Agoda-Kanalmanager-Zimmerzuordnung: So fügen Sie sicher einen neuen Zimmertyp hinzu

Die Agoda-Kanalmanager-Zimmerzuordnung ist der Punkt, an dem ein Zimmer in Ihrem Hotelsystem mit dem von Agoda angebotenen Zimmer verbunden wird. Eine falsche Zuordnung kann dazu führen, dass eine Buchung in der falschen Zimmerkategorie eingeht, eine falsche Belegung veröffentlicht wird oder der Bestand geöffnet bleibt, obwohl das Hotel ausgebucht ist.

Das sichere Hinzufügen eines neuen Zimmertyps umfasst daher mehr als nur das Anlegen eines Zimmernamens. Das Hotel muss das Produkt vorbereiten, die richtigen Agoda-Zimmer und Ratenpläne verbinden, den Bestand kontrolliert freigeben und prüfen, ob eine echte Buchung an der richtigen Stelle eingeht.

Menübezeichnungen können je nach Unterkunftsart und Kontokonfiguration variieren. Die nachfolgende Arbeitsreihenfolge bleibt gleich, auch wenn Ihr Konto etwas andere Bezeichnungen verwendet.

Das Zimmer vor dem Verkaufsstart auf Agoda vorbereiten

Legen Sie genau fest, wofür das neue Zimmer steht. Prüfen Sie die Anzahl der tatsächlichen Zimmer, die maximale Belegung, die Bettenanordnung, den Raucherstatus, die Aussicht, die enthaltenen Ausstattungsmerkmale sowie, ob Kinder oder Zustellbetten erlaubt sind.

Erstellen Sie anschließend die entsprechende Zimmerkategorie im Hotel-Managementsystem oder Kanalmanager, den Ihr Hotel üblicherweise nutzt. Verwenden Sie eine eindeutige interne Bezeichnung, die das Personal auch in arbeitsreichen Schichten sicher unterscheiden kann. „Deluxe-King-Zimmer – Balkon“ ist sicherer als ein zweites Zimmer, das lediglich „Deluxe“ heißt.

Verwenden Sie keine alte Zimmerkategorie wieder, nur weil sie derzeit inaktiv ist. Alte Zuordnungen, Ratenpläne, Berichte oder zukünftige Reservierungen können weiterhin darauf verweisen. Ein tatsächlich neues Produkt sollte einen eigenen, neuen Zimmerdatensatz erhalten, sofern Ihr Systemanbieter nicht ausdrücklich bestätigt, dass die Wiederverwendung des alten Datensatzes sicher ist.

Bestimmen Sie vor dem Fortfahren eine verantwortliche Person für die Einrichtung. Eine Person sollte die Kontrolle über das neue Zimmer behalten, bis der Agoda-Eintrag, die Kanalverbindung und der Bestand im Hotel-Managementsystem vollständig übereinstimmen.

Den neuen Zimmertyp im Agoda Partner Portal erstellen

Für eine hotelähnliche Unterkunft oder ein Haus mit mehreren Einheiten ist der aktuelle Ablauf zur Zimmereinrichtung bei Agoda unter Unterkunft > Zimmereinrichtung verfügbar. Die genauen Optionen hängen vom Unterkunftskonto ab, doch die sichere Arbeitsreihenfolge lautet:

1. Melden Sie sich im Agoda Partner Portal an und wählen Sie unter Einträge die richtige Unterkunft aus.
2. Öffnen Sie Unterkunft > Zimmereinrichtung, wählen Sie Erstellen und anschließend den am besten passenden, korrekten Zimmernamen aus.
3. Geben Sie die Anzahl der Zimmer dieses Typs, die zulässige Belegung, Angaben zu den Betten, Preisgrenzen, Zimmerinformationen und Fotos ein.
4. Prüfen Sie jedes Feld anhand des tatsächlichen Zimmers und der Zimmerkategorie im Hotel-Managementsystem.
5. Speichern Sie das Zimmer und notieren Sie anschließend die unter „Zimmereinrichtung“ angezeigte Agoda-Zimmertyp-ID.
6. Lassen Sie die Verfügbarkeit geschlossen oder auf null, bis die Verbindung zum Kanalmanager geprüft wurde.

Agoda bietet außerdem ein optionales Feld namens Externe Code-ID für einen vom Kanalmanager bereitgestellten Code an. Verwenden Sie es nur, wenn Ihr Anbieter Sie ausdrücklich dazu auffordert. Erfinden Sie keinen Code und kopieren Sie keine ID eines anderen Zimmers.

Die aktuellen Felder und Navigationsschritte für die Zimmererstellung sind in Agodas Anleitung zur Zimmereinrichtung dokumentiert. Verwenden Sie den im Konto verfügbaren Zimmernamen, statt eine Marketingbezeichnung zu erzwingen, die die Unterkunft nicht korrekt beschreibt.

Das Zimmer und seine Ratenpläne verbinden

Eine Zimmerverbindung beantwortet eine praktische Frage: Wenn Agoda dieses Zimmer verkauft, bei welchem Zimmer im Hotel-Managementsystem oder Kanalmanager soll die Verfügbarkeit um eine Einheit reduziert werden?

Öffnen Sie die Agoda-Verbindung in Ihrem Kanalmanager und wählen Sie den neuen Agoda-Zimmertyp aus. Ordnen Sie ihn der neu vorbereiteten Hotelzimmerkategorie zu. Verbinden Sie anschließend jeden Agoda-Ratenplan mit dem richtigen Hotelratenplan. „Nur Zimmer“ darf nicht mit „Frühstück inbegriffen“ verbunden werden, und ein erstattungsfähiger Tarif darf nicht einem nicht erstattungsfähigen Tarif zugeordnet werden.

Prüfen Sie vor dem Speichern die geschäftlichen Details: Belegung, enthaltene Verpflegung, Stornierungsbedingungen, Zahlungsvereinbarung, Preismodell, Währung und Bestandspool. Ähnliche Bezeichnungen sind kein Beleg dafür, dass zwei Produkte gleichwertig sind.

Agoda zeigt die Unterkunfts-ID neben dem Namen der Unterkunft, die Zimmertyp-IDs unter Unterkunft > Zimmereinrichtung und die Ratenplan-IDs unter Preise und Verfügbarkeit > Ratenpläne an. Ihr Kanalmanager kann diese Kennungen benötigen, um die Verbindung abzuschließen. Agodas Anleitung zur Verbindung mit einem Kanalmanager zeigt, wo sie zu finden sind.

Verbinden Sie das neue Zimmer nicht mit einem bestehenden Agoda-Zimmer, nur um die Einrichtung schneller abzuschließen. Diese Abkürzung kann zwei tatsächliche Zimmerbestände zusammenführen und später Überbuchungen verursachen.

Wenn ein Hotel ein Zimmer in einem System hinzufügt, aber das entsprechende Agoda-Produkt vergisst, können Preise und Verfügbarkeiten beim falschen Zimmer landen. Der Channel Manager Hotel von Smart Order bündelt Zimmerverbindung, Verfügbarkeitsänderungen und eingehende Reservierungen in einem effizienten Arbeitsablauf. So können Manager das Ergebnis prüfen, bevor sie den vollständigen Bestand freigeben.

Zwei unterschiedliche Zuordnungsaufgaben nicht verwechseln

Im Agoda Partner Portal kann außerdem Unterkunft > Zimmerzuordnung angezeigt werden. Diese Seite wird verwendet, um von Agoda-Partnern bereitgestellte Zimmer den bereits auf Ihrer Unterkunftsseite aufgeführten Zimmern zuzuordnen. Sie hilft dabei, doppelte oder nicht zugeordnete, von Partnern bereitgestellte Zimmer zu korrigieren.

Dies ist nicht dasselbe wie die Verbindung Ihres Zimmers im Hotel-Managementsystem oder Kanalmanager mit Agoda. Für ein neues, über den Kanalmanager verwaltetes Zimmer müssen Sie die Verbindung in Ihrem Kanalmanager anhand der Unterkunfts-, Zimmertyp- und Ratenplandatensätze von Agoda einrichten.

Wenn Sie im öffentlichen Agoda-Eintrag zusätzlich ein nicht zugeordnetes Partnerzimmer sehen, prüfen Sie es separat. Kontrollieren Sie Bettenart, Belegung, Zimmergröße, Aussicht und Ausstattungsmerkmale, bevor Sie die Zimmerzuordnung im Partner Portal verwenden. Gehen Sie niemals davon aus, dass es sich um das neue Zimmer handelt, nur weil die Bezeichnungen ähnlich aussehen.

Bestand in einem kleinen, kontrollierten Test freigeben

Nachdem das Zimmer und die Ratenpläne verbunden sind, senden Sie für risikoarme zukünftige Daten eine kleine Verfügbarkeitsmenge. Ein Zimmer an einem ruhigen Datum freizugeben ist sicherer, als sofort die gesamte Saison zu öffnen.

Prüfen Sie das Ergebnis an drei Stellen. Der Kanalmanager sollte anzeigen, dass die Aktualisierung abgeschlossen wurde. Im Agoda Partner Portal sollten das vorgesehene Zimmer, der Ratenplan, der Preis und die Verfügbarkeit erscheinen. Eine Suche aus Gästesicht sollte die richtige Belegung, Verpflegungsart, Stornierungsbedingungen, Steuern und den endgültigen Verkaufspreis anzeigen.

Wenn das Zimmer fehlt, erstellen Sie es nicht wiederholt neu. Prüfen Sie, ob das Zimmer aktiv ist, ob ein Ratenplan zugeordnet wurde, ob für die ausgewählten Daten Bestand vorhanden ist und ob der Preis innerhalb des für das Zimmer zulässigen Bereichs liegt.

Wenn Agoda das falsche Zimmer oder den falschen Ratenplan anzeigt, schließen Sie das neue Produkt erneut. Korrigieren Sie die Verbindung, bevor Sie weitere Verfügbarkeit senden. Bewahren Sie Screenshots des Agoda-Zimmers, des Zimmers im Hotelsystem und der Ratenplanzuordnung auf, damit der zuständige Anbieter die Abweichung nachvollziehen kann.

Vor der vollständigen Freigabe eine Testreservierung durchführen

Eine erfolgreiche Aktualisierung der Verfügbarkeit beweist, dass Agoda das Produkt anzeigen kann. Sie beweist jedoch nicht, dass eine eingehende Reservierung dem richtigen Zimmer im Hotel-Managementsystem zugeordnet wird.

Führen Sie für das kontrollierte Datum eine stornierbare Testreservierung durch. Prüfen Sie, ob die Buchung unter dem vorgesehenen Agoda-Zimmer und Ratenplan erscheint, genau einmal im Hotel-Managementsystem eingeht, den richtigen Bestandspool genau einmal reduziert und den korrekten Gästepreis sowie die richtigen Zahlungsanweisungen enthält.

Stornieren Sie den Test über den üblichen Gäste- oder Partnerprozess und prüfen Sie, ob die Stornierung die ursprüngliche Reservierung im Hotel-Managementsystem erreicht und den Bestand genau einmal wiederherstellt. Löschen Sie den Datensatz im Hotel-Managementsystem nicht manuell, bevor Sie den Stornierungsablauf geprüft haben.

Wenn Ihr Hotel keine Testbuchung durchführen kann, überwachen Sie die erste echte Buchung mit denselben Prüfschritten und halten Sie den anfänglichen Bestand begrenzt, bis sie erfolgreich abgeschlossen wurde.

Die Zuordnung nach der Freigabe sicher verwalten

Dokumentieren Sie die Agoda-Zimmertyp-ID, das verbundene Hotelzimmer, die verbundenen Ratenpläne, das Freigabedatum, das Testergebnis und den Mitarbeiter, der die Einrichtung freigegeben hat. Bewahren Sie diese Informationen zusammen mit den Notizen zur Kanaleinrichtung des Hotels auf.

Wenn ein Zimmername im Partner Portal geändert wird, ändern sich bestehende Buchungen nicht automatisch. Möglicherweise muss auch die Verbindung zum Kanalmanager angepasst werden. Prüfen Sie die Verbindung, nachdem Sie ein Zimmer oder einen Ratenplan umbenannt, ersetzt, deaktiviert oder dupliziert haben.

Die sicherste Regel ist einfach: Erstellen Sie zuerst das Produkt, verbinden Sie es einmal, testen Sie es mit begrenztem Bestand und geben Sie erst danach die reguläre Verfügbarkeit frei. Diese Reihenfolge verhindert, dass ein kleiner Einrichtungsfehler zu einer Serie von Buchungen für das falsche Zimmer oder zu einer vermeidbaren Überbuchung führt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Agoda-Kanalmanager-Zimmerzuordnung?

Sie ist die Verbindung zwischen einem Agoda-Zimmertyp und der entsprechenden Zimmerkategorie im Hotelsystem. Sie teilt den verbundenen Systemen mit, welcher Bestand geändert werden soll, wenn Agoda eine Aktualisierung oder Reservierung erhält.

Muss der Zimmername in beiden Systemen identisch sein?

Die Namen können unterschiedlich sein, doch das tatsächliche Zimmer, die Belegung, die Betten, die Ausstattungsmerkmale und die geschäftlichen Bedingungen müssen dasselbe Produkt darstellen. Eindeutige interne Bezeichnungen reduzieren Fehler.

Kann das Hotel Bestand freigeben, bevor die Ratenpläne verbunden sind?

Geben Sie den regulären Bestand erst frei, nachdem mindestens ein korrekter, buchbarer Ratenplan zugeordnet und geprüft wurde. Ein Zimmer ohne den vorgesehenen Ratenplan kann unverfügbar bleiben oder zu falschen Bedingungen verkauft werden.

Was sollte das Hotel tun, wenn für das neue Zimmer der falsche Preis angezeigt wird?

Schließen oder begrenzen Sie das Produkt, prüfen Sie den verbundenen Ratenplan und die belegungsabhängige Preisgestaltung und senden Sie anschließend eine einzelne kontrollierte Aktualisierung. Prüfen Sie den endgültigen Gästepreis erneut, bevor Sie den regulären Bestand wieder freigeben.