客室十室のホテルが予約管理表を置き換えるべきタイミング
客室が十室あるホテルで、予約情報の転記、デポジットの管理、スタッフ間の引き継ぎが繰り返し発生し、常に同じ方法で処理することが難しくなっているなら、スプレッドシートからPMSへの移行を検討する価値があります。判断の決め手は客室数だけではありません。予約経路が限られ、慎重に管理する担当者が一人いる施設であれば簡単なシートでも対応できます。一方、複数の担当者や販売チャネルが同じ最新の滞在記録を参照する必要がある場合は、共有PMSが選択肢になります。
Smart Orderは、予約カレンダー、手入力によるウォークイン予約、支払い記録を備えたフロント機能を公開しているため、移行先の候補になります。モバイルアプリを使えば、オーナーは別の方法でもシステムを操作できます。まずは、照合作業を繰り返し発生させているスプレッドシート業務から置き換え、その後、追加の販売チャネル連携を別途評価しましょう。
シート周辺の業務を確認する
仮に客室十室のホテルの場合、スプレッドシートには客室の販売泊数が記録されていても、デポジットはノートで管理され、日付変更はメールで届いているかもしれません。それぞれの記録は個別には正しくても、次の担当者が全体像を把握できない状態になり得ます。
ソフトウェアを導入する前に、通常の予約変更が現在の業務フローでどのように処理されるかを確認してください。誰かが日付を転記する場所、客室を使用中として記録する場所、支払いを記録する場所をすべて洗い出します。スタッフが頻繁に「どの情報が最新か」を確認しなければならないなら、問題はスプレッドシートの見た目ではなく、共有される記録にあります。
| 現在の課題 | PMSで評価すべき点 |
|---|---|
| 変更された日付を複数箇所に転記している | 一元化された分かりやすい予約記録 |
| デポジットが滞在情報と分かれている | 予約情報からスタッフが確認できる支払い記録 |
| オーナーがフロントのパソコンから離れている | オーナーが行う業務に必要なモバイルアクセス |
| 複数のチャネルで同じ宿泊日を販売している | ホテルの販売可能在庫に対応した連携 |
| 到着予定が不明確な状態でシフトが始まる | 最新のカレンダーと実用的な日次レポート |
予約経路が限られ、一人の担当者が記録を最新に保ち、これらの課題が繰り返し発生していないなら、スプレッドシートを使い続ける選択もあります。PMSへの移行に伴う制約は、導入作業とスタッフが新しい仕組みを覚える負担が発生することです。その負担を、システムで置き換える具体的な業務と結び付けて考えましょう。
最初の段階でSmart Orderが提供するもの
Smart Orderは、予約を一元管理するカレンダーを提供し、スタッフがウォークイン予約を手入力で追加できるようにします。Smart Orderのフロントカレンダーは、滞在情報をスタッフが確認する場所として、別管理している予約台帳を置き換えられます。運用記録を移行する前に、客室タイプと個々の客室がどのように表示されるかを確認してください。
Smart Orderでは、フロントシステムでデポジットと支払いを記録できます。支払い記録機能は、ゲストがすでに支払った金額を確認するために別のファイルを探している場合に関係します。支払いの回収方法については別途確認してください。受領金額を記録できること自体が、カード決済の運用方法を示すものではありません。
Smart Orderは、iOSとAndroidに対応したホテル向けPMSモバイルアプリを提供しています。モバイルアクセスは、ホテル内の別の場所で業務を行うオーナーが予約情報を必要とする場合に評価する価値があります。実際に運用する予定のスマートフォンとスタッフアカウントを使って確認してください。
Smart Orderのレポートには、Manager Daily Report、Room Status Report、Transaction Summaryが含まれます。これらのレポート名は、本日の到着予定表、客室ステータスのメモ、支払い集計と比較できる具体的な出力を提供します。引き継ぎに必要な項目が各レポートに含まれているかを確認してください。
照合の基準点を明確にして記録を移行する
移行作業は、PMSを選ぶ作業とは分けて考えてください。現在のスプレッドシートを保存し、移行する項目を合意します。項目には、ゲスト識別情報、到着日、出発日、客室タイプ、予約経路、予約ステータス、すでに受領した金額が含まれます。ゲスト情報を扱うのは、移行を担当するスタッフに限定してください。
Smart Orderは、予約、ゲストデータ、チャネル実績、売上、稼働率に関するエクスポートを提供しています。Smart Orderのエクスポートに関するドキュメントには、システムからデータを取り出す方法が記載されています。これは継続的な記録確認には役立ちますが、使用中のスプレッドシートを自動的にインポートできることを示すものではありません。対応している移行方法と担当範囲を、導入支援チームに確認してください。
運用記録を切り替える前に、代表的な滞在情報を照合してください。対象には、今後の到着予定、出発日が変更された予約、キャンセルされた予約、支払いが一部済んでいる滞在を含めます。保存したシートと、日付、客室の使用状況、残額を比較します。切り替え時点を合意し、それ以降の変更は新しい運用記録に入力するようにします。古いファイルは参照用として残し、稼働中のカレンダーを二重に持つ状態にはしないでください。
ホテルに必要な場合にチャネル連携を追加する
Smart Order Essentialには、フロント、基本レポート、モバイルアプリ、顧客管理が無料で含まれます。Smart Orderでは、OTAチャネルと予約エンジンをEssentialの追加機能として提供しています。現在の料金プランページでは、基本パッケージと、販売機能の連携が分けて記載されています。
電話予約を受け付けるホテルであれば、最初の判断はフロントでの記録管理を中心に考えられます。オンラインで在庫を重複販売しているホテルであれば、評価の際に、利用するチャネル、客室の紐付け、連携費用を具体的に含めてください。無料という表示だけで選ぶのではなく、実際に運用する業務フローに必要な内容をすべて含めた見積もりを取得しましょう。
現在のスプレッドシートのレイアウトと、ゲストの詳細情報を匿名化した代表的な滞在情報をいくつか用意してください。カレンダー、支払い記録、日次レポートの操作説明に加え、必要に応じて明確な移行方法と連携プランの見積もりを依頼しましょう。