การเปลี่ยนแปลงการจองจาก Trip.com ไม่ซิงค์: สิ่งที่ควรตรวจสอบ

กรณีที่ การแก้ไขการจองจาก Trip.com ไม่ซิงค์ อาจทำให้แผนกต้อนรับยังคงใช้วันที่เดินทางมาถึง ประเภทห้อง จำนวนผู้เข้าพัก ราคา หรือสถานะการยกเลิกเดิม เนื่องจากการจองต้นฉบับอยู่ในระบบบริหารจัดการโรงแรมแล้ว ปัญหานี้จึงมักถูกมองข้ามจนกว่าผู้เข้าพักจะมาถึงหรือโรงแรมนำห้องดังกล่าวไปขายอีกครั้ง

เริ่มตรวจสอบจากการจอง ไม่ใช่การเชื่อมต่อ ตรวจสอบข้อมูลที่ Trip.com แสดงอยู่ในปัจจุบัน เปรียบเทียบกับ การจองในระบบบริหารจัดการโรงแรม ที่มีอยู่ และรักษาสถานะของห้องพักและการชำระเงินให้ถูกต้องก่อนตรวจสอบสาเหตุที่การอัปเดตอัตโนมัติไม่ปรากฏ

ชื่อเมนูและขั้นตอนการอนุมัติใน Trip.com eBooking อาจแตกต่างกันตามตลาด ที่พัก และประเภทการเปลี่ยนแปลง ให้ยึดสถานะล่าสุดและการดำเนินการที่แสดงในการจองเป็นหลัก แทนการอ้างอิงเฉพาะการแจ้งเตือนทางอีเมล

ตรวจสอบว่าการเปลี่ยนแปลงได้รับการยืนยันแล้วหรือไม่

เข้าสู่ระบบที่พักที่ถูกต้องใน Trip.com eBooking และเปิดส่วนการจองหรือการจัดการคำสั่งซื้อ ค้นหาด้วยหมายเลขการจองของ Trip.com และชื่อผู้เข้าพัก จากนั้นเปิดรายละเอียดการจองทั้งหมด

ตรวจสอบสถานะและเวลาแก้ไขล่าสุด คำขอจากผู้เข้าพักที่กำลังรอการยอมรับจากโรงแรมไม่ถือเป็นการเปลี่ยนแปลงการจองที่ได้รับการยืนยัน หากหน้าจอขอให้โรงแรมยอมรับ ปฏิเสธ หรือตอบกลับ ให้ตัดสินใจตามความพร้อมใช้งาน เงื่อนไขราคา และนโยบายการอนุมัติของที่พัก

อย่าอัปเดตระบบบริหารจัดการโรงแรมโดยอ้างอิงเฉพาะข้อความจากผู้เข้าพักหรืออีเมลที่ส่งต่อมา ผู้เข้าพักอาจส่งคำขอเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่ได้รับการอนุมัติ หรือการอัปเดตที่ใหม่กว่าอาจแทนที่ข้อความที่คุณได้รับแล้ว

Trip.com ระบุว่า eBooking เป็นระบบสำหรับพาร์ตเนอร์ที่พักในการจัดการการจองที่กำลังจะมาถึง ราคา ความพร้อมใช้งาน และการดำเนินงานของที่พัก นอกจากนี้ คำถามที่พบบ่อยสำหรับพาร์ตเนอร์ที่พักยังแนะนำให้โรงแรมติดต่อฝ่ายสนับสนุน eBooking เมื่อต้องการความช่วยเหลือเฉพาะบัญชี

เปรียบเทียบการจองล่าสุดกับระบบบริหารจัดการโรงแรม

เปิด การจองเดิมในระบบบริหารจัดการโรงแรม โดยใช้หมายเลขการจองของ Trip.com เปรียบเทียบข้อมูลทั้งสองรายการควบคู่กันก่อนแก้ไขข้อมูลใดๆ

1. ตรวจสอบวันที่เดินทางมาถึงและวันที่เดินทางออก รวมถึงมีการขยายหรือลดระยะเวลาเข้าพักหรือไม่
2. ตรวจสอบจำนวนห้อง ประเภทห้อง จำนวนผู้เข้าพัก ชื่อผู้เข้าพัก และรายละเอียดของเด็ก
3. ตรวจสอบสถานะการจองปัจจุบัน รวมถึงการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นกับการจองทั้งหมดหรือเฉพาะห้องใดห้องหนึ่ง
4. ตรวจสอบราคาสุทธิ สกุลเงิน แผนมื้ออาหาร เงื่อนไขการยกเลิก ภาษี และคำขอพิเศษ
5. ตรวจสอบว่าฝ่ายใดเป็นผู้เรียกเก็บเงิน และยอดที่ชำระแล้วหรือยอดคงค้างมีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่
6. บันทึกความแตกต่างและเวลาที่พนักงานพบปัญหาเป็นครั้งแรก

อย่าเปรียบเทียบเฉพาะรายการที่ระบุในการแจ้งเตือน การเปลี่ยนวันที่อาจส่งผลต่อราคา เงื่อนไขการยกเลิก มื้ออาหารที่รวมอยู่ หรือกำหนดเวลาชำระเงินด้วย

ป้องกันผลกระทบต่อโรงแรมก่อนแก้ไขด้วยตนเอง

หากมีการขยายระยะเวลาเข้าพัก ให้ตรวจสอบว่ามีห้องว่างสำหรับคืนเพิ่มเติมก่อนยืนยันกับผู้เข้าพัก หากการจองเปลี่ยนไปเป็นห้องประเภทอื่น ให้สำรองห้องใหม่ไว้ก่อนคืนห้องเดิมเข้าสู่ระบบขาย

สำหรับการลดระยะเวลาเข้าพักหรือการยกเลิก อย่ารีบนำห้องกลับมาขายจนกว่าจะยืนยันสถานะจาก Trip.com แล้ว การยกเลิกบางส่วนในการจองหลายห้องต้องไม่ทำให้ทุกห้องในระบบบริหารจัดการโรงแรมถูกยกเลิก

แจ้งแผนกต้อนรับให้ทราบว่าข้อมูลเวอร์ชันใดเป็นข้อมูลปัจจุบัน เพิ่มบันทึกภายในสั้นๆ ที่ระบุหมายเลขการจองของ Trip.com การเปลี่ยนแปลงที่ยืนยันแล้ว เวลาที่ตรวจสอบ และพนักงานผู้รับผิดชอบ อย่าใส่ข้อมูลการชำระเงินที่ละเอียดอ่อนในบันทึกทั่วไป

เมื่อข้อมูลการเปลี่ยนแปลงการจองกระจายอยู่ในอีเมล หน้าจอ OTA และระบบบริหารจัดการโรงแรม พนักงานแต่ละกะอาจเปลี่ยนกลับไปใช้วันที่เดิมหรือเรียกเก็บเงินผิดยอดได้ง่าย ระบบของหน้าต้อนรับโรงแรม ของ Smart Order รวบรวมการจองปัจจุบัน การจัดสรรห้อง งานด้านการชำระเงิน และการติดตามงานของพนักงานไว้ด้วยกัน ช่วยให้กะถัดไปเห็นข้อมูลเวอร์ชันที่ได้รับการควบคุมอย่างชัดเจน

ตรวจสอบสาเหตุที่ระบบบริหารจัดการโรงแรมยังแสดงข้อมูลเวอร์ชันเดิม

ใช้วิธีตรวจสอบง่ายๆ โดยพิจารณาจากอาการ จุดที่ต้องตรวจสอบ และการดำเนินการ

การเปลี่ยนแปลงใน Trip.com ยังอยู่ระหว่างดำเนินการ

ตรวจสอบ: เปิดการจองใน eBooking และตรวจดูว่ามีรายการที่ต้องอนุมัติหรือตอบกลับหรือไม่

การดำเนินการ: ยอมรับหรือปฏิเสธตามนโยบายของโรงแรม อย่าแก้ไขระบบบริหารจัดการโรงแรมเสมือนว่าการเปลี่ยนแปลงได้รับการยืนยันแล้ว หากสถานะยังคงอยู่ระหว่างดำเนินการ

การเปลี่ยนแปลงได้รับการยืนยันใน eBooking แต่ไม่ปรากฏในผู้จัดการช่องทาง

ตรวจสอบ: ค้นหาด้วยหมายเลขการจองเดียวกันและตรวจสอบสถานะการอัปเดตล่าสุด

การดำเนินการ: ติดต่อผู้ให้บริการผู้จัดการช่องทาง พร้อมแจ้งหมายเลขการจอง เวลาแก้ไข และภาพหน้าจอ ขอให้ผู้ให้บริการกู้คืนการเปลี่ยนแปลงที่ยืนยันแล้วเพียงครั้งเดียว

ผู้จัดการช่องทางแสดงการเปลี่ยนแปลง แต่ระบบบริหารจัดการโรงแรมไม่แสดง

ตรวจสอบ: ค้นหาในระบบบริหารจัดการโรงแรมทั้งหมด รวมถึงการจองที่แก้ไขแล้ว ถูกยกเลิก อยู่ระหว่างดำเนินการ และยังไม่ได้จัดสรรห้อง

การดำเนินการ: ติดต่อฝ่ายสนับสนุนระบบบริหารจัดการโรงแรมหากการจองเดิมไม่ได้รับการอัปเดต รักษาห้องพักสำหรับการจองปัจจุบันไว้ระหว่างที่โรงแรมรอการแก้ไข

ระบบบริหารจัดการโรงแรมเปลี่ยนแปลงแล้ว แต่รายชื่อผู้เข้าพักที่จะมาถึงยังไม่เปลี่ยน

ตรวจสอบ: ล้างตัวกรองวันที่เดินทางมาถึงและสถานะ จากนั้นค้นหาด้วยหมายเลขการจองและนามสกุลผู้เข้าพัก

การดำเนินการ: แก้ไขการจัดสรรห้องหรือสถานะการดำเนินงานแทนการสร้างการจองใหม่

พนักงานได้แก้ไขระบบบริหารจัดการโรงแรมด้วยตนเองแล้ว

ตรวจสอบ: ตรวจสอบว่ายังมีการอัปเดตอัตโนมัติอยู่ระหว่างดำเนินการหรือไม่

การดำเนินการ: ทำเครื่องหมายการจองไว้เพื่อตรวจสอบ เพื่อป้องกันไม่ให้การเปลี่ยนแปลงที่มาถึงภายหลังเขียนทับข้อมูลที่แก้ไขแล้วหรือคืนห้องเข้าสู่ระบบขายซ้ำสองครั้ง

หลีกเลี่ยงการขอให้ส่งข้อมูลซ้ำหลายครั้ง การอัปเดตที่ล่าช้าหนึ่งรายการร่วมกับความพยายามแก้ไขด้วยตนเองหลายครั้งอาจสร้างการจองซ้ำหรือเปลี่ยนแปลงจำนวนห้องว่างซ้ำหลายรอบ

แก้ไขการจองเดิมอย่างปลอดภัย

อัปเดตการจองเดิมในระบบบริหารจัดการโรงแรมแทนการสร้างการจองรายการที่สอง เก็บหมายเลขยืนยันของ Trip.com ไว้กับการจอง เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงและการยกเลิกในภายหลังยังจับคู่กับการเข้าพักรายการเดิมได้

ปฏิบัติตามกฎการอนุมัติของที่พักสำหรับการเปลี่ยนราคา การยกเว้นค่าธรรมเนียม การอัปเกรดห้อง หรือการแก้ไขการชำระเงิน หากผู้เข้าพักต้องชำระเพิ่ม ให้ตรวจสอบวิธีเรียกเก็บยอดเพิ่มเติมก่อนที่แผนกต้อนรับจะขอชำระเงิน หากราคาลดลง ให้ตรวจสอบว่าฝ่ายใดเป็นผู้ดำเนินการคืนเงิน

หลังบันทึกข้อมูล ให้ตรวจสอบว่าจำนวนห้องว่างเปลี่ยนแปลงเพียงครั้งเดียว สำหรับการขยายวันเข้าพัก คืนที่เพิ่มเข้ามาควรทำให้ความพร้อมใช้งานลดลง สำหรับการลดวันเข้าพักหรือการยกเลิก ควรนำกลับมาขายเฉพาะคืนหรือห้องที่ถูกคืนเท่านั้น

หากการแก้ไขอัตโนมัติมาถึงในภายหลัง ให้เปรียบเทียบกับการจองที่แก้ไขด้วยตนเองก่อนยอมรับการเปลี่ยนแปลงอีกครั้ง อย่าปล่อยให้ระบบบริหารจัดการโรงแรมสร้างการจองใหม่เพียงเพราะมีการแก้ไขรายการเดิมไปแล้ว

ตรวจสอบผลการแก้ไขก่อนปิดเคส

เปิดการจองใน Trip.com และรายการในระบบบริหารจัดการโรงแรมอีกครั้ง ตรวจสอบว่าสถานะ วันที่ จำนวนห้อง ประเภทห้อง รายละเอียดผู้เข้าพัก ราคา และคำแนะนำการชำระเงินในปัจจุบันตรงกัน

ตรวจสอบวันที่ที่ได้รับผลกระทบในปฏิทินของระบบบริหารจัดการโรงแรมและจำนวนห้องว่างที่โรงแรมส่งไปยัง Trip.com จำนวนห้องที่ขายได้ควรสะท้อนการจองที่เปลี่ยนแปลงเพียงครั้งเดียวอย่างถูกต้อง

หากผู้เข้าพักจะมาถึงภายใน 48 ชั่วโมง ให้แจ้งรายละเอียดแก่กะแผนกต้อนรับถัดไป สำหรับการยกเลิกหรือการเปลี่ยนแปลงการชำระเงิน ให้แจ้งฝ่ายการเงินด้วย อย่าปิดเคสจนกว่าจะตรวจสอบการอัปเดตที่ล่าช้าทั้งหมดและผู้เข้าพักได้รับข้อมูลยืนยันที่ถูกต้อง

เร่งส่งต่อปัญหาเมื่อผู้เข้าพักมาถึงภายในวันเดียวกัน การเปลี่ยนแปลงกระทบห้องสุดท้าย คำแนะนำการชำระเงินไม่ชัดเจน มีการจองหลายรายการได้รับผลกระทบ หรือพนักงานไม่สามารถระบุได้ว่าข้อมูลเวอร์ชันใดเป็นข้อมูลปัจจุบัน ส่งหมายเลขการจอง ภาพหน้าจอของข้อมูลทั้งสองรายการ เวลาแก้ไข วันที่ที่ได้รับผลกระทบ และการดำเนินการที่ได้ทำไปแล้ว โดยทั่วไปข้อมูลเหล่านี้เพียงพอให้ทีมสนับสนุนที่รับผิดชอบเริ่มตรวจสอบได้ โดยไม่ต้องให้พนักงานโรงแรมตีความบันทึกทางเทคนิค

คำถามที่พบบ่อย

แผนกต้อนรับควรสร้างการจองใหม่ในระบบบริหารจัดการโรงแรมสำหรับการเข้าพักที่เปลี่ยนแปลงหรือไม่

โดยทั่วไปไม่ควร ให้แก้ไขการจองเดิมเพื่อให้หมายเลขอ้างอิงของ Trip.com ประวัติการชำระเงิน และการยกเลิกในภายหลังยังคงเชื่อมโยงอยู่กับรายการเดียวในระบบบริหารจัดการโรงแรม

ควรทำอย่างไรหากผู้เข้าพักแจ้งว่าวันที่เปลี่ยนแปลงแล้ว แต่ eBooking ไม่แสดงการเปลี่ยนแปลง

อย่าถือว่าคำขอนั้นได้รับการยืนยันแล้ว ตรวจสอบที่พักและหมายเลขการจองที่ถูกต้องอีกครั้ง จากนั้นขอให้ฝ่ายสนับสนุนของ Trip.com ยืนยันข้อมูลการจองปัจจุบันก่อนเปลี่ยนแปลงจำนวนห้องว่างหรือราคา

การแก้ไขการจองอาจทำให้เกิดการจองเกินจำนวนหรือไม่

ได้ การขยายระยะเวลาเข้าพัก การเปลี่ยนประเภทห้อง หรือการเพิ่มห้องอาจใช้ห้องที่ระบบบริหารจัดการโรงแรมยังแสดงว่าว่างอยู่ ให้สำรองห้องที่จำเป็นทันทีที่พบการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับการยืนยัน

โรงแรมควรรอการอัปเดตนานเท่าใด

อย่ากำหนดเวลารอแบบตายตัวสำหรับผู้เข้าพักที่กำลังจะมาถึงเร่งด่วน รักษาห้องพักสำหรับผู้เข้าพักทันที แล้วติดต่อผู้ให้บริการที่รับผิดชอบหากการเปลี่ยนแปลงที่ยืนยันแล้วยังไม่ปรากฏ สำหรับการเข้าพักที่ไม่เร่งด่วน ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำเกี่ยวกับสถานะการเชื่อมต่อตามปกติที่แสดงในระบบโรงแรมของคุณ