1. Eine Booking.com-Provisionsrechnung erfasst die Gebühr, die dem Hotel für die Dienstleistungen der Plattform berechnet wird.
2. Ein Gästebeleg oder eine Beherbergungsrechnung erfasst den vom Hotel für den Gast erbrachten Aufenthalt.
3. Behandeln Sie Plattformgebühren, Gästeumsätze, Zahlungseingänge, Steuern, Erstattungen und Auszahlungen als separate Buchungsvorgänge.
4. Eine Zahlungsbestätigung ersetzt nicht automatisch die Gastrechnung des Hotels oder den vor Ort gesetzlich vorgeschriebenen Steuerbeleg.
Eine Booking.com-Provisionsrechnung für Hotels und ein Gästebeleg können sich auf dieselbe Reservierung beziehen, dokumentieren jedoch unterschiedliche Transaktionen. Werden sie als austauschbar behandelt, können Zimmerumsätze zu niedrig ausgewiesen, Provisionen falsch zugeordnet oder Gästen die nach lokalen Vorschriften erforderlichen Dokumente vorenthalten werden.
Die praktische Unterscheidung ist eindeutig: Booking.com stellt dem Beherbergungsbetrieb seine Vertriebsdienstleistungen in Rechnung. Das Hotel erbringt die Beherbergungsleistung für den Gast. Die Finanzbuchhaltung sollte beide Geschäftsbeziehungen getrennt erfassen, selbst wenn Booking.com die Zahlung des Gastes eingezogen hat.
Vorschriften für Steuerrechnungen und Belege unterscheiden sich je nach Land. Maßgeblich für die endgültige Dokumentenform und steuerliche Behandlung sind die Rechnungslegungsrichtlinien des Beherbergungsbetriebs sowie eine professionelle Beratung vor Ort.
Was die Booking.com-Provisionsrechnung erfasst
Die Provisionsrechnung ist ein Geschäftsdokument zwischen Booking.com und dem Hotel. Sie bezieht sich normalerweise auf provisionspflichtige Reservierungen im Abrechnungszeitraum und weist die Provision sowie gegebenenfalls weitere Plattformgebühren oder Steuern aus.
In der Hotelbuchhaltung dient die Rechnung üblicherweise als Beleg für die Erfassung von Vertriebskosten oder Provisionsaufwendungen. Sie ist kein Nachweis dafür, dass der Gast tatsächlich übernachtet hat, und ersetzt weder die Reservierungsrechnung oder den offenen Gastbetrag noch den Umsatznachweis des Hotels.
In den Geschäftsbedingungen von Booking.com für Beherbergungsbetriebe ist festgelegt, dass Provisionsrechnungen der Unterkunft über das Extranet bereitgestellt werden und die Provision vorbehaltlich der Vereinbarung und des Reservierungsergebnisses in der Regel nach dem betreffenden Aufenthaltszeitraum in Rechnung gestellt wird. Die Geschäftsbedingungen für Beherbergungsbetriebe sollten zusammen mit dem individuellen Vertrag des Hotels und den lokalen Anforderungen gelesen werden.
Bei der Prüfung einer Provisionsrechnung sollte die Finanzbuchhaltung den Abrechnungszeitraum, die juristische Person des Beherbergungsbetriebs, die Währung, den Rechnungsbetrag, Gutschriften, den Zahlungsstatus und die in der zugehörigen Abrechnung aufgeführten Reservierungen abgleichen.
Was der Gästebeleg oder die Beherbergungsrechnung erfasst
Das Gästedokument bezieht sich auf die Beherbergungsleistung. Es sollte das Hotel, den Gast oder gegebenenfalls das Rechnung tragende Unternehmen, die Aufenthaltsdaten, Zimmer- und sonstige Hotelleistungen, eingegangene Zahlungen, Steuern sowie den Endsaldo gemäß den vor Ort geltenden Rechnungsvorschriften des Beherbergungsbetriebs ausweisen.
Booking.com kann die Zahlung abwickeln, eine Zahlungsbestätigung bereitstellen oder Geld an das Hotel überweisen. Dadurch wird die Provisionsrechnung der Plattform jedoch nicht automatisch zu einem Gästebeleg. Das Hotel benötigt weiterhin einen Prozess für Gastrechnungen oder Beherbergungsrechnungen, der seinen gesetzlichen und buchhalterischen Verpflichtungen entspricht.
Nach den Geschäftsbedingungen von Booking.com für Beherbergungsbetriebe liegt die Verantwortung für die Ausstellung der Beherbergungsrechnung an den Gast grundsätzlich beim Beherbergungsbetrieb, sofern das geltende Recht nichts anderes vorschreibt. Betrag und Steuerausweis müssen den für das Hotel geltenden Vorschriften entsprechen und dürfen nicht einfach aus einer allgemeinen Vorlage eines anderen Landes übernommen werden.
Fordert ein Gast bei Booking.com eine Rechnung an, kann die Anfrage an den Beherbergungsbetrieb zurückverwiesen werden. Empfang und Finanzbuchhaltung sollten daher festlegen, wer das Dokument ausstellt, welcher Betrag darauf erscheint und wie im Voraus bezahlte Reservierungen als bezahlt gekennzeichnet werden.
Eine Reservierung anhand beider Dokumente nachvollziehen
Nehmen wir eine Reservierung mit einem Gesamtbetrag für die Beherbergung von 500 $ und einer Booking.com-Provision von 75 $. Das Hotel erfasst den Beherbergungsumsatz gemäß seinen Rechnungslegungsrichtlinien und stellt dem Gast das entsprechende Dokument aus. Die 75 $ gehören zu den Vertriebskosten des Hotels und werden durch die Booking.com-Provisionsrechnung belegt.
Hat der Gast im Hotel bezahlt, nimmt das Hotel die 500 $ ein und begleicht die Provisionsrechnung später. Kommt Payments by Booking.com zum Einsatz, erhält das Hotel möglicherweise eine Auszahlung nach Abzügen oder über eine andere konfigurierte Zahlungsmethode. Der Zahlungsweg verändert den Geldfluss, nicht jedoch den grundlegenden Unterschied zwischen Gästeumsatz und Plattformprovision.
Stellen Sie dem Gast nicht lediglich einen Beleg über den Nettozahlungseingang des Hotels nach Abzug der Provision aus, sofern die lokalen Vorschriften und die konkrete Transaktion diese Behandlung nicht ausdrücklich verlangen. Die Nettoauszahlung entspricht nicht automatisch dem Wert der erbrachten Beherbergungsleistung.
Der Finanzabschluss wird einfacher, wenn Reservierungsdatensatz, Gastrechnung, Zahlung und Vertriebskosten gemeinsam geprüft werden können. Die Berichte und Analysen für Hotels von Smart Order verknüpfen Reservierungsumsätze und Kanalleistung. So kann die Finanzbuchhaltung vor der Buchung von Korrekturen schnell erkennen, welche Reservierungen einer Auszahlung oder Provisionsbelastung zugrunde liegen.
OTA-Umsätze und -Kosten einfach abstimmen
Prüfen Sie Reservierungsumsätze, Zahlungsdaten und Kanalleistung in einem einzigen effizienten Hotel-Workflow, bevor Sie den Abrechnungszeitraum abschließen.
Einen klaren Monatsabschluss etablieren
Nutzen Sie jeden Monat denselben Abschlussablauf, damit Mitarbeitende Umsatzbelege und Dokumente über Plattformkosten nicht miteinander verwechseln.
- Schließen Sie die Gastrechnungen des Hotels ab und bestätigen Sie Zimmerumsätze, Steuern, Zusatzleistungen, Erstattungen und offene Beträge für abgeschlossene Aufenthalte.
- Trennen Sie Reservierungen, die im Hotel bezahlt wurden, von Reservierungen, bei denen Booking.com die Zahlung abgewickelt hat.
- Gleichen Sie die Booking.com-Reservierungsabrechnung mit dem endgültigen Reservierungsstatus ab, insbesondere bei Stornierungen, Nichtanreisen, Datumsänderungen und erlassenen Gebühren.
- Erfassen Sie die Booking.com-Provisionsrechnung und alle Gutschriften als separate Lieferantendokumente.
- Ordnen Sie Auszahlungen, Abrechnungen über virtuelle Kreditkarten oder vom Hotel eingezogene Zahlungen den richtigen Reservierungen zu.
- Lassen Sie ungeklärte Differenzen zur Prüfung offen, anstatt den Zimmerumsatz zu ändern, nur um die Konten zum Ausgleich zu zwingen.
Häufige Fehler in der Finanzbuchhaltung richtig behandeln
Der Gast bittet das Hotel um eine Booking.com-Rechnung
Klären Sie, welches Dokument der Gast benötigt. Betrifft die Anfrage die Beherbergung, erstellen Sie gemäß den lokalen Vorschriften den Gästebeleg, die Gastrechnung oder die Steuerrechnung des Hotels. Geben Sie dem Gast nicht die Booking.com-Provisionsrechnung des Hotels, da diese Informationen zu den Lieferantenkosten des Beherbergungsbetriebs enthält.
Der Gesamtbetrag der Provisionsrechnung entspricht nicht einer einzelnen Auszahlung
Erwarten Sie nicht, dass eine monatliche Provisionsrechnung einer einzelnen Bankgutschrift entspricht. Rechnung, Reservierungsabrechnung, Auszahlungspaket, Belastung einer virtuellen Kreditkarte und Bankbuchungsdatum können unterschiedliche Zeiträume und Transaktionsgruppen abdecken. Stimmen Sie diese anhand der Reservierungsnummern und des Abrechnungszeitraums ab.
Eine stornierte Reservierung oder Nichtanreise erscheint weiterhin auf der Rechnung
Prüfen Sie den endgültigen Status und ob eine Stornierungs- oder Nichtanreisegebühr berechnet wurde. Für einen Betrag, den der Beherbergungsbetrieb berechnet hat oder einziehen durfte, kann weiterhin eine Provision anfallen. Ist der Plattformdatensatz falsch, fechten Sie die Reservierung über den dafür vorgesehenen Finanzprozess im Extranet an, anstatt den Umsatz im Hotel-Managementsystem ohne Nachweis zu ändern.
Der Gast hat im Voraus bezahlt, aber die Gastrechnung im Hotel-Managementsystem weist weiterhin einen offenen Betrag aus
Prüfen Sie, wer die Zahlung eingezogen hat und wie sie im Hotel-Managementsystem dargestellt werden muss. Erfassen Sie die über die Plattform abgewickelte Zahlung oder Forderung gemäß der Buchhaltungskonfiguration des Hotels und kennzeichnen Sie anschließend die Gastrechnung korrekt. Buchen Sie die Provision nicht als Gästezahlung.
Dokumente richtig ablegen
Legen Sie die Booking.com-Provisionsrechnung zusammen mit den Lieferantenrechnungen und Vertriebskosten ab. Speichern Sie die Gastrechnung oder Beherbergungsrechnung bei den Reservierungs- und Gästeumsatzunterlagen. Bewahren Sie die Auszahlungsabrechnung oder Abrechnung der virtuellen Kreditkarte zusammen mit der Zahlungsabstimmung auf.
Beschränken Sie den Zugriff auf Zahlungsinformationen von Gästen und kopieren Sie keine vollständigen Kartendaten in gewöhnliche Notizen oder Tabellen. Die Finanzbuchhaltung sollte nur die Dokumente aufbewahren, die nach den Sicherheits-, Buchhaltungs- und Rechtsrichtlinien des Hotels erforderlich sind.
Am Ende des Abschlusses sollte das Hotel drei separate Fragen beantworten können: Welchen Betrag schuldete der Gast, welchen Betrag erhielt das Hotel und welchen Betrag berechnete Booking.com? Wenn diese Antworten aus drei korrekt miteinander abgeglichenen Datensätzen hervorgehen, lässt sich der Monatsabschluss wesentlich einfacher belegen.
Häufig gestellte Fragen
Ist eine Booking.com-Provisionsrechnung ein Gästebeleg?
Nein. Sie erfasst Gebühren zwischen Booking.com und dem Beherbergungsbetrieb. Ein Gästebeleg oder eine Beherbergungsrechnung dokumentiert den vom Hotel erbrachten Aufenthalt.
Wer stellt dem Gast eine Beherbergungsrechnung aus?
Der Beherbergungsbetrieb ist grundsätzlich für die Beherbergungsrechnung oder Gastrechnung zuständig, vorbehaltlich des geltenden lokalen Rechts und seiner vertraglichen Vereinbarungen. Die Finanzbuchhaltung sollte das erforderliche lokale Format bestätigen.
Ersetzt eine Zahlungsbestätigung von Booking.com die Gastrechnung des Hotels?
Nicht automatisch. Sie kann nachweisen, dass eine Zahlung verarbeitet wurde, doch das Hotel muss möglicherweise weiterhin eine Gastrechnung, einen Beleg oder eine Steuerrechnung für die Beherbergung ausstellen.
Sollte die Provision den Zimmerumsatz im Hotel-Managementsystem verringern?
Üblicherweise wird die Provision separat als Vertriebsaufwand erfasst, anstatt damit den Bruttozimmerpreis zu überschreiben. Der Steuerberater oder Buchhalter des Hotels sollte bestätigen, welche Behandlung nach den Vorschriften des jeweiligen Rechtsgebiets und dem verwendeten Kontenplan erforderlich ist.
