การยกเลิกจาก OTA ยังแสดงว่าใช้งานอยู่ในระบบบริหารจัดการโรงแรม: สิ่งที่ควรตรวจสอบ

เมื่อ การยกเลิกจาก OTA ไม่ซิงโครไนซ์ไปยังระบบบริหารจัดการโรงแรม โรงแรมอาจเผชิญความเสี่ยงสองด้านที่ตรงข้ามกัน ห้องอาจยังถูกปิดไว้จนไม่สามารถนำกลับมาขายได้ หรือพนักงานอาจเปิดขายห้องซ้ำสองครั้งจนขายห้องมากกว่าจำนวนที่โรงแรมมีอยู่จริง

แผนกต้อนรับอาจยังคาดว่าผู้เข้าพักซึ่งยกเลิกไปแล้วจะเดินทางมาถึง เรียกเก็บเงินผิดจำนวน ส่งข้อความเช็คอิน หรือปล่อยให้ข้อมูลการจองที่ไม่ถูกต้องอยู่ในรายงานรายได้

ขั้นตอนนี้ใช้สำหรับการยกเลิกโดยเฉพาะ โดยเริ่มจากสถานะสุดท้ายใน OTA และสิ้นสุดเมื่อการจองเดิมในระบบบริหารจัดการโรงแรม จำนวนห้องว่าง การชำระเงิน และการสื่อสารกับผู้เข้าพักสอดคล้องกันทั้งหมด

ยืนยันว่าการยกเลิกจาก OTA เป็นสถานะสุดท้ายแล้ว

เปิดการจองในที่พักที่ถูกต้องบน OTA และค้นหาด้วยหมายเลขยืนยันจากช่องทางนั้น ยืนยันสถานะปัจจุบันและเวลายกเลิกพร้อมเขตเวลา

อย่าถือว่าข้อความจากผู้เข้าพัก คำขอยกเลิก คำขอยกเว้นค่าธรรมเนียม การแจ้งเตือนว่าชำระเงินไม่สำเร็จ หรือการสนทนากับฝ่ายสนับสนุนเป็นการยกเลิกที่เสร็จสมบูรณ์ การจองใน OTA ต้องแสดงสถานะยกเลิกขั้นสุดท้ายก่อนที่โรงแรมจะเปลี่ยนสถานะการเข้าพักที่ยืนยันแล้วในระบบบริหารจัดการโรงแรม

ตรวจสอบว่าการจองถูกยกเลิกทั้งหมดหรือไม่ การจองหลายห้องอาจยกเลิกเพียงหนึ่งห้อง และการเข้าพักที่มีการแก้ไขอาจตัดบางคืนออกโดยไม่ยกเลิกคืนที่เหลือ บันทึกห้อง ผู้เข้าพัก วันที่ และจำนวนที่ OTA เปิดคืนจริง

เก็บภาพหน้าจอหรือข้อมูลที่ส่งออกซึ่งแสดงสถานะสุดท้าย หมายเลขอ้างอิงการยกเลิก เวลา และเงื่อนไขค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลนี้จะเป็นหลักฐานควบคุมสำหรับทุกขั้นตอนหลังจากนั้น

ค้นหาการจองที่ตรงกันในระบบบริหารจัดการโรงแรม

ค้นหาทั่วทั้งระบบบริหารจัดการโรงแรมด้วยหมายเลขยืนยันจาก OTA ก่อน จากนั้นค้นหาด้วยนามสกุลผู้เข้าพัก วันที่เข้าพัก วันที่จอง ประเภทห้อง และแหล่งที่มา รวมข้อมูลที่ใช้งานอยู่ ยกเลิกแล้ว แก้ไขแล้ว ยังไม่ได้จัดสรร เก็บถาวร ป้อนด้วยตนเอง และข้อมูลที่ซ้ำกัน

อย่าอาศัยเฉพาะรายชื่อผู้เข้าพักที่จะมาถึง ตัวกรองวันที่ ตัวกรองที่พัก หรือการเข้าพักที่ถูกแก้ไขอาจซ่อนข้อมูลที่เชื่อมโยงอยู่ ขณะที่สำเนาที่สร้างด้วยตนเองยังคงใช้งานอยู่

เปรียบเทียบหมายเลขอ้างอิง วันที่ ประเภทห้อง แผนราคา จำนวนผู้เข้าพัก ราคา วิธีชำระเงิน และประวัติการจองระหว่าง OTA กับระบบบริหารจัดการโรงแรม ข้อมูลที่ยังใช้งานอยู่อาจเป็นรายการซ้ำที่เกิดจากปัญหาการนำเข้าก่อนหน้านี้ และอาจมีข้อมูลเพียงรายการเดียวในระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ยังเชื่อมต่อกับการเปลี่ยนแปลงจากช่องทางในภายหลัง

หากข้อมูลสองรายการใช้หมายเลขยืนยัน OTA เดียวกัน ให้หยุดดำเนินการ ตรวจสอบก่อนว่ารายการใดมีข้อมูลการชำระเงิน หมายเหตุ การจัดสรรห้อง และประวัติช่องทางที่ถูกต้อง แล้วจึงเปลี่ยนสถานะรายการใดรายการหนึ่ง

ปกป้องจำนวนห้องว่างก่อนแก้ไขสถานะ

บันทึกจำนวนห้องที่พร้อมขายในปัจจุบันสำหรับทุกคืนที่ถูกยกเลิก ตรวจสอบกลุ่มห้องจริง ไม่ใช่เฉพาะแผนราคาที่แสดงในการจอง

ตรวจสอบว่าจำนวนห้องว่างถูกคืนผ่านช่องทางอื่นแล้วหรือไม่ OTA อาจเปิดความพร้อมใช้งานอีกครั้งแม้การจองในระบบบริหารจัดการโรงแรมยังคงใช้งานอยู่ หรือระบบบริหารจัดการโรงแรมอาจคืนห้องแล้วแม้ยังแสดงสถานะเดิม

อย่าเพิ่มห้องด้วยตนเองจนกว่าจะเข้าใจจำนวนปัจจุบันอย่างชัดเจน หากข้อมูลการยกเลิกเข้าสู่ระบบบริหารจัดการโรงแรมในภายหลัง การเพิ่มจำนวนด้วยตนเองอาจทำให้มีห้องพร้อมขายเกินมาหนึ่งห้อง

สำหรับวันที่เข้าพักวันเดียวกันหรือวันที่ห้องเต็ม ให้ผู้จัดการหนึ่งคนรับผิดชอบเหตุการณ์นี้ ใช้มาตรการควบคุมชั่วคราวเพียงรายการเดียวเมื่อจำเป็น บันทึกไว้ และยกเลิกมาตรการนั้นหลังยืนยันจำนวนห้องสุดท้ายแล้ว

Smart Order สามารถเชื่อมโยงหมายเลขยืนยันจาก OTA การจองในระบบบริหารจัดการโรงแรม และความพร้อมใช้งานของห้องไว้ในมุมมองการทำงานเดียว ช่วยให้ผู้จัดการแก้ไขข้อมูลเดิมและยืนยันการคืนห้องเพียงครั้งเดียวได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องให้พนักงานหลายคนดำเนินการแยกกัน

ตรวจสอบสาเหตุที่ข้อมูลในระบบบริหารจัดการโรงแรมยังคงใช้งานอยู่

ใช้หลักฐานการทำงานที่มองเห็นได้แทนคำศัพท์ทางเทคนิค ยืนยันว่าการเชื่อมต่อ OTA ยังทำงานอยู่หรือไม่ การยกเลิกกำลังรอการตรวจสอบหรือไม่ และห้องกับแผนราคาในการจองยังเชื่อมต่อกันอยู่หรือไม่

ตรวจสอบว่าการจองเดิมเข้าสู่โรงแรมด้วยวิธีใด หากป้อนด้วยตนเองหรือส่งมาทางอีเมลสำรอง การยกเลิกอัตโนมัติอาจไม่สามารถอัปเดตข้อมูลนั้นในระบบบริหารจัดการโรงแรมได้ ทีมงานอาจต้องใช้ขั้นตอนยกเลิกด้วยตนเองที่ได้รับอนุมัติ

ค้นหารายการซ้ำที่เกิดก่อนหน้านี้ การแก้ไขด้วยตนเอง การย้ายห้อง การแยกการจอง หมายเลขยืนยันที่เปลี่ยนไป หรือสถานะเช็คอินที่ถูกล็อก ปัจจัยเหล่านี้อาจทำให้การยกเลิกค้นหาข้อมูลที่พนักงานคาดไว้ไม่พบ

อย่าจับคู่ห้องที่เปิดใช้งานอยู่หรือแผนราคาใหม่เพื่อบังคับให้การยกเลิกรายการหนึ่งผ่านเข้าระบบ เพราะการเปลี่ยนการจับคู่อาจส่งผลต่อการจองในอนาคต เก็บคำเตือน หมายเลขอ้างอิงการจอง และลำดับเหตุการณ์ไว้ให้ผู้ให้บริการระบบที่รับผิดชอบ

แก้ไขการจองเดิมเพียงครั้งเดียว

หากผู้ให้บริการสามารถกู้คืนข้อมูลการยกเลิกที่ยืนยันแล้วได้ ให้ขอกู้คืนเพียงครั้งเดียวและรอผล การลองซ้ำหลายครั้งอาจสร้างหมายเหตุซ้ำ การเปลี่ยนสถานะซ้ำ หรือการคืนห้องซ้ำ

หากขั้นตอนของโรงแรมกำหนดให้แก้ไขด้วยตนเอง ให้อัปเดตการจองเดิมในระบบบริหารจัดการโรงแรมแทนการลบ เก็บหมายเลขยืนยันจาก OTA เงื่อนไขที่จอง ประวัติการชำระเงิน เวลายกเลิก การตัดสินใจเรื่องค่าธรรมเนียม ข้อความถึงผู้เข้าพัก และประวัติการตรวจสอบไว้

ดำเนินการตามลำดับต่อไปนี้:

1. ยืนยันการยกเลิกขั้นสุดท้ายใน OTA รวมถึงห้องหรือคืนที่ได้รับผลกระทบอย่างถูกต้อง
2. ระบุข้อมูลหนึ่งรายการในระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ควรเก็บไว้
3. บันทึกค่าธรรมเนียมการยกเลิก เงินคืน เงินมัดจำ หรือการตัดสินใจเรื่องการชำระเงินพร้อมผู้อนุมัติ
4. เปลี่ยนสถานะในระบบบริหารจัดการโรงแรมโดยใช้เหตุผลการยกเลิกและแหล่งที่มาของช่องทางที่ได้รับอนุมัติ
5. ยืนยันว่าจำนวนห้องว่างถูกคืนเพียงครั้งเดียวสำหรับกลุ่มห้องและวันที่ที่ได้รับผลกระทบ
6. ยกเลิกการกันห้องชั่วคราวหรือการปรับด้วยตนเองหลังจากจำนวนสุดท้ายถูกต้องแล้วเท่านั้น

อย่าลบการจองเพียงเพื่อให้รายการหายไปจากรายชื่อผู้เข้าพักที่จะมาถึง ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบริการผู้เข้าพัก และข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตจำเป็นต้องใช้ประวัติของรายการนี้

กระทบยอดค่าธรรมเนียม เงินคืน และคำสั่งชำระเงิน

สถานะยกเลิกเพียงอย่างเดียวไม่ได้ชี้ขาดเรื่องเงิน โปรดอ่านเงื่อนไขการยกเลิกที่แนบมากับการจองเดิมใน OTA และยืนยันว่าการยกเลิกอยู่ภายในระยะเวลายกเลิกฟรี เป็นการยกเลิกล่าช้า ไม่สามารถคืนเงินได้ ยกเลิกบางส่วน หรือได้รับการยกเว้นที่อนุมัติแล้ว

บันทึกจำนวนเงินที่โรงแรมมีสิทธิ์เรียกเก็บ จำนวนที่เรียกเก็บจริง และจำนวนที่ต้องคืนหรือปรับ โดยแยกตัวเลขเหล่านี้ออกจากกัน อย่าเรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพักเพียงเพราะข้อมูลที่ยังใช้งานอยู่ในระบบบริหารจัดการโรงแรมแสดงยอดคงเหลือ

หาก OTA เป็นผู้เรียกเก็บเงิน ให้ดำเนินการตามช่องทางการชำระเงินและคืนเงินที่แสดงสำหรับการจองนั้น หากโรงแรมเป็นผู้เรียกเก็บเงิน ให้ใช้ขั้นตอนการคืนเงินและค่าธรรมเนียมการยกเลิกที่ที่พักอนุมัติ

ฝ่ายการเงินควรเก็บสถานะจาก OTA ข้อมูลในระบบบริหารจัดการโรงแรม หลักฐานการชำระเงิน การคำนวณค่าธรรมเนียม หลักฐานการคืนเงิน และข้อมูลผู้อนุมัติไว้ ห้องที่ยกเลิกในด้านการดำเนินงานแล้วอาจยังมีประเด็นการเงินที่ไม่ได้ข้อยุติ

ตรวจสอบผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

ค้นหาระบบบริหารจัดการโรงแรมอีกครั้งด้วยหมายเลขยืนยันจาก OTA ยืนยันว่ามีข้อมูลเหลือเพียงหนึ่งรายการในสถานะยกเลิก พร้อมห้อง วันที่ เหตุผล ค่าธรรมเนียม และหมายเหตุการชำระเงินที่ถูกต้อง

ตรวจสอบความพร้อมใช้งานของห้องทุกคืน หากยกเลิกหนึ่งห้องจากการจองหลายห้อง ควรคืนเฉพาะจำนวนนั้น หากตัดเฉพาะบางคืน คืนที่เหลือต้องยังคงถูกกันไว้

ตรวจสอบรายชื่อผู้เข้าพักที่จะมาถึง แผนงานแม่บ้าน ระบบเช็คอินอัตโนมัติ การแจ้งเตือนชำระเงิน ข้อความถึงผู้เข้าพัก การคาดการณ์อัตราการเข้าพัก รายงานรายได้ และการตรวจสอบค่าคอมมิชชันของช่องทาง ยกเลิกหรือแก้ไขงานใดก็ตามที่ยังถือว่าผู้เข้าพักกำลังจะมาถึง

กรณีนี้จะถือว่าปิดได้ต่อเมื่อสถานะใน OTA และระบบบริหารจัดการโรงแรมตรงกัน จำนวนห้องว่างถูกคืนเพียงครั้งเดียว ผู้เข้าพักไม่ได้รับข้อความที่ขัดแย้งกัน และฝ่ายการเงินสามารถอธิบายยอดเงินสุดท้ายได้

ป้องกันไม่ให้พลาดการยกเลิกครั้งต่อไป

เพิ่มรายการยกเลิกไว้ในการส่งมอบงานทุกกะ ให้ความสำคัญกับผู้เข้าพักที่มาถึงในวันเดียวกัน วันที่เหลือห้องสุดท้าย การจองหลายห้อง การเข้าพักที่ชำระล่วงหน้า การตัดสินใจยกเว้นค่าธรรมเนียม และการจองที่ป้อนด้วยตนเอง

ตรวจสอบข้อยกเว้นทุกวันโดยเปรียบเทียบการยกเลิกล่าสุดจาก OTA กับรายการเข้าพักที่ยังใช้งานอยู่ในระบบบริหารจัดการโรงแรม โรงแรมไม่จำเป็นต้องมีรายงานทางเทคนิคที่ซับซ้อน เพียงต้องมีรายชื่อสั้นๆ ของหมายเลขยืนยันที่มีสถานะไม่ตรงกัน

หลังเพิ่ม OTA ประเภทห้อง แผนราคา หรือการเชื่อมต่อช่องทางใหม่ ให้ทดสอบการจองที่ยกเลิกได้ตั้งแต่ขั้นตอนจองจนถึงการยกเลิก ยืนยันว่าข้อมูลเดิมในระบบบริหารจัดการโรงแรมเปลี่ยนสถานะและจำนวนห้องว่างถูกคืนเพียงครั้งเดียว

ติดตามสาเหตุที่เกิดซ้ำแยกกัน ได้แก่ การเชื่อมต่อที่ไม่ทำงาน ผลิตภัณฑ์ที่ไม่ได้จับคู่ การจองด้วยตนเอง ข้อมูลซ้ำ การแก้ไขโดยพนักงาน และการอัปเดตล่าช้า แก้ไขช่องว่างในการดำเนินงานที่เกิดซ้ำ แทนการมองว่าการยกเลิกทุกครั้งเป็นความผิดพลาดที่แยกจากกัน

คำถามที่พบบ่อย

พนักงานควรยกเลิกการจองในระบบบริหารจัดการโรงแรมจากข้อความของผู้เข้าพักหรือไม่

ไม่ควร ควรยืนยันก่อนว่าการจองใน OTA เปลี่ยนเป็นสถานะยกเลิกขั้นสุดท้ายแล้ว คำขอยกเลิกหรือข้อความขอยกเว้นค่าธรรมเนียมอาจยังทำให้การจองใช้งานอยู่

ควรเพิ่มห้องกลับเข้าจำนวนห้องว่างทันทีหรือไม่

ยังไม่ควร จนกว่าพนักงานจะยืนยันว่าจำนวนห้องว่างถูกคืนไปแล้วหรือไม่ การเพิ่มครั้งที่สองอาจทำให้มีห้องเกินมาเปิดขาย

หากยกเลิกเพียงหนึ่งห้องในการจองหลายห้องควรทำอย่างไร

ยกเลิกเฉพาะส่วนที่ได้รับผลกระทบ คืนห้องตามจำนวนนั้นเพียงครั้งเดียว และคงสถานะใช้งานของห้องและคืนที่เหลือไว้

โรงแรมควรติดต่อฝ่ายสนับสนุนเมื่อใด

ส่งต่อกรณีที่เป็นการเข้าพักวันเดียวกัน วันที่เหลือห้องสุดท้าย การชำระล่วงหน้า ข้อมูลซ้ำ หรือเหตุการณ์ที่เกิดซ้ำให้ฝ่ายสนับสนุน เมื่อสถานะสุดท้ายใน OTA ชัดเจนแล้ว แต่ไม่สามารถอัปเดตข้อมูลที่ถูกต้องในระบบบริหารจัดการโรงแรมได้อย่างปลอดภัย