1. ยืนยันว่า OTA แสดงการจองหนึ่งรายการที่มีการแก้ไข ไม่ใช่การจองจริงสองรายการ
2. เปรียบเทียบข้อมูลทั้งสองรายการในระบบ PMS โดยใช้หมายเลขยืนยันจาก OTA และประวัติการเปลี่ยนแปลง
3. เก็บรายการที่ยังสามารถรับการเปลี่ยนแปลงจาก OTA ต่อไปได้ พร้อมรักษาข้อมูลการชำระเงินและบันทึกของผู้เข้าพักไว้
4. กระทบยอดห้องว่าง การจัดสรรห้อง ข้อความ และรายงานให้เรียบร้อยก่อนปิดรายการที่ซ้ำ
ปัญหา การจองซ้ำจากการแก้ไขผ่าน OTA เกิดขึ้นเมื่อการเปลี่ยนแปลงการจองเดิมสร้างข้อมูลรายการที่สองในระบบ PMS แทนที่จะอัปเดตรายการแรก แผนกต้อนรับอาจเห็นรายการเข้าพักสองรายการสำหรับผู้เข้าพักคนเดียว ห้องว่างถูกหักสองครั้ง หรือพบรายการเก่ากับรายการใหม่ที่มีวันที่แตกต่างกัน
สถานการณ์นี้แตกต่างจากรายการซ้ำที่เกิดจากการนำเข้าการจองใหม่หลายครั้ง หลักฐานสำคัญในกรณีนี้คือการแก้ไขข้อมูล โดย OTA ยังคงมีการจองเพียงรายการเดียว แต่ระบบ PMS แยกข้อมูลเวอร์ชันเก่าและเวอร์ชันใหม่ออกจากกัน
อย่ายกเลิกรายการใดจนกว่าโรงแรมจะทราบว่ารายการใดยังคงเชื่อมต่อและรองรับการเปลี่ยนแปลงจาก OTA ในอนาคต การลบรายการผิดอาจทำให้ข้อมูลอัปเดตการยกเลิก คำแนะนำการชำระเงิน ข้อความของผู้เข้าพัก หรือการจัดสรรห้องที่ถูกต้องสูญหาย
ยืนยันว่า OTA มีการจองเพียงรายการเดียว
เปิดการจองปัจจุบันในที่พักบน OTA ที่ถูกต้อง ค้นหาด้วยหมายเลขยืนยันจากช่องทาง แล้วตรวจสอบว่า OTA แสดงการจองที่ใช้งานอยู่เพียงรายการเดียว เวลาที่แก้ไขล่าสุด และรายละเอียดการเข้าพักปัจจุบันทั้งหมด
เปรียบเทียบรายละเอียดเดิมกับรายละเอียดปัจจุบัน ได้แก่ วันเข้าพัก วันออก ประเภทห้อง จำนวนห้อง ผู้เข้าพัก ราคา วิธีชำระเงิน เงื่อนไขการยกเลิก และสถานะ บันทึกเวลาแก้ไขและเขตเวลาด้วย
หาก OTA แสดงหมายเลขยืนยันสองหมายเลขแยกกัน อย่าถือว่าข้อมูลทั้งสองรายการในระบบ PMS เป็นรายการซ้ำจากการแก้ไข เพราะอาจเป็นการจองจริงสองรายการที่ต้องได้รับการยืนยันจากผู้เข้าพักก่อนดำเนินการยกเลิก
หาก OTA แสดงหมายเลขยืนยันเพียงหมายเลขเดียวและมีการจองปัจจุบันหนึ่งรายการ สุดท้ายโรงแรมควรเหลือข้อมูลในระบบ PMS ที่ใช้ดำเนินงานได้เพียงรายการเดียว ข้อมูลอีกรายการในระบบ PMS เป็นรายการซ้ำภายใน ไม่ใช่ภาระผูกพันต่อผู้เข้าพักรายการที่สอง
ระงับการแก้ไขด้วยตนเองเพิ่มเติม
มอบหมายให้ผู้จัดการหรือพนักงานอาวุโสของแผนกต้อนรับรับผิดชอบกรณีนี้ แจ้งกะถัดไปว่าอย่าย้ายห้อง เรียกเก็บเงิน ส่งข้อความยืนยัน หรือยกเลิกรายการใดจนกว่าการตรวจสอบจะเสร็จสิ้น
กันห้องปัจจุบันของผู้เข้าพักไว้เพียงครั้งเดียว หากการแก้ไขกระทบห้องสุดท้าย ผู้เข้าพักที่จะมาถึงภายในวันเดียวกัน หรือการย้ายห้อง ให้บันทึกการกันห้องชั่วคราวหนึ่งรายการตามขั้นตอนของโรงแรม อย่าสร้างการกันห้องเพิ่มเติมให้ข้อมูลทั้งสองรายการในระบบ PMS
หากทำได้ ให้หยุดข้อความถึงผู้เข้าพักตามกำหนดเวลาที่ผูกกับรายการเก่าไว้ชั่วคราว การส่งข้อความเตือนวันเข้าพักหรือคำขอชำระเงินซ้ำอาจทำให้ผู้เข้าพักพบความผิดปกติก่อนที่โรงแรมจะเข้าใจสาเหตุ
ระบบ channel manager โรงแรม ที่เชื่อมต่อควรผูกหมายเลขยืนยันจาก OTA และการเปลี่ยนแปลงหลังจากนั้นไว้กับการจองของโรงแรมเพียงรายการเดียว สำหรับเหตุการณ์นี้ ให้ใช้ประวัติการเชื่อมต่อเป็นหลักฐาน และอย่าส่งการแก้ไขซ้ำหลายครั้ง
เปรียบเทียบข้อมูลทั้งสองรายการในระบบ PMS เคียงข้างกัน
ใช้หมายเลขยืนยันจาก OTA เป็นจุดเปรียบเทียบแรก จากนั้นตรวจสอบรหัสการจองในระบบ PMS เวลาที่สร้าง เวลาที่แก้ไขล่าสุด แหล่งที่มา วันที่ ห้องและแผนราคา ผู้เข้าพัก ราคา คำแนะนำการชำระเงิน เงินมัดจำ บันทึก ข้อความ ห้องที่จัดสรร และความเคลื่อนไหวของห้องว่าง
รายการเก่าอาจมีข้อมูลการชำระเงินเดิมหรือบทสนทนากับผู้เข้าพัก ขณะที่รายการใหม่มีวันที่เข้าพักที่แก้ไขแล้วอย่างถูกต้อง อย่าลบรายการใดจนกว่าโรงแรมจะทราบว่าต้องเก็บข้อมูลส่วนใดไว้
มองหารูปแบบการแก้ไขที่ชัดเจน โดยรายการหนึ่งตรงกับการจองก่อนมีการเปลี่ยนแปลง และอีกรายการตรงกับเวอร์ชันปัจจุบันบน OTA ตรวจสอบด้วยว่ารายการใหม่ไม่มีหมายเลขอ้างอิงจาก OTA หรือมีหมายเลขต่างออกไปหรือไม่ หมายเลขอ้างอิงที่หายไปอาจทำให้รายการซ้ำดูเหมือนการจองตรงที่พนักงานสร้างขึ้นเอง
ค้นหาการจองที่ยกเลิกและเก็บถาวรไว้ด้วย พนักงานอาจพยายามแก้ไขปัญหาไปแล้ว ทำให้เหลือรายการเข้าพักที่มองเห็นหนึ่งรายการและรายการที่ซ่อนอยู่อีกรายการซึ่งยังคงกระทบห้องว่างหรือรายงานการชำระเงิน
เลือกรายการที่ควรเก็บไว้
เก็บข้อมูลในระบบ PMS ที่ยังสามารถรับการแก้ไขและการยกเลิกจาก OTA ในอนาคตได้ รายการดังกล่าวควรมีหมายเลขยืนยันจาก OTA แหล่งที่มาของช่องทาง สถานะปัจจุบัน และการเชื่อมโยงกับประวัติการจองเดิมอย่างถูกต้อง
หากรายการที่เชื่อมต่อมีวันที่เก่า แต่รายการซ้ำมีรายละเอียดการเข้าพักใหม่ที่ถูกต้อง ให้อัปเดตรายการที่เชื่อมต่อด้วยรายละเอียดปัจจุบันที่ได้รับอนุมัติ แทนที่จะเลือกรายการใหม่เพียงเพราะข้อมูลดูถูกต้องกว่า หากไม่ชัดเจนว่ารายการใดเป็นเจ้าของการเชื่อมต่อ ให้ยืนยันวิธีที่ปลอดภัยกับผู้ให้บริการระบบ PMS
เก็บประวัติที่เกี่ยวข้องกับผู้เข้าพักไว้ก่อนปิดรายการส่วนเกิน โอนหรือเก็บบันทึกการชำระเงินที่ได้รับอนุญาต หมายเลขอ้างอิงเงินมัดจำ คำขอของผู้เข้าพัก ความคิดเห็นภายใน การตัดสินใจจัดสรรห้อง และงานของพนักงาน โดยไม่คัดลอกยอดเรียกเก็บซ้ำ
ขั้นตอนการทำงานของ ระบบ PMS โรงแรม ที่มีประสิทธิภาพจะเก็บแหล่งที่มาของการจอง บัญชีค่าใช้จ่าย การจัดสรรห้อง และประวัติการตรวจสอบไว้ด้วยกัน ทำให้แผนกต้อนรับ งานแม่บ้าน และฝ่ายการเงินสามารถใช้งานรายการที่เหลืออยู่ได้อย่างต่อเนื่องหลังนำรายการซ้ำออก
Smart Order ช่วยให้ทีมตรวจสอบหมายเลขอ้างอิงจาก OTA และข้อมูลทั้งสองรายการในระบบ PMS ผ่านขั้นตอนการทำงานเดียวกัน ก่อนตัดสินใจว่าจะเก็บการจองรายการใดไว้
รวมการเปลี่ยนแปลงจาก OTA ไว้ในการจองของโรงแรมเพียงรายการเดียว
ใช้ Smart Order เพื่อตรวจสอบหมายเลขอ้างอิงการจอง ห้องว่าง และประวัติการจองก่อนแก้ไขรายการซ้ำ
แก้ไขรายการซ้ำตามลำดับที่ควบคุมได้
ดำเนินการตามลำดับเดียวกัน เพื่อป้องกันไม่ให้ห้องว่างและยอดเงินเปลี่ยนแปลงซ้ำสองครั้ง:
- ยืนยันการจองปัจจุบันบน OTA เพียงรายการเดียวและรายละเอียดที่แก้ไขล่าสุด
- ทำเครื่องหมายข้อมูลในระบบ PMS ที่จะเก็บไว้ และบันทึกเหตุผลว่าทำไมรายการดังกล่าวจึงเป็นรายการที่เชื่อมต่ออยู่
- อัปเดตรายการที่เก็บไว้ด้วยรายละเอียดการเข้าพัก ห้อง ราคา ผู้เข้าพัก การชำระเงิน และนโยบายที่ได้รับอนุมัติให้เป็นปัจจุบัน
- ย้ายเฉพาะบันทึก งาน เงินมัดจำ และการจัดสรรห้องที่จำเป็นจากรายการซ้ำ
- ปิดข้อมูลส่วนเกินในระบบ PMS ด้วยขั้นตอนที่ได้รับอนุมัติสำหรับรายการซ้ำ การทำให้เป็นโมฆะ การรวมรายการ หรือการยกเลิกที่ไม่เกี่ยวกับผู้เข้าพัก
- คำนวณห้องว่างและยอดชำระเงินใหม่ แล้วค้นหาหมายเลขยืนยันจาก OTA อีกครั้ง
อย่ายกเลิกการจองจริงบน OTA เพียงเพื่อลบข้อมูลส่วนเกินในระบบ PMS เพราะจะเปลี่ยนแปลงการจองของผู้เข้าพัก และอาจทำให้เกิดการคืนเงิน ค่าธรรมเนียม ข้อความ หรือการคืนห้องว่างบนช่องทาง
อย่าลบรายการส่วนเกินทันทีหากมีข้อมูลทางการเงิน ฝ่ายการเงินต้องมีรายการแก้ไขที่ตรวจสอบย้อนหลังได้และอธิบายว่าเหตุใดข้อมูลดังกล่าวจึงไม่ถือเป็นการเข้าพักแยกต่างหากอีกต่อไป
กระทบยอดห้องว่าง การชำระเงิน และงานที่เกี่ยวข้องกับผู้เข้าพัก
ตรวจนับห้องว่างจริงก่อนและหลังการแก้ไข การจองสุดท้ายควรกันห้องประเภทปัจจุบันไว้สำหรับทุกคืนของการเข้าพักปัจจุบันเพียงครั้งเดียว วันที่เดิมที่ถูกนำออกจากการแก้ไขไม่ควรถูกปิดกั้นไว้อีกต่อไป
เปรียบเทียบคำแนะนำการชำระเงินจาก OTA กับบัญชีค่าใช้จ่ายในรายการ PMS ที่เก็บไว้ ตรวจสอบยอดชำระล่วงหน้าหรือยอดที่ช่องทางเรียกเก็บ ยอดที่ต้องชำระ ณ ที่พัก เงินมัดจำ เงินคืน บันทึกการชำระเงินเสมือนในกรณีที่เกี่ยวข้อง และยอดเรียกเก็บที่พนักงานบันทึกไว้แล้ว ห้ามโอนหรือทำซ้ำข้อมูลบัตรที่ละเอียดอ่อน
ตรวจสอบการสื่อสารกับผู้เข้าพัก เก็บประวัติการยืนยันไว้เพียงชุดเดียว และอธิบายรายละเอียดการเข้าพักปัจจุบันเฉพาะเมื่อผู้เข้าพักได้รับข้อความที่ขัดแย้งกัน ลบงานแม่บ้าน ลิงก์เช็คอิน ข้อความเตือนการชำระเงิน ข้อความต้อนรับ และการจัดสรรห้องที่ซ้ำกัน
ขั้นตอนการทำงานของ แผนกต้อนรับผ่านมือถือ ของโรงแรมควรแสดงรายการเข้าพักที่ใช้งานได้เพียงรายการเดียวแก่ทีมที่ปฏิบัติหน้าที่ หากข้อมูลทั้งสองรายการยังคงปรากฏบนมือถือหรือรายการปฏิบัติงาน แสดงว่าเหตุการณ์นี้ยังไม่ได้รับการแก้ไขเสร็จสิ้น
ตรวจสอบเหตุการณ์ถัดไปจาก OTA
หลังแก้ไขแล้ว ให้เปรียบเทียบข้อมูลในระบบ PMS ที่เก็บไว้กับ OTA เป็นครั้งสุดท้าย ยืนยันสถานะ วันที่ ห้อง ราคา ผู้เข้าพัก ยอดเงิน การชำระเงิน เงื่อนไขการยกเลิก และห้องว่าง
ติดตามการแก้ไขหรือการยกเลิกครั้งถัดไปที่ระบบรองรับอย่างใกล้ชิด เหตุการณ์ดังกล่าวควรอัปเดตรายการที่เก็บไว้ แทนที่จะสร้างรายการซ้ำที่ปิดไปแล้วขึ้นมาใหม่หรือเปิดการจองรายการที่สาม
ส่งหมายเลขยืนยันจาก OTA รหัส PMS ทั้งสองรายการ รายละเอียดเดิมและรายละเอียดที่แก้ไข เวลาที่สร้างและแก้ไข ภาพหน้าจอ ผลกระทบต่อห้องว่าง และข้อมูลรายการที่เลือกเก็บไว้ให้ฝ่ายสนับสนุน พร้อมสอบถามสาเหตุที่การแก้ไขสร้างรายการใหม่แทนการอัปเดตรายการเดิม
ปิดกรณีนี้เมื่อเหลือข้อมูลในระบบ PMS ที่ใช้งานได้เพียงรายการเดียว ห้องว่างถูกต้อง ยอดเงินปรากฏเพียงครั้งเดียว และการเปลี่ยนแปลงจาก OTA ในอนาคตมีปลายทางที่ชัดเจนเท่านั้น
ป้องกันรายการซ้ำจากการแก้ไข
กำหนดให้พนักงานค้นหาด้วยหมายเลขยืนยันจาก OTA ก่อนสร้างการจองด้วยตนเองสำหรับการเข้าพักที่มีการเปลี่ยนแปลง การจองที่หายไปจากรายการผู้เข้าพักที่จะมาถึงอาจเพียงถูกย้ายวันที่ ไม่ได้หายไปจริง
ทดสอบการจอง การแก้ไข และการยกเลิกหลังเพิ่ม OTA ใหม่ การเชื่อมต่อระบบ PMS ประเภทห้อง หรือแผนราคา การแก้ไขต้องอัปเดตรหัสการจองเดิม
ติดตามสาเหตุของรายการซ้ำแยกตามประเภท ได้แก่ การกรอกข้อมูลซ้ำด้วยตนเอง การเปลี่ยนแปลงที่ระบบไม่รองรับ การเปลี่ยนแปลงการจับคู่ข้อมูล การนำเข้าที่ล้มเหลวก่อนหน้านี้ สำเนาที่พนักงานสร้าง หรือการแก้ไขที่มาถึงล่าช้า วิธีป้องกันขึ้นอยู่กับสาเหตุ ไม่ใช่เพียงข้อเท็จจริงที่ว่ามีข้อมูลปรากฏสองรายการ
คำถามที่พบบ่อย
โรงแรมควรเก็บข้อมูลรายการใดในระบบ PMS ไว้?
เก็บรายการที่ยังคงผูกกับหมายเลขยืนยันจาก OTA และสามารถรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้ พร้อมรักษารายละเอียดการเข้าพักปัจจุบันทั้งหมดและประวัติทางการเงินที่ได้รับอนุมัติไว้
พนักงานควรยกเลิกการจองหนึ่งรายการในระบบเอ็กซ์ทราเน็ตของ OTA หรือไม่?
ไม่ควร หาก OTA แสดงการจองเพียงรายการเดียว ให้แก้ไขรายการซ้ำภายในระบบ PMS โดยไม่เปลี่ยนแปลงการจองจริงของผู้เข้าพัก
ควรทำอย่างไรหากข้อมูลทั้งสองรายการในระบบ PMS มีการชำระเงิน?
ระงับการเรียกเก็บเพิ่มเติม ระบุธุรกรรมจริง และให้ฝ่ายการเงินย้ายหรือย้อนรายการตามขั้นตอนที่โรงแรมอนุมัติก่อนปิดรายการซ้ำ
ปัญหานี้ถือว่าแก้ไขเสร็จเมื่อใด?
เมื่อเหลือการจองปัจจุบันในระบบ PMS เพียงรายการเดียว ห้องว่างถูกกันไว้เพียงครั้งเดียว การชำระเงินและข้อความไม่ซ้ำกัน และเหตุการณ์ถัดไปจาก OTA ส่งถึงรายการดังกล่าวอย่างถูกต้อง
