วิธีกระทบยอดการจ่ายเงินจาก Traveloka กับการจองโรงแรม

การกระทบยอดการจ่ายเงินจาก Traveloka ไม่ใช่การเปรียบเทียบโดยตรงระหว่างยอดรวมการจองของผู้เข้าพักกับจำนวนเงินที่ฝากเข้าบัญชีธนาคารของโรงแรม เนื่องจากยอดจ่ายอาจรวมค่าคอมมิชชัน โปรโมชัน ภาษี เงินคืน การยกเลิก รายการปรับปรุงก่อนหน้า หรือส่วนต่างด้านเวลา

วิธีที่เชื่อถือได้คือเริ่มจากชุดการจ่ายเงินหนึ่งชุด จับคู่การจองทุกรายการที่รวมอยู่ในชุดนั้น แล้วจึงจับคู่ยอดรวมของชุดกับเงินที่ได้รับจริง วิธีนี้ช่วยให้ฝ่ายการเงินอธิบายส่วนต่างได้อย่างชัดเจนโดยไม่ต้องซ่อนไว้ในรายได้ค่าห้อง

TERA เมนูและชื่อเอกสารอาจแตกต่างกันตามตลาด สัญญาของที่พัก รูปแบบการชำระเงิน และสิทธิ์ของผู้ใช้ โปรดใช้ข้อมูลการชำระเงินและการจองที่มีอยู่ในบัญชีของที่พัก โดยดำเนินการตามลำดับการควบคุมเดียวกันด้านล่าง

เริ่มจากยอดจ่ายหรือเงินฝากธนาคารหนึ่งรายการ

เลือกยอดจ่าย ยอดชำระผ่านบัตร หรือเงินฝากธนาคารที่เสร็จสมบูรณ์หนึ่งรายการ บันทึกเลขที่อ้างอิง สกุลเงิน จำนวนเงิน วันที่คาดว่าจะได้รับเงิน วันที่เงินเข้าธนาคารจริง และที่พักที่รับเงิน

อย่าเริ่มจากข้อมูลทั้งเดือนหากโรงแรมได้รับเงินหลายชุด การตรวจสอบยอดจ่ายครั้งละหนึ่งชุดช่วยให้ฝ่ายการเงินมียอดรวมที่ชัดเจนและมีกลุ่มการจองจำนวนจำกัดสำหรับตรวจสอบ

เปิดรายการชำระเงินของ Traveloka ที่เกี่ยวข้องใน TERA และระบุการจองกับรายการปรับปรุงที่รวมอยู่ ดาวน์โหลดหรือบันทึกใบแจ้งยอดตามกระบวนการทางการเงินตามปกติของโรงแรม

หากธนาคารได้รับยอดเงินรวมก้อนเดียวสำหรับที่พักหรือสกุลเงินหลายรายการ ให้แยกการกระทบยอดตามเลขที่อ้างอิงของยอดจ่ายประกอบก่อนจับคู่การเข้าพักแต่ละรายการ

เตรียมข้อมูลการจองฉบับสุดท้าย

สำหรับการจองแต่ละรายการที่รวมอยู่ในยอดจ่าย ให้ค้นหารายการจองเดียวกันใน TERA และระบบบริหารจัดการโรงแรม ใช้หมายเลขการจอง Traveloka เป็นข้อมูลอ้างอิงหลัก จากนั้นตรวจสอบชื่อผู้เข้าพัก ที่พัก วันที่เช็คอินและเช็คเอาต์ ประเภทห้อง สถานะสุดท้าย สกุลเงิน และมูลค่าการเข้าพักรวม

ใช้ข้อมูลการจองเวอร์ชันล่าสุด การเปลี่ยนวันที่ การลดจำนวนคืน การเปลี่ยนห้อง การยกเลิก การไม่เข้าพัก หรือการคืนเงินบางส่วน อาจทำให้ข้อมูลยืนยันเดิมแตกต่างจากยอดที่ต้องชำระสุดท้าย

ข้อมูลใน ระบบบริหารจัดการโรงแรม ควรแสดงจำนวนเงินที่โรงแรมรับรู้เป็นรายได้ค่าห้องและรายได้เพิ่มเติม ข้อมูลใน TERA ควรแสดงสถานะการจองและการชำระเงินของ Traveloka ในปัจจุบัน ส่วนข้อมูลยอดจ่ายควรแสดงจำนวนเงินที่โอนไปยังโรงแรม ข้อมูลเหล่านี้มีวัตถุประสงค์ต่างกันและไม่ควรถูกบังคับให้เป็นตัวเลขเดียวกัน

จับคู่การจองทุกรายการกับยอดจ่าย

ตรวจสอบยอดจ่ายทีละรายการจองดังนี้:

1. จับคู่หมายเลขการจอง Traveloka กับการจองในระบบบริหารจัดการโรงแรม
2. ยืนยันว่าการเข้าพักเสร็จสมบูรณ์ ถูกยกเลิก มีการแก้ไข ได้รับเงินคืน หรือถูกระบุว่าไม่เข้าพัก
3. บันทึกยอดการจองสุดท้ายและจำนวนเงินที่มีสิทธิ์ได้รับตามข้อตกลงของโรงแรม
4. บันทึกค่าคอมมิชชัน เงินสมทบโปรโมชัน ภาษี ค่าธรรมเนียม เงินคืน หรือรายการปรับปรุงแยกกันเมื่อมีการแสดงรายการ
5. คำนวณจำนวนเงินที่คาดว่าจะได้รับสำหรับการจองนั้นและเปรียบเทียบกับรายการในยอดจ่าย
6. ทำเครื่องหมายว่าการจองตรงกัน หรือย้ายส่วนต่างไปยังรายการข้อยกเว้น
7. รวมยอดการจองและรายการปรับปรุงที่จับคู่แล้วทั้งหมด จากนั้นเปรียบเทียบผลรวมกับยอดจ่ายทั้งหมด

อย่านำส่วนต่างหลายรายการที่ยังอธิบายไม่ได้มาหักล้างกัน การจองที่ขาดไป $40 และรายการหักอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องจำนวน $40 ไม่ได้ถูกต้องขึ้นเพียงเพราะยอดรวมของชุดเกิดสมดุลพอดี

เมื่อสามารถตรวจสอบรายได้จากการจองและยอดรวมของช่องทางร่วมกันได้ ฝ่ายการเงินจะใช้เวลาน้อยลงในการรวบรวมข้อมูลทั้งเดือนจากไฟล์หลายชุด รายงานและการวิเคราะห์ของโรงแรมจาก Smart Order ช่วยให้ผู้จัดการเปรียบเทียบรายได้จากช่องทางกับข้อมูลการจองก่อนบันทึกยอดจ่ายจาก Traveloka ลงในบัญชีแยกประเภท

อธิบายส่วนต่างอย่างโปร่งใส

ค่าคอมมิชชันหรือค่าธรรมเนียมช่องทาง

บันทึกการจองตามจำนวนรายได้ที่โรงแรมรับรู้ และบันทึก ค่าคอมมิชชัน Traveloka หรือค่าธรรมเนียมช่องทางแยกกันตามผังบัญชี อย่าแทนที่รายได้ค่าห้องด้วยยอดสุทธิที่เข้าธนาคาร

เงินสมทบโปรโมชันหรือส่วนลด

ยืนยันว่าโรงแรมเป็นผู้รับผิดชอบส่วนลด Traveloka เป็นผู้รับผิดชอบ หรือทั้งสองฝ่ายร่วมกันรับผิดชอบ ราคาขายให้ผู้เข้าพักเพียงอย่างเดียวไม่สามารถระบุจำนวนเงินที่โรงแรมควรได้รับได้

การยกเลิก การไม่เข้าพัก หรือการคืนเงิน

ตรวจสอบสถานะสุดท้าย เงื่อนไขการยกเลิก จำนวนเงินที่เรียกเก็บได้ และข้อมูลการคืนเงิน การจองอาจยังคงอยู่ในประวัติ แต่มีมูลค่าเป็นศูนย์ มีค่าธรรมเนียมบางส่วน หรือมีรายการปรับปรุงในยอดจ่ายภายหลัง

ส่วนต่างของภาษีหรือค่าธรรมเนียม

แยกภาษีและค่าธรรมเนียมที่โรงแรมเรียกเก็บออกจากจำนวนเงินที่ดำเนินการภายใต้ข้อตกลงกับ Traveloka ใช้นโยบายบัญชีและภาษีท้องถิ่นของที่พัก แทนการสันนิษฐานว่าค่าใช้จ่ายทุกรายการเป็นรายได้ค่าห้อง

ส่วนต่างของสกุลเงินหรือธนาคาร

ยืนยันสกุลเงินของยอดจ่าย สกุลเงินของธนาคาร อัตราแลกเปลี่ยน ค่าธรรมเนียมการโอน และวันที่มีผล รายการหักของธนาคารหรือส่วนต่างจากอัตราแลกเปลี่ยนไม่ควรถูกบันทึกเป็นการจองที่ขาดหายไป

ส่วนต่างด้านเวลา

การเข้าพักที่เสร็จสมบูรณ์อาจอยู่ในยอดจ่ายรอบถัดไปเนื่องจากกำหนดการชำระเงิน การตรวจสอบที่ยังไม่เสร็จ หรือวันที่การจองมีสิทธิ์รับเงิน ให้คงรายการดังกล่าวไว้เป็นลูกหนี้ค้างรับจนกว่าจะระบุชุดการจ่ายเงินได้

จับคู่ยอดจ่ายกับรายการธนาคาร

หลังจากจับคู่รายการยอดจ่ายทั้งหมดหรือบันทึกไว้เป็นข้อยกเว้นแล้ว ให้เปรียบเทียบยอดจ่ายรวมกับเงินฝากธนาคารหรือยอดชำระผ่านบัตรที่ได้รับจริง

ยืนยันนิติบุคคลของที่พัก บัญชีธนาคาร สกุลเงิน วันที่มีผล และเลขที่อ้างอิงการชำระเงิน หากยอดเงินในธนาคารต่ำกว่า ให้ตรวจสอบค่าธรรมเนียมธนาคารหรือการแปลงสกุลเงินก่อนกลับไปตรวจสอบงานการจองที่เสร็จสมบูรณ์แล้วอีกครั้ง

บันทึกยอดจ่ายตามนโยบายบัญชีตามปกติของโรงแรม จัดเก็บรายได้ค่าห้องรวม ต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับ Traveloka ลูกหนี้ผู้เข้าพัก ลูกหนี้ Traveloka เงินคืน และเงินสดที่ได้รับไว้ในบัญชีที่เหมาะสม

แนบใบแจ้งยอดการจ่ายเงิน ไฟล์จับคู่การจอง หลักฐานจากธนาคาร และหมายเหตุข้อยกเว้นไว้กับเอกสารปิดบัญชี เพื่อสร้างหลักฐานการตรวจสอบที่ชัดเจนสำหรับเจ้าของ นักบัญชี และการกระทบยอดในเดือนถัดไป

แก้ไขข้อยกเว้นตามลำดับความสำคัญ

เริ่มจากการจองที่ไม่มีอยู่ในยอดจ่ายเลย จากนั้นตรวจสอบจำนวนเงินที่ไม่ถูกต้อง รายการซ้ำ รายการหักที่ไม่คาดคิด เงินคืน และส่วนต่างด้านเวลา

สำหรับข้อยกเว้นแต่ละรายการ ให้เขียนหนึ่งประโยคที่แสดงผลลัพธ์ที่คาดไว้และผลลัพธ์จริง ตัวอย่างเช่น: “การจอง Traveloka หมายเลข X เข้าพักเสร็จสมบูรณ์เป็นจำนวนเงิน Y แต่ไม่รวมอยู่ในยอดจ่าย Z” แนบข้อมูลการจอง สถานะสุดท้าย เลขที่อ้างอิงยอดจ่าย และหลักฐานธนาคารที่ปกปิดข้อมูลสำคัญแล้ว

อย่าส่งคำขอรับการสนับสนุนเพียงรายการเดียวที่รวมรอบการจ่ายเงินหลายรอบซึ่งไม่เกี่ยวข้องกัน ควรรวมปัญหาไว้ด้วยกันเฉพาะเมื่อมีสาเหตุหรือเลขที่อ้างอิงยอดจ่ายเดียวกัน

เร่งยกระดับการตรวจสอบเมื่อยอดจ่ายจำนวนมากหายไป ที่พักผิดแห่งได้รับเงิน สกุลเงินไม่ถูกต้อง การเข้าพักที่เสร็จสมบูรณ์หลายรายการหายไป หรือรายการปรับปรุงเดียวกันปรากฏมากกว่าหนึ่งครั้ง

สร้างกระบวนการควบคุมสิ้นเดือนที่ทำซ้ำได้

มอบหมายผู้รับผิดชอบหนึ่งคนให้ดาวน์โหลดข้อมูลยอดจ่ายจาก Traveloka กำหนดเส้นตายหนึ่งวันสำหรับการสรุปรายได้ในระบบบริหารจัดการโรงแรม และใช้รายการข้อยกเว้นเพียงชุดเดียว ฝ่ายการเงินไม่ควรเริ่มดำเนินการขณะที่แผนกต้อนรับยังเปลี่ยนสถานะการเข้าพักหรือบันทึกเงินคืนโดยไม่แจ้งให้ทราบ

ใช้หมายเลขการจอง Traveloka ในระบบบริหารจัดการโรงแรมและไฟล์ส่งออกทางบัญชีทุกครั้งที่ทำได้ การใช้ข้อมูลอ้างอิงที่สอดคล้องกันช่วยลดการค้นหาด้วยตนเองและป้องกันการจับคู่การจองสองรายการที่มีชื่อผู้เข้าพักคล้ายกันอย่างไม่ถูกต้อง

ตรวจสอบข้อยกเว้นที่ยังค้างจากเดือนก่อนก่อนปิดบัญชีเดือนปัจจุบัน รายการปรับปรุงในภายหลังอาจแก้ไขส่วนต่างก่อนหน้าได้ แต่ควรเชื่อมโยงกลับไปยังการจองเดิม แทนการบันทึกเป็นรายได้ค่าห้องของเดือนปัจจุบัน

การกระทบยอดถือว่าเสร็จสมบูรณ์เมื่อรายการยอดจ่ายทุกรายการมีการจองหรือรายการปรับปรุงพร้อมเอกสารประกอบ ยอดรวมของชุดตรงกับรายการธนาคาร และส่วนต่างที่เหลือทุกรายการมีผู้รับผิดชอบและขั้นตอนถัดไป

คำถามที่พบบ่อย

เหตุใดยอดจ่ายจาก Traveloka จึงต่ำกว่ารายได้จากการจอง?

ยอดจ่ายอาจรวมค่าคอมมิชชัน ส่วนลดที่โรงแรมรับผิดชอบ เงินคืน ภาษี ค่าธรรมเนียม รายการปรับปรุงก่อนหน้า หรือส่วนต่างของสกุลเงินและธนาคาร ควรจับคู่การจองแต่ละรายการก่อนพิจารณาว่าสาเหตุใดตรงกับกรณีนี้

ฝ่ายการเงินควรจับคู่ยอดจ่ายตามวันที่จองหรือวันที่เช็คเอาต์?

ใช้กฎเกี่ยวกับการจองและสิทธิ์รับยอดจ่ายตามข้อตกลงของที่พัก แล้วเก็บวันที่จอง วันที่เข้าพัก วันที่จ่ายเงิน และวันที่เงินเข้าธนาคารเป็นคนละช่อง เนื่องจากวันเหล่านี้อาจอยู่ในรอบบัญชีที่แตกต่างกัน

ควรทำอย่างไรหากการจองที่เข้าพักเสร็จสมบูรณ์ไม่อยู่ในยอดจ่าย?

ยืนยันสถานะสุดท้าย รูปแบบการชำระเงิน วันที่มีสิทธิ์รับเงิน และตรวจสอบว่ารายการดังกล่าวอยู่ในชุดอื่นหรือไม่ ให้คงไว้เป็นข้อยกเว้นที่ยังเปิดอยู่จนกว่า Traveloka หรือข้อมูลของโรงแรมจะอธิบายได้ว่ารายการนี้อยู่ในชุดใด

โรงแรมสามารถใช้ยอดจ่ายสุทธิเป็นรายได้ค่าห้องได้หรือไม่?

การทำเช่นนั้นอาจซ่อนค่าคอมมิชชัน ส่วนลด เงินคืน และค่าธรรมเนียมธนาคาร ควรบันทึกรายได้และรายการหักแยกกันตามนโยบายบัญชีของโรงแรม เพื่อให้ยังสามารถมองเห็นความสามารถในการทำกำไรของแต่ละช่องทางได้อย่างชัดเจน