วิธีกระทบยอดค่าคอมมิชชัน OTA แยกตามการจองในระบบ PMS โรงแรมของคุณ

การกระทบยอดค่าคอมมิชชัน OTA ในระบบบริหารจัดการโรงแรม จะเปลี่ยนใบแจ้งหนี้หรือรายการเรียกเก็บจากช่องทางให้เป็นหลักฐานระดับการจอง แทนที่จะยอมรับเพียงยอดรวมรายเดือน โรงแรมสามารถตรวจสอบได้ว่าการจองใดที่เข้าพักเสร็จสิ้น ยกเลิก แก้ไข หรือไม่มาเข้าพัก เป็นที่มาของค่าคอมมิชชันแต่ละจำนวน

ขั้นตอนนี้แตกต่างจากการกระทบยอดยอดจ่าย ยอดจ่ายอธิบายเงินสดที่ได้รับจากช่องทาง ส่วนการกระทบยอดค่าคอมมิชชันอธิบายค่าใช้จ่ายในการจัดจำหน่ายที่ผูกกับการจองแต่ละรายการ รวมถึงการจองที่ผู้เข้าพักชำระเงินให้โรงแรมโดยตรง

เป้าหมายคือการมีข้อมูลที่ชัดเจนของรายได้ค่าห้องรวม ค่าใช้จ่ายค่าคอมมิชชัน การเรียกเก็บเงิน และผลต่างคงเหลือ โดยไม่บังคับให้ตัวเลขที่ไม่เกี่ยวข้องกันต้องสมดุล

เริ่มจากกฎค่าคอมมิชชันที่กำหนดไว้ในสัญญา

เก็บข้อตกลงกับช่องทางฉบับปัจจุบัน ตารางค่าธรรมเนียม วิธีจัดการภาษี การสนับสนุนค่าโปรโมชัน กฎการยกเลิกและการไม่มาเข้าพัก รวมถึงค่าธรรมเนียมจากโปรแกรมหรือตำแหน่งแนะนำพิเศษไว้กับไฟล์กระทบยอด

อย่าใช้อัตราร้อยละเดียวกับทุก OTA หรือคัดลอกอัตราจากใบแจ้งหนี้เก่า ฐานค่าคอมมิชชันอาจแตกต่างกันตามช่องทาง ข้อตกลงของที่พัก แผนราคา ประเภทภาษี ตลาด โปรโมชัน หรือผลลัพธ์ของการจอง

ระบุให้ชัดเจนว่ารายการใดอยู่ในฐานคำนวณ ได้แก่ ราคาห้องพัก อาหาร ค่าบริการ ภาษีท้องถิ่น VAT หรือภาษีการขาย บริการเสริม ค่าธรรมเนียมการยกเลิก และค่าธรรมเนียมการไม่มาเข้าพัก พร้อมทำเครื่องหมายว่าแต่ละรายการรวมอยู่ ไม่รวมอยู่ หรือต้องตรวจสอบกับสัญญา

บันทึกด้วยว่าค่าคอมมิชชันต้องรับรู้เมื่อใดตามนโยบายบัญชีของโรงแรมและข้อตกลงกับช่องทาง วันที่จอง วันที่เช็คเอาต์ รอบใบแจ้งหนี้ และวันที่ชำระเงิน อาจทำให้การจองเดียวกันอยู่ในคนละเดือน

สร้างข้อมูลหนึ่งชุดต่อการจอง

ใช้หมายเลขยืนยันของ OTA เป็นข้อมูลหลักในการจับคู่ สำหรับแต่ละการจอง ให้บันทึกช่องทาง รหัสการจองในระบบบริหารจัดการโรงแรม ผู้เข้าพัก วันที่จอง วันที่เข้าพัก สถานะ ห้องและแผนราคา ยอดค่าห้องรวม ภาษี ค่าธรรมเนียม ส่วนลด เงินสนับสนุนโปรโมชัน ยอดการยกเลิกหรือการไม่มาเข้าพัก และสกุลเงิน

เพิ่มอัตราค่าคอมมิชชันหรือค่าธรรมเนียมคงที่ตามสัญญา ฐานที่คิดค่าคอมมิชชัน ค่าคอมมิชชันที่คาดไว้ ค่าคอมมิชชันตามใบแจ้งหนี้ รายการปรับปรุง สถานะข้อโต้แย้ง และรอบบัญชี

อย่าใช้เพียงชื่อผู้เข้าพักในการจับคู่ ชื่ออาจซ้ำ เปลี่ยนแปลง หรือใช้อักขระคนละชุด นอกจากนี้ การจองหลายห้องอาจมีหมายเลขยืนยันจากช่องทางเพียงหมายเลขเดียว แต่มีหลายรายการในโฟลิโอของระบบบริหารจัดการโรงแรม

ข้อมูลจาก ระบบ PMS โรงแรม ที่จัดระเบียบอย่างดีจะรวบรวมแหล่งที่มาของช่องทาง สถานะการจอง รายได้ค่าห้อง และประวัติโฟลิโอไว้ด้วยกัน ก่อนที่ฝ่ายการเงินจะเพิ่มข้อมูลค่าคอมมิชชัน

จับคู่สถานะสุดท้ายของการจองก่อน

ไม่สามารถกระทบยอดค่าคอมมิชชันได้อย่างถูกต้อง หาก OTA และระบบบริหารจัดการโรงแรมมีข้อมูลเหตุการณ์ไม่ตรงกัน ตรวจสอบว่าผู้เข้าพักได้เข้าพัก ยกเลิกภายในเงื่อนไข ยกเลิกล่าช้า ไม่มาเข้าพัก ลดระยะเวลาเข้าพัก เปลี่ยนห้อง หรือได้รับการยกเว้นค่าธรรมเนียม

ใช้ข้อมูลการจองสุดท้ายจาก OTA และข้อมูลการดำเนินงานในระบบบริหารจัดการโรงแรม การจองที่ยืนยันแล้วแต่ยกเลิกภายหลังไม่ควรถูกบันทึกเป็นรายได้จากการเข้าพัก เพียงเพราะปรากฏอยู่ในไฟล์ส่งออกการจองครั้งแรก

สำหรับการจองที่มีการแก้ไข ให้ใช้ยอดสุดท้ายที่คิดค่าคอมมิชชันได้ตามหลักฐานจากช่องทางและสัญญา เก็บค่าเดิมไว้ในประวัติ แต่อย่าเรียกเก็บค่าคอมมิชชันซ้ำเพียงเพราะระบบบริหารจัดการโรงแรมมีทั้งเวอร์ชันเก่าและใหม่

แก้ไขข้อมูลซ้ำในระบบบริหารจัดการโรงแรมก่อนคำนวณค่าคอมมิชชัน โดยปกติหมายเลขยืนยัน OTA หนึ่งหมายเลขควรสร้างผลลัพธ์สุดท้ายของการจองเพียงหนึ่งรายการในการตรวจสอบค่าคอมมิชชัน

คำนวณค่าคอมมิชชันที่คาดไว้อย่างชัดเจน

ใช้สูตรคำนวณต่อการจองแบบง่ายดังนี้:

ค่าคอมมิชชันที่คาดไว้ = ฐานที่ยืนยันแล้วว่าคิดค่าคอมมิชชันได้ × อัตราตามสัญญา บวกหรือลบค่าธรรมเนียมคงที่หรือรายการปรับปรุงที่ได้รับอนุมัติ

แยกฐานที่คิดค่าคอมมิชชันออกจากยอดรวมของผู้เข้าพัก ภาษีหรือค่าธรรมเนียมบางประเภทของที่พักอาจไม่รวมอยู่ในฐาน ขณะที่ค่าอาหารหรือค่าบริการบางรายการอาจรวมอยู่ ให้ยึดข้อตกลงที่ลงนามและรายละเอียดในใบแจ้งหนี้เป็นเกณฑ์ตัดสิน

อย่าคำนวณค่าคอมมิชชันจากยอดเงินสุทธิที่เข้าบัญชีธนาคาร เพราะยอดดังกล่าวอาจรวมการหักเงิน เงินคืน การจองหลายรายการ ค่าใช้จ่ายในการชำระเงิน ผลต่างจากอัตราแลกเปลี่ยน หรือรายการปรับปรุงก่อนหน้าไว้แล้ว

เก็บรายได้ค่าห้องและค่าใช้จ่ายค่าคอมมิชชันไว้ในช่องข้อมูลแยกกันตามนโยบายบัญชีของโรงแรม การลดราคาห้องพักในระบบบริหารจัดการโรงแรมให้เท่ากับเงินสดสุทธิจะทำให้เข้าใจ ADR และประสิทธิภาพของช่องทางได้ยากขึ้น

Smart Order สามารถเชื่อมโยงแหล่งที่มาของการจองและรายได้ในระบบบริหารจัดการโรงแรมเข้ากับรายงานช่องทางของโรงแรม ช่วยให้ฝ่ายการเงินมีฐานข้อมูลที่สอดคล้องกันสำหรับตรวจสอบค่าคอมมิชชันระดับการจองได้อย่างมีประสิทธิภาพ

จับคู่รายการในใบแจ้งหนี้หรือรายการเรียกเก็บ

จับคู่รายการค่าคอมมิชชันทุกบรรทัดกับหมายเลขยืนยันของ OTA และการจองในระบบบริหารจัดการโรงแรม ตรวจสอบสกุลเงิน อัตรา ฐานคำนวณ ภาษีจากค่าคอมมิชชันหากมี ข้อมูลอ้างอิงของรายการปรับปรุง และรอบใบแจ้งหนี้

ใช้ขั้นตอนหกข้อต่อไปนี้:

1. ค้นหาการจองสุดท้ายจาก OTA และข้อมูลหนึ่งรายการในระบบบริหารจัดการโรงแรม
2. ยืนยันผลลัพธ์สุดท้ายของการเข้าพักหรือการยกเลิก
3. สร้างฐานที่คิดค่าคอมมิชชันขึ้นใหม่จากรายการที่รวมไว้ตามสัญญา
4. คำนวณค่าคอมมิชชันที่คาดไว้โดยใช้อัตราหรือค่าธรรมเนียมที่ได้รับอนุมัติ
5. เปรียบเทียบยอดที่คาดไว้กับยอดตามใบแจ้งหนี้ รวมถึงภาษีและรายการปรับปรุง
6. ทำเครื่องหมายรายการว่าจับคู่แล้ว อยู่ระหว่างโต้แย้ง หรือยกยอดไปงวดถัดไป พร้อมแนบหลักฐานและระบุผู้รับผิดชอบ

อย่าให้ยอดเรียกเก็บเกินและยอดเรียกเก็บขาดจากคนละการจองหักล้างกัน ยอดรวมในใบแจ้งหนี้อาจถูกต้อง แม้รายการจองแต่ละรายการยังมีข้อผิดพลาด

เมื่อรายการหนึ่งในใบแจ้งหนี้ครอบคลุมหลายห้องภายใต้การจองเดียว ให้กระทบยอดการจองรวมก่อน แล้วจึงจัดสรรค่าคอมมิชชันภายในเฉพาะเมื่อการรายงานของโรงแรมกำหนดให้ทำ

อธิบายผลต่างตามลำดับที่กำหนด

ตรวจสอบสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดก่อน ได้แก่ อัตราค่าคอมมิชชันไม่ถูกต้อง ฐานที่คิดค่าคอมมิชชันไม่ถูกต้อง วิธีจัดการภาษี การแก้ไขการเข้าพัก การยกเลิกบางส่วน การไม่มาเข้าพัก การยกเว้นค่าธรรมเนียม เงินสนับสนุนโปรโมชัน ข้อมูลซ้ำในระบบบริหารจัดการโรงแรม การแปลงสกุลเงิน การปัดเศษ รายการปรับปรุงจากงวดก่อน และช่วงเวลาของใบแจ้งหนี้

ระบุทุกผลต่างพร้อมจำนวนเงินและทิศทางให้ชัดเจน “ยอดในใบแจ้งหนี้สูงกว่าค่าคอมมิชชันที่คาดไว้ 24 ดอลลาร์สหรัฐสำหรับหมายเลขยืนยัน X” เป็นข้อมูลที่นำไปดำเนินการได้ แต่ “ค่าคอมมิชชันไม่ถูกต้อง” ไม่สามารถนำไปดำเนินการได้

หากข้อมูลจากช่องทางถูกต้อง แต่สถานะหรือยอดในระบบบริหารจัดการโรงแรมไม่ถูกต้อง ให้แก้ไขข้อมูลของโรงแรมเมื่อได้รับอนุมัติ หากข้อมูลในระบบบริหารจัดการโรงแรมและการจองถูกต้อง แต่ใบแจ้งหนี้มีผลต่าง ให้ยื่นข้อโต้แย้งโดยไม่เปลี่ยนแปลงรายได้ของโรงแรม

คงผลต่างด้านเวลาที่ถูกต้องไว้เป็นรายการเปิด โดยระบุหมายเลขยืนยัน ค่าคอมมิชชันที่คาดไว้ เหตุผล ผู้รับผิดชอบ และงวดที่คาดว่าจะเคลียร์รายการได้

ใช้ข้อมูลค่าคอมมิชชันเพื่อปรับปรุงการตัดสินใจด้านช่องทาง

เมื่อกระทบยอดใบแจ้งหนี้แล้ว ให้นำค่าคอมมิชชันมารวมกับต้นทุนอื่นที่ที่พักเป็นผู้รับผิดชอบ ได้แก่ โปรโมชัน สิทธิประโยชน์จากโปรแกรมสมาชิก ค่าธรรมเนียมการชำระเงิน เงินคืน และงานดำเนินการเพิ่มเติม เพื่อคำนวณต้นทุนการได้มาซึ่งลูกค้าที่แท้จริงต่อการจอง

ใช้ รายงานและการวิเคราะห์ของโรงแรม เพื่อเปรียบเทียบรายได้ค่าห้องรวม ค่าคอมมิชชัน รายได้สุทธิจากช่องทาง อัตราการยกเลิก ADR และระยะเวลาเข้าพักแยกตาม OTA จำนวนการจองเพียงอย่างเดียวไม่สามารถบอกได้ว่าช่องทางใดสร้างกำไรมากที่สุด

เปรียบเทียบต้นทุนการได้มาซึ่งลูกค้าจาก OTA กับต้นทุนของการจองที่เข้ามาผ่าน ระบบจองที่ไม่มีค่าคอมมิชชัน ของโรงแรม โดยรวมค่าใช้จ่ายด้านเว็บไซต์ การชำระเงิน การตลาด และซอฟต์แวร์ เพื่อให้การเปรียบเทียบเป็นธรรม

เป้าหมายไม่ใช่การเลิกใช้ OTA ทุกช่องทาง แต่คือการทำความเข้าใจว่าช่องทาง แผนราคา และโปรโมชันใดสร้างรายได้สุทธิเพียงพอที่จะคุ้มกับต้นทุน

ปิดงวดโดยไม่ซ่อนรายการคงค้าง

งวดพร้อมปิดเมื่อรายการค่าคอมมิชชันทุกบรรทัดได้รับการจับคู่ อยู่ระหว่างโต้แย้ง หรือยกยอดไปงวดถัดไป ยอดรวมระดับการจองต้องเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้และรายการบัญชีได้

ให้บุคคลที่สองตรวจสอบการแก้ไขอัตราด้วยตนเอง การยกเลิกยอดสูง ค่าคอมมิชชันจากการไม่มาเข้าพัก การยกเว้นค่าธรรมเนียม การจองซ้ำ และรายการปรับปรุงจากงวดก่อน เก็บรักษาเวอร์ชันสัญญาและหลักฐานที่ใช้ในการคำนวณไว้

จัดทำสรุปที่กระชับสำหรับฝ่ายบริหาร ได้แก่ รายได้ค่าห้องรวมจาก OTA ฐานที่คิดค่าคอมมิชชัน ค่าคอมมิชชัน ภาษีจากค่าคอมมิชชัน ข้อโต้แย้ง รายการปรับปรุง อัตราค่าคอมมิชชันที่แท้จริง และรายได้สุทธิแยกตามช่องทาง

ใช้ผลต่างที่เกิดซ้ำเพื่อปรับปรุงการตั้งค่าระบบบริหารจัดการโรงแรมและแนวทางการทำงานของพนักงาน หมายเลขยืนยัน OTA ที่หายไป แหล่งที่มาของช่องทางไม่ถูกต้อง ยอดค่าห้องที่ถูกแก้ไข และการยกเลิกที่ไม่ได้บันทึก ล้วนเป็นทั้งปัญหาด้านการดำเนินงานและการเงิน

คำถามที่พบบ่อย

ควรคำนวณค่าคอมมิชชันจากยอดรวมของผู้เข้าพักหรือไม่?

ไม่ควรคำนวณโดยอัตโนมัติ ให้ใช้ฐานที่คิดค่าคอมมิชชันตามที่กำหนดไว้ในข้อตกลงระหว่างที่พักกับช่องทาง และผลลัพธ์สุดท้ายของการจอง

ค่าคอมมิชชัน OTA เท่ากับผลต่างระหว่างรายได้กับยอดจ่ายหรือไม่?

ไม่เท่ากัน ยอดจ่ายอาจรวมภาษี เงินคืน ค่าธรรมเนียมการชำระเงิน การจองหลายรายการ ผลต่างจากอัตราแลกเปลี่ยน และรายการปรับปรุงก่อนหน้าไว้ด้วย

ควรหักค่าคอมมิชชันออกจากรายได้ค่าห้องในระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือไม่?

โดยทั่วไป โรงแรมจะติดตามรายได้ค่าห้องรวมและค่าใช้จ่ายค่าคอมมิชชันแยกจากกันตามนโยบายบัญชี วิธีนี้ช่วยรักษาความถูกต้องและประโยชน์ของรายงาน ADR และประสิทธิภาพของช่องทาง

ต้องมีอะไรบ้างจึงถือว่าการกระทบยอดค่าคอมมิชชันของงวดเสร็จสมบูรณ์?

รายการในใบแจ้งหนี้ทุกบรรทัดต้องเชื่อมโยงกับการจองและสถานะสุดท้าย โดยผลต่างได้รับการแก้ไข อยู่ระหว่างโต้แย้ง หรือยกยอดไปงวดถัดไปภายใต้ผู้รับผิดชอบที่ระบุไว้