1. ถือว่า “Rakuten Travel extranet” เป็นคำศัพท์สำหรับผู้ประกอบการ โดยหน้าพันธมิตรภาษาญี่ปุ่นของ Rakuten มักจะเรียกว่าหน้าจอการจัดการที่พัก
2. ยืนยันข้อมูลที่พัก รักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงของผู้ใช้ กำหนดเส้นทางการแจ้งเตือนการจอง และระบุระบบที่ควบคุมราคาห้องพักและจำนวนห้องก่อนเปลี่ยนแปลงข้อมูลการขาย
3. ตรวจสอบห้องพักที่มีอยู่ แพ็กเกจที่พัก ความจุ ราคา ความพร้อมใช้งาน นโยบาย และเนื้อหาสาธารณะก่อนเปิดให้จองในวันใหม่
4. ทำการค้นหาแบบสาธารณะและทดสอบการจองแบบควบคุม จากนั้นบันทึกขั้นตอนการสนับสนุนและส่งต่อปัญหาสำหรับพนักงานแผนกต้อนรับ
ระบบ Rakuten Travel extranet ที่ทีมงานโรงแรม เปิดใช้งานในวันแรก ไม่ควรกลายเป็นปฏิทินราคาที่ไม่สามารถควบคุมได้อีกอันหนึ่งทันที วัตถุประสงค์แรกคือเพื่อทำความเข้าใจบัญชี ยืนยันการตั้งค่าที่มีอยู่ และมอบหมายความรับผิดชอบสำหรับงานปฏิบัติการแต่ละส่วน
ในบัญชีภาษาญี่ปุ่น อาจพบป้ายกำกับเช่น หน้าจอการจัดการที่พัก และ Room Management Top คำศัพท์บนเมนูอาจแตกต่างกันไประหว่างเค้าโครงปัจจุบันและแบบเก่า ภูมิภาค ประเภทที่พัก และสิทธิ์การใช้งาน ดังนั้นควรจับคู่ตามฟังก์ชันการทำงานแทนที่จะยึดติดกับป้ายกำกับที่ล้าสมัย
รักษาความปลอดภัยบัญชีและยืนยันข้อมูลที่พัก
Rakuten ได้เปลี่ยนเส้นทางการเข้าสู่ระบบสำหรับหน้าจอการจัดการที่พักในญี่ปุ่นในปี 2025 โดยให้ผู้ใช้เปลี่ยนไปใช้การเข้าสู่ระบบ RFB ในขณะที่ฟังก์ชันการจัดการยังคงเดิม หลีกเลี่ยงการพึ่งพาแบบฟอร์มข้อมูลรับรองที่บุ๊กมาร์กไว้แบบเก่า หรือรหัสผ่านที่ใช้ร่วมกันซึ่งจดไว้ในสมุดบันทึกกะ
ยืนยัน URL เข้าสู่ระบบที่ถูกต้องกับผู้ติดต่อ Rakuten ของโรงแรม บันทึกชื่อที่พัก หมายเลขที่พัก ผู้ประกอบการตามกฎหมาย ผู้ดูแลบัญชี ผู้ติดต่อหลัก และผู้ติดต่อสำหรับการกู้คืน หากบัญชีรองรับผู้ใช้รายบุคคลหรือการควบคุมบทบาท ให้สิทธิ์พนักงานแต่ละคนเฉพาะการเข้าถึงที่จำเป็นสำหรับการจอง ราคาห้องพัก เนื้อหา การเงิน หรือการดูแลระบบเท่านั้น
ทบทวนขั้นตอนการกู้คืนรหัสผ่านและคีย์แบบใช้ครั้งเดียวก่อนเกิดเหตุฉุกเฉินในช่วงสุดสัปดาห์ จัดเก็บรายละเอียดการกู้คืนในโปรแกรมจัดการรหัสผ่านที่ได้รับอนุมัติของโรงแรม ไม่ใช่ในบันทึกการจองหรือสเปรดชีตที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้
หลังจากเข้าสู่ระบบ ให้ยืนยันว่าส่วนหัวและลิงก์หน้าสาธารณะชี้ไปยังที่พักที่ถูกต้อง กลุ่มที่พักหลายแห่งควรกำหนดให้พนักงานระบุชื่อที่พักและ ID ก่อนทำการอัปเดตจำนวนห้องพักหรือราคาห้องพักจำนวนมาก
กำหนดเส้นทางการจองและการแจ้งเตือนการทำงาน
การจองสามารถปรากฏในหน้าจอการจัดการและส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลหรือแฟกซ์ได้ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของที่พัก ยืนยันปลายทางที่ใช้งานอยู่ทุกแห่งและลบข้อมูลติดต่อที่ล้าสมัยออกหลังจากทดสอบข้อมูลทดแทนแล้วเท่านั้น
ใช้กล่องจดหมายการจองที่มีการตรวจสอบ แทนที่จะใช้ที่อยู่ส่วนตัวของพนักงานคนใดคนหนึ่ง เพิ่มผู้รับสำรองหรือเส้นทางการส่งต่อปัญหา จากนั้นกำหนดผู้ที่ตรวจสอบการจองใหม่ การเปลี่ยนแปลง การยกเลิก ข้อความจากผู้เข้าพัก ประกาศการส่งมอบล้มเหลว และการมาถึงในวันเดียวกัน
ในหน้าจอการจัดการภาษาญี่ปุ่น ให้เปิด การตั้งค่าห้องพักและการจัดการการจอง และใช้ฟังก์ชันตรวจสอบ ยกเลิก และเปลี่ยนแปลงการจอง ค้นหาตามวันเข้าพัก วันที่จอง หมายเลขการจอง หรือชื่อผู้เข้าพัก ใช้ Room Management Top เมื่อทีมต้องการดูสถานะการจองรายวัน
ทำการค้นหาการจองในอดีตหรือที่เป็นที่รู้จัก เพื่อให้แผนกต้อนรับเข้าใจผลลัพธ์ก่อนเกิดเหตุการณ์จริง อย่าเปลี่ยนแปลงการจองที่ผ่านมาเพียงเพื่อทดสอบสิทธิ์
ตรวจสอบห้องพัก แพ็กเกจ จำนวนห้อง และราคาห้องพัก
วันแรกคือการตรวจสอบ ไม่ใช่การสร้างแคตตาล็อกใหม่ ส่งออกหรือบันทึกประเภทห้องพักและแพ็กเกจที่พักที่ใช้งานอยู่ทั้งหมด จากนั้นเปรียบเทียบกับ ระบบ PMS โรงแรม และทะเบียนผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการอนุมัติของโรงแรม
ตรวจสอบชื่อห้องพัก ความจุ ประเภทเตียง สถานะการสูบบุหรี่ การรวมอาหาร เงื่อนไขการยกเลิก ระยะเวลาการจองและเข้าพัก ฐานราคา ภาษี และกลุ่มจำนวนห้องพัก สร้างห้องใหม่ตามลำดับนี้: ข้อมูลพื้นฐานของห้องพัก ระยะเวลาการขาย ราคาพื้นฐาน ตรวจสอบ และการลงทะเบียนเสร็จสมบูรณ์ ความจุไม่สามารถแก้ไขได้โดยตรงบนประเภทห้องพักที่มีอยู่ในเวิร์กโฟลว์นี้ ดังนั้นโปรดยืนยันก่อนแก้ไขแพ็กเกจที่เกี่ยวข้อง
ใช้ Room Management Top เพื่อตรวจสอบจำนวนห้องพัก ราคา วันที่ต่ออายุแพ็กเกจ สถานะการจอง และการควบคุมข้อผิดพลาดของราคาที่มี ป้ายกำกับที่แน่นอนอาจปรากฏเป็นภาษาญี่ปุ่นและอาจแตกต่างกันไปตามเวอร์ชันอินเทอร์เฟซ
ใช้กฎการควบคุมเดียวตลอดการตรวจสอบ: ยืนยันการเข้าถึงบัญชีและการกำหนดเส้นทางการแจ้งเตือนก่อน; เปลี่ยนแปลงห้องพัก แพ็กเกจ ราคาห้องพัก จำนวนห้อง หรือเนื้อหาสาธารณะเมื่อบุคคลที่รับผิดชอบและแหล่งข้อมูลที่ได้รับการอนุมัติทั้งสองฝ่ายสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงเท่านั้น
อย่าเปิดจำนวนห้องพักในอนาคตเพียงเพราะห้องพักแสดงความพร้อมใช้งานเป็นศูนย์ ตรวจสอบก่อนว่าวันที่ถูกปิดโดยเจตนา แพ็กเกจหมดอายุ ระบบที่เชื่อมต่อควบคุมค่าดังกล่าว หรือมีการแชร์จำนวนห้องพักกับแพ็กเกจอื่น
channel manager โรงแรม ของ Smart Order มอบเวิร์กโฟลว์เดียวให้กับโรงแรมสำหรับการจับคู่ราคาห้องพักและความพร้อมใช้งาน ผู้ประกอบการสามารถเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ Rakuten กับปฏิทินต้นทางได้ แทนที่จะใช้ Extranet เป็นที่อัปเดตข้อมูลประจำแห่งที่สอง
รวมราคา Rakuten ไว้ในแหล่งข้อมูลเดียว
เก็บราคาและความพร้อมใช้งานที่จับคู่ไว้ในปฏิทินการดำเนินงานเดียว จากนั้นใช้หน้าจอการจัดการของ Rakuten สำหรับการยืนยันและงานเฉพาะของช่องทางที่รองรับ
ทบทวนเนื้อหาของที่พักและนโยบายผู้เข้าพัก
เปิดหน้าสาธารณะของที่พักจากหน้าจอการจัดการและเปรียบเทียบกับการดำเนินงานปัจจุบันของโรงแรม ตรวจสอบชื่อที่พัก ที่อยู่ แผนที่ หมายเลขโทรศัพท์ เช็คอินและเช็คเอาต์ เวลาทำการของแผนกต้อนรับ คำแนะนำการเดินทาง ที่จอดรถ สิ่งอำนวยความสะดวก รูปภาพ รายละเอียดห้องพัก รายละเอียดอาหาร กฎสำหรับเด็ก เตียงเสริม นโยบายการสูบบุหรี่ และค่าธรรมเนียมบังคับ
รายการเนื้อหาบางอย่างมีเส้นทางการอัปเดตเฉพาะหรือต้องได้รับการสนับสนุน หากบัญชีไม่เปิดให้แก้ไขรูปภาพภายนอก แผนที่ หรือฟิลด์สาธารณะอื่น ๆ ให้ส่งการแก้ไขผ่านช่องทางการสนับสนุนข้อมูลที่พัก แทนที่จะเปลี่ยนแปลงฟิลด์ที่เกี่ยวข้องเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะหน้า
ตรวจสอบเนื้อหาภาษาญี่ปุ่นและเนื้อหาสำหรับนักท่องเที่ยวต่างชาติแยกต่างหากเมื่อที่พักขายในระดับสากล แพ็กเกจในประเทศอาจเข้าถึงช่องทางต่างประเทศและช่องทางพันธมิตรได้เช่นกัน ดังนั้นคำอธิบายที่ไม่ถูกต้องอาจถูกเผยแพร่ไปไกลกว่าหน้าร้านแรก
ยืนยันเงื่อนไขการยกเลิกและการไม่เข้าพัก (No-show) ในแต่ละแพ็กเกจที่พัก แผนกต้อนรับควรสามารถระบุนโยบายแพ็กเกจที่ใช้บังคับจากการจองได้โดยไม่ต้องค้นหาผ่านหน้านโยบายทั่วไป
กำหนดความรับผิดชอบในเรื่องราคาห้องพักและจำนวนห้องพัก
สร้างทะเบียนผู้รับผิดชอบแบบหน้าเดียวครอบคลุมราคาพื้นฐาน ราคาแพ็กเกจ ความพร้อมใช้งาน การปิดรับจอง การเข้าพักขั้นต่ำ เนื้อหา โปรโมชัน การจอง และการยกเลิก สำหรับแต่ละรายการ ให้ระบุระบบควบคุม บทบาทผู้รับผิดชอบ บทบาทสำรอง และหลักฐานที่ใช้เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง
หากโรงแรมใช้ระบบ PMS โรงแรม, CRS หรือ channel manager โรงแรม ให้เปรียบเทียบการจับคู่ของที่พัก ห้องพัก และแพ็กเกจก่อนเปลี่ยนแปลงค่าต่างๆ ด้วยตนเอง ชื่อภาษาญี่ปุ่นหรือภาษาอังกฤษที่คล้ายคลึงกันไม่ได้เป็นข้อพิสูจน์ว่าผลิตภัณฑ์ทั้งสองจะใช้รหัสหรือเงื่อนไขทางการค้าเดียวกัน
ทดสอบในวันที่มีความเสี่ยงต่ำหนึ่งวัน เปลี่ยนราคาผ่านแหล่งที่มาที่กำหนดไว้เท่านั้น ยืนยันว่าแพ็กเกจ Rakuten ที่ต้องการได้รับข้อมูล และตรวจสอบว่าจำนวนห้องพักและข้อจำกัดยังคงไม่เปลี่ยนแปลง จากนั้นจึงทำการทดสอบจำนวนห้องพักแยกต่างหาก เก็บบันทึกค่าก่อนหน้า ค่าหลังจากทำรายการ เวลาที่ทำรายการ ผู้ใช้งาน และผลลัพธ์ไว้
หากโรงแรมจัดการ Rakuten ด้วยตนเอง ให้กำหนดตารางการอัปเดตรายวันและการตรวจสอบโดยบุคคลที่สองสำหรับการเปลี่ยนแปลงข้อมูลจำนวนมาก ใช้ฟังก์ชันตรวจสอบหรือข้อผิดพลาดของราคาที่มีในหน้าจอการจัดการ แต่อย่าถือว่าการไม่มีคำเตือนเป็นเครื่องพิสูจน์ว่าข้อเสนอสาธารณะนั้นถูกต้อง
ทดสอบลูปการจองและดำเนินการส่งมอบงานให้เสร็จสมบูรณ์
ค้นหาที่พักบนไซต์สำหรับผู้บริโภคที่เกี่ยวข้องกับ Rakuten Travel จับคู่วันที่ จำนวนผู้เข้าพัก ภาษา ตลาด สกุลเงิน ห้องพัก แพ็กเกจที่พัก มื้ออาหาร เงื่อนไขการยกเลิก ภาษี และเงื่อนไขการชำระเงิน ยืนยันยอดรวมสุดท้ายแทนที่จะดูเฉพาะราคาแรกที่แสดง
ทำการจองที่สามารถยกเลิกได้และได้รับอนุญาตหนึ่งรายการในวันที่มีความต้องการเข้าพักต่ำ ปฏิบัติตามรายการตรวจสอบนี้:
- ยืนยันห้องพัก แพ็กเกจ ผู้เข้าพัก วันที่ ราคา ภาษี วิธีการชำระเงิน และนโยบายการยกเลิกที่เลือกก่อนทำการจอง
- ตรวจสอบว่าการจองปรากฏในหน้าจอการจัดการของ Rakuten และส่งถึงทุกเส้นทางการแจ้งเตือนที่กำหนดไว้
- หากเชื่อมต่อระบบไว้ ให้ยืนยันว่ามีการจอง 1 รายการปรากฏในระบบ PMS โรงแรม โดยตรงกับห้องพักและแพ็กเกจที่ตั้งใจไว้
- ตรวจสอบว่าความพร้อมใช้งานลดลงหนึ่งครั้ง โดยไม่ปิดการขายแพ็กเกจอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง
- ยกเลิกตามนโยบายผ่านเวิร์กโฟลว์ที่ได้รับการอนุมัติ
- ยืนยันการเปลี่ยนแปลงสถานะและการคืนจำนวนห้องพัก 1 ครั้ง ทั้งในระบบ Rakuten และระบบต้นทาง
เมื่อการจองจาก Rakuten เข้าสู่ ระบบของหน้าต้อนรับโรงแรม ของ Smart Order พนักงานจะสามารถเห็นผลิตภัณฑ์ที่ถูกจองและข้อมูลการมาถึงได้ในปฏิทินปฏิบัติการเดียวกันกับที่ใช้สำหรับช่องทางอื่น ๆ
นำการจองของ Rakuten เข้าสู่การทำงานประจำวัน
เชื่อมต่อการส่งมอบการจองเข้ากับการมาถึงและจำนวนห้องพัก เพื่อให้พนักงานแผนกต้อนรับสามารถยืนยันการจองจาก Rakuten แต่ละรายการได้ โดยไม่ต้องมีการส่งต่องานด้วยตนเองแยกต่างหาก
สร้างบันทึกการส่งมอบงานในวันแรก
ก่อนที่จะเสร็จสิ้นเซสชัน ให้บันทึกเส้นทางการเข้าสู่ระบบที่ยืนยันแล้ว รหัสที่พัก ผู้ดูแลระบบ ผู้ติดต่อการจอง ผู้ติดต่อฝ่ายสนับสนุน วิธีการแจ้งเตือน ห้องพักและแพ็กเกจที่เปิดใช้งาน ผู้รับผิดชอบราคาห้องพักและจำนวนห้องพัก ตำแหน่งการจับคู่ ผลการทดสอบ ปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข และวันที่ตรวจสอบครั้งต่อไป
แยกข้อสังเกตออกจากการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับการอนุมัติ ข้อมูลที่เป็นศูนย์อย่างน่าสงสัย แพ็กเกจที่หมดอายุ หรือรูปภาพเก่าอาจต้องได้รับการแก้ไข แต่พนักงานในวันแรกไม่ควรเขียนการตั้งค่าเชิงพาณิชย์ใหม่ โดยไม่ระบุถึงเหตุผลของการตั้งค่านั้นก่อน
ฝึกอบรมแผนกต้อนรับเกี่ยวกับเส้นทางของเหตุการณ์สามกรณี ได้แก่: การจองหายไป ราคาห้องพักหรือแพ็กเกจผิดพลาด และการยกเลิกที่ไม่คืนจำนวนห้องพักกลับเข้าสู่ระบบ แต่ละเส้นทางควรรบุว่าต้องรวบรวมหลักฐานอะไรบ้างและใครเป็นผู้รับผิดชอบในการตอบกลับ
คำถามที่พบบ่อย
Rakuten Travel extranet เรียกว่า RMS หรือไม่?
ทีมโรงแรมและผู้ให้บริการอาจใช้ “extranet” หรือ “RMS” ในขณะที่หน้าพันธมิตรภาษาญี่ปุ่นของ Rakuten มักจะใช้คำว่า หน้าจอการจัดการที่พัก ให้ปฏิบัติตามคำศัพท์และเส้นทางการเข้าสู่ระบบที่แสดงในบัญชีปัจจุบันของโรงแรม
ผู้ประกอบการควรเปลี่ยนแปลงอะไรในวันแรก?
เปลี่ยนเฉพาะบัญชีที่ได้รับการยืนยัน การแจ้งเตือน หรือการตั้งค่าการดำเนินงานที่อยู่ในอำนาจของผู้ใช้เท่านั้น ตรวจสอบห้องพัก แพ็กเกจ ราคา จำนวนห้องพัก นโยบาย เนื้อหา และการจับคู่ข้อมูล ก่อนทำการแก้ไขในเชิงพาณิชย์
พนักงานสามารถค้นหาการจองของ Rakuten ได้ที่ไหน?
เปิด การตั้งค่าห้องพักและการจัดการการจอง แล้วค้นหาตามวันเข้าพัก วันที่จอง หมายเลขการจอง หรือชื่อผู้เข้าพัก
สามารถแก้ไขความจุของห้องพักโดยตรงได้หรือไม่?
ความจุไม่สามารถแก้ไขได้โดยตรงบนประเภทห้องพักที่มีอยู่ในเวิร์กโฟลว์นี้ โปรดยืนยันขั้นตอนการเปลี่ยนทดแทนกับฝ่ายสนับสนุนก่อนที่จะย้ายแพ็กเกจที่เชื่อมโยงกัน
พนักงานควรอัปเดต Rakuten ด้วยตนเองหรือไม่เมื่อมีการเชื่อมต่อ channel manager โรงแรม?
เฉพาะในกรณีที่ทะเบียนผู้รับผิดชอบระบุอย่างชัดเจนว่าฟิลด์นั้นอยู่ในหน้าจอการจัดการของ Rakuten การแก้ไขราคาห้องพักหรือจำนวนห้องพักประจำวัน ควรจะยังคงอยู่ในแหล่งที่มาที่กำหนดไว้เพื่อหลีกเลี่ยงการเขียนทับ
อะไรเป็นตัวพิสูจน์ว่าบัญชีพร้อมสำหรับการใช้งานประจำวัน?
พนักงานสามารถเข้าสู่ระบบได้อย่างปลอดภัย ค้นหาการจอง ระบุที่พักและผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้อง ติดตามผู้ดูแลราคาห้องพักและจำนวนห้องพัก รับการแจ้งเตือน และทำการทดสอบการจองและการยกเลิกแบบควบคุมได้อย่างสมบูรณ์
การตรวจสอบ Rakuten Travel extranet ในวันแรกจะประสบความสำเร็จเมื่อโรงแรมทราบว่าสิ่งใดไม่ควรเปลี่ยนแปลงได้ชัดเจนพอๆ กับสิ่งที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ รักษาความปลอดภัยในการเข้าถึง ตรวจสอบความเป็นเจ้าของของข้อมูล ทดสอบลูปการจอง และส่งมอบหลักฐานการทำงานให้กะต่อไป
