เหตุใดรายการผู้เข้าพักวันนี้จึงไม่แสดงการจองผ่าน OTA ที่เพิ่งแก้ไข

ปัญหา การจองผ่าน OTA ที่แก้ไขแล้วไม่แสดงในรายการผู้เข้าพัก มักไม่ใช่ปัญหาเดียวกับกรณีที่การจองใหม่ไม่เคยเข้าสู่ระบบบริหารจัดการโรงแรม การจองเดิมอาจมีอยู่แล้ว แต่การเปลี่ยนแปลงล่าสุดทำให้การจองย้ายไปอยู่ในวันที่ สถานะ ห้องพัก มุมมองของที่พัก หรือรายการปฏิบัติงานอื่น

ความแตกต่างนี้มีความสำคัญ การรีบสร้างการจองทดแทนอาจทำให้โรงแรมมีข้อมูลสองรายการสำหรับผู้เข้าพักคนเดียวกัน มีการกันห้องซ้ำสองครั้ง บันทึกการชำระเงินขัดแย้งกัน และการเปลี่ยนแปลงจาก OTA ในภายหลังอาจเชื่อมกับรายการที่ไม่ถูกต้อง วิธีที่ปลอดภัยกว่าคือค้นหาการจองที่ใช้งานอยู่ก่อน แล้วนำกลับเข้าสู่ขั้นตอนการทำงานของวันนี้

ยืนยันว่าผู้เข้าพักยังคงเดินทางมาถึงวันนี้

เปิดการจองปัจจุบันในบัญชี OTA ตรวจสอบที่พัก สถานะที่ยังใช้งานอยู่ วันที่เข้าพัก วันที่ออก จำนวนห้อง ประเภทห้อง และเวลาที่มีการเปลี่ยนแปลงล่าสุด ใช้หน้าจอการจองปัจจุบันแทนอีเมลยืนยันฉบับเก่า

ผู้เข้าพักอาจอธิบายว่าเป็นการเปลี่ยนชื่อหรือเปลี่ยนห้อง ทั้งที่ OTA ได้คำนวณวันที่ใหม่ แยกการจองหลายห้อง หรือเปลี่ยนแปลงห้องหนึ่งโดยไม่กระทบอีกห้องด้วย จึงต้องระบุให้ชัดเจนว่าห้องหรือผู้เข้าพักรายใดควรปรากฏในรายการวันนี้

หากตอนนี้ OTA แสดงวันที่เข้าพักอื่นหรือสถานะยกเลิกโดยสมบูรณ์ การที่การจองไม่อยู่ในรายการวันนี้อาจถูกต้องแล้ว ในกรณีนี้ควรตรวจสอบว่าระบบบริหารจัดการโรงแรมสะท้อนข้อมูลล่าสุด และคืนห้องว่างของวันนี้อย่างถูกต้อง ไม่ใช่บังคับให้การจองกลับมาอยู่ในรายการผู้เข้าพัก

ค้นหาการจองและการเปลี่ยนแปลงที่ทำให้รายการถูกย้าย

ค้นหานอกเหนือจากรายการผู้เข้าพัก

หน้าจอผู้เข้าพักวันนี้เป็นเพียงมุมมองสำหรับการทำงาน ไม่ใช่ข้อมูลการจองทั้งหมด ค้นหาการจองทั้งหมดในระบบบริหารจัดการโรงแรมโดยใช้หมายเลขยืนยันจาก OTA ก่อน จากนั้นลองค้นหาด้วยชื่อผู้เข้าพักหลัก ชื่อผู้จอง วันที่เดิมและวันที่ใหม่ ประเภทห้อง และหมายเลขอ้างอิงจากช่องทางที่บันทึกไว้ในการจองเดิม

ล้างตัวกรองที่พัก อาคาร แหล่งที่มา ประเภทห้อง ห้องที่กำหนด และสถานะ ตรวจสอบทั้งวันที่ทำการของระบบบริหารจัดการโรงแรมและวันที่ตามปฏิทิน หลังการตรวจสอบบัญชีรอบกลางคืน คำว่า “วันนี้” ในหน้าจอหนึ่งอาจไม่ตรงกับวันที่ที่พนักงานคาดไว้

ตรวจสอบมุมมองรายการที่แก้ไข ยังไม่ได้กำหนดห้อง ยกเลิก อยู่ในรายการรอ กำลังเข้าพัก และเพิ่งเปลี่ยนแปลง หากระบบรองรับ ระบบ PMS โรงแรม ควรช่วยให้ทีมค้นหาข้อมูลการจองทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องพึ่งพารายการของกะใดกะหนึ่งเพียงอย่างเดียว

ค้นหาการเปลี่ยนแปลงที่ทำให้รายการหายไป

ประวัติการจองล่าสุดควรแสดงให้เห็นว่าเกิดอะไรขึ้น โดยพิจารณาคำถามสามข้อ ได้แก่ วันที่เข้าพักเปลี่ยนหรือไม่ สถานะการจองเปลี่ยนหรือไม่ และการจองถูกย้ายไปยังห้องหรือข้อมูลรายการอื่นหรือไม่

สาเหตุทั่วไป ได้แก่ พนักงานบันทึกวันที่ผิด การเปลี่ยนห้องทำให้การจองไม่มีห้องที่กำหนด การยกเลิกบางส่วนทำให้สถานะของข้อมูลทั้งรายการในระบบบริหารจัดการโรงแรมเปลี่ยนไป หรือการแก้ไขการจองหลายห้องแยกห้องหนึ่งออกจากการจองหลัก นอกจากนี้ พนักงานคนอื่นอาจเช็คอินผู้เข้าพักล่วงหน้า ย้ายช่วงเวลาการเข้าพัก หรือปิดรายการซ้ำแล้ว

เปรียบเทียบการประทับเวลา หากการแก้ไขใน OTA เกิดขึ้นก่อนและตามด้วยการเปลี่ยนแปลงในระบบบริหารจัดการโรงแรม ประวัติในระบบอาจแสดงให้เห็นว่าระบบตีความข้อมูลอัปเดตอย่างไร หากระบบบริหารจัดการโรงแรมเปลี่ยนแปลงก่อนที่ข้อมูลแก้ไขจาก OTA จะมาถึง การดำเนินการด้วยตนเองอาจทำให้ข้อมูลอยู่ในสถานะที่การอัปเดตภายหลังไม่สามารถแทนที่ได้อย่างสมบูรณ์

Smart Order มี ผู้จัดการช่องทาง ที่เชื่อมโยงการเปลี่ยนแปลงการจองจาก OTA กับห้องว่างของโรงแรม ข้อมูลที่เชื่อมถึงกันนี้ช่วยให้ผู้จัดการแยกแยะได้ว่าเป็นปัญหาการส่งข้อมูลจริง หรือการจองยังคงอยู่แต่แสดงภายใต้เงื่อนไขการปฏิบัติงานอื่น

กู้คืนข้อมูลที่ถูกต้องในระบบบริหารจัดการโรงแรม

ระบุว่าข้อมูลรายการใดในระบบบริหารจัดการโรงแรมเป็นรายการที่ใช้งานอยู่

หากค้นพบข้อมูลหนึ่งรายการ ให้ยืนยันว่ารายการนั้นมีหมายเลขยืนยันจาก OTA และวันที่ล่าสุด หากค้นพบข้อมูลคล้ายกันสองรายการ ให้หยุดก่อนแก้ไขรายการใดรายการหนึ่ง การแก้ไขอาจสร้างข้อมูลรายการที่สองขึ้นมา ขณะที่รายการเดิมยังคงเป็นเจ้าของการเชื่อมต่อกับช่องทาง

เปรียบเทียบหมายเลขอ้างอิงภายนอก ประวัติการจอง การกำหนดห้อง บันทึกเกี่ยวกับผู้เข้าพัก รายการชำระเงิน และผลกระทบต่อห้องว่าง ข้อมูลที่สร้างล่าสุดไม่ได้หมายความว่าจะเป็นรายการที่ถูกต้องเสมอไป ให้เก็บรายการที่ยังเชื่อมกับ OTA และสามารถรับการเปลี่ยนแปลงหรือการยกเลิกในภายหลังได้

หากพนักงานเพิ่มบันทึก การชำระเงิน หรือกำหนดห้องให้กับอีกรายการแล้ว ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนของระบบบริหารจัดการโรงแรมในการโอนหรือบันทึกข้อมูลเหล่านั้น อย่ายกเลิกการจองจริงจาก OTA เพียงเพื่อจัดการรายการซ้ำในระบบ

นำการจองกลับเข้าสู่ขั้นตอนการทำงานของวันนี้

ใช้ตัวเลือกกู้คืนหรือประมวลผลใหม่ของระบบบริหารจัดการโรงแรมหากมี วิธีนี้ช่วยให้การจองเดิมที่เชื่อมต่ออยู่มีโอกาสคงหมายเลขอ้างอิงแหล่งที่มาและประวัติการเปลี่ยนแปลงไว้ได้มากที่สุด

หากจำเป็นต้องแก้ไขด้วยตนเอง ให้อัปเดตข้อมูลรายการเดิม กำหนดวันที่เข้าพักและวันที่ออก จำนวนห้อง ประเภทห้อง จำนวนผู้เข้าพัก สถานะการจอง และการกำหนดห้องให้ถูกต้อง รวมถึงเปรียบเทียบราคารวมและผู้รับผิดชอบการชำระเงิน เนื่องจากการเปลี่ยนวันที่หรือห้องอาจทำให้ทั้งสองส่วนเปลี่ยนไป

หลังบันทึกแล้ว ให้ยืนยันว่าการจองปรากฏในมุมมองผู้เข้าพักวันนี้พร้อมห้องหรือประเภทห้องที่ต้องการ จากนั้นตรวจสอบว่างานแม่บ้านเห็นลำดับความสำคัญในการเตรียมห้องที่ถูกต้อง และข้อความก่อนเข้าพักใช้วันที่ใหม่ แอปบริหารโรงแรม บนมือถือช่วยให้ผู้จัดการยืนยันการกู้คืนรายการผู้เข้าพักและความพร้อมของห้องได้ทันที โดยไม่ต้องรอการส่งต่องานที่แผนกต้อนรับรอบถัดไป

ปกป้องห้องว่างระหว่างกู้คืนข้อมูล

หากผู้เข้าพักใกล้เดินทางมาถึงและยืนยันการจองแล้ว ให้กันประเภทห้องที่ถูกต้องไว้ก่อนดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่มีความเสี่ยง อย่าปล่อยห้องเดิมจนกว่าจะรักษาห้องใหม่หรือวันที่ใหม่ไว้เรียบร้อยแล้ว สำหรับการจองหลายห้อง ให้นับห้องที่ยังใช้งานอยู่แต่ละห้องแยกกัน

สร้างการจองด้วยตนเองเฉพาะภายใต้กระบวนการฉุกเฉินที่โรงแรมอนุมัติ และหลังจากค้นหาข้อมูลรายการเดิมแล้วเท่านั้น เพิ่มหมายเลขยืนยันจาก OTA และติดป้ายรายการไว้เพื่อตรวจสอบข้อมูลซ้ำ เพราะข้อมูลอัปเดตที่ล่าช้าอาจเข้ามาในภายหลัง

หากไม่มีห้องว่างสำหรับช่วงเข้าพักที่แก้ไข ให้ส่งเรื่องต่อผู้จัดการเวร แผนกต้อนรับไม่ควรรับปากว่าจะอัปเกรด ย้ายที่พัก คืนเงิน หรือยกเว้นค่าธรรมเนียม โดยไม่ได้รับอนุมัติจากโรงแรมและไม่มีความเข้าใจเงื่อนไขการจองอย่างชัดเจน

ตรวจสอบให้มากกว่ารายการผู้เข้าพัก

การเห็นชื่อผู้เข้าพักบนหน้าจอเป็นเพียงการตรวจสอบขั้นแรก ยืนยันว่าโรงแรมกันห้องไว้ในจำนวนที่ถูกต้องสำหรับทุกคืนที่ได้รับผลกระทบ วันที่เดิมควรถูกคืนห้องว่างหนึ่งครั้ง และวันที่ใหม่ควรถูกหักห้องว่างหนึ่งครั้ง

ตรวจสอบห้องและแผนราคา ยอดรวม ภาษีและค่าธรรมเนียม เงื่อนไขการยกเลิก วิธีเรียกเก็บเงิน ข้อความถึงผู้เข้าพัก และคำขอพิเศษด้วย สำหรับการจองหลายห้อง ให้ยืนยันว่าการเปลี่ยนแปลงกระทบเฉพาะห้องที่ต้องการเท่านั้น

เขียนบันทึกส่งต่องานสั้นๆ โดยระบุหมายเลขยืนยันจาก OTA เวลาที่แก้ไข ช่องข้อมูลที่แก้ไข ผู้อนุมัติการดำเนินการ และรายการที่ยังต้องติดตาม อย่าใส่รายละเอียดบัตรชำระเงินหรือบัตรเสมือนทั้งหมดไว้ในบันทึกทั่วไป

ป้องกันไม่ให้รายการผู้เข้าพักเดียวกันหายไปอีก

ตรวจสอบรายการผู้เข้าพักที่แก้ไขแล้วในสองช่วงเวลาที่กำหนด ได้แก่ หลังการตรวจสอบบัญชีรอบกลางคืนและก่อนช่วงเวลาเช็คอินหลัก ค้นหาการจองที่มีการเปลี่ยนแปลงภายใน 24 ชั่วโมงที่ผ่านมา โดยมีวันที่เข้าพักเป็นวันนี้ ยังไม่ได้กำหนดห้อง หรือมีสถานะที่ไม่ใช่การยืนยันเข้าพักตามปกติ

ฝึกอบรมพนักงานให้แก้ไขการจองเดิมแทนการสร้างรายการทดแทนเมื่อผู้เข้าพักจาก OTA เปลี่ยนแปลงช่วงเวลาเข้าพัก จำกัดสิทธิ์การยกเลิก การรวม และการลบให้เฉพาะพนักงานที่เข้าใจผลกระทบต่อห้องว่างและการชำระเงิน

หากรูปแบบปัญหาเดิมเกิดขึ้นซ้ำ ให้บันทึก OTA ที่พัก ห้องและแผนราคา ประเภทการแก้ไข การประทับเวลา และผลลัพธ์ ปัญหาที่เกิดซ้ำเฉพาะกับผลิตภัณฑ์ที่จับคู่ไว้รายการหนึ่งอาจต้องใช้วิธีแก้ต่างจากปัญหาที่กระทบทุกช่องทางและทุกประเภทห้อง

คำถามที่พบบ่อย

เหตุใดการแก้ไขใน OTA จึงทำให้การจองหายไปจากรายการผู้เข้าพักวันนี้

การแก้ไขอาจเปลี่ยนวันที่เข้าพัก สถานะ การกำหนดห้อง หรือข้อมูลรายการในระบบบริหารจัดการโรงแรมที่มุมมองผู้เข้าพักใช้อ้างอิง ตัวกรองและการตั้งค่าวันที่ทำการอาจซ่อนการจองที่ยังถูกต้องได้เช่นกัน

แผนกต้อนรับควรสร้างการจองใหม่เพื่อให้ผู้เข้าพักปรากฏในรายการวันนี้หรือไม่

ยังไม่ควรสร้างจนกว่าจะพบการจองเดิมหรือยืนยันได้ว่าไม่มีอยู่จริง การสร้างรายการทดแทนอาจทำให้ห้องว่าง ยอดคงเหลือ และข้อความซ้ำกัน เมื่อข้อมูล OTA ที่เชื่อมต่ออยู่กลับมาปรากฏในภายหลัง

ควรทำอย่างไรหากการจองปรากฏอยู่ในวันพรุ่งนี้แทนวันนี้

เปรียบเทียบวันที่ปัจจุบันใน OTA กับวันที่ทำการและประวัติการจองในระบบบริหารจัดการโรงแรม แก้ไขข้อมูลรายการเดิมในระบบเฉพาะเมื่อ OTA ยืนยันว่ามีกำหนดเข้าพักวันนี้

โรงแรมควรตรวจสอบอะไรหลังจากกู้คืนรายการผู้เข้าพักแล้ว

ยืนยันว่ามีการจองที่ใช้งานอยู่เพียงหนึ่งรายการ วันที่และจำนวนห้องถูกต้อง มีการหักห้องว่างเพียงหนึ่งครั้ง ราคาและผู้รับผิดชอบการชำระเงินเป็นข้อมูลล่าสุด รายการผู้เข้าพักถูกต้อง และลำดับความสำคัญของงานแม่บ้านแม่นยำ