ระบบ PMS โรงแรมขนาดเล็กกับเครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์ทั่วไป: แบบไหนเหมาะกับการดำเนินงานของโรงแรม?

“เครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์” สามารถอธิบายได้ถึงผลิตภัณฑ์สองประเภทที่แตกต่างกัน ประเภทหนึ่งใช้สำหรับบริหารจัดการโรงแรมเป็นรายคืน ส่วนอีกประเภทใช้จัดการยูนิตที่อยู่อาศัยหรือเชิงพาณิชย์เป็นระยะเวลาหลายเดือนหรือหลายปี ทั้งสองประเภทอาจจัดเก็บข้อมูลผู้เข้าพัก การชำระเงิน และการซ่อมบำรุง แต่ความคล้ายคลึงกันจะหมดไปเมื่อมีลูกค้าวอล์กอินต้องการห้องพัก หรือ OTA ขายยูนิตสุดท้ายของคุณ

การเลือกที่เหมาะสมนั้นไม่ได้ขึ้นอยู่กับขนาดของที่พักมากเท่ากับรูปแบบการหมุนเวียนของคลังห้องพัก

ความแตกต่างของทั้งสองประเภทในประโยคเดียว

ระบบบริหารจัดการโรงแรม (PMS) ใช้สำหรับจัดการการเข้าพักและจำนวนคืนที่สามารถขายได้. ในขณะที่เครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์ทั่วไปใช้สำหรับจัดการสัญญาเช่า ผู้เช่า และตัวอาคารสถานที่.

ความแตกต่างนี้เป็นตัวกำหนดเวิร์กโฟลว์การทำงาน โรงแรมขนาด 12 ห้องอาจต้องจัดการกับการเช็คอิน เช็คเอาต์ ทำความสะอาดห้องพัก และอัปเดตการจองหลายรายการในหนึ่งวัน ส่วนอพาร์ตเมนต์ขนาด 12 ยูนิตอาจไม่ต้องจัดการเหตุการณ์เหล่านั้นเลยเป็นเวลาหลายเดือน

แพลตฟอร์มจัดการอสังหาริมทรัพย์ทั่วไปจะเน้นไปที่ใบสมัครขอเช่า การคัดกรอง สัญญาเช่า ค่าเช่าที่เรียกเก็บประจำ ใบสั่งงานซ่อม และรายงานของเจ้าของ ตัวอย่างเช่น ภาพรวมฟีเจอร์ของ Buildium จะเน้นไปที่การปล่อยเช่า การเก็บค่าเช่า การบัญชี บริการผู้พักอาศัย และการบำรุงรักษา

ระบบ PMS โรงแรมจะเน้นไปที่การจอง, ประเภทห้องพัก แผนราคาห้องพัก, ยอดใช้จ่ายของผู้เข้าพัก การเช็คอินและเช็คเอาต์ สถานะงานแม่บ้าน และการกระจายช่องทางการขายของโรงแรม ในทำนองเดียวกัน คำอธิบายอุตสาหกรรมจาก Oracle ก็ระบุให้การจอง การปฏิบัติงานของแผนกต้อนรับ channel manager โรงแรม งานแม่บ้าน ราคาห้องพัก และอัตราการเข้าพัก เป็นฟังก์ชันหลักของระบบ PMS โรงแรม

ระบบ PMS โรงแรมเทียบกับซอฟต์แวร์อสังหาริมทรัพย์ทั่วไปโดยสรุป

รายการตรวจสอบฟีเจอร์อาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้ เนื่องจากทั้งสองผลิตภัณฑ์อาจมีปฏิทิน การชำระเงิน รายงาน และการบำรุงรักษาเหมือนกัน สิ่งที่ต้องพิจารณาคือฟีเจอร์เหล่านั้นถูกออกแบบมาเพื่อรองรับการเข้าพักในโรงแรมหรือสัญญาเช่า

4 เวิร์กโฟลว์ที่แสดงให้เห็นถึงความแตกต่าง

การจองไม่ใช่สัญญาเช่า

การจองโรงแรมจะระบุวันที่เช็คอินและเช็คเอาต์ ประเภทห้องพัก จำนวนผู้เข้าพัก แผนราคาห้องพัก แหล่งที่มาของการจอง และสถานะการชำระเงิน พนักงานอาจลดจำนวนวันเข้าพัก ย้ายห้องพัก แยกใบเสร็จ หรือระบุว่าไม่มาแสดงตัว (no-show)

สัญญาเช่าจะติดตามข้อมูลผู้เช่า วันที่ตามสัญญา ค่าเช่าที่เรียกเก็บประจำ เงินมัดจำ และการต่ออายุ ซึ่งมีประโยชน์สำหรับอพาร์ตเมนต์ แต่ไม่เหมาะกับการเปลี่ยนแปลงการจองที่แผนกต้อนรับของโรงแรมต้องจัดการตลอดทั้งกะ

สำหรับผู้เข้าพักที่มาถึงก่อนเวลา พนักงานต้อนรับต้องตรวจสอบว่าห้องพักว่างและสะอาดแล้วหรือไม่ ทำการย้ายห้องพักหากจำเป็น เก็บเงินส่วนที่เหลือ และเช็คอินให้ผู้เข้าพัก ฐานข้อมูลผู้เช่าทั่วไปไม่สามารถรองรับสถานะการเข้าพักที่อยู่เบื้องหลังการตัดสินใจเหล่านี้ได้

สถานะห้องพักต้องเปลี่ยนแปลงได้ระหว่างวัน

ความพร้อมใช้งานของโรงแรมและสถานะห้องพักมีความเกี่ยวข้องกันแต่ก็แตกต่างกัน ห้องพักอาจถูกจองสำหรับคืนนี้แต่ยังคงมีสถานะสกปรกหลังจากแขกคนก่อนเช็คเอาต์ออกไปแล้ว หรืออาจจะเป็นห้องว่างแต่ไม่สามารถใช้งานได้เนื่องจากกำลังซ่อมบำรุง

ระบบ PMS โรงแรมควรแสดงสถานะต่างๆ เช่น มีผู้เข้าพัก ครบกำหนดเช็คเอาต์ ว่างและสกปรก ว่างและสะอาด และงดให้บริการ เมื่อแผนกงานแม่บ้านอัปเดตสถานะห้องพัก แผนกต้อนรับจะเห็นความเปลี่ยนแปลงนั้นก่อนที่จะจัดสรรห้องพักให้แขกที่มาถึง นี่คือการส่งมอบงานระหว่างแผนก ไม่ใช่แค่ใบสั่งงานซ่อมบำรุง

ซอฟต์แวร์อสังหาริมทรัพย์ทั่วไปอาจจัดการใบสั่งงานซ่อมได้ดี แต่นั่นไม่ได้หมายความว่ามันจะเหมาะกับการประสานงานในการทำความสะอาดห้องพักจำนวนสิบห้องระหว่างช่วงเวลาเช็คเอาต์กับเวลาที่ผู้เข้าพักใหม่มาถึง

คลังห้องพักบน OTA ต้องการการกระจายแบบเรียลไทม์

โรงแรมขายคลังห้องพักชุดเดียวกันผ่านทาง OTA และเว็บไซต์ของตนเอง เมื่อมีช่องทางใดยืนยันการจอง ความพร้อมใช้งานบนช่องทางอื่นจะต้องลดลงพร้อมกันก่อนที่แขกคนอื่นจะจองห้องพักเดียวกัน

Connectivity API ของ Booking.com ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อให้ระบบที่เชื่อมต่อสามารถแลกเปลี่ยนการจอง ราคาห้องพัก ความพร้อมใช้งาน ข้อมูลห้องพัก และข้อจำกัดต่างๆ การกระจายรายชื่อบ้านเช่าทั่วไปมักจะเผยแพร่เฉพาะห้องว่างระยะยาวและรวบรวมใบสมัครเช่าเท่านั้น ซึ่งไม่สามารถดำเนินการแลกเปลี่ยนคลังห้องพักรายคืนแบบนี้ได้

หากไม่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลนี้ พนักงานจะต้องอัปเดตระบบเอกซ์ทราเน็ตด้วยตนเอง ซึ่งทำให้คลังห้องพักไม่อัปเดตและเสี่ยงต่อการจองเกินจำนวน การใช้ channel manager โรงแรม แยกต่างหากสามารถช่วยเชื่อมต่อได้ แต่คลังห้องพักก็ต้องซิงโครไนซ์ให้ตรงกับระบบ PMS ด้วย

แผนกต้อนรับทำงานโดยจัดการกับข้อยกเว้นต่างๆ

แผนกต้อนรับต้องแก้ไขสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดแบบเรียลไทม์ เช่น ลูกค้าวอล์กอินเข้ามา บัตรเครดิตตัดเงินไม่ผ่าน แขกขอเปลี่ยนห้องพัก หรือการเช็คเอาต์ล่าช้าทำให้ไม่สามารถจัดห้องให้แขกคนถัดไปได้

ซอฟต์แวร์โรงแรมจะแสดงข้อมูลผู้เช็คอิน เช็คเอาต์ แขกที่พักอยู่ ยอดค้างชำระ และสถานะห้องพักรวมไว้ในที่เดียว ทำให้พนักงานสามารถดำเนินการได้ทันทีโดยไม่ต้องแปลงแต่ละเหตุการณ์ให้เป็นข้อมูลผู้ติดต่อ งาน ใบแจ้งหนี้ หรือสัญญาเช่าแบบทั่วไป

ราคาค่าบริการรายเดือนที่ต่ำจะไม่มีประโยชน์เลย หากพนักงานยังต้องใช้ปฏิทินที่สอง อัปเดต OTA ด้วยตนเอง และส่งข้อความหาแม่บ้านผ่านระบบอื่น

เมื่อใดที่เครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์ทั่วไปมีความเหมาะสม

เครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์ทั่วไปเหมาะสำหรับการปล่อยเช่าระยะยาวที่ผู้พักอาศัยเซ็นสัญญาเช่าและจ่ายค่าเช่าแบบประจำ

สำหรับการบริหารแบบผสมผสาน ระบบ PMS โรงแรมควรจัดการเรื่องการจอง คลังห้องพักรายคืน ยอดค่าใช้จ่าย และการเชื่อมต่อ OTA ส่วนแพลตฟอร์มอสังหาริมทรัพย์ควรดูแลเรื่องสัญญาเช่า ผู้เช่า การเก็บค่าเช่า และบัญชีเจ้าของ ยอดรวมทางการเงินจากทั้งสองระบบสามารถนำมารวมกันในระบบบัญชีได้โดยไม่ต้องฝืนยัดข้อมูลที่แตกต่างกันลงในระบบเดียว

ที่พักขนาดเล็กมากที่รับเฉพาะลูกค้าวอล์กอินอาจใช้ซอฟต์แวร์ทั่วไปควบคู่กับปฏิทิน แต่ทันทีที่เริ่มรับการจองล่วงหน้า มีการปรับเปลี่ยนราคาห้องพักรายคืน หรือนำที่พักไปลงขายบน OTA เวิร์กโฟลว์เฉพาะสำหรับโรงแรมจะให้ความคุ้มค่ามากกว่าค่าใช้จ่ายที่ประหยัดได้

การทดสอบแยกประเภทใน 5 นาที

ก่อนที่จะเปรียบเทียบแบรนด์หรือราคา ให้ผู้ให้บริการสาธิตผลิตภัณฑ์สำหรับการดำเนินงานในหนึ่งวัน:

1. การจองจาก OTA ตัดห้องพักประเภทนั้นๆ ห้องสุดท้าย สาธิตให้ดูว่าข้อมูลปรากฏที่ไหน และคลังห้องพักอัปเดตบนทุกช่องทางอย่างไร
2. ผู้เข้าพักเช็คเอาต์ล่าช้า สาธิตการส่งมอบงานให้กับงานแม่บ้าน และแผนกต้อนรับจะทราบได้อย่างไรว่าห้องพักพร้อมให้บริการแล้ว
3. ผู้เข้าพักคนถัดมาถึงก่อนเวลา ขอเปลี่ยนห้องพัก ชำระเงิน และขอใบแจ้งหนี้ สาธิตให้ดูแต่ละขั้นตอนโดยที่ไม่มีข้อมูลซ้ำซ้อน
4. การจองผ่านเว็บไซต์จะเข้าสู่ปฏิทินเดียวกัน และตัดจำนวนคลังห้องพักเดียวกันผ่าน ระบบจองตรงโรงแรม.
5. เมื่อสิ้นสุดกะ สาธิตการแสดงข้อมูลผู้เช็คอิน เช็คเอาต์ อัตราการเข้าพัก รายได้ และยอดค้างชำระที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข

หากผู้ให้บริการสาธิตเฉพาะเรื่องผู้เช่า สัญญาเช่า ค่าเช่าประจำ และใบสั่งงานซ่อม แสดงว่าเป็นซอฟต์แวร์อสังหาริมทรัพย์ทั่วไป แต่หากสามารถจัดการสถานการณ์การเข้าพักรายคืนดังกล่าวได้ ก็จัดอยู่ในประเภทระบบ PMS โรงแรม

จากนั้นให้สอบถามว่าระบบได้รวม channel manager โรงแรม ระบบจอง การชำระเงิน การเริ่มงาน และบริการลูกค้าไว้ด้วยหรือไม่ ความเหมาะสมของประเภทซอฟต์แวร์ต้องมาก่อน ส่วนต้นทุนรวมของระบบเป็นเรื่องรอง

การตัดสินใจสำหรับโรงแรมขนาดเล็ก

เลือกระบบ PMS โรงแรมขนาดเล็กสำหรับการเข้าพักระยะสั้น การเช็คอินและเช็คเอาต์รายวัน การเปลี่ยนสถานะห้องพัก ราคาห้องพักรายคืน หรือคลังห้องพัก OTA ความต้องการเหล่านี้ไม่ได้มีความเป็นรูปแบบโรงแรมน้อยลงเพียงเพราะคุณบริหารห้องพัก 8 ห้องแทนที่จะเป็น 80 ห้อง

เลือกใช้เครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์ทั่วไปสำหรับการหาผู้เช่า การทำสัญญาเช่า การเก็บค่าเช่ารายเดือน การซ่อมบำรุงระยะยาว และการรายงานต่อเจ้าของ สำหรับการบริหารแบบผสมผสาน ควรให้แต่ละระบบจัดการข้อมูลตามความเหมาะสม และเชื่อมโยงข้อมูลทางการเงินเข้าด้วยกัน

กฎพื้นฐานในทางปฏิบัตินั้นง่ายมาก: ให้เลือกซื้อตามระยะเวลาการทำงานของคุณ โรงแรมทำงานเป็นรายคืนและรายกะ ส่วนที่พักระยะยาวดำเนินการตามสัญญาเช่าและรายเดือน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ระบบ PMS โรงแรมเหมือนกับเครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์หรือไม่?

ระบบ PMS โรงแรมเป็นเครื่องมือบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์ประเภทหนึ่ง ระบบนี้ถูกสร้างขึ้นเพื่อจัดการเกี่ยวกับการจอง การเข้าพักรายคืน การเช็คอิน เช็คเอาต์ งานแม่บ้าน ยอดค่าใช้จ่าย และการกระจายช่องทางการขาย ส่วนซอฟต์แวร์อสังหาริมทรัพย์ทั่วไปมุ่งเน้นไปที่ผู้เช่า สัญญาเช่า ค่าเช่า การซ่อมบำรุง และบัญชีของเจ้าของ

โรงแรมขนาดเล็กสามารถใช้ซอฟต์แวร์เจ้าของที่พักเช่าได้หรือไม่?

ระบบอาจจัดเก็บข้อมูลผู้ติดต่อ การชำระเงิน และข้อมูลซ่อมบำรุงได้ แต่มันอาจไม่รองรับเรื่องความพร้อมใช้งานรายคืน การย้ายห้องพัก รายชื่อแขกที่กำลังมาถึง รอบการทำความสะอาดของงานแม่บ้าน ยอดค่าใช้จ่ายของผู้เข้าพัก หรือการซิงค์ข้อมูล OTA

โรงแรมขนาดเล็กทุกแห่งจำเป็นต้องเชื่อมต่อ OTA หรือไม่?

ไม่จำเป็น ที่พักที่รับเฉพาะลูกค้าวอล์กอินอาจไม่ต้องใช้ แต่เมื่อโรงแรมเริ่มขายห้องพักบนหลายช่องทางออนไลน์ การซิงโครไนซ์แบบเรียลไทม์ทั้งราคาห้องพักและความพร้อมใช้งานจะเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากทุกช่องทางต่างก็ตัดคลังห้องพักชุดเดียวกัน

ระบบ PMS โรงแรมขนาดเล็กควรมีซอฟต์แวร์ขั้นต่ำอะไรบ้าง?

ควรมองหาปฏิทินการจอง การจัดการห้องพักและราคาห้องพัก การเช็คอินและเช็คเอาต์ การจัดการยอดค่าใช้จ่ายหรือติดตามการชำระเงิน สถานะห้องพัก การตั้งสิทธิ์ใช้งาน และรายงานและการวิเคราะห์ ควรเพิ่ม channel manager โรงแรมสำหรับจัดการ OTA และระบบจองสำหรับจัดการการจองผ่านเว็บไซต์

หากที่พักมีทั้งห้องพักโรงแรมและอพาร์ตเมนต์ระยะยาวควรทำอย่างไร?

ให้ใช้ระบบ PMS โรงแรมสำหรับการเข้าพักระยะสั้น และใช้แพลตฟอร์มทั่วไปสำหรับการจัดการสัญญาเช่า เว้นแต่ว่าผู้ให้บริการรายเดียวจะสามารถพิสูจน์ให้เห็นว่ารองรับได้ทั้งสองเวิร์กโฟลว์ ควรจัดเก็บระบบฐานข้อมูลของแต่ละส่วนแยกกัน จากนั้นจึงนำรายได้และค่าใช้จ่ายมารวมกันในระบบบัญชี