วิธีเชื่อมโยงประเภทห้องพักใหม่ระหว่างระบบบริหารจัดการโรงแรมกับ OTA โดยไม่ต้องปิดการขาย

การเชื่อมโยงประเภทห้องพักใหม่ระหว่าง ระบบบริหารจัดการโรงแรม กับ OTA ไม่จำเป็นต้องให้โรงแรมปิดการขายออนไลน์ทั้งหมด วิธีที่ปลอดภัยคือการเปิดใช้งานแบบเป็นขั้นตอน โดยคงการขายผลิตภัณฑ์เดิม เตรียมห้องพักใหม่ในระบบบริหารจัดการโรงแรม สร้างผลิตภัณฑ์ที่ตรงกันบน OTA โดยยังไม่เปิดสินค้าคงเหลือตามปกติ และเปิดแต่ละช่องทางหลังผ่านการทดสอบแบบควบคุมแล้วเท่านั้น

บทความนี้กล่าวถึงการเพิ่มประเภทห้องพักใหม่ใน OTA หลายช่องทาง โดยครอบคลุมมากกว่าคำอธิบายความหมายของการเชื่อมโยง และไม่กล่าวซ้ำถึงการตั้งค่าสำหรับช่องทางเดียว เป้าหมายด้านการดำเนินงานคือรักษาให้ห้องพักปัจจุบันยังจองได้ พร้อมป้องกันไม่ให้ผลิตภัณฑ์ใหม่แสดงสินค้าคงเหลือเกินจริงหรือไม่ถูกต้อง

กำหนดกลุ่มห้องพักจริงก่อน

จัดทำรายการห้องพักจริงที่จะอยู่ในประเภทใหม่ ตรวจสอบว่าเป็นห้องที่เพิ่มใหม่ ห้องที่ปรับปรุงใหม่ หรือห้องที่ย้ายมาจากประเภทเดิม

บันทึกจำนวนห้อง จำนวนผู้เข้าพัก เตียง ห้องน้ำ วิว สถานะการสูบบุหรี่ สิ่งอำนวยความสะดวก การรองรับผู้มีข้อจำกัดด้านการเข้าถึง กฎสำหรับเด็กและเตียงเสริม รวมถึงคุณสมบัติทุกอย่างที่ผู้เข้าพักชำระเงินเพื่อรับบริการ ห้องพักควรอยู่ในประเภทเดียวกันเฉพาะเมื่อสามารถใช้ทดแทนกันได้จริงในขั้นตอนเช็คอิน

หากย้ายห้องจากประเภทเดิม ให้กำหนดวันที่เปลี่ยนผ่านในอนาคต การจองเดิมทั้งก่อนและหลังวันดังกล่าวต้องยังมีการจัดสรรห้องที่ถูกต้อง อย่าลดจำนวนห้องในกลุ่มเดิมจนกว่าจะตรวจสอบการจองในอนาคตที่ได้รับผลกระทบทั้งหมดแล้ว

จัดทำสมการสินค้าคงเหลืออย่างง่าย ซึ่งประกอบด้วยจำนวนห้องในประเภทเดิม จำนวนห้องที่ย้ายออก จำนวนห้องจริงที่เพิ่มใหม่ และจำนวนสุดท้ายของประเภทใหม่ สินค้าคงเหลือรวมของโรงแรมต้องไม่เปลี่ยนแปลง เว้นแต่มีการเพิ่มหรือนำห้องจริงออก

สร้างผลิตภัณฑ์ในระบบบริหารจัดการโรงแรมโดยยังไม่เปิดขายบน OTA

สร้างประเภทห้องพักใหม่ในระบบบริหารจัดการโรงแรมโดยใช้ชื่อภายในที่ชัดเจน เพิ่มห้องพักจริง ความจุ คุณสมบัติห้อง การตั้งค่างานแม่บ้าน การจัดการภาษี และกลุ่มรายงาน

เชื่อมต่อเฉพาะแผนราคาที่ได้รับอนุมัติ กำหนดราคาห้องพักอย่างเดียว แพ็กเกจรวมอาหารเช้า แบบคืนเงินได้ แบบไม่คืนเงิน ราคาตามจำนวนผู้เข้าพัก ราคาแบบคำนวณต่อเนื่อง และกฎระยะเวลาพักขั้นต่ำหรือสูงสุดตามความจำเป็น อย่าคัดลอกแผนราคาเดิมทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

ปิดห้องพักใหม่สำหรับ OTA ที่เชื่อมต่ออยู่ หรือกำหนดสินค้าคงเหลือเป็นศูนย์จนกว่าการเชื่อมโยงจะพร้อม โดยไม่จำเป็นต้องปิดประเภทห้องพักเดิม การเชื่อมต่อและสินค้าคงเหลือปัจจุบันของห้องเดิมควรทำงานตามปกติต่อไป

ทดสอบสร้างการจองภายในระบบบริหารจัดการโรงแรม ตรวจสอบว่าสามารถจัดสรรห้องที่ถูกต้อง สินค้าคงเหลือลดลงเพียงหนึ่งครั้ง ราคาและภาษีคำนวณอย่างถูกต้อง และการยกเลิกคืนห้องกลับมาตามที่กำหนด

สร้างผลิตภัณฑ์ที่ตรงกันบน OTA แต่ละช่องทาง

สร้างประเภทห้องพักใหม่สำหรับเผยแพร่ในบัญชี OTA แต่ละแห่ง โดยใช้เนื้อหาและรูปภาพที่ถูกต้อง คงสถานะเป็นปิด ไม่เปิดใช้งาน หรือไม่มีความพร้อมใช้งานตามตัวเลือกควบคุมของแต่ละช่องทาง

บันทึกรหัสห้องพักของ OTA และรหัสแผนราคาทุกรายการ เปรียบเทียบจำนวนผู้เข้าพัก เตียง รายการที่รวมอยู่ กฎการยกเลิก วิธีชำระเงิน สกุลเงิน การแสดงภาษี และเกณฑ์สินค้าคงเหลือกับผลิตภัณฑ์ในระบบบริหารจัดการโรงแรม

ชื่ออาจแตกต่างกันเพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาด แต่ความหมายต้องตรงกัน “ห้องสวีทสำหรับครอบครัว” ในระบบบริหารจัดการโรงแรมไม่สามารถเชื่อมโยงกับ “อพาร์ตเมนต์สองห้องนอน” บน OTA ได้ เว้นแต่รูปแบบพื้นที่จริงและสิ่งที่สัญญาว่าจะมอบให้ผู้เข้าพักจะเหมือนกันอย่างแท้จริง

หาก OTA สร้างห้องพักที่คัดลอกมาหรือได้รับจากพันธมิตรโดยอัตโนมัติ ให้ตรวจสอบแยกต่างหาก อย่าเชื่อมโยงห้องใหม่ในระบบบริหารจัดการโรงแรมกับผลิตภัณฑ์ที่ดูใกล้เคียงที่สุดเพียงเพื่อให้การเชื่อมต่อเสร็จสิ้น

เชื่อมโยงห้องพักและแผนราคาทีละช่องทาง

เริ่มจาก OTA ที่มีขั้นตอนการทดสอบความเสี่ยงต่ำและชัดเจนที่สุด เลือกประเภทห้องพักใหม่ในระบบบริหารจัดการโรงแรมและเชื่อมต่อกับห้องพักใหม่ที่ตรงกันบน OTA จากนั้นเชื่อมต่อแผนราคาที่รองรับแต่ละรายการกับข้อเสนอของ OTA ที่สอดคล้องกัน

ตรวจสอบความหมายของ แผนราคา ไม่ใช่เพียงชื่อเท่านั้น อาหาร เงื่อนไขการคืนเงิน จำนวนผู้เข้าพัก เวลาชำระเงิน ภาษี และกฎราคาแบบคำนวณต่อเนื่องต้องสอดคล้องกัน

เก็บแผนราคาทั้งหมดสำหรับห้องจริงเดียวกันไว้ในกลุ่มสินค้าคงเหลือเดียว เว้นแต่โรงแรมตั้งใจจัดสรรโควตาแยกกัน ข้อเสนอแบบยืดหยุ่นและแบบไม่คืนเงินเป็นสองวิธีในการขายห้องเดียวกัน ไม่ใช่ห้องสองห้องที่แยกจากกัน

เมื่อมีหลายระบบเกี่ยวข้อง ให้บันทึกว่าระบบใดเป็นผู้ควบคุมความพร้อมใช้งานของห้อง ราคา ข้อจำกัด และโปรโมชันเฉพาะช่องทาง แต่ละฟิลด์ควรมีผู้รับผิดชอบประจำเพียงรายเดียว

Smart Order ช่วยรวมการจัดการห้องพักในระบบบริหารจัดการโรงแรม ผลิตภัณฑ์บน OTA ที่เชื่อมต่อ แผนราคา และข้อมูลอ้างอิงการจองที่เข้ามาไว้ในเวิร์กโฟลว์เดียว ผู้จัดการสามารถอนุมัติแต่ละช่องทางหลังจากข้อมูลสินค้าคงเหลือและผลการทดสอบตรงกัน โดยไม่รบกวนการขายห้องพักเดิม

เปิดช่วงทดสอบขนาดเล็ก

เลือกวันที่ในอนาคตที่มีความต้องการต่ำและยังมีความพร้อมใช้งานของห้องเดิมเพียงพอ เปิดห้องใหม่หนึ่งยูนิตบน OTA แรก โดยยังคงปิดผลิตภัณฑ์ใหม่บน OTA อื่น บันทึกจำนวนตั้งต้นในระบบบริหารจัดการโรงแรมและทุกช่องทางที่เชื่อมต่อ

ส่งราคาและความพร้อมใช้งานที่ได้รับอนุมัติจากระบบควบคุมตามปกติ ตรวจสอบว่า OTA แสดงห้อง จำนวนผู้เข้าพัก ราคา ภาษี อาหาร เงื่อนไขการยกเลิก วิธีชำระเงิน และข้อจำกัดการเข้าพักอย่างถูกต้อง

ทดสอบค้นหาเงื่อนไขที่ไม่ควรแสดงข้อเสนอด้วย วันที่อยู่นอกช่วงเปิดขายใหม่หรือจำนวนผู้เข้าพักที่ไม่รองรับไม่ควรแสดงข้อเสนอ การทดสอบนี้ยืนยันว่าขอบเขตต่าง ๆ ทำงานถูกต้อง ไม่ใช่เพียงยืนยันว่าห้องปรากฏให้เห็น

อย่าเปิดขายตลอดทั้งฤดูกาลเพียงเพราะการอัปเดตความพร้อมใช้งานครั้งแรกสำเร็จ ผลดังกล่าวพิสูจน์ได้เพียงว่าห้องสามารถแสดงได้ แต่ยังไม่ยืนยันว่าการจองจะเข้าสู่กลุ่มห้องพักที่ถูกต้องในระบบบริหารจัดการโรงแรม

ทดสอบวงจรการจองให้ครบถ้วน

สร้างการจองแบบยกเลิกได้ที่ได้รับอนุญาตหนึ่งรายการในวันที่ควบคุม ตรวจสอบห้องและแผนราคาบน OTA การนำเข้าข้อมูลสู่ระบบบริหารจัดการโรงแรม จำนวนผู้เข้าพัก ราคา คำแนะนำการชำระเงิน และข้อมูลอ้างอิงแหล่งที่มา

จากนั้นตรวจสอบสินค้าคงเหลือทุกแห่ง กลุ่มห้องพักใหม่ในระบบบริหารจัดการโรงแรมควรลดลงเพียงหนึ่งครั้ง แผนราคาทั้งหมดที่ใช้ห้องดังกล่าวร่วมกันควรแสดงจำนวนคงเหลือที่ถูกต้อง และประเภทห้องพักเดิมที่ไม่เกี่ยวข้องต้องไม่เปลี่ยนแปลง

แก้ไขช่วงเข้าพักหรือจำนวนผู้เข้าพักในช่องทางที่รองรับ และยืนยันว่าระเบียนเดิมในระบบบริหารจัดการโรงแรมได้รับการอัปเดต ยกเลิกผ่านกระบวนการตามปกติของช่องทาง แล้วตรวจสอบว่าระเบียนเดียวกันเปลี่ยนสถานะและคืนห้องกลับมาเพียงหนึ่งครั้ง

ใช้รายการตรวจสอบเพื่ออนุมัติ 6 ข้อต่อไปนี้:

1. ห้องพักที่เผยแพร่และสิ่งที่สัญญาว่าจะมอบให้ผู้เข้าพักถูกต้อง
2. ราคา ภาษี อาหาร การชำระเงิน และเงื่อนไขการยกเลิกถูกต้อง
3. มีการจองหนึ่งรายการในระบบบริหารจัดการโรงแรมภายใต้ห้องพักและแผนราคาใหม่
4. สินค้าคงเหลือลดลงหนึ่งครั้งในข้อเสนอที่เชื่อมโยงทั้งหมด
5. มีการแก้ไขหนึ่งครั้งในรายการจองเดิม
6. มีการยกเลิกหนึ่งครั้งและสินค้าคงเหลือถูกคืนกลับมา

หากผลลัพธ์ข้อใดไม่ผ่าน ให้ปรับผลิตภัณฑ์ใหม่บน OTA กลับเป็นศูนย์หรือสถานะปิด ประเภทห้องพักเดิมยังคงเปิดขายต่อไปได้ ขณะที่โรงแรมแก้ไขเฉพาะการเชื่อมต่อใหม่

ขยายการขายโดยไม่เพิ่มสินค้าคงเหลือแฝง

หลังจาก OTA แรกผ่านการทดสอบ ให้ทำขั้นตอนเดียวกันซ้ำสำหรับช่องทางถัดไป ใช้วันที่ทดสอบและหลักฐานในรูปแบบเดียวกัน เพื่อให้ระบุความแตกต่างได้ง่าย

ก่อนเพิ่มสินค้าคงเหลือ ให้รวมจำนวนห้องว่างของประเภทเดิมและประเภทใหม่ตลอดช่วงเปลี่ยนผ่าน หากมีการย้ายห้องระหว่างประเภท จำนวนรวมที่เปิดขายต้องไม่เกินจำนวนห้องจริงที่โรงแรมสามารถจัดสรรได้

เปิดช่วงวันที่อย่างค่อยเป็นค่อยไป เริ่มจากช่วงสั้นที่มีความเสี่ยงต่ำ ต่อด้วยวันที่ปกติ แล้วจึงเป็นช่วงที่มีความต้องการสูงและช่วงที่มีข้อจำกัด ตรวจสอบราคาแบบคำนวณต่อเนื่อง ระยะเวลาพักขั้นต่ำ วันที่ปิดขาย และราคาตามจำนวนผู้เข้าพักหลังการขยายแต่ละครั้ง

ติดตามการจองจริงรายการแรกจาก OTA ทุกช่องทาง ช่องทางจะยังไม่ถือว่าเปิดใช้งานอย่างสมบูรณ์จนกว่าการจองจริงหรือการจองแบบควบคุม การแก้ไข การยกเลิก และการคืนสินค้าคงเหลือจะทำงานอย่างถูกต้องทั้งหมด

เตรียมแผนย้อนกลับที่ไม่กระทบยอดขายเดิม

การย้อนกลับสำหรับห้องพักใหม่ควรจำกัดขอบเขตให้แคบ กำหนดสินค้าคงเหลือของผลิตภัณฑ์ใหม่บน OTA เป็นศูนย์หรือปิดไว้ รักษาการจองเดิม และไม่เปลี่ยนแปลงการเชื่อมโยงห้องพักที่ใช้งานอยู่แล้ว

อย่าลบห้องพักใหม่ในระบบบริหารจัดการโรงแรม ห้องพักบน OTA หรือแผนราคา ขณะที่ยังมีการจองอ้างอิงข้อมูลเหล่านั้น ให้แก้ไขการเชื่อมโยงและทดสอบใหม่ หรือย้ายการจองในอนาคตผ่านกระบวนการที่ได้รับอนุมัติและปลอดภัยสำหรับผู้เข้าพักก่อนยุติผลิตภัณฑ์

เก็บบันทึกการเปิดใช้งาน ซึ่งประกอบด้วยรหัสห้องในระบบบริหารจัดการโรงแรม จำนวนห้องจริง รหัสห้องและแผนราคาของ OTA ผู้ควบคุมสินค้าคงเหลือ วันที่ทดสอบ ข้อมูลอ้างอิงการจอง ผู้อนุมัติ และปัญหาที่ยังไม่ได้แก้ไข อัปเดตบันทึกทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนชื่อ คัดลอก รวม หรือนำห้องออก

คำถามที่พบบ่อย

โรงแรมต้องปิดการขายบน OTA ทั้งหมดระหว่างการเชื่อมโยงหรือไม่

ไม่ต้อง เปิดขายผลิตภัณฑ์เดิมต่อไป และกำหนดเฉพาะประเภทห้องพักใหม่ให้มีสินค้าคงเหลือในอนาคตเป็นศูนย์หรือจำนวนจำกัดจนกว่าแต่ละการเชื่อมต่อจะผ่านการทดสอบ

ประเภทห้องพักบน OTA หลายประเภทสามารถเชื่อมโยงกับประเภทห้องพักเดียวในระบบบริหารจัดการโรงแรมได้หรือไม่

ได้เฉพาะเมื่อประเภทเหล่านั้นใช้กลุ่มห้องพักจริงเดียวกันและมอบประสบการณ์ตามคำมั่นเดียวกันแก่ผู้เข้าพัก แผนราคาอาจแตกต่างกันได้ แต่ต้องไม่ทำให้สินค้าคงเหลือซ้ำซ้อน

ควรทำอย่างไรหากย้ายห้องจากประเภทเดิมไปยังประเภทใหม่

กำหนดวันที่เปลี่ยนผ่านในอนาคต ตรวจสอบการจองเดิม และลดจำนวนห้องในกลุ่มเดิมตามจังหวะที่เปิดกลุ่มใหม่ เพื่อให้ความพร้อมใช้งานรวมไม่เกินจำนวนห้องจริง

ประเภทห้องพักใหม่จะถือว่าเปิดใช้งานเต็มรูปแบบเมื่อใด

เมื่อทุกช่องทางแสดงข้อเสนอที่ถูกต้อง การจองหนึ่งรายการเข้าสู่ระเบียนที่ถูกต้องในระบบบริหารจัดการโรงแรม สินค้าคงเหลือเปลี่ยนแปลงเพียงหนึ่งครั้ง และการแก้ไขกับการยกเลิกดำเนินการเสร็จสมบูรณ์ในระเบียนเดียวกัน