วิธีทำให้การจัดการ Airbnb ของคุณเป็นอัตโนมัติสำหรับโรงแรมอิสระและที่พักแบบเตียงอาหารเช้า

ระบบอัตโนมัติของ Airbnb ไม่ได้มีไว้เพื่อตัดคนออกจากงานบริการ แต่มีไว้เพื่อลดงานแมนนวลที่ทำซ้ำ ซึ่งก่อให้เกิดความล่าช้า ข้อความตกหล่น ความผิดพลาดของปฏิทิน และประสบการณ์การเข้าพักที่ไม่สม่ำเสมอ

สำหรับโรงแรมอิสระและที่พักแบบเตียงอาหารเช้า ความท้าทายแตกต่างจากที่พักวันหยุดเพียงแห่งเดียว คุณอาจมีหลายห้องพัก ความพร้อมใช้งานที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ทีมงานแม่บ้าน การเปลี่ยนห้องในวันเดียวกัน การจองตรง และ OTA อื่น ๆ

คู่มือนี้จะอธิบายวิธีทำให้การจัดการ Airbnb เป็นอัตโนมัติโดยไม่สูญเสียการควบคุมประสบการณ์ของผู้เข้าพัก

สิ่งที่ระบบอัตโนมัติของ Airbnb หมายถึงจริง ๆ

ระบบอัตโนมัติของ Airbnb คือการตั้งค่าระบบให้จัดการงานที่คาดการณ์ได้โดยไม่ต้องลงมือทำเองทุกครั้ง

ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่ ข้อความ Airbnb อัตโนมัติ คำแนะนำการเช็คอินตามกำหนดเวลา, การแจ้งเตือนงานทำความสะอาด การซิงโครไนซ์ปฏิทิน การเข้าถึงผ่านสมาร์ทล็อก คำแนะนำด้านราคา และรายงานรายได้

Airbnb เองก็รองรับระบบอัตโนมัติบางส่วน ศูนย์บริการลูกค้าของ Airbnb อธิบายว่าโฮสต์สามารถสร้างข้อความตอบกลับด่วนตามกำหนดเวลาจากเงื่อนไขกระตุ้นต่าง ๆ เช่น การจองใหม่ การเช็คอิน หรือการเช็คเอาต์ นอกจากนี้ Airbnb ยังมี Smart Pricing ซึ่งสามารถปรับราคาต่อคืนภายในช่วงราคาขั้นต่ำและสูงสุดที่กำหนดได้

เครื่องมือเหล่านี้มีประโยชน์ แต่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์เท่านั้น โรงแรมและที่พักแบบเตียงอาหารเช้ายังต้องคำนึงถึงความพร้อมของห้องพัก สต็อกบน OTA สถานะการชำระเงิน งานของพนักงาน และข้อยกเว้นของผู้เข้าพัก

ขั้นตอนที่ 1: ทำให้ข้อความถึงผู้เข้าพักเป็นอัตโนมัติ

ข้อความเป็นจุดเริ่มต้นที่ง่ายที่สุด เพราะคำถามจากผู้เข้าพักจำนวนมากมักซ้ำกัน

สร้างข้อความ Airbnb ตามกำหนดเวลา สำหรับช่วงเวลาสำคัญของการเข้าพัก: การยืนยัน รายละเอียดก่อนเดินทางมาถึง คำแนะนำการเช็คอิน การติดตามระหว่างเข้าพัก การเตือนเช็คเอาต์ และการขอรีวิวหลังการเข้าพัก

ทำให้แต่ละข้อความสั้นเข้าไว้ ข้อความอัตโนมัติที่ยาวเกินไปมักถูกมองข้ามได้ง่าย โดยเฉพาะบนมือถือ ใช้ข้อความตอบกลับด่วนตามกำหนดเวลาของ Airbnb สำหรับการเข้าพักทั่วไป และใช้ ระบบบริหารจัดการโรงแรม หรือเครื่องมือส่งข้อความถึงผู้เข้าพัก หากคุณต้องการใช้เทมเพลตครอบคลุม Airbnb, Booking.com, อีเมล และการจองตรง

เป้าหมายคือความสม่ำเสมอ ผู้เข้าพักทุกคนควรได้รับข้อมูลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม แม้ในช่วงที่แผนกต้อนรับยุ่งมาก

ขั้นตอนที่ 2: ทำให้การซิงค์ปฏิทินและความพร้อมใช้งานเป็นอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติของปฏิทินมีความสำคัญต่อโรงแรมและที่พักแบบเตียงอาหารเช้ามากกว่าระบบอัตโนมัติของข้อความ

หากคุณลงขายสต็อกห้องพักเดียวกันบน Airbnb, Booking.com, Agoda และเว็บไซต์ของคุณเอง ทุกการจองจะต้องปิดความพร้อมใช้งานในทุกช่องทางอื่นทันที การอัปเดตแบบแมนนวลจะสร้างช่วงเวลาที่ผู้เข้าพักสองคนสามารถจองห้องเดียวกันได้

การซิงค์ iCal สามารถช่วยเรื่องการบล็อกวันที่ขั้นพื้นฐานได้ แต่ไม่เหมือนกับการจัดการช่องทางแบบเรียลไทม์ โรงแรมที่มีหลายห้องพักหรือรับการจองในวันเดียวกันควรใช้ ผู้จัดการช่องทาง หรือการเชื่อมต่อกับ ระบบบริหารจัดการโรงแรม ที่อัปเดตความพร้อมใช้งานทันทีที่มีการยืนยันการจอง

สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งสำหรับที่พักแบบเตียงอาหารเช้าที่ขายตามประเภทห้อง หากห้องหนึ่งถูกจองบน Airbnb แต่ระบบจองตรงของคุณยังคงแสดงห้องนั้นอยู่ ช่องว่างของระบบอัตโนมัติจะกลายเป็นความเสี่ยงของ การจองเกินจำนวน

ขั้นตอนที่ 3: ทำให้การส่งต่องานทำความสะอาดเป็นอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติของ Airbnb ควรรวมงานแม่บ้านไว้ด้วย ไม่ใช่มีแค่การส่งข้อความถึงผู้เข้าพัก

เมื่อยืนยันการเช็คเอาต์แล้ว ทีมทำความสะอาด ควรรู้ว่าห้องใดต้องจัดเตรียมใหม่ ผู้เข้าพักรายถัดไปจะมาถึงเมื่อใด และผู้เข้าพักได้ทิ้งหมายเหตุพิเศษไว้หรือไม่ สำหรับโรงแรมและที่พักแบบเตียงอาหารเช้า วิธีนี้จะได้ผลดีที่สุดเมื่อสถานะการทำความสะอาดเชื่อมโยงกับปฏิทินการจอง

ระบบอัตโนมัติสำหรับงานทำความสะอาดที่มีประโยชน์ ได้แก่ การมอบหมายห้องหลังเช็คเอาต์ การทำเครื่องหมายห้องที่ต้องเร่งด่วน การแจ้งปัญหาซ่อมบำรุง และการแจ้งแผนกต้อนรับเมื่อห้องพร้อมแล้ว

อย่าทำให้การตัดสินใจเป็นอัตโนมัติ หากพนักงานทำความสะอาดพบความเสียหายหรือปัญหาซ่อมบำรุง ระบบควรแจ้งเตือน แต่ผู้จัดการควรเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะจัดการกับผู้เข้าพัก การเคลม หรือการจัดสรรห้องอย่างไร

ขั้นตอนที่ 4: ทำให้การเช็คอินเป็นอัตโนมัติโดยไม่ซ่อนช่องทางช่วยเหลือ

เช็คอินด้วยตนเอง ช่วยประหยัดเวลาได้ แต่ต้องมีช่องทางขอความช่วยเหลือที่ชัดเจน

สำหรับที่พักแบบเตียงอาหารเช้าและโรงแรมขนาดเล็ก การเช็คอินอัตโนมัติอาจรวมถึงคำแนะนำการเดินทางมาถึงตามกำหนดเวลา รหัสสมาร์ทล็อก การเข้าผ่านแป้นกด แบบฟอร์มลงทะเบียนดิจิทัล หรือการเตือนชำระเงิน ผู้เข้าพักควรรู้ว่าจะไปที่ไหน ใช้รหัสอะไร และควรติดต่อใคร

ข้อผิดพลาดคือการส่งรายละเอียดการเข้าถึงเร็วเกินไปหรือคลุมเครือเกินไป โฮสต์จำนวนมากจะส่งข้อมูลการเช็คอินทั่วไปก่อนเดินทางมาถึง และส่งรหัสเข้าถึงสุดท้ายใกล้กับเวลาเช็คอินมากขึ้น

ควรมีคนจริงไว้เป็นทางสำรองหนึ่งช่องทาง ผู้เข้าพักที่เปิดประตูไม่ได้ตอนเที่ยงคืนไม่ได้สนใจว่าข้อความนั้นถูกส่งแบบอัตโนมัติหรือไม่

ขั้นตอนที่ 5: ทำให้การตั้งราคาเป็นอัตโนมัติอย่างระมัดระวัง

Smart Pricing ของ Airbnb สามารถปรับราคาตามความต้องการของที่พักที่คล้ายกันได้ Airbnb ระบุว่าโฮสต์สามารถกำหนดราคาขั้นต่ำและสูงสุด และแทนที่ Smart Pricing ได้ในปฏิทิน

การควบคุมนี้สำคัญมาก โรงแรมอิสระและที่พักแบบเตียงอาหารเช้าไม่ควรปล่อยให้ระบบตั้งราคาอัตโนมัติทำงานโดยไม่มีขอบเขต กำหนดอัตราขั้นต่ำ ปกป้องวันที่มีอีเวนต์ และตรวจสอบว่าการตั้งราคาอัตโนมัติช่วยเพิ่มทั้งอัตราการเข้าพักและรายได้จริงหรือไม่

สำหรับที่พักที่ลงขายในหลายช่องทาง การตั้งราคายังต้องคำนึงถึงความสอดคล้องของราคา หาก Airbnb ปรับราคา แต่ Booking.com และระบบจองตรงของคุณไม่ปรับตาม ผู้เข้าพักอาจเห็นราคาที่ไม่สอดคล้องกัน

ระบบอัตโนมัติด้านราคาควรช่วยแนะนำและกระจายราคาที่ดีกว่า ไม่ใช่ลดราคาคืนที่ทำรายได้ดีที่สุดของคุณแบบเงียบ ๆ

ขั้นตอนที่ 6: ทำให้การรายงานเป็นอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อคุณมองเห็นได้ว่ามันช่วยปรับปรุงการดำเนินงานหรือไม่

ติดตามสัญญาณเหล่านี้เป็นรายเดือน:

ประเด็นสำคัญไม่ใช่การทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติ แต่คือการลดงานซ้ำ ๆ พร้อมทำให้มองเห็นข้อยกเว้นได้ง่ายขึ้น

สิ่งที่ไม่ควรทำให้เป็นอัตโนมัติ

งานจัดการ Airbnb บางอย่างควรให้มนุษย์เป็นผู้ดูแลต่อไป

ไม่ควรทำให้การจัดการคำร้องเรียนของผู้เข้าพัก การตัดสินใจคืนเงิน การเคลมความเสียหาย การตอบรีวิว หรือคำขอที่ไม่ปกติเป็นอัตโนมัติทั้งหมด เทมเพลตอาจช่วยในการตอบครั้งแรกได้ แต่การตัดสินใจขั้นสุดท้ายต้องอาศัยบริบท

นอกจากนี้ ควรหลีกเลี่ยงระบบอัตโนมัติที่ละเมิดกฎของแพลตฟอร์มหรือสร้างประสบการณ์ที่ไม่ดีให้ผู้เข้าพัก อย่าดึงข้อมูลจาก Airbnb อย่าย้ายผู้เข้าพักออกนอกแพลตฟอร์มก่อนยืนยันการจอง และอย่าใช้คำตอบอัตโนมัติแบบคลุมเครือกับประเด็นด้านความปลอดภัย

กฎที่ปลอดภัยที่สุดนั้นง่ายมาก: ทำให้ช่วงเวลางานประจำเป็นอัตโนมัติ ไม่ใช่การตัดสินใจที่ละเอียดอ่อน

Smart Order เข้ากับระบบอัตโนมัติของ Airbnb อย่างไร

ระบบอัตโนมัติของ Airbnb มักสะดุดเมื่อการจอง การส่งต่องานทำความสะอาด และปฏิทินช่องทางอยู่คนละเครื่องมือ การจองเข้ามาแล้ว แต่พนักงานทำความสะอาดไม่รู้ว่าห้องมีการเปลี่ยนแปลง การจองตรงเข้ามาแล้ว แต่ Airbnb ยังเปิดขายอยู่

Smart Order เชื่อมต่อการจองจาก Airbnb ความพร้อมใช้งานบน OTA และสถานะงานแม่บ้านไว้ในเวิร์กโฟลว์เดียว เมื่อยืนยันการจองแล้ว ความพร้อมใช้งานจะอัปเดตในทุกช่องทางที่เชื่อมต่อ การจองจะปรากฏในปฏิทินของ ระบบบริหารจัดการโรงแรม และทีมงานสามารถทำงานจากสถานะห้องแบบสดได้ แทนการใช้กล่องข้อความที่แยกจากกัน

คำถามที่พบบ่อย

ฉันจะทำให้ข้อความ Airbnb เป็นอัตโนมัติได้อย่างไร?

ใช้ข้อความตอบกลับด่วนตามกำหนดเวลาของ Airbnb สำหรับการยืนยันการจอง รายละเอียดก่อนเดินทางมาถึง คำแนะนำการเช็คอิน การเตือนเช็คเอาต์ และการขอรีวิวหลังการเข้าพัก สำหรับที่พักที่อยู่หลายช่องทาง ให้ใช้ ระบบบริหารจัดการโรงแรม หรือเครื่องมือส่งข้อความที่สามารถส่งเทมเพลตผ่าน Airbnb อีเมล และ OTA อื่น ๆ ได้

การตั้งราคา Airbnb สามารถทำเป็นอัตโนมัติได้หรือไม่?

ได้ Smart Pricing ของ Airbnb สามารถปรับราคาต่อคืนภายในช่วงราคาขั้นต่ำและสูงสุดที่คุณกำหนดไว้ได้ อย่างไรก็ตาม โฮสต์ยังควรตรวจสอบวันอีเวนต์ ช่วงไฮซีซัน และระดับกำไรขั้นต่ำด้วยตนเอง

ฉันสามารถทำให้งานทำความสะอาดของ Airbnb เป็นอัตโนมัติได้หรือไม่?

ได้ แต่ระบบอัตโนมัติงานทำความสะอาดควรเชื่อมต่อกับการจองจริง เมื่อผู้เข้าพักเช็คเอาต์ งานทำความสะอาดควรแสดงห้อง ลำดับความสำคัญ เวลาเข้าพักถัดไป และหมายเหตุ ส่วนการพบความเสียหายยังควรให้ผู้จัดการตรวจสอบ

โรงแรมอิสระจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับ Airbnb หรือไม่?

โดยปกติแล้ว โรงแรมและที่พักแบบเตียงอาหารเช้าจะต้องใช้ระบบอัตโนมัติเมื่อเริ่มดูแลหลายห้องพัก หลาย OTA หรือมีการเปลี่ยนห้องในวันเดียวกัน รายการที่พัก Airbnb เพียงรายการเดียวอาจทำงานได้ด้วยเครื่องมือพื้นฐานของแพลตฟอร์ม แต่การดำเนินงานหลายห้องจำเป็นต้องมีการซิงค์ที่แข็งแกร่งกว่า

ความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดของระบบอัตโนมัติ Airbnb คืออะไร?

ความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดคือการทำให้มากเกินไป ข้อความและการอัปเดตตามงานประจำเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับระบบอัตโนมัติ แต่การร้องเรียน การคืนเงิน การเคลมความเสียหาย และประเด็นด้านความปลอดภัยยังต้องให้มนุษย์ตรวจสอบ

ข้อสรุปสุดท้าย

หากต้องการทำให้การจัดการ Airbnb เป็นอัตโนมัติ ให้เริ่มจากงานที่ทำซ้ำได้: ข้อความ คำแนะนำการเช็คอิน การอัปเดตปฏิทิน การส่งต่องานทำความสะอาด การทบทวนราคา และการรายงาน

สำหรับโรงแรมอิสระและที่พักแบบเตียงอาหารเช้า คุณค่าที่แท้จริงเกิดขึ้นเมื่อระบบอัตโนมัติเหล่านี้เชื่อมต่อกัน Airbnb ควรเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์แบบสดที่ทำให้การจอง ความพร้อมใช้งาน งานแม่บ้าน และรายได้สอดคล้องกันอยู่เสมอ