Expedia Collect vs. Hotel Collect: So stimmen Sie jede Reservierung ab

Die Abstimmung von Expedia Collect und Hotel Collect beginnt mit einer Frage: Wer belastet den Reisenden für die Reservierung? Bei Expedia Collect nimmt Expedia die Buchungszahlung entgegen und die Unterkunft erhält später den ihr zustehenden Betrag. Bei Hotel Collect belastet die Unterkunft den Reisenden und verbucht anschließend die Expedia-Provision.

Diese Modelle führen zu unterschiedlichen Forderungen, Zahlungsnachweisen, Zuständigkeiten für Rückerstattungen und Buchungssätzen. Werden sie vermischt, kann dies zu doppelt erfassten Zahlungen, unbezahlten Provisionen, fehlerhaften Umsätzen oder einem vermeintlichen Auszahlungsfehlbetrag führen.

Zahlungsmodell der Reservierung ermitteln

Öffnen Sie die aktuelle Reservierung in Partner Central oder im verbundenen Hotel-Managementsystem und dokumentieren Sie die Zahlungs- oder Überweisungsanweisungen. Ordnen Sie die Buchung nicht anhand der Formulierung des Gastes, des angezeigten Namens des Preisplans oder einer anderen Reservierung derselben Unterkunft ein.

In der Konnektivitätsumgebung von Expedia können für dasselbe Zimmer und denselben Preis getrennte Händler- und Agenturprodukte geführt werden. Das Expedia-Produktmodell unterscheidet zwischen Händlertarifen für Expedia Collect und Agenturtarifen für Hotel Collect. Verwenden Sie die tatsächlichen Reservierungsanweisungen und die Produkt-ID als Kontrollgrundlage.

In einigen technischen Unterlagen wird Hotel Collect als Property Collect bezeichnet. Für die Hotelabstimmung bedeuten beide Bezeichnungen, dass die Unterkunft für den Einzug der jeweiligen Gästezahlung verantwortlich ist. Erfassen Sie die genaue Bezeichnung aus der Reservierung, damit Finanzteam und Empfang dieselbe Terminologie verwenden.

Erfassen Sie die Expedia-Reiseplan- oder Buchungs-ID, die Hotelbestätigungsnummer, das Zahlungsmodell, die Aufenthaltsdaten, den endgültigen Status, den Übernachtungsbetrag, Steuern und Gebühren, den Gesamtbetrag des Gastes, die Forderung der Unterkunft oder den vom Gast einzuziehenden Betrag, die Provision, die Währung, das Zahlungsmittel und jede spätere Anpassung.

Eine Expedia-Collect-Reservierung abstimmen

Bei Expedia Collect entsteht für den vorausbezahlten Übernachtungsbetrag eine Forderung gegenüber Expedia statt gegenüber dem Gast. Die Unterkunft kann das Geld über eine virtuelle Expedia-Karte, eine Banküberweisung oder eine andere für das Konto konfigurierte Methode erhalten.

1. Bestätigen Sie, dass es sich um eine Expedia-Collect-Reservierung handelt, und speichern Sie die aktuellen Zahlungsanweisungen.
2. Rekonstruieren Sie den endgültigen Übernachtungsbetrag anhand der Nächte, Preise, Belegung und enthaltenen Leistungen.
3. Trennen Sie Steuern und Gebühren danach, welche Partei sie einzieht und abführt.
4. Erfassen Sie den für die Unterkunft zahlbaren Buchungsbetrag; gehen Sie nicht davon aus, dass er dem Gesamtbetrag des Gastes entspricht.
5. Berücksichtigen Sie alle genehmigten Änderungen, Stornierungen, Rückerstattungen, Nichtanreisen oder nachträglichen Anpassungen.
6. Gleichen Sie den resultierenden Betrag mit der Autorisierung der virtuellen Karte, der Überweisungsposition oder der Auszahlungsreferenz ab.
7. Ordnen Sie diesen Zahlungsdatensatz der Transaktion des Zahlungsdienstleisters oder der Bank zu.
8. Buchen Sie Währungsdifferenzen und Zahlungsgebühren getrennt von Zimmerumsatz und Provision.

Erfassen Sie bei einer virtuellen Karte den zulässigen Betrag, das Aktivierungsdatum oder die Aktivierungsbedingung, das Ablaufdatum und die Währung in einem PCI-konformen Prozess. Speichern Sie niemals die vollständige Kartennummer oder den Sicherheitscode in einer allgemeinen Abstimmungstabelle.

Bei manchen Unterkünften wird eine aktualisierte Expedia-Collect-Reservierung mit dem vollständigen, vom Reisenden gezahlten Betrag angezeigt, während separat ausgewiesen wird, welchen Betrag die Unterkunft von Expedia einziehen oder zurücküberweisen soll. Behandeln Sie den angezeigten Gesamtbetrag nicht als Karten- oder Auszahlungsbetrag. Stimmen Sie den ausdrücklich genannten Unterkunftsbetrag und die aktuellen Überweisungsanweisungen ab.

Die Zahlungslösung von Smart Order hilft Hotels, den Zahlungsstatus von Reservierungen und operative Inkassoaufgaben miteinander zu verknüpfen, ohne sich auf eine ungeschützte Tabelle verlassen zu müssen.

Eine Hotel-Collect-Reservierung abstimmen

Bei Hotel Collect entstehen eine Forderung gegenüber dem Gast und eine separate Provisionsverbindlichkeit gegenüber Expedia. Die Unterkunft ist dafür verantwortlich, den Gast gemäß den Zahlungs- und Stornierungsbedingungen der Reservierung zu belasten.

1. Bestätigen Sie, dass es sich um eine Hotel-Collect-Reservierung handelt, und ermitteln Sie die Abrechnungswährung.
2. Gleichen Sie die endgültigen Zimmer-, Steuer-, Gebühren-, Anzahlungs- und Stornierungsbedingungen mit dem Folio im Hotel-Managementsystem ab.
3. Erfassen Sie jede Gästezahlung, Vorautorisierung, Anzahlung, Rückerstattung und Rückbuchung bei der jeweiligen Buchung.
4. Bestätigen Sie nach dem Check-out den endgültigen Betrag für den erfolgten Aufenthalt, die Stornierung oder die Nichtanreise.
5. Berechnen Sie die Provision anhand des vertraglich vereinbarten Satzes und der richtigen provisionspflichtigen Grundlage.
6. Gleichen Sie die Provision mit der Expedia-Rechnung, Überweisung oder Kontoabrechnung ab.
7. Buchen Sie die Gästezahlung gegen das Folio und die Expedia-Provision gegen die Kanalverbindlichkeit.
8. Prüfen Sie offene Gästesalden und Provisionsdifferenzen unabhängig voneinander.

Eine Vorautorisierung ist weder Umsatz noch Zahlungseingang. Eine Anzahlung wird erst dann Teil der Abrechnung, wenn sie gemäß den Buchungsbedingungen eingezogen und angerechnet wurde. Validiert die Unterkunft die Karte mit einer Kleinbetragsbuchung, muss dieser Betrag einheitlich erstattet oder angerechnet werden, damit der Gast beim Check-out nicht doppelt belastet wird.

Das Zahlungsmodell Property Collect kann Anzahlungen, nicht erstattungsfähige Gebühren, Gebühren bei Nichtanreise und Vertragsstrafen bei verspäteter Stornierung umfassen. Verwenden Sie den konkreten Zeitplan und die Abrechnungswährung der Reservierung statt einer pauschalen Annahme für die gesamte Unterkunft.

Umsatz, Provision, Steuern und Zahlungsströme trennen

Erfassen Sie weder die Expedia-Collect-Auszahlung noch die Gästezahlung bei Hotel Collect als alleinigen Umsatzwert. Zahlungsbewegung und Aufenthaltserlös sind unterschiedliche Buchungsvorgänge.

Bei Expedia Collect benötigt das Hotel normalerweise getrennte Buchungen für Zimmerumsatz, Steuerverbindlichkeiten, die Forderung gegenüber Expedia, etwaige Provisionen oder geschäftliche Abzüge sowie die spätere Zahlung per Überweisung oder Karte. Bei Hotel Collect werden zunächst die Forderung gegenüber dem Gast und dessen Zahlung erfasst; anschließend wird die Provisionsverbindlichkeit oder der Provisionsaufwand gegenüber Expedia separat verbucht.

Verwenden Sie für beide Modelle folgende Kontrollrechnung:

Erwartetes Ergebnis der Unterkunft = endgültiger Übernachtungsumsatz plus an die Unterkunft zahlbare Steuern und Gebühren minus Provision und genehmigte Abzüge

Dieses Ergebnis muss dennoch nicht dem Bankbetrag entsprechen. Währungsumrechnung, Händlergebühren, Überweisungsgebühren, Rückbuchungen und der Zeitpunkt von Sammelabrechnungen gehören auf separate Verrechnungskonten.

Speichert das Hotel-Managementsystem nur einen Netto-Betrag für Expedia Collect, müssen genügend Details erhalten bleiben, um den Bruttoumsatz des Aufenthalts und die Abzüge für die Berichterstattung zu ADR, Steuern und Kanalrentabilität rekonstruieren zu können. Speichert das Hotel-Managementsystem den Bruttobetrag des Gastes, dürfen Sie nicht davon ausgehen, dass der gesamte Betrag an das Hotel zu zahlen ist.

Änderungen, Stornierungen und Nichtanreisen bearbeiten

Verwenden Sie das aktuellste Reservierungsereignis und bewahren Sie die vorherige Version auf. Ein verkürzter Aufenthalt, eine Preisänderung, eine erlassene Vertragsstrafe, eine berechnete Stornierung, eine Nichtanreise oder eine Rückerstattung nach dem Aufenthalt können die Auszahlung, den Gästesaldo, die Provision oder die Rechnung zu unterschiedlichen Zeitpunkten verändern.

Prüfen Sie bei Expedia Collect, ob die Änderung den zahlbaren Betrag, die virtuelle Karte oder eine spätere Anpassung aktualisiert. Erstatten Sie dem Gast nichts direkt, es sei denn, laut Zahlungsanweisung ist die Unterkunft für diese Rückerstattung verantwortlich.

Passen Sie bei Hotel Collect das Gästefolio und den Zahlungseinzug gemäß den Reservierungsbedingungen an. Prüfen Sie anschließend, ob der tatsächlich belastete Betrag weiterhin provisionspflichtig ist. Eine erlassene Stornierungsgebühr darf nicht als vereinnahmter Umsatz behandelt werden, nur weil die ursprünglichen Bedingungen eine Belastung erlaubt hätten.

Gleichen Sie den Zeitstempel der Änderung stets mit dem Abrechnungs- oder Überweisungsstichtag ab. Der ursprüngliche Betrag und seine Korrektur können in unterschiedlichen Perioden erscheinen.

Häufige Abstimmungsdifferenzen analysieren

Der Betrag auf einer Expedia-Collect-Karte ist niedriger als der Gesamtbetrag des Gastes. Prüfen Sie den ausdrücklich ausgewiesenen, an die Unterkunft zahlbaren Betrag, die Provisionsbehandlung, anderweitig eingezogene Steuern oder Gebühren, von der Plattform finanzierte Rabatte, Rückerstattungen und aktualisierte Überweisungsanweisungen.

Eine Expedia-Collect-Karte wird abgelehnt. Prüfen Sie den Aktivierungszeitpunkt, den zulässigen Betrag, die Währung, das Ablaufdatum, die Händlerkategorie, frühere Teilbelastungen und ob die aktuelle Reservierungsanpassung den autorisierten Betrag geändert hat. Versuchen Sie nicht, Beträge oberhalb des verfügbaren Guthabens erneut abzubuchen.

Für eine Hotel-Collect-Buchung liegt keine Gästezahlung vor. Prüfen Sie, ob der Aufenthalt in der Zukunft liegt, der Tarif eine Zahlung in der Unterkunft vorsieht, eine Anzahlung fällig war, die Karte ungültig ist oder der Empfang die Zahlung nicht eingezogen hat. Es handelt sich um eine Forderung gegenüber dem Gast, nicht um eine fehlende Expedia-Auszahlung.

Die Provision ist höher als erwartet. Rekonstruieren Sie die provisionspflichtige Grundlage und vergleichen Sie den endgültigen Reservierungsstatus, berechnete Vertragsstrafen, Steuern, Gebühren, den Preisplan und den vertraglich vereinbarten Prozentsatz. Vergleichen Sie die Provision nicht allein mit dem Netto-Zahlungseingang.

Dieselbe Buchung erscheint in einer Auszahlung und einer Rechnung. Prüfen Sie, ob die Positionen unterschiedliche Verpflichtungen, eine Stornobuchung oder einen Modellwechsel darstellen. Buchen Sie nicht beide als neuen Umsatz und gehen Sie ohne Abgleich der Referenzen nicht davon aus, dass sie sich gegenseitig aufheben.

Der Bankbetrag weicht von der Sammelabrechnung ab. Prüfen Sie die Gruppierung der Überweisungen, die Abrechnungswährung, den Wechselkurs, Gebühren des Zahlungsdienstleisters, Gebühren von Korrespondenzbanken, das Wertstellungsdatum und aufgeteilte Einzahlungen, bevor Sie das Reservierungskonto ändern.

Jede Reservierung mit modellspezifischen Nachweisen abschließen

Eine abgeschlossene Expedia-Collect-Buchung sollte einen endgültigen Reservierungswert, eine Berechnung des an die Unterkunft zahlbaren Betrags, einen Überweisungs- oder Kartendatensatz, eine Bank- oder Zahlungsdienstleisterabrechnung und keinen ungeklärten Saldo aufweisen.

Eine abgeschlossene Hotel-Collect-Buchung sollte ein endgültiges Folio, eine vollständige Gästezahlung oder genehmigte Abschreibung, eine Provisionsberechnung, eine zugeordnete Expedia-Rechnung oder Abrechnung und keine ungeklärte Gäste- oder Kanalverbindlichkeit aufweisen.

Führen Sie getrennte Verrechnungskonten für Expedia-Forderungen, Gästeforderungen, Provisionsverbindlichkeiten gegenüber Expedia, Abrechnungen von Zahlungsdienstleistern sowie Währungs- oder Bankgebühren. Prüfen Sie überfällige Salden anhand der Buchungs-ID, statt Differenzen auf Unterkunftsebene auszubuchen.

Ist eine Eskalation erforderlich, stellen Sie die Unterkunfts-ID, die Expedia-Buchungs-ID, das Zahlungsmodell, die Produkt- oder Preisplan-ID, den endgültigen Status, die Währungen, die erwartete Berechnung, die tatsächliche Karten-, Auszahlungs- oder Rechnungsposition, den Anpassungsverlauf und die genaue ungeklärte Differenz bereit. Schwärzen Sie Zahlungsdaten.

Die Hotel Business Intelligence von Smart Order macht Kanalumsätze und Betriebsergebnisse transparent, während das Finanzteam Expedia Collect und Hotel Collect über die jeweils richtigen Zahlungswege abstimmt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der wichtigste Unterschied zwischen Expedia Collect und Hotel Collect?

Expedia Collect bedeutet, dass Expedia die jeweilige Buchungszahlung entgegennimmt und die Unterkunft bezahlt. Hotel Collect bedeutet, dass die Unterkunft den Gast belastet und die Expedia-Provision separat verbucht.

Entspricht eine Expedia-Collect-Auszahlung dem Gesamtbetrag des Gastes?

Nicht unbedingt. Der Gesamtbetrag des Gastes kann Steuern, Gebühren, Rabatte oder Beträge enthalten, die nicht zum zahlbaren Betrag der Unterkunft gehören. Verwenden Sie die Überweisungsanweisungen der Buchung.

Bedeutet Hotel Collect, dass die Unterkunft mit der Belastung bis zum Check-in wartet?

Nicht immer. Anzahlungen, nicht erstattungsfähige Bedingungen, Kartenvalidierungen, verspätete Stornierungen und Nichtanreisen können frühere oder spätere Belastungen erlauben. Halten Sie sich an den Zahlungsplan der Reservierung und die örtlichen Zahlungsbestimmungen.

Sollte das Finanzteam die Provision anhand der Bankeinzahlung berechnen?

Nein. Berechnen Sie die Provision anhand der vertraglich vereinbarten provisionspflichtigen Grundlage und des endgültigen Buchungsstatus. Der Bankbetrag kann weitere Buchungen, Gebühren oder Währungsdifferenzen enthalten.

Wie sollte ein gemischtes Expedia-Konto abgestimmt werden?

Ordnen Sie zunächst jede Reservierung ihrem Zahlungsmodell zu, führen Sie die Prozesse für Expedia Collect und Hotel Collect getrennt durch und führen Sie die Ergebnisse erst bei der abschließenden Kontenprüfung zusammen.

Expedia Collect und Hotel Collect sind nicht zwei Bezeichnungen für denselben Buchhaltungsprozess. Stimmen Sie bei jeder Reservierung ab, wer die Zahlung vom Gast eingezogen hat, wer wem welchen Betrag schuldet, welcher Betrag provisionspflichtig ist und welcher Zahlungsnachweis die Abrechnung belegt.