1. Séparez la réservation, le résultat de l'annulation, le remboursement du client, le paiement de l'hôtel et la compensation d'Agoda au lieu de les traiter comme une seule transaction.
2. Identifiez s'il s'agit d'Agoda Collect ou de Property Collect avant de décider qui rembourse le client et où l'ajustement financier doit apparaître.
3. Associez chaque annulation à son identifiant de réservation, au résultat de la politique, au registre de paiement, au lot de paiements et à la référence d'ajustement.
4. Ne clôturez pas la période tant qu'un remboursement, une exonération de frais, une tentative de prélèvement ou un ajustement post-paiement reste inexpliqué.
Le rapprochement des remboursements Agoda commence une fois que la décision d'annulation a été enregistrée. L'équipe financière ne décide pas quelle politique doit s'appliquer ; elle prouve que la réservation, le remboursement du client, les frais d'annulation, la compensation du canal et les mouvements de trésorerie concordent.
Cela rend ce processus différent d'un examen de la politique d'annulation. La configuration de la politique, les règles d'exonération de frais et la prévention des annulations déterminent le résultat commercial. Le rapprochement vérifie si ce résultat a été correctement enregistré dans la comptabilité et sur le compte bancaire de l'hôtel.
Définissez les Cinq Registres que Vous Rapprochez
Une réservation annulée peut générer plusieurs registres à des dates différentes. Conservez la réservation originale comme document source, puis faites correspondre l'avis d'annulation ou de modification, le registre du modèle de paiement, la transaction financière Agoda et l'écriture comptable de l'hôtel.
Ne remplacez pas le revenu de la chambre d'origine par le montant du remboursement. Conservez la valeur réservée, la valeur annulée, les frais retenus ou exonérés, les frais du canal, le traitement fiscal et les mouvements de trésorerie dans des champs séparés. Cela rend possibles les litiges ultérieurs et l'échantillonnage d'audit.
Utilisez l'identifiant de réservation Agoda comme référence commune. Ajoutez l'identifiant de la propriété, le nom du client, les dates de séjour, la devise de réservation, le modèle de paiement, l'horodatage de l'annulation, le résultat de la politique, l'identifiant de paiement, l'identifiant d'ajustement et la référence bancaire ou de carte. Ne copiez jamais les détails complets de la carte du client ou de la carte virtuelle dans une feuille de calcul ordinaire.
Identifiez Qui Contrôlait l'Argent
Pour Agoda Collect, Agoda encaisse le client et paie l'établissement via sa méthode de paiement configurée. Une annulation peut réduire ou éliminer le montant à payer. Si le paiement a déjà été confirmé, le montant corrigé peut revenir sous forme d'ajustement sur un paiement ultérieur plutôt que sous forme de débit bancaire séparé.
Pour Property Collect, l'établissement encaisse normalement le montant du séjour auprès du client. La compensation d'Agoda est généralement déduite des montants qu'Agoda doit à l'établissement pour les réservations prépayées. Une annulation nécessite donc deux vérifications : ce que l'hôtel a encaissé ou remboursé, et ce qu'Agoda a facturé ou annulé via le processus de compensation.
L'explication actuelle d'Agoda Property Collect décrit ce mécanisme de compensation et le relevé au niveau de la réservation disponible avec les paiements terminés. Utilisez l'accord de l'établissement et le registre actuel du Portail Partenaire lorsqu'un marché ou une méthode de paiement diffère.
Ne déduisez pas la responsabilité uniquement à partir du statut de la réservation. Pour une annulation Property Collect garantie par carte, la consultation de la carte du client peut modifier la personne responsable de l'encaissement des frais d'annulation. Le service financier doit conserver l'historique des actions, et pas seulement le statut final.
La business intelligence hôtel de Smart Order fournit au service financier un registre des sources de réservation et des revenus pour les comparer aux transactions Agoda. Le relevé Agoda reste le document source du canal, tandis que le Système de Gestion Hôtelière fournit le côté opérationnel de la correspondance.
Rapprochez Agoda avec le Registre de Réservation
Comparez les revenus du canal, le statut de la réservation et les registres de l'hôtel avant de comptabiliser un ajustement d'annulation ou de clôturer la période.
Rapprochez une Annulation Agoda Étape par Étape
Travaillez au niveau de la réservation avant d'examiner les totaux de paiement. Un lot peut être équilibré alors que deux réservations individuelles sont enregistrées de manière incorrecte.
- Ouvrez la réservation d'origine et enregistrez l'identifiant de réservation Agoda, la valeur réservée, la devise, les taxes, le modèle de paiement, les conditions d'annulation et la méthode de paiement.
- Ouvrez l'avis d'annulation ou de modification et confirmez l'horodatage effectif, le montant annulé, le résultat des frais, et si l'annulation est totale ou partielle.
- Vérifiez si l'établissement avait déjà reçu, confirmé ou facturé un paiement Agoda pour la réservation.
- Dans le Portail Partenaire, localisez la réservation dans la section Finance appropriée et capturez son montant à payer, payé, annulé ou ajusté.
- Faites correspondre la transaction à sa référence de paiement ou de remise, puis au dépôt bancaire réel, au débit de carte Agoda, au débit UPC ou au reçu Property Collect.
- Comptabilisez le traitement approuvé pour l'établissement, en gardant distincts les revenus, les revenus d'annulation, la compensation du canal, les taxes, les remboursements et les mouvements de créances ou de dettes.
- Marquez l'élément comme rapproché uniquement lorsque la différence est nulle ou justifiée par un ajustement nommé et daté qui reste ouvert.
Si une annulation se produit après le paiement, recherchez la correction dans les Ajustements. Le flux de paiement actuel d'Agoda inclut les annulations post-paiement, les soldes impayés, les surfacturations et les rejets de réservation comme cas d'ajustement. Une créance négative peut être compensée par des réservations supplémentaires à payer plutôt que d'être réglée comme un paiement positif indépendant.
Faites Correspondre le Remboursement à la Bonne Période Comptable
La date de réservation, la date d'annulation, la date de paiement initial, la date d'ajustement et la date de valeur bancaire peuvent tomber dans des mois différents. Choisissez la période comptable en fonction de la politique de l'hôtel et des exigences locales, puis conservez un pont de rapprochement entre les dates opérationnelles et les dates de trésorerie.
Une clôture de fin de mois doit identifier les annulations enregistrées par Agoda mais non encore reflétées dans un paiement. Elle doit également trouver les remboursements émis par l'hôtel qui n'ont aucune modification correspondante de passif Property Collect, et les ajustements Agoda comptabilisés après la période de séjour initiale.
Évitez de compenser des réservations non liées dans le Système de Gestion Hôtelière simplement parce qu'Agoda les regroupe en un seul paiement. La banque reçoit un montant net, mais le service financier a toujours besoin de la composition au niveau de la réservation : séjours à payer, séjours annulés, compensation Property Collect et autres ajustements.
Pour les virements bancaires, associez l'identifiant de paiement ou la référence du lot à la date de valeur de la remise. Pour les règlements par carte, associez le montant exact autorisé et la date de la transaction. Les différences causées par les frais bancaires ou la conversion de devises doivent rester identifiées séparément.
Diagnostiquez les Différences Courantes de Rapprochement Agoda
Le paiement est inférieur au rapport de réservation
Symptôme : La trésorerie Agoda est inférieure aux revenus Agoda du Système de Gestion Hôtelière. Vérifiez : les réservations annulées ou modifiées, la compensation Property Collect, les exonérations de frais, les réservations rejetées, les trop-perçus antérieurs et le calendrier des paiements. Action : reconstruisez le lot au niveau de la réservation et attribuez chaque déduction à une référence source.
Un remboursement apparaît après le paiement de la réservation
Symptôme : le paiement initial est correct, mais un lot ultérieur est réduit. Vérifiez : si le client a annulé pendant une période remboursable après la confirmation du paiement. Action : faites correspondre l'ajustement ultérieur à la réservation d'origine au lieu de réduire les revenus d'un séjour non lié.
La commission Property Collect ne correspond pas aux espèces encaissées
Symptôme : Agoda déduit une compensation alors que l'hôtel ne présente aucun reçu client. Vérifiez : le statut d'annulation, la déclaration de non-présentation, l'historique de consultation de la carte, la responsabilité de l'encaissement des frais, et si l'hôtel a exonéré les frais. Action : résolvez la créance du client et le passif d'Agoda séparément.
La même annulation est enregistrée deux fois
Symptôme : le Système de Gestion Hôtelière et le rapprochement bancaire contiennent tous deux des écritures de remboursement en double. Vérifiez : si l'un des registres est le remboursement du client et l'autre est la compensation par Agoda d'un paiement antérieur. Action : conservez les deux transactions sources mais contrepassez uniquement l'écriture comptable en double.
Construisez le Contrôle Agoda de Fin de Mois
Exécutez trois totaux pour la période : la valeur des réservations annulées, les frais d'annulation retenus ou à recevoir, et les remboursements ou ajustements réglés. Rapprochez chaque total avec la base de réservations du Système de Gestion Hôtelière et la base financière d'Agoda.
Classez les éléments non résolus par ancienneté et par motif plutôt que de tout placer dans la catégorie « différence OTA ». Les catégories utiles incluent l'ajustement Agoda en attente, le remboursement client en attente, l'échec d'encaissement, l'exonération de frais en attente, la différence de devise, le paiement non échu, le montant contesté et le document source manquant.
Exigez la révision par une seconde personne pour les écritures de journal manuelles, les annulations avec paiements antérieurs, les lots négatifs et les cas de cartes Property Collect. Le réviseur doit être capable de retracer l'écriture du grand livre à la banque, au paiement, à l'avis d'annulation et à la réservation d'origine.
Conservez les preuves conformément aux exigences locales en matière de fiscalité, de confidentialité et de tenue de registres. Les relevés Agoda justifient le côté du canal, mais ils ne remplacent pas les obligations de l'hôtel en matière de facturation, de fiscalité ou de paiement des clients.
Foire Aux Questions
Le rapprochement des remboursements Agoda est-il identique à la configuration d'une politique d'annulation ?
Non. La configuration de la politique détermine les droits commerciaux du client et de l'hôtel. Le rapprochement vérifie le remboursement, les frais, le paiement, la compensation et les registres comptables qui en résultent après la survenue d'une annulation.
Où apparaissent les ajustements de paiement Agoda ?
Les flux de paiement actuels du Portail Partenaire affichent les ajustements avec les réservations à payer dans la section Finance. Les libellés exacts dépendent de la méthode de paiement et de la configuration du compte.
Que se passe-t-il si une réservation Agoda est annulée après le paiement ?
Le montant corrigé peut apparaître comme un ajustement dans un paiement futur. Faites correspondre cet ajustement à la réservation et au paiement d'origine au lieu de le comptabiliser comme un coût de canal non identifié pour la période en cours.
Pourquoi une annulation Property Collect peut-elle créer une déduction Agoda ?
L'établissement encaisse les fonds du client dans le cadre du modèle Property Collect, tandis que la compensation Agoda peut être déduite des montants prépayés dus à l'établissement. La transaction du client et la compensation Agoda nécessitent donc un rapprochement séparé.
Le service financier peut-il effectuer un rapprochement uniquement à partir du dépôt bancaire ?
Non. Un dépôt net peut combiner des réservations à payer et de multiples ajustements. Le service financier a besoin de relevés au niveau de la réservation et de références de paiement pour expliquer le total.
Quelles preuves doivent étayer une annulation rapprochée ?
Conservez la réservation, l'avis d'annulation ou de modification, le modèle de paiement, le résultat de la politique, le registre des frais ou des exonérations, les références de paiement et d'ajustement, les preuves de trésorerie et l'écriture comptable approuvée.
Une annulation Agoda est rapprochée lorsque le résultat opérationnel et chaque mouvement financier racontent la même histoire. Conservez la réservation d'origine, séparez le remboursement de la compensation, retracez les ajustements ultérieurs et clôturez les différences uniquement avec des preuves au niveau de la réservation.
