การจอง Rakuten Travel ไม่เข้าสู่ระบบบริหารจัดการโรงแรมของคุณ: สิ่งที่ควรตรวจสอบ

เมื่อ การจอง Rakuten Travel ไม่เข้าสู่ ระบบบริหารจัดการโรงแรมของคุณ โรงแรมต้องปกป้องสิทธิ์ของผู้เข้าพักและกันห้องไว้ก่อน การไม่มีรายการในระบบบริหารจัดการโรงแรมไม่ได้ทำให้การจองที่ยืนยันแล้วใน Rakuten Travel ถูกยกเลิก

เหตุการณ์นี้แตกต่างจากการทดสอบการเชื่อมต่อครั้งแรก เพราะการจองเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานประจำวันแล้ว ผู้จัดการจึงต้องตัดสินใจอย่างเป็นระบบ ได้แก่ ยืนยันว่าการจองมีอยู่จริง ป้องกันการจองเกินจำนวน ค้นหารายการที่อาจมีข้อมูลไม่ครบ และกู้คืนการจองให้สมบูรณ์เพียงหนึ่งรายการโดยไม่ทำให้จำนวนห้องถูกบันทึกซ้ำ

อย่าขอให้ผู้เข้าพักจองใหม่และอย่านำเข้าการจองเดิมซ้ำหลายครั้ง เพราะทั้งสองวิธีอาจทำให้เกิดการเรียกเก็บเงินซ้ำหรือมีรายการจองซ้ำในระบบโรงแรม

ยืนยันการจองในที่พักบน Rakuten ที่ถูกต้อง

เข้าสู่หน้าจอ การบริหารจัดการที่พัก และยืนยันว่าเลือกโรงแรมถูกต้อง ค้นหารายการด้วยหมายเลขการจอง Rakuten หากไม่มีหมายเลขดังกล่าว ให้ค้นหาด้วยชื่อผู้เข้าพัก วันที่เข้าพัก วันที่ทำการจอง และแผนห้องพักหรือแผนที่พัก

เปิดรายการปัจจุบันและตรวจสอบสถานะ วันเช็คอินและเช็คเอาต์ ประเภทห้อง แผน จำนวนห้อง จำนวนผู้ใหญ่และเด็ก ราคาสุทธิที่จอง ภาษี วิธีชำระเงิน เงื่อนไขการยกเลิก ข้อมูลติดต่อผู้เข้าพัก และเวลาที่แก้ไขล่าสุด

ถือว่าการจองที่ยืนยันแล้วมีผลอยู่เสมอ แม้จะไม่ปรากฏในระบบบริหารจัดการโรงแรม หากรายการใน Rakuten ถูกยกเลิก ให้ตรวจสอบเวลายกเลิกและเงื่อนไขค่าธรรมเนียมก่อนคืนห้องเข้าสู่จำนวนห้องว่าง หากไม่พบการจอง ให้ตรวจสอบที่พักและช่วงวันที่ค้นหาอีกครั้งก่อนดำเนินการตามอีเมลหรือภาพหน้าจอจากผู้เข้าพัก

บันทึกหมายเลขการจองและภาพหน้าจอที่แสดงเขตเวลา ข้อมูลนี้จะเป็นข้อมูลอ้างอิงร่วมกันสำหรับแผนกต้อนรับ ผู้จัดการ ผู้ให้บริการระบบ และทีมการเงิน

ปกป้องสิทธิ์ของผู้เข้าพักและกันห้องเพียงครั้งเดียว

ตรวจสอบจำนวนห้องที่ยังขายได้ในทุกคืนของการเข้าพัก หากใกล้ถึงวันเช็คอิน โรงแรมเกือบเต็ม หรือการจองใช้ห้องสุดท้าย ให้กันห้องชั่วคราวเพียงหนึ่งครั้งพร้อมบันทึกรายละเอียดในระบบที่กำหนดไว้ตามขั้นตอนรับมือเหตุขัดข้องของโรงแรม

อย่าลดจำนวนห้องว่างแยกกันในระบบบริหารจัดการโรงแรม ผู้จัดการช่องทาง และหน้าจอ Rakuten การกันห้องหลายครั้งอาจทำให้ห้องถูกหักเกินจริงและยังคงค้างอยู่หลังจากกู้คืนการจองที่หายไปแล้ว

แจ้งผู้เข้าพักเฉพาะข้อมูลที่ยืนยันแล้ว โรงแรมสามารถรับทราบหมายเลขการจอง Rakuten และแจ้งว่าทีมงานกำลังปรับข้อมูลภายในให้ตรงกัน อย่าขอให้ผู้เข้าพักยกเลิก จองใหม่ หรือชำระเงินอีกครั้งระหว่างที่ยังตรวจสอบผู้รับผิดชอบการชำระเงินอยู่

ส่งต่อปัญหาเพื่อดำเนินการทันทีในกรณีที่ผู้เข้าพักจะมาถึงภายในวันเดียวกัน มีการจอง Rakuten หายไปหลายรายการ เหลือห้องสุดท้าย คำแนะนำเกี่ยวกับการชำระล่วงหน้าไม่ชัดเจน หรือการจองเดียวกันปรากฏซ้ำสองครั้งแล้ว

ค้นหาทั่วทั้งระบบบริหารจัดการโรงแรม ไม่ใช่เฉพาะรายการผู้เข้าพักที่กำลังจะมาถึง

ค้นหาด้วยหมายเลขการจอง Rakuten ก่อน จากนั้นใช้ชื่อสกุลผู้เข้าพัก วันที่เข้าพักเดิมและปัจจุบัน วันที่ทำการจอง ประเภทห้อง แผนที่พัก และแหล่งที่มา โดยรวมรายการที่รอดำเนินการ ถูกยกเลิก ถูกแก้ไข ยังไม่ได้กำหนดห้อง ถูกเก็บถาวร ข้อมูลไม่ครบ และบันทึกด้วยตนเองไว้ในการค้นหาด้วย

ตรวจสอบว่าตัวกรองซ่อนการจองไว้หรือไม่ หน้าจอรายการผู้เข้าพักที่กำลังจะมาถึงอาจแสดงเพียงที่พักเดียว แหล่งที่มาเดียว ห้องที่กำหนดแล้ว หรือช่วงวันที่จำกัด การเข้าพักที่มีการแก้ไขอาจย้ายไปยังวันเช็คอินอื่น แต่ยังคงใช้หมายเลขการจองเดิม

หากพบรายการที่มีข้อมูลบางส่วนและมีหมายเลข Rakuten ให้เก็บรายการนั้นไว้และเพิ่มข้อมูลที่ขาด แทนการสร้างการจองรายการที่สอง หากมีสองรายการที่ใช้หมายเลขเดียวกัน ให้หยุดการกู้คืนจนกว่าจะมีผู้รับผิดชอบหนึ่งคนตัดสินใจว่าควรเก็บรายการใดไว้และการเคลื่อนไหวของจำนวนห้องรายการใดเป็นของรายการนั้น

Smart Order สามารถรวมข้อมูลอ้างอิงการจองจากช่องทาง การจองในระบบบริหารจัดการโรงแรม และความพร้อมใช้งานของห้องไว้ในมุมมองการทำงานเดียว ผู้จัดการจึงกำหนดผู้รับผิดชอบเพียงคนเดียว กันห้องเพียงหนึ่งห้อง และป้องกันไม่ให้พนักงานหลายคนสร้างรายการที่ขัดแย้งกัน ช่วยให้จัดการปัญหาได้ง่ายและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ตรวจสอบสถานะการเชื่อมต่อและการจับคู่ที่แสดงอยู่

เปิดส่วนการเชื่อมต่อ Rakuten ในระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือ ผู้จัดการช่องทาง ตรวจสอบข้อมูลที่พนักงานโรงแรมสามารถนำไปดำเนินการได้ เช่น การเชื่อมต่อยังทำงานอยู่หรือไม่ การจองกำลังรอให้ตรวจสอบหรือไม่ และห้องกับแผนที่พักที่จองยังเชื่อมโยงกันอยู่หรือไม่

เปรียบเทียบที่พัก ห้อง และแผนใน Rakuten กับผลิตภัณฑ์ในระบบบริหารจัดการโรงแรมที่อยู่ในการจอง ชื่อที่คล้ายกันไม่ได้ยืนยันว่ารหัสที่ถูกต้องเชื่อมต่อกันแล้ว แผนที่สร้างใหม่อาจเปิดขายได้สำเร็จ แต่การจองจากแผนนั้นอาจไม่มีปลายทางสำหรับบันทึกในระบบบริหารจัดการโรงแรม

อย่าเปลี่ยนการจับคู่ที่ใช้งานอยู่เพียงเพื่อบังคับให้การจองหนึ่งรายการเข้าสู่ระบบ การแก้ไขอย่างเร่งรีบอาจส่งการจองในภายหลังไปยังห้องหรือแผนที่ไม่ถูกต้อง ให้บันทึกภาพคำเตือนที่แสดงอยู่และขอให้ผู้ให้บริการที่รับผิดชอบยืนยันการจับคู่ที่ถูกต้องก่อนเปลี่ยนแปลง

ตรวจสอบวิธีที่โรงแรมได้รับการจองตามปกติด้วย หากโรงแรมได้รับการจอง Rakuten บางรายการทางอีเมลหรือช่องทางที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง การไม่มีรายการอัตโนมัติในระบบบริหารจัดการโรงแรมอาจต้องใช้ขั้นตอนดำเนินการด้วยตนเองที่ได้รับอนุมัติ แทนการพยายามกู้คืนซ้ำหลายครั้ง

กู้คืนหรือบันทึกการจองหนึ่งรายการอย่างปลอดภัย

เลือกวิธีกู้คืนตามรายการ Rakuten ที่ยังมีผลและขั้นตอนของโรงแรม

1. หากผู้ให้บริการสามารถดึงการจองที่ยืนยันแล้วกลับมาได้ ให้ส่งคำขอกู้คืนเพียงครั้งเดียวและรอผลลัพธ์
2. หากใกล้ถึงวันเช็คอินและไม่สามารถกู้คืนได้ทันเวลา ให้สร้างการจองในระบบบริหารจัดการโรงแรมด้วยตนเองเพียงหนึ่งรายการภายใต้การควบคุมและต้องได้รับอนุมัติจากผู้จัดการเท่านั้น
3. เก็บหมายเลขการจอง Rakuten แหล่งที่มา ห้อง แผน วันที่ จำนวนผู้เข้าพัก ราคาสุทธิ คำแนะนำการชำระเงิน เงื่อนไขการยกเลิก และข้อมูลติดต่อผู้เข้าพักไว้ในรายการที่จะคงอยู่
4. ทำเครื่องหมายการกันห้องชั่วคราว เพื่อให้ผู้ดำเนินการกู้คืนทราบว่าต้องนำรายการกันห้องนั้นออกหรือไม่
5. เพิ่มบันทึกภายในที่ระบุเวลา เหตุผล ผู้จัดการที่อนุมัติ เคสที่แจ้งฝ่ายสนับสนุน และคำเตือนว่ารายการอัตโนมัติอาจเข้ามาในภายหลัง

อย่ากำหนดราคาขายใหม่จากปฏิทินของวันนี้ ให้ใช้ราคาและเงื่อนไขในรายการจอง Rakuten ที่ยืนยันแล้ว อย่าเปลี่ยนคำแนะนำเกี่ยวกับการชำระล่วงหน้าหรือชำระ ณ ที่พักเพียงเพราะระบบบริหารจัดการโรงแรมไม่มีช่องข้อมูลการชำระเงินตามปกติ

กระทบยอดจำนวนห้องว่างและการชำระเงินหลังการกู้คืน

เปรียบเทียบความพร้อมใช้งานก่อนและหลังเพิ่มการจอง กลุ่มห้องที่จองควรลดลงเพียงหนึ่งครั้งในทุกคืนที่ได้รับผลกระทบ ให้นำการกันห้องชั่วคราวออกหลังจากยืนยันแล้วเท่านั้นว่าการจองที่กู้คืนหรือบันทึกด้วยตนเองได้กันห้องนั้นไว้เรียบร้อยแล้ว

ตรวจสอบว่าแผน Rakuten หลายแผนใช้จำนวนห้องชุดเดียวกันหรือไม่ การจองควรลดจำนวนห้องจริง ไม่ใช่หักห้องแยกกันทั้งจากแผนพื้นฐานและแผนส่งเสริมการขาย

จากนั้นยืนยันผู้รับผิดชอบการชำระเงิน บันทึกยอดรวมที่จอง ภาษี วิธีชำระเงินของผู้เข้าพัก ยอดที่ต้องชำระ ณ ที่พัก และยอดที่ช่องทางเรียกเก็บซึ่งแสดงอยู่ในการจอง แผนกต้อนรับต้องไม่เรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพักซ้ำเพราะรายการที่สร้างด้วยตนเองในระบบบริหารจัดการโรงแรมไม่มีบันทึกการชำระเงินครบถ้วน

หากการจองมีคะแนนสะสม คูปอง อาหาร หรือสิทธิประโยชน์อื่น ให้เก็บข้อมูลนั้นไว้ในบันทึกของระบบบริหารจัดการโรงแรมที่แผนกต้อนรับและฝ่ายการเงินใช้งาน แม้จะกันห้องไว้เรียบร้อยในด้านการปฏิบัติงาน แต่ประสบการณ์ของผู้เข้าพักและข้อมูลทางการเงินอาจยังไม่สมบูรณ์

ตรวจสอบวงจรการจองทั้งหมด

ค้นหาระบบบริหารจัดการโรงแรมอีกครั้งด้วยหมายเลขการจอง Rakuten และยืนยันว่าเหลือรายการที่ใช้งานอยู่เพียงหนึ่งรายการ เปรียบเทียบสถานะ วันที่ ห้อง แผน ผู้เข้าพัก ราคา ภาษี การชำระเงิน เงื่อนไขการยกเลิก และข้อมูลติดต่อกับ Rakuten

ตรวจสอบความพร้อมใช้งานในทุกคืน จากนั้นตรวจสอบการแก้ไขหรือการยกเลิกครั้งถัดไปของการจองเดียวกันอย่างละเอียด การเปลี่ยนแปลงต้องอัปเดตรายการในระบบบริหารจัดการโรงแรมที่คงอยู่ ไม่ใช่สร้างการจองอีกหนึ่งรายการหรือทิ้งจำนวนห้องที่ถูกหักไว้

อย่าปิดเคสจนกว่าโรงแรมจะทราบสาเหตุที่พลาดการจองและวิธีป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีก การกู้คืนการจองช่วยลดความเสี่ยงต่อผู้เข้าพัก แต่ไม่ได้แก้ไขเส้นทางการแจ้งเตือนที่ขัดข้อง แผนที่ไม่ได้จับคู่ หรือการเชื่อมต่อที่ไม่ได้ใช้งานโดยอัตโนมัติ

ข้อมูลที่ควรส่งให้ทีมสนับสนุนที่รับผิดชอบ

ส่งชื่อและรหัสที่พัก หมายเลขการจอง Rakuten ชื่อผู้เข้าพัก วันที่ทำการจองและวันที่เข้าพัก ห้องและแผน เวลาที่จองพร้อมเขตเวลา รวมถึงภาพหน้าจอรายการใน Rakuten และผลการค้นหาในระบบบริหารจัดการโรงแรม

เพิ่มข้อมูลการจอง Rakuten รายการล่าสุดที่เข้าสู่ระบบตามปกติ คำเตือนการเชื่อมต่อที่มองเห็น ชื่อการจับคู่ปัจจุบัน การกันห้องชั่วคราว รายการที่สร้างด้วยตนเอง และทุกครั้งที่พยายามกู้คืนไปแล้ว ขอคำตอบที่ชัดเจนหนึ่งข้อว่า การจองหยุดอยู่ที่จุดใดและต้องดำเนินการเพียงขั้นตอนใดเพื่อบันทึกลงในรายการของระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ถูกต้อง

ผู้จัดการโรงแรมไม่จำเป็นต้องตีความบันทึกข้อความทางเทคนิค แต่ต้องให้ลำดับเหตุการณ์ที่ครบถ้วนและหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมระหว่างที่กำลังตรวจสอบเคส

คำถามที่พบบ่อย

โรงแรมควรสร้างการจองด้วยตนเองทันทีหรือไม่

ควรทำเฉพาะเมื่อยืนยันการจอง Rakuten แล้ว กันห้องไว้แล้ว และขั้นตอนที่โรงแรมอนุมัติกำหนดให้ต้องมีรายการที่สร้างด้วยตนเอง โดยต้องค้นหารายการที่มีข้อมูลบางส่วนและรายการซ้ำก่อน

สามารถขอให้ผู้เข้าพักจองใหม่ได้หรือไม่

ไม่ได้ ตราบใดที่การจองที่ยืนยันแล้วหรือการจองที่ยังไม่ทราบสถานะแน่ชัดอาจยังคงมีอยู่ การจองครั้งที่สองอาจทำให้เกิดการเรียกเก็บเงินและการหักจำนวนห้องซ้ำ

ควรทำอย่างไรหาก Rakuten แสดงการจอง แต่ห้องยังคงว่างอยู่

กันห้องเพียงหนึ่งครั้งและเปรียบเทียบกลุ่มจำนวนห้องที่ตรงกัน การจองอาจไม่เข้าสู่ระบบบริหารจัดการโรงแรมหรือถูกจับคู่กับชุดห้องและแผนที่ไม่ถูกต้อง

เหตุการณ์นี้ถือว่าปิดได้เมื่อใด

เมื่อเหลือรายการในระบบบริหารจัดการโรงแรมที่สมบูรณ์เพียงหนึ่งรายการ จำนวนห้องถูกลดเพียงครั้งเดียว ข้อมูลการชำระเงินและสิทธิประโยชน์ชัดเจน และการเปลี่ยนแปลงในภายหลังสามารถอัปเดตมายังการจองรายการเดิมได้