1. Il est facile d'oublier une catégorie de données lors de l'exportation du PMS ; mais récupérer ces données une fois votre ancien système désactivé est impossible.
2. Six types d'enregistrements doivent être conservés : les réservations, les profils clients, les paiements, les factures, la configuration des chambres et l'historique des rapports.
3. La compatibilité des formats détermine si les fichiers exportés sont réellement utilisables — confirmez cela avec les deux systèmes avant le jour de la migration.
4. La fenêtre d'exportation se ferme en même temps que la licence de votre ancien PMS ; traitez cela comme une sauvegarde unique qui ne peut être répétée.
Ce Qui Est Souvent Oublié
Changer de système PMS est souvent perçu comme un problème de transfert technique. Le véritable risque est ailleurs : c'est un problème de conservation des données. Les exploitants qui ont survécu à une migration décrivent souvent la même expérience : ils ont exporté les données, mais pas dans leur intégralité, ni dans un format lisible par le nouveau système.
La discussion autour de l'exportation des données du logiciel de gestion hôtelière intervient généralement tard dans le processus de sélection du fournisseur, une fois le contrat signé. À ce stade, le calendrier de migration est fixé, l'ancien système est en cours de fermeture, et il reste peu de temps pour identifier ce qui a été oublié. Cet article couvre les six catégories d'enregistrements que vous devez extraire avant la fin de votre accès.
1. Réservations Actives et à Venir
C'est l'exportation la plus évidente et celle que la plupart des exploitants réussissent — en partie. L'échec partiel provient de types de réservations spécifiques.
Les réservations à venir confirmées sont généralement bien exportées. Ce qui est oublié : les réservations de groupe qui s'étendent sur plusieurs chambres ou incluent des accords tarifaires personnalisés, les réservations avec des suppléments liés tels que les frais de départ tardif ou les ajouts de petit-déjeuner, ainsi que les réservations pour lesquelles le canal OTA d'origine a ajusté le tarif après la confirmation initiale.
Exportez l'intégralité du dossier de réservation, pas seulement la vue récapitulative. Vous avez besoin de la date d'arrivée, de la date de départ, du type de chambre, du tarif de chambre par nuit, du montant total, du canal d'origine, de la date de réservation, de l'historique des modifications et des notes ajoutées par le personnel. Une exportation de réservation qui omet le champ du canal d'origine rend impossible la réconciliation des revenus de la période de migration par OTA — vous obtiendrez des chiffres d'affaires sans attribution de canal.
Exportez également les réservations annulées des 90 derniers jours. Les annulations pendant la fenêtre de migration peuvent générer des demandes de remboursement une fois que vous avez déjà changé de système, et vous aurez besoin du dossier d'origine pour les traiter.
2. Profils Clients
La base de données clients est l'exportation la plus sous-estimée lors de la migration d'un PMS. La plupart des exploitants l'exportent tardivement ou l'ignorent complètement, car cela semble moins urgent que les réservations.
La valeur pratique devient évidente à la réception. Lorsqu'un client qui a séjourné six fois arrive, votre personnel doit voir cet historique : l'étage préféré, les restrictions alimentaires du dernier séjour, s'il a déjà contesté des frais. Sans l'exportation du profil, ce contexte repart de zéro le jour de la migration.
Exportez les coordonnées, le nombre de séjours, l'historique des séjours, les préférences de communication et toutes les notes associées au profil. L'historique des séjours est particulièrement important car certains systèmes PMS peuvent l'importer directement, permettant à votre équipe de voir les séjours précédents dès le premier jour au lieu d'attendre que la base de données se reconstitue sur les douze mois suivants.
Le format varie selon le système. Certains exportent les profils clients en format CSV avec une ligne par client. D'autres utilisent le format JSON avec des enregistrements de séjours imbriqués. Confirmez le format que votre nouveau PMS peut accepter avant de lancer l'exportation, et non le jour même.
Intégrez l'Historique de Vos Clients dans un PMS Conçu pour des Importations Fluides
Lorsque vous passez à Smart Order, l'historique des réservations, les dossiers clients et la configuration des chambres n'ont pas besoin d'être recréés de zéro. L'équipe d'intégration de Smart Order se charge de l'importation des données afin que votre réception commence avec des dossiers précis dès le premier jour.
3. Enregistrements de Paiements et Acomptes en Attente
Les enregistrements de paiement ont deux fonctions après une migration. Premièrement, ils constituent votre preuve en cas de litige survenant après la transition. Deuxièmement, ils sont nécessaires pour tout client ayant un acompte en attente ou un paiement partiel — ces soldes doivent être transférés avec le dossier de réservation.
Exportez les enregistrements de paiement avec les identifiants de transaction, les dates, les montants, le mode de paiement et la réservation à laquelle ils sont rattachés. Exportez les enregistrements d'acomptes séparément et rapprochez-les de la liste des réservations à venir. Toute réservation de votre exportation à venir comportant un acompte nécessite également l'enregistrement de paiement correspondant.
Les soldes en attente — les clients ayant des frais non réglés au moment de la migration — nécessitent un traitement séparé. Dressez une liste des soldes non réglés avant le jour de la migration. Ceux-ci ne peuvent pas être transférés automatiquement, mais vous avez besoin de cette liste pour savoir qui relancer une fois dans le nouveau système.
Un scénario fréquent : huit mois après la migration, un client conteste un débit pour un séjour ayant chevauché la date de migration. Sans l'enregistrement de paiement initial et la facture correspondante, vous ne disposez que d'une vue partielle de la situation, alors que le délai de litige est déjà en cours.
4. Factures et Notes de Frais
Les factures ne sont pas la même chose que les dossiers de paiement. Un dossier de paiement confirme qu'un transfert d'argent a eu lieu. Une facture indique ce qui a été facturé, à qui, à quelle date et sous quel taux de TVA.
Dans la plupart des marchés, les factures sont des documents obligatoires à des fins de conformité fiscale ou de TVA, généralement conservés de trois à sept ans après la date de transaction. Votre ancien PMS détient ces dossiers. Lorsque vous fermez le compte, ils disparaissent avec lui, à moins de les exporter au préalable.
Exportez les factures au format PDF pour l'archivage, et au format CSV ou en données structurées si votre nouveau PMS permet d'importer l'historique des factures. Au minimum, exportez et stockez localement : numéro de facture, date, nom du client, lignes de facturation, montant de la taxe, total et référence de paiement.
Les factures de groupe — pour les comptes d'entreprise, les réservations d'événements ou les agences de voyages — nécessitent une attention particulière. Elles sont souvent gérées dans une section distincte du PMS et sont régulièrement omises lors d'une exportation standard de réservations. Extrayez-les explicitement.
5. Types de Chambres et Plans Tarifaires
La configuration des types de chambres ne se transfère pas. Chaque PMS stocke les définitions de types de chambres différemment : configuration des lits, capacité maximale, caractéristiques d'accessibilité, descriptions et photos de référence. Vous devrez de toute façon ressaisir ces données dans votre nouveau système.
Ce que vous attendez de l'exportation, c'est de l'exactitude, pas une simple migration. Exportez votre liste actuelle de types de chambres avec tous les paramètres pour ressaisir à partir d'un document confirmé, et non de mémoire. Des erreurs dans la configuration des types de chambres entraînent des problèmes en chaîne : annonces OTA incorrectes, échecs de synchronisation de la disponibilité, et incohérences de tarification. Découvrir une erreur de configuration trois semaines après le lancement est évitable.
Les plans tarifaires sont plus complexes. Exportez vos plans tarifaires actifs : tarifs de base, tarifs de réservation directe, tarifs nets OTA, tarifs d'entreprise et variations saisonnières. Notez sur quels canaux chaque plan tarifaire était actif. Votre nouveau PMS en aura besoin pour configurer correctement la synchronisation avec le gestionnaire de canaux.
6. Rapports Historiques de Performance
L'historique des rapports est la catégorie de données qui surprend le plus les exploitants. Ils exportent les réservations, les paiements et les dossiers clients — puis réalisent qu'ils n'ont aucun historique d'occupation, aucune tendance de prix moyen (ADR) ni aucune donnée sur les performances des canaux.
Cela est crucial car votre nouveau PMS commence son suivi au premier jour. Sans rapports historiques, vous n'avez pas de point de comparaison. Vous ne pouvez pas savoir si le taux d'occupation de février de cette année est meilleur ou pire que celui de l'année dernière, car les données de l'année précédente n'ont pas été transférées.
Exportez au moins deux ans de taux d'occupation mensuel, de prix moyen journalier (ADR) et de revenus par canal. Exportez-les sous forme de fichiers de données brutes, et non en rapports PDF. Un PDF est lisible mais ne peut être ni importé ni analysé. Un fichier CSV contenant une ligne par mois et des colonnes pour l'occupation, l'ADR, le RevPAR et les revenus par canal offre à votre nouveau système un point de référence au cours de la première année d'exploitation, lorsque les comparaisons de tendances sont les plus importantes.
Lorsque votre nouveau PMS dispose d'un module de création de rapports s'appuyant sur les données de réservation en temps réel, le fichier CSV historique est ce que vous utilisez pour comparer le mois en cours au même mois il y a deux ans — le type de comparaison qui vous indique si la croissance est réelle ou saisonnière.
Suivez les Performances Dès le Premier Jour avec Smart Order
Le module de rapports de Smart Order extrait l'occupation, l'ADR et les revenus par canal à partir des données de réservation en temps réel. Les établissements qui importent des données historiques depuis un précédent PMS disposent d'une base de référence pour comparer les tendances, au lieu de partir d'un rapport vierge.
FAQ
Quelles données peut-on exporter depuis un logiciel de gestion hôtelière ?
La plupart des systèmes PMS permettent l'exportation des dossiers de réservation, des profils clients, des transactions de paiement, des factures, de la configuration des types de chambres et des rapports de performances historiques. Les formats d'exportation varient : le CSV est le plus courant pour les données de réservation et de clients, tandis que les factures sont généralement disponibles en PDF. Confirmez quelles données votre système actuel peut exporter et sous quel format avant de vous engager sur une date de migration.
Comment exporter les données clients depuis mon logiciel de gestion hôtelière ?
Accédez à la section de gestion des clients ou au CRM de votre PMS et recherchez une fonction d'exportation ou de téléchargement. La plupart des systèmes exportent les données clients au format CSV avec des champs pour le nom, les coordonnées, le nombre de séjours et la date de la dernière visite. Certains incluent l'historique complet des séjours ; d'autres l'exportent dans un fichier distinct. Demandez les spécifications des champs à votre fournisseur et confirmez que le nouveau système peut les accepter avant de commencer.
Quelles données du logiciel de gestion hôtelière dois-je sauvegarder avant une migration ?
Sauvegardez six catégories : les réservations à venir confirmées, les profils clients avec leur historique de séjour, les enregistrements de paiements et d'acomptes, les factures et notes de frais, les configurations de types de chambres et de plans tarifaires, ainsi que deux ans de rapports de performances historiques. Stockez ces copies dans un emplacement indépendant des deux systèmes PMS — un disque partagé ou un stockage local — afin que les données restent accessibles quoi qu'il arrive pendant la transition.
Peut-on importer l'historique des réservations dans un nouveau logiciel de gestion hôtelière ?
Certains systèmes PMS prennent en charge l'importation directe de l'historique des réservations et des données clients ; d'autres nécessitent une saisie manuelle ou une importation partielle. La compatibilité des formats est la variable décisive : le fichier d'exportation de votre ancien système doit correspondre au schéma d'importation du nouveau. Envoyez vos fichiers d'exportation au nouveau fournisseur avant le jour de la migration et demandez-lui explicitement quelles données peuvent être importées automatiquement et lesquelles devront être saisies à la main.
Que deviennent les données du logiciel de gestion hôtelière après la résiliation de l'abonnement ?
La plupart des fournisseurs de PMS désactivent l'accès au compte à la fin de l'abonnement et suppriment les données stockées dans un délai de 30 à 90 jours. Certains proposent une demande d'archivage des données pendant la période de préavis, mais ce n'est pas garanti. Ne comptez pas sur le fournisseur pour conserver vos données — terminez toutes vos exportations avant la fin du contrat. Une fois l'accès révoqué, la récupération est généralement impossible.
Combien de temps les hôtels doivent-ils conserver les données exportées du PMS ?
Conservez les dossiers de réservation pendant au moins deux ans pour la résolution des litiges et comme référence opérationnelle. Conservez les dossiers de factures et de paiements pendant toute la durée exigée par votre administration fiscale locale — cinq à sept ans sur la plupart des marchés. Les données des profils clients doivent être gérées conformément à votre politique de confidentialité et aux lois applicables sur la protection des données, avec un processus défini pour la suppression des profils dépassant la durée de conservation annoncée.
