ 5 ถึง 8 ระบบเพิ่มเติมจากระบบบริหารจัดการโรงแรมระดับกลาง สามารถมีค่าใช้จ่ายเฉพาะด้านการเชื่อมต่อได้ง่าย ๆ ที่ 150 ถึง 400 ดอลลาร์ต่อเดือน

6. การสนับสนุนและเงื่อนไขสัญญา

การสนับสนุนที่ตอบสนองรวดเร็วเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนรวม — ไม่ใช่ในรูปแบบรายการค่าใช้จ่ายโดยตรง แต่ในฐานะความเสี่ยงด้านการปฏิบัติการ ระบบบริหารจัดการโรงแรมที่การซิงก์ OTA ขัดข้องและทีมสนับสนุนใช้เวลา 24 ชั่วโมงกว่าจะตอบกลับ ย่อมมีต้นทุนจริงระหว่างช่วงเวลาหยุดชะงักนั้น

บางแพลตฟอร์มรวมการสนับสนุนไว้ในค่าสมัครสมาชิกพื้นฐานแล้ว ขณะที่บางแพลตฟอร์มแบ่งระดับบริการ: แผนพื้นฐานรองรับทางอีเมล ส่วนแชตสดหรือโทรศัพท์อยู่ในแพ็กเกจพรีเมียม สัญญาหลายปีอาจผูกมัดคุณไว้กับเงื่อนไขที่ไม่เอื้อ หากระบบนั้นไม่เหมาะกับการดำเนินงานของคุณจริง ๆ

ต้นทุนระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับโรงแรมตลอด 12 เดือนตามขนาดที่พักเป็นอย่างไร

ตัวเลขเหล่านี้สะท้อนต้นทุนรวมตลอดปีโดยทั่วไป ซึ่งรวมค่าสมัครสมาชิก ผู้จัดการช่องทาง การเริ่มใช้งาน และค่าธรรมเนียมการประมวลผลการชำระเงินเฉลี่ยแล้ว ไม่ใช่ใบเสนอราคาที่รับประกัน — ต้นทุนจริงขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ จำนวนห้อง และปริมาณการจอง

ต่ำกว่า 20 ห้อง: ค่าสมัครสมาชิกรายเดือนโดยทั่วไปอยู่ที่ 50–100 ดอลลาร์ เมื่อรวมผู้จัดการช่องทางแบบแยกต่างหาก (0–80 ดอลลาร์/เดือน) ค่าธรรมเนียมการชำระเงิน 100–250 ดอลลาร์/เดือน และค่าตั้งค่า 300–600 ดอลลาร์ ต้นทุนรวมปีแรกมักอยู่ระหว่าง 2,100 ถึง 4,860 ดอลลาร์

20–50 ห้อง: ค่าสมัครสมาชิกรายเดือนอยู่ที่ 100–300 ดอลลาร์ เพิ่มผู้จัดการช่องทาง (0–120 ดอลลาร์) ค่าธรรมเนียมการชำระเงิน (300–700 ดอลลาร์/เดือน) และค่าตั้งค่า 500–1,200 ดอลลาร์ — ต้นทุนรวมปีแรกโดยทั่วไปอยู่ที่ 4,700 ถึง 12,600 ดอลลาร์

50–100 ห้อง: ค่าสมัครสมาชิกรายเดือน 300–600 ดอลลาร์ ผู้จัดการช่องทาง (0–150 ดอลลาร์) ค่าธรรมเนียมการชำระเงิน (600–1,500 ดอลลาร์/เดือน) ค่าตั้งค่า 800–2,000 ดอลลาร์ — ต้นทุนรวมปีแรก 8,600 ถึง 22,200 ดอลลาร์

100 ห้องขึ้นไป: ค่าสมัครสมาชิกรายเดือน 600–1,500 ดอลลาร์ ผู้จัดการช่องทาง (0–200 ดอลลาร์) ค่าธรรมเนียมการชำระเงิน (1,200–3,000 ดอลลาร์/เดือน) ค่าตั้งค่า 1,200–3,000 ดอลลาร์ — ต้นทุนรวมปีแรก 17,400 ถึง 54,000 ดอลลาร์

ช่วงราคาที่แตกต่างกันในทุกขนาดที่พัก สะท้อนความต่างระหว่างแพลตฟอร์มที่รวมการจัดการช่องทางไว้แล้ว กับแพลตฟอร์มที่คิดค่าใช้จ่ายส่วนนี้แยกต่างหาก ตัวแปรเพียงตัวเดียวนั้นสามารถทำให้ต้นทุนรายปีเปลี่ยนไปได้ 30 ถึง 50 เปอร์เซ็นต์

ต้นทุนที่ทบเพิ่มในเดือนที่ 2 ถึง 12

ความประหลาดใจด้านต้นทุนระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับโรงแรมที่ใหญ่ที่สุด มักไม่ได้เกิดขึ้นในวันแรก แต่จะปรากฏหลังจากใช้งานไปหลายเดือน เมื่อระบบเริ่มทำงานจริงและการเรียกเก็บเงินเกิดขึ้นจริง

• ค่าธรรมเนียม OTA ต่อช่องทาง บางแพลตฟอร์มคิดค่าบริการต่อการเชื่อมต่อ OTA — เป็นค่าใช้จ่ายรายเดือนหรือรายปีสำหรับแต่ละช่องทางที่คุณเปิดใช้งาน โรงแรมที่เชื่อมต่อกับ OTA 7 ราย อาจเห็นรายการนี้เติบโตจากหมายเหตุเล็ก ๆ กลายเป็นค่าใช้จ่ายรายเดือนก้อนสำคัญได้
• จำนวนผู้ใช้เกินสิทธิ์ ค่าสมัครสมาชิกระบบบริหารจัดการโรงแรมพื้นฐานมักรวมบัญชีพนักงานเพียง 2 ถึง 4 บัญชี โรงแรมที่มีแผนกต้อนรับครอบคลุมหลายกะ อาจชนเพดานนี้ภายในไม่กี่สัปดาห์หลังเปิดใช้งานจริง ที่นั่งผู้ใช้เพิ่มเติม — โดยทั่วไป 10 ถึง 30 ดอลลาร์ต่อเดือนต่อคน — สามารถสะสมเป็นต้นทุนได้อย่างรวดเร็ว
• ข้อจำกัดในการเข้าถึงรายงาน รายงานพื้นฐานด้านอัตราการเข้าพักและรายได้มักมีให้ในเกือบทุกแพ็กเกจ แต่การวิเคราะห์แนวโน้ม ADR การแยกประสิทธิภาพตามช่องทาง และรายงานคาดการณ์ที่ส่งออกได้ มักถูกล็อกไว้หลังการอัปเกรดแพ็กเกจ โรงแรมที่ต้องใช้รายงานเหล่านี้เพื่อบริหารผลตอบแทน จะค้นพบช่องว่างนี้ในช่วงเวลาที่ต้องใช้มากที่สุด
• ค่าใช้จ่ายจากการยกเลิกก่อนกำหนด โรงแรมที่เซ็นสัญญา 12 เดือนหรือ 24 เดือน แล้วพบว่าระบบไม่เหมาะกับการดำเนินงานของตน จะต้องเผชิญต้นทุนการยกเลิกจริง ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักไม่ปรากฏในการเปรียบเทียบราคา แต่มีความสำคัญเมื่อถึงเวลาตามเงื่อนไขสัญญา

วิธีสร้างประมาณการต้นทุนระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับโรงแรมตลอด 12 เดือนด้วยตัวคุณเอง

ก่อนเปรียบเทียบผู้ให้บริการ ควรสร้างโมเดลต้นทุนสำหรับที่พักของคุณ โดยใช้รายการต่อไปนี้:

1. ค่าสมัครสมาชิกพื้นฐาน — ค่ารายเดือน × 12 ตามจำนวนห้องจริงของคุณ
2. ค่าตั้งค่าและการเริ่มใช้งาน — ค่าใช้จ่ายครั้งเดียวในเดือนแรก
3. ผู้จัดการช่องทาง — ค่ารายเดือน × 12 หากไม่ได้รวมไว้ หรือ 0 ดอลลาร์หากรวมอยู่แล้ว
4. ระบบจอง — ค่ารายเดือน × 12 หากไม่ได้รวมไว้
5. การประมวลผลการชำระเงิน — ประมาณการรายได้จากการจองต่อเดือน × อัตราค่าธรรมเนียมธุรกรรม × 12
6. การเชื่อมต่อระบบ — ระบุทุกการเชื่อมต่อที่คุณต้องใช้ ตั้งราคาแต่ละรายการ แล้ว × 12
7. ระดับการสนับสนุน — หากการสนับสนุนมาตรฐานต้องอัปเกรดแพ็กเกจ ให้รวมต้นทุนส่วนนี้เข้าไป
8. ที่นั่งผู้ใช้ — นับจำนวนพนักงานแผนกต้อนรับของคุณ ตรวจสอบเพดานจำนวนที่นั่งของแพ็กเกจ แล้วบวกส่วนเกิน

รวมทั้งเจ็ดรายการเข้าด้วยกัน ผลรวมที่ได้คือต้นทุนระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับโรงแรมตลอด 12 เดือนของผู้ให้บริการรายนั้น

การใช้โมเดลเดียวกันนี้กับผู้ให้บริการ 2 หรือ 3 ราย ใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งชั่วโมง และมักเผยให้เห็นความแตกต่างด้านต้นทุนที่อัตราราคาหลักรายเดือนไม่ได้แสดงให้เห็นอย่างสม่ำเสมอ

ต้นทุนระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับโรงแรมแบบโปร่งใสในทางปฏิบัติเป็นอย่างไร

ราคาแบบโปร่งใสหมายความว่า คุณสามารถสร้างโมเดลต้นทุนตลอด 12 เดือนของผู้ให้บริการได้ ก่อนที่ทีมของคุณจะต้องพึ่งพาระบบนั้นในการทำงานจริง

แผนฟรีของ Smart Order ครอบคลุมการทำงานของแผนกต้อนรับ รายงานพื้นฐาน แอปมือถือ และการจัดการลูกค้า — โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต แพ็กเกจแบบชำระเงินจะรวมระบบบริหารจัดการโรงแรม ผู้จัดการช่องทาง ระบบจอง และรายงานไว้ในค่าสมัครสมาชิกเดียว โดยไม่มีค่าธรรมเนียม OTA ต่อช่องทาง การประมวลผลการชำระเงินทำผ่านการเชื่อมต่อเกตเวย์การชำระเงินมาตรฐาน แทนการบวกราคาผ่านระบบเฉพาะของผู้ให้บริการ โครงสร้างนี้ช่วยให้การคำนวณต้นทุนรวมเป็นเรื่องตรงไปตรงมาตั้งแต่เริ่มต้น

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับต้นทุนระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับโรงแรม

ต้นทุนการเป็นเจ้าของรวมสำหรับระบบบริหารจัดการโรงแรมของโรงแรมคืออะไร?

TCO คือจำนวนเงินทั้งหมดที่ที่พักต้องจ่ายตลอด 12 เดือน — ค่าสมัครสมาชิก การเริ่มใช้งาน ผู้จัดการช่องทาง ระบบจอง การประมวลผลการชำระเงิน การเชื่อมต่อระบบ และการสนับสนุน เป็นตัวชี้วัดสำหรับการเปรียบเทียบที่เชื่อถือได้มากกว่าราคาที่โฆษณาไว้ต่อเดือน

ทำไมต้นทุนระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับโรงแรมจึงสูงกว่าราคาที่โฆษณาไว้?

ราคาที่โฆษณาไว้ครอบคลุมเพียงค่าสมัครสมาชิกพื้นฐานเท่านั้น ที่พักส่วนใหญ่ต้องการผู้จัดการช่องทาง ระบบจอง การประมวลผลการชำระเงิน และรายงานเพื่อให้ดำเนินงานได้จริง ฟังก์ชันเหล่านี้อาจถูกรวมไว้ในแพ็กเกจระดับสูงกว่า หรือขายเป็นส่วนเสริม — ซึ่งทั้งสองแบบล้วนเพิ่มต้นทุนจริง

ค่าธรรมเนียมการประมวลผลการชำระเงินเพิ่มต้นทุนระบบบริหารจัดการโรงแรมต่อปีเท่าไร?

ที่อัตราค่าธรรมเนียมธุรกรรม 2 เปอร์เซ็นต์ โรงแรม 40 ห้องที่มีรายได้รายเดือน 30,000 ดอลลาร์ จะจ่ายค่าธรรมเนียมธุรกรรมประมาณ 7,200 ดอลลาร์ต่อปี — นอกเหนือจากค่าสมัครสมาชิกระบบบริหารจัดการโรงแรม รายการนี้มักถูกตัดออกจากการเปรียบเทียบหน้าราคาอยู่บ่อยครั้ง

ต้นทุนระบบบริหารจัดการโรงแรมตลอด 12 เดือนที่เหมาะสมสำหรับโรงแรมขนาดเล็กควรอยู่ที่เท่าไร?

โรงแรมขนาดเล็กที่มีต่ำกว่า 30 ห้อง ควรคาดว่าจะมีต้นทุนรวมในปีแรกประมาณ 2,000 ถึง 5,000 ดอลลาร์ เมื่อรวมโมดูลที่จำเป็นทั้งหมด ค่าตั้งค่า และค่าธรรมเนียมธุรกรรมแล้ว ค่าบริการรายเดือนที่ดูต่ำที่สุดในโฆษณา ไม่ได้หมายความว่าจะให้ต้นทุนรวมปีแรกต่ำที่สุดเสมอไป

ฉันจะเปรียบเทียบผู้ให้บริการระบบบริหารจัดการโรงแรมด้านต้นทุนอย่างเป็นธรรมได้อย่างไร?

ขอประมาณการต้นทุนเป็นลายลักษณ์อักษรตลอด 12 เดือน ซึ่งรวมค่าสมัครสมาชิก การเริ่มใช้งาน ผู้จัดการช่องทาง ระบบจอง การเชื่อมต่อระบบ ค่าธรรมเนียมการชำระเงินตามปริมาณการจองของคุณ ระดับการสนับสนุน และเงื่อนไขสัญญา เปรียบเทียบจากยอดรวม ไม่ใช่เพียงราคาโปรโมตหลัก

ต้นทุนระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับโรงแรมจะเพิ่มขึ้นเมื่ออัตราการเข้าพักดีขึ้นหรือไม่?

ค่าสมัครสมาชิกแบบคิดต่อห้องและแบบเหมาจ่ายไม่เปลี่ยนตามอัตราการเข้าพัก แต่ค่าธรรมเนียมการประมวลผลการชำระเงินจะเพิ่มตามปริมาณธุรกรรม ที่พักที่มีอัตราการเข้าพักสูงจึงควรแยกจำลองค่าธรรมเนียมการชำระเงินต่างหาก เมื่อประเมินต้นทุนระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับโรงแรมโดยรวม