ขั้นตอนการอนุมัติการเปลี่ยนแปลงราคาห้องพักสำหรับทีมแผนกต้อนรับและทีมบริหารรายได้

ขั้นตอนการอนุมัติการเปลี่ยนแปลงราคาห้องพักของโรงแรมช่วยป้องกันไม่ให้แนวคิดด้านราคาที่สมเหตุสมผลกลายเป็นการเปลี่ยนแปลงที่แสดงต่อผู้เข้าพักโดยไร้การควบคุม แผนกต้อนรับอาจพบความต้องการจองแบบวอล์กอินที่เพิ่มขึ้นอย่างไม่คาดคิด ขณะที่ทีมบริหารรายได้เข้าใจกลยุทธ์ช่องทาง โปรโมชัน และอัตราเข้าพักในอนาคต มุมมองทั้งสองฝ่ายล้วนสำคัญ แต่ไม่ควรมีทีมใดเปลี่ยนราคาโดยไม่มีบันทึกร่วมกันอย่างชัดเจนว่ากำลังเปลี่ยนแปลงอะไรและเพราะเหตุใด

ขั้นตอนการทำงานด้านล่างออกแบบมาสำหรับโรงแรมอิสระและกลุ่มโรงแรมขนาดเล็ก โดยเพิ่มการควบคุมในระดับที่เพียงพอต่อการรักษารายได้และความสอดคล้องของราคา โดยไม่ทำให้การปรับราคาตามปกติทุกครั้งกลายเป็นการประชุมที่ยืดเยื้อ

เริ่มต้นด้วยการกำหนดสิทธิ์ในการตัดสินใจอย่างชัดเจน

กำหนดการเปลี่ยนแปลงไว้สามระดับ การเปลี่ยนแปลงตามปกติจะอยู่ภายในแผนราคาหรือช่วงราคาที่ได้รับอนุมัติ การเปลี่ยนแปลงที่มีนัยสำคัญจะอยู่นอกช่วงดังกล่าว ส่งผลต่อหลายวันหรือหลายประเภทห้องพัก หรือเปลี่ยนแปลงข้อจำกัด ส่วนการเปลี่ยนแปลงที่มีความเสี่ยงสูงจะเกี่ยวข้องกับวันที่ห้องพักเต็ม ข้อตกลงกับกรุ๊ป ผลิตภัณฑ์แบบไม่คืนเงิน โปรโมชันสำคัญ หรือหลายช่องทางพร้อมกัน

กำหนดผู้อนุมัติตามระดับ ผู้จัดการแผนกต้อนรับอาจอนุมัติการปรับราคาวอล์กอินภายในวันเดียวกันและภายในช่วงที่จำกัด ผู้จัดการฝ่ายบริหารรายได้อาจอนุมัติการเปลี่ยนแปลงในอนาคตที่ครอบคลุมกว้างกว่า ส่วนส่วนลดจำนวนมาก วันที่มีกิจกรรมพิเศษ หรือการเปลี่ยนแปลงที่อาจกระทบธุรกิจตามสัญญา อาจต้องได้รับอนุมัติจากเจ้าของหรือผู้จัดการทั่วไป

เขียนข้อจำกัดเหล่านี้ด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย พนักงานควรทราบเปอร์เซ็นต์หรือจำนวนเงินสูงสุดที่ตนเปลี่ยนแปลงได้ ช่วงวันที่ที่อยู่ในอำนาจควบคุม และแผนราคาที่สามารถแก้ไขได้ การตั้งค่าสิทธิ์ตามบทบาทในระบบ PMS โรงแรมควรรองรับนโยบายดังกล่าว แทนที่จะให้ผู้ใช้ทุกคนมีสิทธิ์เข้าถึงการกำหนดราคาในระดับเดียวกัน

ขั้นตอนที่ 1: ส่งคำขอเปลี่ยนแปลงราคาที่มีข้อมูลครบถ้วน

ผู้ยื่นคำขอควรระบุปัญหาทางธุรกิจให้ชัดเจน ไม่ใช่เพียงขอให้ “ขึ้นราคา” หรือ “ปรับราคาให้เท่ากับ OTA” คำขอที่มีประโยชน์ควรระบุโรงแรม ประเภทห้องพัก แผนราคา วันที่เข้าพัก ช่วงเวลาการจอง ราคาปัจจุบัน ราคาที่เสนอ ข้อจำกัด ช่องทาง และเหตุผล

ระบุผลลัพธ์ที่คาดหวังด้วย เป้าหมายอาจเป็นการรักษาอัตรากำไรในช่วงสุดสัปดาห์ที่มีความต้องการสูง การกระตุ้นยอดจองช่วงกลางสัปดาห์ที่ชะลอตัว การปรับประเภทห้องพักที่คำนวณราคาอ้างอิงให้สอดคล้องกัน หรือการแก้ไขราคาสาธารณะที่ป้อนไม่ถูกต้อง ผลลัพธ์ที่ชัดเจนช่วยให้ผู้อนุมัติประเมินได้ว่าการเปลี่ยนแปลงราคาเป็นแนวทางที่เหมาะสมหรือไม่

แนบหลักฐานสนับสนุนที่จำเป็นอย่างน้อย ได้แก่ อัตราเข้าพักปัจจุบัน จำนวนห้องพักคงเหลือ ยอดจองที่เพิ่มขึ้นล่าสุด ราคาห้องพักที่เปรียบเทียบกันได้ภายในโครงสร้างราคาของโรงแรม และโปรโมชันที่กำลังใช้งานซึ่งอาจเปลี่ยนแปลงราคาสุดท้ายที่ผู้เข้าพักเห็น หลีกเลี่ยงการคัดลอกรายงานที่ไม่เกี่ยวข้องมาใส่ในคำขอ

ขั้นตอนที่ 2: ตรวจสอบผลกระทบก่อนอนุมัติ

ผู้อนุมัติควรตรวจสอบสี่ด้าน ได้แก่ รายได้ สิ่งที่รับปากไว้กับผู้เข้าพัก ความสอดคล้องระหว่างช่องทาง และความเป็นไปได้ในการดำเนินงาน ราคาที่สูงขึ้นอาจสมเหตุสมผลในเชิงธุรกิจแต่ขัดแย้งกับโควตาห้องพักของกรุ๊ปที่มีอยู่ ส่วนลดอาจช่วยเติมห้องว่าง แต่เมื่อใช้ร่วมกับโปรโมชันสำหรับมือถือหรือสมาชิก อาจทำให้ราคาสุดท้ายลดลงมากกว่าที่ตั้งใจไว้

ตรวจสอบเงื่อนไขการยกเลิก อาหารที่รวมอยู่ในราคา ค่าบริการเพิ่มตามจำนวนผู้เข้าพัก จำนวนคืนขั้นต่ำ กฎปิดรับวันเข้าพัก รวมถึงภาษีหรือค่าธรรมเนียม ราคาเพียงอย่างเดียวไม่สามารถอธิบายสิ่งที่ผู้เข้าพักจองได้ทั้งหมด

ใช้รายงานและการวิเคราะห์ของโรงแรมเพื่อเปรียบเทียบอัตราเข้าพัก ADR ยอดจองที่เพิ่มขึ้น และจำนวนห้องคงเหลือสำหรับวันที่ขอเปลี่ยนแปลง การอนุมัติควรระบุการเปลี่ยนแปลงที่แน่นอน ขอบเขต เวลาเริ่มต้น เวลาสิ้นสุด และเงื่อนไขใดๆ ที่ต้องมีการตรวจสอบรอบที่สอง

ขั้นตอนที่ 3: อนุมัติ ปฏิเสธ หรือส่งกลับเพื่อแก้ไข

การอนุมัติต้องชัดเจน การตอบกลับด้วยอีโมจิ การพูดคุยระหว่างเดินผ่านกัน หรือข้อความว่า “ดูเรียบร้อยดี” ยังไม่เพียงพอเมื่อมีหลายวันที่เข้าพักหรือหลายแผนราคาเข้ามาเกี่ยวข้อง ควรบันทึกผู้อนุมัติ เวลา ค่าที่ได้รับอนุมัติ และข้อจำกัดต่างๆ

หากปฏิเสธคำขอ ให้ระบุเหตุผล เช่น หลักฐานด้านความต้องการไม่เพียงพอ มีโปรโมชันที่ขัดแย้งกัน มีห้องพักของกรุ๊ปที่ได้รับการคุ้มครอง หรือราคาอยู่นอกช่วงที่อนุมัติ หากแนวคิดนั้นใช้ได้แต่ขอบเขตกว้างเกินไป ให้ส่งกลับพร้อมขอบเขตที่แคบลงแทนที่จะปล่อยให้ผู้ยื่นคำขอต้องคาดเดาเอง

เมื่อผู้ยื่นคำขอและผู้อนุมัติทำงานผ่านแชตหรือสเปรดชีตคนละชุด พนักงานที่ป้อนการเปลี่ยนแปลงอาจนำเวอร์ชันที่ล้าสมัยไปใช้ได้ง่าย Smart Order ช่วยเก็บการตัดสินใจด้านราคา วันที่ได้รับผลกระทบ และการติดตามงานให้อยู่ใกล้กับปฏิทินโรงแรมและขั้นตอนการทำงานของทีมมากขึ้น

ขั้นตอนที่ 4: ป้อนการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติเพียงครั้งเดียว

พนักงานที่ได้รับมอบหมายควรดำเนินการเปลี่ยนแปลงจากจุดควบคุมราคาตามปกติของโรงแรม ซึ่งอาจเป็นระบบบริหารจัดการโรงแรม ระบบบริหารรายได้ หรือผู้จัดการช่องทาง ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของที่พัก หลีกเลี่ยงการแก้ไขระบบหลังบ้านของ OTA หลายแห่งแยกกัน เว้นแต่การอนุมัติจะครอบคลุมข้อยกเว้นเฉพาะช่องทางอย่างชัดเจน

ก่อนบันทึก ให้เปรียบเทียบข้อมูลที่ป้อนกับรายละเอียดการอนุมัติ ได้แก่ โรงแรม ประเภทห้องพัก แผนราคา ช่วงวันที่ วันในสัปดาห์ ราคา กฎจำนวนผู้เข้าพัก แผนอาหาร และข้อจำกัด ตรวจสอบว่าค่านั้นเป็นราคาฐานหรือราคาที่คำนวณอ้างอิง เพราะการเปลี่ยนทั้งสองค่าอาจทำให้ระบบนำการปรับราคาไปใช้ซ้ำสองครั้งโดยไม่ตั้งใจ

บันทึกว่าใครเป็นผู้ป้อนการเปลี่ยนแปลงและดำเนินการเมื่อใด หากระบบตั้งกำหนดการราคาในอนาคตได้ ให้ระบุเวลาเปิดใช้งาน หากเป็นการเปลี่ยนแปลงชั่วคราว ให้ตั้งวันหมดอายุหรืองานสำหรับปรับกลับ แทนการหวังว่าจะมีคนจำได้ในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบผลลัพธ์ที่ผู้เข้าพักเห็น

ผู้ที่ป้อนราคาควรยืนยันว่าระบบรับค่าดังกล่าวแล้ว และควรให้พนักงานอีกคนตรวจสอบผลลัพธ์ผ่านเส้นทางการจอง โดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่มีนัยสำคัญหรือมีความเสี่ยงสูง

ตรวจสอบวันแรก วันสุดท้าย วันที่มีความต้องการสูงหนึ่งวันภายในช่วงที่กำหนด และวันที่ไม่ได้รับผลกระทบหนึ่งวัน ตรวจสอบเว็บไซต์โรงแรมและช่องทางเชื่อมต่อที่เกี่ยวข้อง โดยเปรียบเทียบห้องพัก จำนวนผู้เข้าพัก รูปแบบอาหาร เงื่อนไขการยกเลิก ภาษี และสิทธิ์ของผู้เข้าพักให้ตรงกัน

ระบบของหน้าต้อนรับโรงแรมควรแสดงราคาและข้อจำกัดที่ได้รับอนุมัติสำหรับการจองแบบวอล์กอินหรือทางโทรศัพท์ด้วย หากช่องทางใดช่องทางหนึ่งแสดงข้อมูลแตกต่างกัน ให้บันทึกข้อยกเว้นและตรวจสอบสาเหตุโดยไม่แก้ไขราคาฐานที่ได้รับอนุมัติซ้ำไปมา

สร้างขั้นตอนเร่งด่วนสำหรับการเปลี่ยนแปลงราคา

ความต้องการภายในวันเดียวกันอาจเปลี่ยนแปลงเร็วกว่ารอบการอนุมัติเต็มรูปแบบ จึงควรสร้างขั้นตอนเร่งด่วนที่มีข้อจำกัดเข้มงวดยิ่งขึ้น โดยอนุญาตให้พนักงานที่กำหนดเปลี่ยนแผนราคาที่ระบุภายในช่วงที่ได้รับอนุมัติ เฉพาะวันนี้หรือพรุ่งนี้เท่านั้น และต้องบันทึกเหตุผลทันที

กำหนดให้บุคคลที่สองตรวจสอบภายในระยะเวลาสั้นๆ ขั้นตอนเร่งด่วนต้องไม่อนุญาตให้พนักงานเปลี่ยนแปลงราคาตามสัญญา กฎโปรโมชันที่กำลังใช้งาน ข้อตกลงกับกรุ๊ป หรือประเภทห้องพักที่ปิดขาย โดยไม่ได้รับอนุมัติจากผู้อนุมัติตามปกติ

แอปบริหารโรงแรมช่วยให้ผู้จัดการที่ได้รับอนุญาตตรวจสอบอัตราเข้าพักและอนุมัติการเปลี่ยนแปลงภายในขอบเขตได้แม้อยู่นอกสำนักงาน อย่างไรก็ตาม บันทึกยังคงต้องแสดงคำขอ การอนุมัติ การป้อนข้อมูล และการตรวจสอบ

ทบทวนการเปลี่ยนแปลงหลังสิ้นสุดช่วงเวลาการจอง

การเปลี่ยนแปลงราคาที่ได้รับอนุมัติไม่ได้ให้ผลตามที่คาดหวังเสมอไป หลังสิ้นสุดช่วงเวลาการจองหรือวันที่เข้าพักที่ได้รับผลกระทบ ให้เปรียบเทียบยอดจองที่เพิ่มขึ้น อัตราเข้าพัก ADR การยกเลิก และรายได้สุทธิกับเหตุผลที่ระบุไว้ในคำขอ

อย่าตัดสินการเปลี่ยนแปลงจากเพียงว่าห้องพักขายได้หรือไม่ ส่วนลดจำนวนมากอาจเพิ่มอัตราเข้าพักแต่ลดกำไรส่วนเพิ่ม ขณะที่ราคาที่สูงขึ้นอาจทำให้ยอดจองลดลง แต่เพิ่มรายได้จากจำนวนห้องพักที่มีจำกัดได้ บันทึกผลลัพธ์ด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย เพื่อให้การตัดสินใจในอนาคตนำสิ่งที่โรงแรมได้เรียนรู้มาใช้ประโยชน์

ตรวจสอบตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงทุกเดือน ตรวจสอบว่าการอนุมัติสอดคล้องกับขอบเขตอำนาจ มีการปรับการเปลี่ยนแปลงชั่วคราวกลับแล้ว มีการตรวจสอบราคาสุดท้ายที่ผู้เข้าพักเห็น และขั้นตอนเร่งด่วนไม่ได้กลายเป็นกระบวนการตามปกติ

คำถามที่พบบ่อย

ใครควรอนุมัติการเปลี่ยนแปลงราคาห้องพักของโรงแรม?

การอนุมัติควรสอดคล้องกับความเสี่ยงทางธุรกิจ ผู้จัดการแผนกต้อนรับอาจจัดการการเปลี่ยนแปลงภายในวันเดียวกันที่มีขอบเขตจำกัด ผู้จัดการฝ่ายบริหารรายได้รับผิดชอบการตัดสินใจด้านราคาที่กว้างขึ้น ส่วนเจ้าของหรือผู้จัดการทั่วไปรับผิดชอบส่วนลดจำนวนมากหรือวันที่ได้รับการคุ้มครอง

พนักงานที่ยื่นคำขอเปลี่ยนแปลงควรเป็นผู้อนุมัติด้วยหรือไม่?

การเปลี่ยนแปลงตามปกติภายในช่วงที่ได้รับอนุมัติล่วงหน้าอาจไม่จำเป็นต้องมีผู้อนุมัติแยกต่างหาก ส่วนการเปลี่ยนแปลงที่มีนัยสำคัญและมีความเสี่ยงสูงควรให้ผู้มีอำนาจอีกคนเป็นผู้อนุมัติหรือตรวจสอบ

คำขอเปลี่ยนแปลงราคาควรมีข้อมูลอะไรบ้าง?

ระบุประเภทห้องพัก แผนราคา วันที่ ราคาปัจจุบันและราคาที่เสนอ ข้อจำกัด ช่องทาง เหตุผล ข้อมูลอัตราเข้าพักหรือยอดจองที่เพิ่มขึ้นเพื่อใช้สนับสนุน ผู้อนุมัติ วันหมดอายุ และผลลัพธ์ที่คาดหวัง

โรงแรมควรจัดการราคาเร่งด่วนภายในวันเดียวกันอย่างไร?

ใช้ขั้นตอนเร่งด่วนที่มีการจัดทำบันทึก กำหนดขอบเขตอำนาจ วันที่ และแผนราคาอย่างจำกัด บันทึกการเปลี่ยนแปลงทันที และให้บุคคลที่สองตรวจสอบโดยเร็ว

อะไรเป็นหลักฐานว่าการเปลี่ยนแปลงราคาดำเนินการอย่างถูกต้องแล้ว?

ค่าที่ได้รับอนุมัติต้องปรากฏในระบบควบคุมและในการค้นหาที่ผู้เข้าพักเห็นซึ่งใช้เงื่อนไขเปรียบเทียบเดียวกันสำหรับวันที่ ห้องพัก จำนวนผู้เข้าพัก ข้อกำหนด และช่องทางที่ต้องการ ขณะที่วันที่ไม่ได้รับผลกระทบยังคงไม่เปลี่ยนแปลง