1. Une facture de commission Booking.com enregistre les frais facturés à l'hôtel pour les services de la plateforme.
2. Un reçu client ou une facture d'hébergement enregistre le séjour fourni par l'hôtel au client.
3. Comptabilisez séparément les frais de plateforme, les revenus clients, les encaissements, les taxes, les remboursements et les versements.
4. Une confirmation de paiement ne remplace pas automatiquement le folio client de l'hôtel ni le document fiscal exigé localement.
Une facture de commission Booking.com pour les hôtels et un reçu client peuvent concerner la même réservation, mais ils documentent des transactions différentes. Les considérer comme interchangeables peut conduire à sous-évaluer les revenus des chambres, à mal classer la commission ou à priver le client du document exigé par la réglementation locale.
La distinction pratique est simple. Booking.com facture à l'établissement ses services de distribution. L'hôtel fournit l'hébergement au client. Le service financier doit comptabiliser chaque relation séparément, même lorsque Booking.com a encaissé le paiement du client.
Les règles relatives aux factures fiscales et aux reçus varient selon les pays. Référez-vous à la politique comptable de l'établissement et aux conseils d'un professionnel local pour déterminer le format final du document et le traitement fiscal applicable.
Ce qu'enregistre la facture de commission Booking.com
La facture de commission est un document commercial établi entre Booking.com et l'hôtel. Elle concerne normalement les réservations éligibles de la période facturée et indique la commission ainsi que les autres frais de plateforme ou taxes applicables.
Dans la comptabilité hôtelière, cette facture justifie généralement une écriture de coût de distribution ou de charge de commission. Elle ne prouve pas que le client a séjourné dans l'établissement et ne remplace ni le folio de réservation de l'hôtel, ni le solde du client, ni l'enregistrement des revenus.
Les conditions applicables aux établissements de Booking.com indiquent que les factures de commission sont mises à la disposition de l'hébergement dans l'Extranet et que la commission est généralement facturée après la période de séjour concernée, sous réserve de l'accord conclu et de l'issue de la réservation. Ces conditions doivent être lues conjointement avec le contrat propre à l'hôtel et les exigences locales.
Lors de la vérification d'une facture de commission, le service financier doit rapprocher la période de facturation, l'entité juridique de l'établissement, la devise, le montant total de la facture, les avoirs, le statut du paiement et les réservations figurant dans le relevé justificatif.
Ce qu'enregistre le reçu client ou la facture d'hébergement
Le document destiné au client concerne le service d'hébergement. Selon les règles locales de facturation de l'établissement, il doit identifier l'hôtel, le client ou l'entreprise facturée lorsque cela est requis, les dates du séjour, la chambre et les autres frais hôteliers, les paiements reçus, les taxes et le solde final.
Booking.com peut faciliter le paiement, fournir une confirmation de paiement ou transférer des fonds à l'hôtel. Cela ne transforme pas automatiquement la facture de commission de la plateforme en reçu client. L'hôtel doit toujours disposer d'un processus de folio ou de facturation destiné au client qui respecte ses obligations légales et comptables.
Les conditions applicables aux établissements de Booking.com attribuent généralement à l'établissement la responsabilité d'émettre la facture d'hébergement du client, sauf disposition contraire de la législation applicable. Le montant et la présentation des taxes doivent respecter les règles applicables à l'hôtel, et non un modèle générique copié d'un autre pays.
Si un client demande une facture à Booking.com, sa demande peut être renvoyée à l'établissement. La Réception et le service financier doivent donc convenir de la personne chargée d'émettre le document, du montant à y faire figurer et de la manière d'indiquer comme payées les réservations prépayées.
Suivre une réservation dans les deux documents
Prenons une réservation dont le montant total d'hébergement facturé au client est de 500 $ et la commission Booking.com de 75 $. L'hôtel comptabilise les revenus d'hébergement conformément à sa politique comptable et émet le document client approprié. Les 75 $ correspondent au coût de distribution de l'hôtel sur ce canal, justifié par la facture de commission Booking.com.
Si le client a payé dans l'établissement, l'hôtel encaisse les 500 $, puis règle ultérieurement la facture de commission. Si le service Paiements par Booking.com s'applique, l'hôtel peut recevoir un versement après déductions ou par un autre moyen de paiement configuré. Le circuit d'encaissement modifie les mouvements de trésorerie, mais pas la distinction fondamentale entre les revenus clients et la commission de la plateforme.
N'émettez pas au client un reçu correspondant uniquement au montant net encaissé par l'hôtel après déduction de la commission, sauf si la législation locale et la transaction réelle exigent expressément ce traitement. Le versement net ne correspond pas automatiquement à la valeur de l'hébergement fourni.
La clôture financière est plus simple lorsque le dossier de réservation, le folio client, le paiement et les frais du canal peuvent être examinés ensemble. Les Rapports et analyses pour hôtels de Smart Order relient les revenus des réservations aux performances des canaux afin que le service financier puisse identifier les réservations correspondant à un versement ou à une commission avant de comptabiliser les ajustements.
Rapprochez facilement les revenus et les coûts des OTA
Examinez les revenus des réservations, les paiements et les performances des canaux dans un workflow hôtelier unique avant de clôturer la période comptable.
Mettre en place une procédure claire de clôture mensuelle
Utilisez la même séquence de clôture chaque mois afin que le personnel ne confonde pas les documents de revenus avec ceux relatifs aux coûts de plateforme.
- Clôturez les folios clients de l'hôtel et confirmez les revenus des chambres, les taxes, les suppléments, les remboursements et les soldes impayés des séjours terminés.
- Séparez les réservations payées dans l'établissement de celles pour lesquelles Booking.com a facilité le paiement.
- Rapprochez le relevé de réservations Booking.com du statut final de chaque réservation, notamment pour les annulations, les non-présentations, les changements de dates et les frais annulés.
- Enregistrez la facture de commission Booking.com et chaque avoir comme des documents fournisseurs distincts.
- Rapprochez les versements, les règlements par carte virtuelle ou les paiements encaissés par l'hôtel des réservations correspondantes.
- Conservez les écarts inexpliqués ouverts pour vérification au lieu de modifier les revenus des chambres afin de forcer l'équilibre des comptes.
Gérer les erreurs financières courantes
Le client demande à l'hôtel une facture Booking.com
Déterminez précisément le document dont le client a besoin. Si la demande concerne l'hébergement, préparez le reçu client, le folio ou la facture fiscale de l'hôtel conformément aux règles locales. Ne remettez pas au client la facture de commission Booking.com de l'hôtel : elle contient des informations sur les coûts fournisseurs de l'établissement.
Le montant total de la facture de commission ne correspond pas à un versement
Ne vous attendez pas à ce qu'une facture de commission mensuelle corresponde à un seul dépôt bancaire. La facture, le relevé de réservations, le lot de versements, le débit sur carte virtuelle et la date bancaire peuvent couvrir des périodes et des groupes de transactions différents. Rapprochez-les à l'aide des numéros de réservation et de la période de facturation.
Une réservation annulée ou avec non-présentation figure toujours sur la facture
Vérifiez le statut final et si des frais d'annulation ou de non-présentation ont été facturés. Une commission peut encore s'appliquer à un montant que l'établissement a facturé ou était en droit d'encaisser. Si les données de la plateforme sont erronées, contestez la réservation au moyen de la procédure financière appropriée dans l'Extranet, au lieu de modifier sans justificatif les revenus dans le Système de Gestion Hôtelière.
Le client a prépayé, mais le folio du Système de Gestion Hôtelière affiche toujours un solde
Confirmez qui a encaissé le paiement et la manière dont celui-ci doit apparaître dans le Système de Gestion Hôtelière. Enregistrez le paiement facilité par la plateforme ou la créance conformément à la configuration comptable de l'hôtel, puis mettez correctement à jour le folio client. Ne comptabilisez pas la commission comme un paiement du client.
Classer les documents dans les bons dossiers
Classez la facture de commission Booking.com avec les factures fournisseurs et les coûts des canaux. Classez le folio client ou la facture d'hébergement avec la réservation et les enregistrements des revenus clients. Conservez le relevé de versement ou le règlement par carte virtuelle avec le rapprochement de trésorerie.
Limitez l'accès aux informations de paiement des clients et ne copiez jamais les données complètes des cartes dans des notes ou des feuilles de calcul ordinaires. Le service financier ne doit conserver que les documents requis par les politiques de sécurité, comptables et juridiques de l'hôtel.
À la fin de la clôture, l'hôtel doit pouvoir répondre séparément à trois questions : quel montant le client devait-il, quel montant l'hôtel a-t-il reçu et quel montant Booking.com a-t-il facturé ? Lorsque les réponses proviennent de trois documents correctement rapprochés, le solde de fin de mois est beaucoup plus facile à justifier.
Questions fréquentes
Une facture de commission Booking.com est-elle un reçu client ?
Non. Elle enregistre les frais entre Booking.com et l'établissement. Un reçu client ou une facture d'hébergement documente le séjour fourni par l'hôtel.
Qui remet au client une facture d'hébergement ?
L'établissement gère généralement la facture d'hébergement ou le folio du client, sous réserve de la législation locale applicable et de l'accord conclu par l'établissement. Le service financier doit confirmer le format exigé localement.
Une confirmation de paiement Booking.com remplace-t-elle le folio de l'hôtel ?
Pas automatiquement. Elle peut prouver qu'un paiement a été traité, mais l'hôtel peut tout de même devoir émettre un folio, un reçu ou une facture fiscale pour l'hébergement.
La commission doit-elle réduire les revenus des chambres dans le Système de Gestion Hôtelière ?
En règle générale, la commission est comptabilisée séparément comme une charge de distribution au lieu de servir à remplacer le montant brut facturé pour la chambre. Le comptable de l'hôtel doit confirmer le traitement requis dans sa juridiction et son plan comptable.
