1. ยืนยันว่าผู้เข้าพักไม่มาเข้าพักก่อนรายงาน โดยตรวจสอบกรณีมาถึงล่าช้าและการจองหลายห้องที่มีผู้เข้าพักเพียงบางห้องด้วย
2. ตรวจสอบช่องทางการชำระเงินของการจองผ่าน Rakuten ก่อนตัดสินใจว่าใครควรเรียกเก็บหรือคืนเงิน
3. แยกคืนที่ไม่ได้เข้าพัก ค่าธรรมเนียมที่ยังเรียกเก็บ เงินที่ได้รับจริง และค่าใช้จ่ายที่ช่องทางเรียกเก็บภายหลังออกจากกันให้ชัดเจน
ช่องทางจัดจำหน่ายของโรงแรมช่วยขายห้องพักเดียวกันได้ แต่เมื่อผู้เข้าพักไม่มาเข้าพัก แต่ละช่องทางอาจมีขั้นตอนจัดการการชำระเงินแตกต่างกัน สำหรับกรณีไม่มาเข้าพักของ Rakuten Travel การที่ผู้เข้าพักไม่มาถึงเป็นเพียงจุดเริ่มต้น แผนกต้อนรับต้องจัดการสถานะการเข้าพักให้ชัดเจน ขณะที่ฝ่ายการเงินต้องตรวจสอบว่ามีค่าธรรมเนียมที่ต้องชำระหรือไม่ และจะเรียกเก็บอย่างไร
ตรวจสอบการจองเป็นรายรายการ แทนการนำขั้นตอนจัดการกรณีไม่มาเข้าพักของช่องทางอื่นมาใช้ ผลลัพธ์สำคัญคือบันทึกชุดเดียวที่มีหลักฐานรองรับ ครอบคลุมการไม่มาเข้าพัก การจัดการค่าธรรมเนียม จำนวนคืนที่ไม่ได้ใช้ห้องพัก และยอดเงินที่ยังค้างชำระ
ตรวจสอบช่องทางการชำระเงินก่อนติดตามเรียกเก็บค่าธรรมเนียม
เริ่มจากยืนยันว่าผู้เข้าพักไม่ได้มาเข้าพักจริง ตรวจสอบวันที่ล่าสุด ข้อตกลงเรื่องการมาถึงล่าช้า บันทึกของแผนกต้อนรับ และหลักฐานการเช็คอินด้วยตนเอง ผู้เข้าพักที่มาถึงล่าช้าแต่มีข้อตกลงการมาถึงที่ได้รับการยอมรับแล้ว ไม่ควรเสียสิทธิ์ในห้องพักเพียงเพราะพนักงานกะกลางคืนกำลังปิดงาน
จากนั้นเปิดการจองใน Rakuten พร้อมคำแนะนำการชำระเงินเดิม แยกยอดที่ชำระให้โรงแรมออกจากยอดที่เรียกเก็บผ่าน Rakuten การใช้บัตรเครดิตของผู้เข้าพักไม่ได้บ่งชี้ช่องทางการชำระเงิน เพราะการตัดบัตรออนไลน์กับการตัดบัตรที่แผนกต้อนรับเป็นคนละธุรกรรม
สำหรับการจองภายในประเทศญี่ปุ่น การชำระเงิน ณ ที่พักและการชำระด้วยบัตรออนไลน์มีขั้นตอนเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการยกเลิกต่างกัน ที่พักเป็นผู้จัดการค่าธรรมเนียมของการจองที่ชำระเงิน ณ ที่พัก ส่วนค่าธรรมเนียมการยกเลิกของการจองที่ชำระด้วยบัตรออนไลน์จะดำเนินการผ่านกระบวนการของ Rakuten ใช้ความแตกต่างนี้เพื่อตรวจสอบคำแนะนำการชำระเงินกรณีไม่มาเข้าพักที่เกี่ยวข้อง โดยไม่สรุปว่าสัญญา Rakuten ทุกแห่งทั่วโลกใช้ขั้นตอนควบคุมเหมือนกัน
สำหรับบัญชีระหว่างประเทศหรือรูปแบบการชำระเงินตามสัญญาประเภทอื่น ให้ใช้ข้อกำหนดที่มีผลกับการจองนั้น บันทึกว่าใครรับผิดชอบเรียกเก็บค่าปรับที่ได้รับอนุมัติ และผลการดำเนินการควรปรากฏในรายการใด อย่านำขั้นตอนการชำระเงินของการจองภายในประเทศไปใช้กับรูปแบบข้อตกลงอื่น
อย่าเรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพักซ้ำเพียงเพราะยอดชำระบัญชียังอยู่ระหว่างดำเนินการ
สมมติว่าการจองตัวอย่างมีค่าธรรมเนียมกรณีไม่มาเข้าพักที่ยืนยันแล้วจำนวน JPY 12,000 หากบันทึกที่เกี่ยวข้องแสดงว่าเรียกเก็บยอดนี้ผ่านช่องทางการชำระเงินออนไลน์แล้ว การที่โรงแรมยังไม่ได้รับเงินโอนไม่ได้ให้สิทธิ์เรียกเก็บเงินอีก JPY 12,000 จากผู้เข้าพัก
หากโรงแรมเป็นผู้รับผิดชอบเรียกเก็บเงินและยังไม่มีการชำระเงินสำเร็จ ยอด JPY 12,000 อาจยังคงค้างชำระ การรายงานว่าไม่มาเข้าพักไม่ได้หมายความว่าได้รับเงินแล้ว หากผู้จัดการอนุมัติให้ยกเว้นค่าธรรมเนียมทั้งหมด ให้บันทึกการตัดสินใจนั้น แทนการปล่อยให้ค่าธรรมเนียมเป็นยอดค้างชำระที่ไม่มีคำอธิบาย
เมื่อแผนกต้อนรับและฝ่ายการเงินใช้บันทึกแยกกัน ค่าธรรมเนียมที่ชำระล่วงหน้าแล้วอาจถูกเข้าใจผิดว่าเป็นรายการที่ต้องเรียกเก็บใหม่ ในพื้นที่จัดการการจองของ Smart Order ให้ตรวจสอบการจองผ่าน Rakuten เทียบกับข้อมูลการเข้าพักและการชำระเงินที่โรงแรมบันทึกไว้ เก็บผลที่ยืนยันแล้วพร้อมข้อมูลอ้างอิงสำหรับติดตามงาน เพื่อให้พนักงานคนถัดไปไม่เริ่มเรียกเก็บเงินซ้ำ
บันทึกกรณีไม่มาเข้าพักให้ชัดเจนก่อนฝ่ายการเงินติดตามงาน
ตรวจสอบการจองจากช่องทางและบันทึกของโรงแรมร่วมกัน เพื่อแยกการไม่ได้เข้าพัก ค่าธรรมเนียมที่ยังเรียกเก็บ และยอดค้างชำระออกจากกันอย่างชัดเจน
บันทึกการไม่มาเข้าพักโดยไม่ลบการจอง
ใช้คำสั่งรายงานกรณีไม่มาเข้าพักที่บัญชีและการจองนั้นรองรับ หน้าจอสำหรับการจองภายในประเทศและระหว่างประเทศอาจแตกต่างกัน จึงควรดำเนินการจากการจองที่เกี่ยวข้อง แทนการทำตามเส้นทางเมนูที่ออกแบบไว้สำหรับหน้าจออื่น
- ตรวจสอบหมายเลขการจองของ Rakuten ให้ตรงกับบันทึกในระบบบริหารจัดการโรงแรม รวมถึงที่พัก วันที่ และห้องพักที่เกี่ยวข้อง
- ยืนยันการไม่มาเข้าพักหลังตรวจสอบข้อตกลงเรื่องการมาถึงล่าช้าและช่วงเวลาที่สามารถรายงานได้ เก็บบันทึกความพยายามติดต่อผู้เข้าพักและผลการติดต่อ
- ตรวจสอบเงื่อนไขกรณีไม่มาเข้าพักที่ใช้ตอนจอง และขออนุมัติการยกเว้นค่าธรรมเนียมหรือข้อยกเว้นใดๆ อย่านำนโยบายการยกเลิกปัจจุบันมาใช้แทน
- ส่งบันทึกกรณีไม่มาเข้าพักให้ถูกต้อง และเก็บหลักฐานยืนยัน เวลา และผลการจัดการค่าธรรมเนียม
- เปรียบเทียบสถานะที่ได้ในช่องทางกับระบบบริหารจัดการโรงแรม แก้ไขบันทึกของโรงแรมที่ยังไม่เป็นปัจจุบันตามขั้นตอนที่ได้รับอนุญาต พร้อมเก็บข้อมูลอ้างอิงและประวัติเดิมไว้
สำหรับการจองหลายห้อง ให้ระบุว่าผู้เข้าพักกลุ่มใดมาถึงแล้ว สำหรับการจองหลายคืน ให้ตรวจสอบว่าผู้เข้าพักยังมีสิทธิ์มาถึงภายหลังตามข้อตกลงที่ยอมรับไว้หรือไม่ อย่าให้การไม่มาเข้าพักเพียงบางส่วนกลายเป็นการยกเลิกห้องที่มีผู้เข้าพักอยู่ หรือการเข้าพักในคืนที่เหลือซึ่งได้ตกลงกันไว้แล้ว
หากไม่สามารถรายงานได้หรือรายงานไม่สำเร็จ ให้ส่งต่อปัญหาของการจองนั้นพร้อมหลักฐานเกี่ยวกับการมาถึงและผลลัพธ์ที่ต้องการ บันทึกในระบบบริหารจัดการโรงแรมเพียงอย่างเดียวไม่ใช่หลักฐานว่า Rakuten ได้รับรายงานแล้ว
แยกคืนที่ไม่ได้เข้าพักออกจากค่าธรรมเนียมที่ยังเรียกเก็บ
ผู้เข้าพักที่ไม่เคยเข้าพักไม่ควรถูกนับเป็นจำนวนคืนที่มีการเข้าพัก เพียงเพราะโรงแรมยังเรียกเก็บค่าธรรมเนียม ให้บันทึกค่าธรรมเนียมอย่างเหมาะสมตามนโยบายบัญชีของโรงแรม แทนการเช็คอินผู้เข้าพักที่ไม่มีตัวตนเพื่อให้รายงานรายได้ดูครบถ้วน
ตรวจสอบห้องพักที่กันไว้สำหรับทุกคืนที่เหลือ หากได้รับอนุญาตให้คืนห้องเข้าสู่การขาย ให้ตรวจสอบก่อนว่าการอัปเดตการจองได้คืนความพร้อมใช้งานแล้วหรือไม่ การเพิ่มจำนวนห้องด้วยตนเองอีกครั้งอาจทำให้จำนวนห้องที่แสดงว่าขายได้สูงกว่าความเป็นจริง
ตรวจสอบจำนวนห้องที่เชื่อมต่อผ่าน channel manager โรงแรม และตรวจสอบข้อเสนอห้องพักกับวันที่ที่เกี่ยวข้องบน Rakuten คงการบล็อกห้องเพื่อซ่อมบำรุง การปิดขาย และข้อจำกัดที่ยังมีผลไว้ตามเดิม ห้องที่ว่างเมื่อวานไม่สามารถชดเชยได้ด้วยการเพิ่มจำนวนห้องของวันพรุ่งนี้
คืนที่ขายไม่ได้กับค่าธรรมเนียมที่ยังไม่ได้รับชำระเป็นความสูญเสียคนละประเภท การคงเรียกเก็บค่าธรรมเนียมไม่ได้ทำให้ต้องกันห้องในอนาคตไว้โดยไม่จำเป็น ขณะที่การคืนห้องเข้าสู่การขายก็ไม่ได้หมายถึงการยกเว้นค่าปรับที่มีผลโดยอัตโนมัติ บันทึกการตัดสินใจทั้งสองเรื่องให้ชัดเจน
ติดตามกรณีไม่มาเข้าพักให้เชื่อมโยงกับบันทึกทางการเงินที่ถูกต้อง
สำหรับค่าธรรมเนียมที่โรงแรมเรียกเก็บ ให้เก็บข้อมูลอ้างอิงการชำระเงินที่สำเร็จหรือยอดค้างชำระไว้ อย่าคาดหวังว่า Rakuten จะโอนเงินจำนวนเดียวกันมาให้อีกครั้ง สำหรับการชำระเงินที่ช่องทางเป็นผู้จัดการ ให้จับคู่ค่าธรรมเนียมหรือรายการปรับปรุงที่ยืนยันแล้วกับบันทึกการโอนเงินที่เกี่ยวข้องและเงินที่ได้รับจริง
ตรวจสอบสัญญาปัจจุบันและรายละเอียดการเรียกเก็บเงินสำหรับค่าใช้จ่ายใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับการไม่มาเข้าพักหรือค่าปรับที่ยังเรียกเก็บ อย่าสรุปว่าการรายงานทุกกรณีไม่มาเข้าพักจะทำให้ค่าคอมมิชชัน ค่าธรรมเนียมการชำระเงิน หรือค่าดำเนินการยกเลิกทั้งหมดถูกยกเว้น การยกเว้นค่าธรรมเนียมอาจต้องมีรายการปรับปรุงทางการเงินภายหลังด้วย ป้ายสถานะเพียงอย่างเดียวไม่ใช่หลักฐานว่าบันทึกรายการปรับปรุงแล้ว
หากมีการใช้คะแนนหรือคูปอง ให้ตรวจสอบวิธีจัดการจริงเมื่อยกเลิกหรือไม่มาเข้าพัก อย่าเปลี่ยนคะแนนที่ใช้แลกไปแล้วเป็นเงินสดคืน หรือหักคูปองซ้ำสองครั้งโดยไม่มีบันทึกรองรับ แยกส่วนลดที่ผู้เข้าพักได้รับออกจากส่วนที่โรงแรมเป็นผู้ออกค่าใช้จ่าย
ใช้รายงานของโรงแรมและบันทึกรายได้จากช่องทางเพื่อตรวจสอบยอดฝั่งโรงแรมเทียบกับการจอง จากนั้นตรวจสอบรายการชำระบัญชีหรือรายการในใบแจ้งหนี้ของ Rakuten ที่ตรงกัน อย่าแทนที่ยอดจองเดิมด้วยยอดรับชำระสุทธิที่ไม่มีคำอธิบาย
เมื่อการแก้ไขเกิดขึ้นในงวดถัดไป ให้ยกยอดรายการไปติดตามต่อพร้อมหมายเลขการจอง ยอดที่คาดว่าจะได้รับ เหตุผล ผู้รับผิดชอบ และวันที่ตรวจสอบครั้งถัดไป อย่าบันทึกค่าธรรมเนียมซ้ำเพียงเพราะรายการนั้นปรากฏในใบแจ้งยอดงวดถัดไป
บันทึกจะครบถ้วนเมื่อยืนยันการไม่มาเข้าพักแล้ว จัดการบันทึกคืนที่เกี่ยวข้องครบแล้ว และค่าปรับได้รับการยกเว้น เรียกเก็บสำเร็จ หรือระบุชัดเจนว่ายังค้างชำระ รายการปรับปรุงจากช่องทางที่เกิดขึ้นภายหลังควรยังคงแสดงให้ติดตามได้ จนกว่าฝ่ายการเงินจะเชื่อมโยงรายการนั้นกับการจองเดิมและการเคลื่อนไหวของเงินจริงได้
