โรงแรมควรกระทบยอดการจองและรายการชำระบัญชีของ Rakuten Travel อย่างไร

การกระทบยอดการชำระบัญชีของ Rakuten Travel คือกระบวนการพิสูจน์ว่าการจองแต่ละรายการกลายเป็นยอดที่โรงแรมบันทึกไว้ได้อย่างไร ยอดรวมการชำระบัญชีคือจุดสิ้นสุด ไม่ใช่คำอธิบายตั้งต้น

ผลต่างไม่ได้หมายความว่าเงินสูญหายเสมอไป การจองอาจอยู่ในรอบการเข้าพักอื่น ผู้เข้าพักอาจชำระเงิน ณ ที่พัก ค่าธรรมเนียมการยกเลิกอาจมาแทนรายได้ค่าห้อง หรือคะแนน คูปอง ค่าธรรมเนียมช่องทาง ภาษี เงินคืน และรายการปรับปรุงภายหลังอาจปรากฏอยู่ในเอกสารคนละรายการ

ขั้นตอนนี้จัดทำขึ้นสำหรับเจ้าของโรงแรมและผู้จัดการฝ่ายการเงิน โดยเน้นหลักฐานการจองและการตัดสินใจด้านบัญชีที่นำไปใช้ได้จริง ไม่ได้กล่าวถึงค่าใช้จ่ายทั่วไปในการเข้าร่วม Rakuten Travel

เริ่มต้นจากเงื่อนไขทางการค้าที่โรงแรมลงนามไว้

ก่อนกระทบยอดแต่ละงวด ให้รวบรวมสัญญาฉบับปัจจุบันของที่พัก ตารางค่าธรรมเนียม เงื่อนไขการชำระเงิน วิธีปฏิบัติทางภาษี หลักเกณฑ์การสนับสนุนคะแนนและคูปอง การจัดการการยกเลิก และปฏิทินการชำระบัญชีไว้ด้วยกัน อย่าใช้อัตราค่าคอมมิชชันที่คัดลอกมาจากโรงแรมอื่น

ระบุให้ชัดเจนว่าการจองใดชำระเงิน ณ ที่พัก และยอดใดอาจดำเนินการผ่านช่องทางการชำระเงินหรือการชำระบัญชีที่บัญชีนั้นรองรับ บันทึกว่า การยกเลิก การไม่มาเข้าพัก เงินคืน คะแนนของผู้เข้าพัก คูปอง เงินสมทบแคมเปญ และการเข้าพักที่มีข้อโต้แย้งควรปรากฏอย่างไร

ตรวจสอบสกุลเงินและเกณฑ์วันที่ที่เอกสารแต่ละรายการใช้ โรงแรมอาจรายงานรายได้ตามวันที่เข้าพัก ขณะที่ใบแจ้งยอดจากช่องทางอาจจัดกลุ่มรายการตามวันที่จอง เช็คเอาต์ ชำระเงิน หรือประมวลผล ผลต่างด้านเวลาควรยกไปงวดถัดไป ไม่ควรฝืนบันทึกไว้ในเดือนที่ไม่ถูกต้อง

กำหนดผู้รับผิดชอบฝ่ายการเงินหนึ่งคนและผู้ประสานงานฝ่ายปฏิบัติการหนึ่งคน ฝ่ายการเงินสามารถจับคู่ยอดเงินและค่าธรรมเนียม ส่วนฝ่ายปฏิบัติการสามารถอธิบายสถานะการเข้าพัก การเปลี่ยนแปลงของผู้เข้าพัก การไม่มาเข้าพัก และรายการปรับปรุงด้วยตนเองได้

รวบรวมเอกสารสี่ชุดสำหรับงวดเดียวกัน

ใช้หลักฐานสี่ชุด ได้แก่ รายการจองของ Rakuten เอกสารการชำระบัญชีหรือใบเรียกเก็บเงินที่เกี่ยวข้อง รายการการเข้าพักและบัญชีค่าใช้จ่ายจาก ระบบบริหารจัดการโรงแรม และรายการธนาคารหรือการชำระเงินของโรงแรม เก็บไฟล์ต้นฉบับไว้โดยไม่แก้ไข และดำเนินการกระทบยอดในสำเนาสำหรับทำงานที่มีการควบคุม

สำหรับการจองแต่ละรายการ ให้บันทึกหมายเลขการจอง Rakuten ชื่อผู้เข้าพัก วันที่จอง วันที่เข้าพัก ห้องพักและแพ็กเกจ สถานะ ยอดค่าห้อง ภาษี ค่าธรรมเนียมการยกเลิก วิธีการชำระเงิน คะแนน คูปอง โปรโมชัน ค่าธรรมเนียมช่องทาง รายการปรับปรุง และยอดที่คาดว่าโรงแรมควรได้รับหรือควรชำระ

จากระบบบริหารจัดการโรงแรม ให้บันทึกหมายเลขการจองจากแหล่งที่มา สถานะเช็คอินหรือยกเลิก รายได้ค่าห้องที่ลงบัญชี ภาษี การชำระเงินของผู้เข้าพัก เงินคืน และการแก้ไขด้วยตนเองทั้งหมด จากรายการธนาคาร ให้บันทึกยอดที่ได้รับหรือชำระ วันที่มีผล เลขอ้างอิง สกุลเงิน และค่าธรรมเนียมการโอนหากมี

ใช้หมายเลขการจอง Rakuten เป็นคีย์หลักในการจับคู่ ชื่อผู้เข้าพักอาจเปลี่ยนแปลง ใช้อักขระต่างกัน หรือซ้ำกันได้ จึงควรใช้เพื่อช่วยยืนยันการจับคู่ ไม่ใช่เป็นตัวกำหนดหลัก

แยกเส้นทางการชำระเงินก่อนจับคู่ยอดรวม

อย่ารวมการจอง Rakuten ทุกรายการเป็นยอดรับชำระที่คาดหวังเพียงยอดเดียว ขั้นแรกให้แยกการจองตามผู้ที่เรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพัก และตามยอดที่โรงแรมควรได้รับหรือควรชำระ

โดยปกติ การจองแบบชำระเงิน ณ ที่พักจะก่อให้เกิดลูกหนี้จากผู้เข้าพักและรายได้เงินสดหรือบัตรที่โรงแรมเรียกเก็บ แต่ยังอาจมีค่าธรรมเนียมช่องทาง เงินสนับสนุนคะแนน หรือค่าใช้จ่ายอื่น การชำระเงินที่ช่องทางเป็นผู้ดำเนินการอาจทำให้เกิดยอดสุทธิที่ต้องชำระแก่โรงแรมหลังหักรายการที่ได้รับอนุญาต ส่วนการจองที่ยกเลิกหรือไม่มาเข้าพักอาจไม่มีรายได้ค่าห้อง แต่อาจมีค่าธรรมเนียมการยกเลิก เงินคืน หรือรายการปรับปรุงภายหลัง

กำหนดผลลัพธ์ทางบัญชีที่คาดหวังให้การจองแต่ละรายการก่อนเปรียบเทียบกับรายการชำระบัญชี วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ฝ่ายการเงินเข้าใจผิดว่าการจองที่โรงแรมเรียกเก็บเงินเองเป็นเงินจากช่องทางที่ขาดหาย หรือบันทึกรายได้เดียวกันซ้ำสองครั้ง

เมื่อไม่ชัดเจนว่าใครรับผิดชอบการชำระเงิน ให้กลับไปตรวจสอบการจองและสัญญาของรายการนั้น อย่าอนุมานจากยอดรวมในธนาคารหรือจากวิธีการทำงานของ OTA รายอื่น

Smart Order ช่วยเชื่อมโยงแหล่งที่มาของการจอง สถานะการเข้าพัก รายได้ค่าห้อง และรายงานของโรงแรมไว้ในกระบวนการตรวจสอบเดียว ฝ่ายการเงินจึงตรวจสอบข้อยกเว้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ขณะที่ฝ่ายปฏิบัติการยืนยันว่าผู้เข้าพักได้เข้าพัก ยกเลิก หรือเปลี่ยนแปลงการจองหรือไม่

จับคู่การจองทุกรายการกับผลลัพธ์ทางการเงิน

ดำเนินการทีละรายการจอง อย่าระบุว่ารายการทั้งชุดถูกต้องเพียงเพราะผลต่างหลายรายการหักล้างกันพอดี

1. จับคู่หมายเลขการจอง Rakuten กับรายการหนึ่งรายการในระบบบริหารจัดการโรงแรม
2. ยืนยันว่าผู้เข้าพักได้เข้าพัก ยกเลิก เปลี่ยนวันที่ หรือไม่มาเข้าพัก
3. เปรียบเทียบยอดค่าห้อง ภาษี อาหาร และสิทธิประโยชน์ที่จองไว้กับบัญชีค่าใช้จ่ายในระบบบริหารจัดการโรงแรม
4. ระบุว่าใครเป็นผู้เรียกเก็บเงิน และโรงแรมควรได้รับ เก็บไว้ คืน หรือชำระเป็นจำนวนเท่าใด
5. จับคู่คะแนน คูปอง โปรโมชัน ค่าธรรมเนียมช่องทาง ค่าธรรมเนียมการยกเลิก เงินคืน และรายการปรับปรุงกับหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
6. เชื่อมโยงยอดสุทธิที่ได้กับรายการชำระบัญชี ใบแจ้งหนี้ รายการธนาคาร หรือรายการคงค้าง

เก็บราคาที่จองไว้เดิม ราคาสาธารณะที่ประกาศภายหลังไม่เปลี่ยนแปลงเกณฑ์ทางการเงินของการจอง หากพนักงานแก้ไขยอดรวมในระบบบริหารจัดการโรงแรมด้วยตนเอง ให้ระบุเหตุผลและขออนุมัติ เพื่อให้ฝ่ายการเงินแยกแยะการแก้ไขที่ถูกต้องออกจากรายได้ที่สูญหายได้

กระทบยอดคะแนน คูปอง และโปรโมชันแยกกัน

สิทธิประโยชน์สำหรับผู้เข้าพักอาจส่งผลต่อยอดที่ผู้เข้าพักชำระ ต้นทุนการได้มาซึ่งลูกค้าของโรงแรม การชำระบัญชีจากช่องทาง หรือเอกสารมากกว่าหนึ่งรายการ จัดการแต่ละองค์ประกอบแยกกัน แทนการบันทึกเป็นส่วนลดก้อนเดียวที่ไม่มีคำอธิบาย

สำหรับคะแนน ให้ตรวจสอบว่าผู้เข้าพักแลกคะแนน ได้รับคะแนนพิเศษที่โรงแรมเป็นผู้สนับสนุน หรือทั้งสองอย่าง สำหรับคูปอง ให้ระบุว่า Rakuten โรงแรม หรือแคมเปญร่วมเป็นผู้สนับสนุนส่วนลดนั้น สำหรับแพ็กเกจที่พักส่งเสริมการขาย ให้เปรียบเทียบราคาของแพ็กเกจที่จองจริงกับราคาฐานและเงื่อนไขโปรโมชันที่ได้รับอนุมัติ

บันทึกมูลค่าห้องพักขั้นต้น ส่วนลดที่ผู้เข้าพักได้รับ ส่วนที่โรงแรมสนับสนุน ส่วนที่ช่องทางสนับสนุน และยอดสุทธิสุดท้ายของโรงแรมในช่องข้อมูลแยกกัน วิธีนี้ช่วยรักษาความถูกต้องของรายงานสำหรับฝ่ายบริหาร เพราะต้นทุนการตลาดที่มีผู้สนับสนุนไม่ควรปรากฏเป็นราคาห้องที่ลดลงโดยไม่มีคำอธิบาย หากนโยบายบัญชีของโรงแรมกำหนดให้บันทึกแยกต่างหาก

หากคำอธิบายในใบแจ้งยอดไม่ชัดเจน ให้ทำเครื่องหมายการจองนั้นเพื่อตรวจสอบ แทนการระบุว่าผลต่างเป็นค่าคอมมิชชัน รายการหักที่มีจำนวนเท่ากันอาจเป็นต้นทุนคะแนน เงินสมทบคูปอง รายการแก้ไข ภาษี หรือการปรับปรุงการชำระเงิน

จัดการการยกเลิก การไม่มาเข้าพัก และการเปลี่ยนแปลงตามลำดับเวลา

จัดทำลำดับเวลาสั้นๆ สำหรับข้อยกเว้นแต่ละรายการ ได้แก่ การจองเดิม การแก้ไข การยกเลิกหรือไม่มาเข้าพัก การตัดสินใจเรื่องค่าธรรมเนียม การเรียกเก็บเงินจากผู้เข้าพักหรือคืนเงิน การปรับปรุงโดยช่องทาง และรายการทางบัญชี

การยกเลิกอาจเกิดขึ้นในเดือนหนึ่ง แต่ค่าธรรมเนียมหรือเงินคืนปรากฏในอีกเดือนหนึ่ง การลดจำนวนคืนเข้าพักอาจเปลี่ยนรายได้ค่าห้องโดยที่หมายเลขการจองไม่เปลี่ยน การไม่มาเข้าพักอาจมีค่าธรรมเนียมแต่ไม่มีคืนห้องพักที่มีผู้เข้าพักจริง แยกสถานะทางการค้าและสถานะทางบัญชีออกจากกันจนกว่าทั้งสองส่วนจะเสร็จสมบูรณ์

เปรียบเทียบรายการ Rakuten ขั้นสุดท้ายกับระบบบริหารจัดการโรงแรม หากรายการหนึ่งระบุว่ายกเลิก แต่อีกรายการระบุว่าเข้าพัก อย่าแก้ไขผลต่างด้วยการเปลี่ยนยอดรายได้ ให้ยืนยันว่าเกิดอะไรขึ้นในการปฏิบัติงาน ใครอนุมัติการยกเว้นค่าธรรมเนียม และต้องแก้ไขเอกสารใด

ยกผลต่างด้านเวลาที่ถูกต้องไปยังกระบวนการกระทบยอดครั้งถัดไป พร้อมระบุหมายเลขการจอง ยอดที่คาดไว้ เหตุผล ผู้รับผิดชอบ และวันที่ติดตามผล อย่าซ่อนรายการเหล่านี้ไว้ในยอด “อื่นๆ” ทั่วไป

ตรวจสอบผลต่างตามลำดับที่กำหนด

เมื่อยอดสุทธิไม่ตรงกัน ให้ตรวจสอบสาเหตุที่ง่ายที่สุดก่อน ได้แก่ งวดไม่ถูกต้อง ที่พักไม่ถูกต้อง การจองซ้ำหรือขาดหาย วันที่เข้าพักเปลี่ยนแปลง เส้นทางการชำระเงิน สถานะการยกเลิก คะแนน ผู้สนับสนุนคูปอง ต้นทุนโปรโมชัน ภาษี ค่าธรรมเนียมช่องทาง เงินคืน และรายการที่ป้อนในระบบบริหารจัดการโรงแรมด้วยตนเอง

สำหรับผลต่างแต่ละรายการ ให้ระบุจำนวนและทิศทางของผลต่าง “ขาดไป 8,000 เยน” มีประโยชน์มากกว่า “ยอดชำระบัญชีผิด” แนบรายการจอง บัญชีค่าใช้จ่ายจากระบบบริหารจัดการโรงแรม บรรทัดในรายการชำระบัญชีที่เกี่ยวข้อง เลขอ้างอิงธนาคาร และเอกสารอนุมัติการปรับปรุงด้วยตนเองหากมี

อย่าแก้ทับบัญชีค่าใช้จ่ายในระบบบริหารจัดการโรงแรมเพียงเพื่อให้ตรงกับใบแจ้งยอด ให้แก้ไขระบบที่บันทึกเหตุการณ์ทางธุรกิจไม่ถูกต้อง หากเอกสารทั้งสองรายการถูกต้องแต่ใช้ช่วงเวลาต่างกัน ให้เก็บไว้เป็นรายการกระทบยอดคงค้าง

ส่งต่อผลต่างที่มีสาระสำคัญหรือเกิดซ้ำเพื่อพิจารณาโดยใช้ชุดหลักฐานเดียวกัน ระบุที่พัก งวด หมายเลขการจอง การคำนวณที่คาดไว้ การคำนวณที่รายงาน หลักเกณฑ์ในสัญญาที่ใช้ และคำตอบที่ฝ่ายการเงินต้องการอย่างชัดเจน

ปิดงวดด้วยการควบคุมโดยฝ่ายบริหาร

การกระทบยอดเสร็จสมบูรณ์เมื่อการจอง Rakuten ทุกรายการที่อยู่ในขอบเขตได้รับการจับคู่ อธิบาย หรือยกไปเป็นรายการคงค้างที่มีผู้รับผิดชอบ ยอดรวมของรายการที่จับคู่แล้ว ผลต่างด้านเวลาที่ถูกต้อง และข้อยกเว้นที่ยังไม่เรียบร้อยต้องเชื่อมโยงกับรายการบัญชีและธนาคารได้อย่างครบถ้วน

ให้บุคคลที่สองตรวจสอบการตัดหนี้สูญด้วยตนเอง การยกเว้นค่าธรรมเนียม การจองซ้ำ เงินคืนจำนวนมาก ผลต่างจากสกุลเงิน และรายการหักจากโปรโมชันที่ทำให้อัตรากำไรต่ำกว่าเกณฑ์ที่อนุมัติ ล็อกหรือจัดเก็บไฟล์ทำงานตามนโยบายการเงินของโรงแรม

จัดทำสรุปสั้นๆ ให้ฝ่ายบริหาร ได้แก่ รายได้ขั้นต้นจากการเข้าพัก การยกเลิกและการไม่มาเข้าพัก ยอดที่โรงแรมเรียกเก็บ ยอดที่ช่องทางดำเนินการ ต้นทุนคะแนนและคูปอง ต้นทุนโปรโมชัน ค่าธรรมเนียมช่องทาง เงินคืน กระแสเงินสดสุทธิ ผลต่างคงค้าง และสาเหตุที่เกิดซ้ำ

ใช้ผลต่างที่เกิดซ้ำเพื่อปรับปรุงการปฏิบัติงาน หมายเลขการจองที่ขาดหาย บันทึกการชำระเงินที่ไม่ครบถ้วน การยกเลิกที่ไม่ได้บันทึก และแหล่งเงินสนับสนุนโปรโมชันที่ไม่ชัดเจนควรได้รับการแก้ไขในกระบวนการของแผนกต้อนรับหรือการควบคุมช่องทางก่อนการปิดงวดครั้งถัดไป

คำถามที่พบบ่อย

การจอง Rakuten ทุกรายการควรปรากฏในยอดรับชำระหรือไม่

ไม่ควรเสมอไป รายการทางการเงินที่คาดหวังขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้เรียกเก็บเงิน สถานะการเข้าพัก เงื่อนไขทางการค้า และงวดที่ใช้ในการชำระบัญชี

ฝ่ายการเงินสามารถกระทบยอดจากยอดรวมการชำระบัญชีเพียงอย่างเดียวได้หรือไม่

ไม่ได้ ยอดรวมอาจซ่อนข้อผิดพลาดที่หักล้างกันอยู่ จับคู่การจองและรายการหักแต่ละรายการก่อนยอมรับรายการทั้งชุด

ควรบันทึกคะแนนและคูปองอย่างไร

แยกส่วนลดของผู้เข้าพักออกจากส่วนที่โรงแรมและช่องทางเป็นผู้สนับสนุน จากนั้นปฏิบัติตามนโยบายบัญชีของที่พักและเงื่อนไขทางการค้าที่ลงนามไว้

ควรจัดการผลต่างด้านเวลาอย่างไร

ยกไปงวดถัดไปพร้อมระบุหมายเลขการจอง จำนวนเงิน เหตุผล ผู้รับผิดชอบ และงวดที่คาดว่าจะเคลียร์รายการ อย่าฝืนบันทึกไว้ในเดือนที่ไม่ถูกต้อง