切り替え前におけるホテルPMSのデータアクセス、エクスポート、および解約条件
ホテルのPMSを選択または変更する前に、書面によるデータアクセスおよび解約プランを入手し、サンプルレコードを用いて必要なエクスポートをテストしてください。ダウンロードボタンが役立つのは、出力されたファイルにホテルが必要とする情報が含まれ、かつ移行先のシステムでそれを利用できる場合のみです。
Smart Orderは、モバイルダッシュボードからの予約業務について自社のフロントデスクのページで説明しています。同社の料金ページでは、無料のEssentialコアと、OTAや予約エンジンのアドオン、およびProfessionalの運用機能が区別されています。購入前に、ご自身の宿泊施設に適用される現在の適用範囲をご確認ください。
ホテルはどの予約データを検証すべきか？
将来および現在の予約、宿泊客の連絡先情報、予約リファレンス、部屋の割り当て（マッピング）、料金、支払いリファレンス、運用に影響するキャンセル状況をリストアップしてください。どのレコードを、どのスタッフの役割が、どの形式でエクスポートできるかを問い合わせてください。PMS外にある決済プロバイダーの記録や書類は、独自の移行計画内で保管してください。予約リストがダウンロードできるからといって、すべてのフィールドが移行されると思い込まないようにしてください。
どのような形式と解約条件が重要か？
サンプルファイルとフィールド定義書を請求してください。文字コード、日付、通貨、リファレンス、ならびに変更およびキャンセルの扱いを確認してください。エクスポート費用、サポート、タイミング、解約後のアカウントアクセス、保持および削除の条件について質問してください。確認された製品説明では、すべてのSmart Orderアカウントに対して汎用的なエクスポート形式や無料での解約保証が確立されているわけではありません。
小規模な移行を実証する
承認済みのサンプル情報を使用し、両方のベンダーと範囲を合意してください。必要なレコードをエクスポートし、利用可能な場合はテスト環境にインポートして、結果を元のデータと比較します。代表的な将来の滞在、残高、キャンセル状況を同僚に確認してもらってください。実際の運用を移行する前に不整合を解消してください。
切り替えを計画する
移行中に受け取った変更を誰が記録し、それらをどのように照合するかを合意してください。部屋の割り当ておよび最終的な予約の照合を承認する担当者を指名してください。新しいワークフローが検証されるまで、合意済みのフォールバック手順を維持してください。各ベンダーがいつからライブチャネル接続の責任を負うのかを確認し、アカウントの解約によって自動的に移行されると思い込まないようにしてください。
オーナーのアクセス権とスタッフの権限
ホテルのレコードをどの権限を持つ役割が取得できるか、また退職するスタッフのアクセス権がどのように削除されるかを、検討中のベンダーに提示してもらってください。アカウントが有効な間、およびサービス終了後にデータを要求するプロセスを確認してください。従業員個人のアカウントに依存するのではなく、これらの責任を書面上の契約に明記してください。
日本とタイ
宿泊施設で使用されている宿泊客の氏名、日付、通貨の表記規則を現地の同僚に確認してもらってください。ホテルがそれらの言語を使用している場合は、合意されたサンプルに日本語、タイ語、または中国語のテキストを含めてください。法に則った取り扱いおよび保持については責任ある顧問と別途確認してください。ファイルの転送が成功したとしても、コンプライアンスの証明にはなりません。
次のステップ
部屋タイプ、現在の予約元、スタッフの役割、および課題となっているワークフローの例を用意してください。その例に基づいたデモンストレーションと、提案された構成の書面による条件を求めてください。