IM功能

IM功能(Instant message,PMS在线回复客人消息),支持接受和回复Airbnb、Booking.com、Trip.com、Tujia、Expedia、XiaoZhu的客人在线消息。可发送文字、链接、图片、快捷回复

一、聊天框入口

入口1:点击直连订单的客人姓名旁边的小气泡,可直接跳转至该客人的聊天对话框
入口2:点击系统界面右上角第一个消息图标里面的收件箱,可跳出消息列表窗口

在收件箱内,未读消息会显示红点数字提醒。打开客人消息对话框,可以看该客人的姓名、入住离店时间、预定渠道。

A 从左到右,依次是自动翻译开关、窗口放大/缩小、窗口折叠、窗口关闭开发
B 点击【订单明细】即可打开订单详情
C 支持按客人姓名/订单号进行检索、或者按渠道/已读状态/订单状态/房型进行筛选

二、Trip.com连接IM账号

支持通过SmartOrder接收和回复Trip.com客人的消息(包括咨询类消息和已预订客人的消息),如需使用该功能,请先正确连接Trip.com IM账号。

查看Trip.com Ebooking后台主账号的登录用户名

回到PMS

1. 点击【渠道】
2. 点击Trip.com的【配置】
3. 点击【编辑】
A 输入携程登录用户名
B 勾选携程后台模式:集团酒店模式选择【分组】、单店模式选择【单个】
4. 点击【确定】
开通成功后,IM状态栏会显示【Success】

PMS 编辑
选择账号类型
IM状态成功显示

三、快捷回复消息

可以参考快捷回复设置好发送消息的模板,参考下方截图在跟客人对话的消息框内点击快捷回复按钮--选择消息模板--点击【使用】即可发送

快捷回複
功能描述:预设客人常见问题的回复内容,提前编辑好后可以在回复客人时快捷发送,无需再次编辑 1 点击【设置】 2 点击【通用设置】 3 点击【快捷回复】 4 点击右上角的【创建】,设置以下内容 A 标题:如“入住注意事项” B 消息内容 C 变量:支持插入消息内容里。发送时根据当前客人的订单信息自动识别对应的内容 提前编辑好后可以在回复客人时快捷发送,无需再次编辑

四、发送图片

支持给客人发送图片。参考截图点击图片发送按钮即可选择设备内的图片并发送给客人

五、消息自动翻译功能

点击系统右上角的消息图标--进入【收件箱】后,点击左上角的【翻译】按钮,可设置打开/关闭消息翻译功能,并设置默认翻译语种。翻译功能打开后,系统会自动翻译客人消息至对应的翻译语种。

💡
※注意事项
1.各OTA相关限制说明:
Airbnb
无法给未预订的客人和已取消订单的客人发送链接、联系方式、地址等敏感信息。
Booking.com:
无法在PMS里接收和查看客人发送的请求类消息(如有需要可以在Booking.com后台设置自动同意,比如在入住时间内自动同意,时间外自动拒绝);
暂时无法同步酒店方从Booking.com后台回复客人的消息;
从PMS发送的图片,会以链接的形式发送给客人(例:https://static.smartorders.net/uploadxxxxxxxx.png);
直连前由SmartOrder运营人员协助从后台导入的订单,在客人未主动发起会话的情况下无法通过PMS消息功能主动联系客人,但在订单有修改或客人主动发起会话后,可以使用PMS回复客人。
Trip.com:
由于Trip.com接口限制,转接到酒店人工前的客人消息不会被同步给PMS;
由于Trip.com接口限制,部分分销单的IM消息可能会无法同步;
由于Trip.com接口限制,客人回复酒店邮箱的邮件消息无法同步;
暂时无法同步酒店方从Trip.com后台回复客人的消息;
直连前由SmartOrder运营人员协助从后台导入的订单,在客人未主动发起会话的情况下无法通过PMS消息功能主动联系客人,但在订单有修改或客人主动发起会话后,可以使用PMS回复客人。
Expedia:
Expedia IM功能已于2026年4月27日全新上线,该功能仅可适用于2026年4月27日后新创建的直连订单,在此之前预订的订单,请在Expedia后台联系客人;
暂时无法同步酒店方从Expeida后台回复客人的消息;
直连前由SmartOrder运营人员协助从后台导入的订单,在客人未主动发起会话的情况下无法通过PMS消息功能主动联系客人,但在订单有修改或客人主动发起会话后,可以使用PMS回复客人。
Tujia:
由于途家接口限制,单条消息最大字符数为1000字,请控制长度。

2.目前通过PMS发送的消息不支持通过PMS撤回,请确认消息内容和图片无误后再发送,如需撤回,请在OTA后台操作。

3.部分OTA(如Trip.com)可能会在一定时间节点后自动结束对话,对话结束后将无法通过PMS给客人发送消息。

相关文章

自动化消息

一、功能概述&入口 自动化消息可根据订单状态和预设发送规则,自动向客人发送预订确认、入住提醒、退房提醒、取消通知等消息。 示例: 创建一个规则为【入住前一天 17:00】发送的入住前注意事项自动化消息。 开启后,系统将在每个订单入住日前一天的17:00,通过邮件或聊天窗口自动向客人发送预先配置好的消息内容。 自动化消息包含三个主要部分 A. 自动化消息模板 入口:【设置】→【通用设置】→【自动化消息模板】 用于创建和管理自动发送的消息模板。 B. 订单自动化消息 入口:打开订单详情 → 点击【自动化消息】 用于查看单个订单的发送计划,并支持重发、跳过或立即发送。 C. 自动化消息发送记录 入口:【设置】→【通用设置】→【自动化消息】 用于查看所有订单的自动化消息发送记录。 二、执行流程 自动化消息的执行流程如下: 创建模板 ↓ 开启模板 ↓ 系统根据模板规则为符合条件的订单生成发送任务 ↓ 到达发送时间后自动执行发送

变量取值规则

变量取值规则说明 {Property name}:PMS门店详情中设置的名称 {Guest's name}:PMS订单详情中的预订人姓名 {Room type name}:PMS房型名称 {Rate plan name}:线下订单:PMS价格计划名称;OTA订单:OTA价格计划名称 {Property address}:PMS门店详情里的地址 {Property city}:PMS门店详情里的城市信息 {Property phone}:PMS门店详情里的电话 {Property Email}:PMS门店详情里的邮箱 {Check-in code}:订单的自助入住码 ※如果没有开启自助入住功能,请不要使用该变量,否则会因为取值失败导致消息无法发送 {Confirmation code}:线下订单:PMS订单号;OTA订单:OTA订单号 {Room Number}:该订单所在的PMS房间号

快捷回复

功能描述:预设客人常见问题的回复内容,提前编辑好后可以在回复客人时快捷发送,无需再次编辑 设置步骤 1 点击【设置】 2 点击【通用设置】 3 点击【快捷回复】 4 点击右上角的【创建】,设置以下内容 A 标题:如“入住注意事项” B 消息内容 C 变量:支持插入消息内容里。发送时根据当前客人的订单信息自动识别对应的内容 提前编辑好后可以在回复客人时快捷发送,无需再次编辑