เมื่อโรงแรมสิบห้องควรเปลี่ยนจากสเปรดชีตการจอง
การเปลี่ยนโรงแรมสิบห้องจากสเปรดชีตมาใช้ PMS ควรนำมาประเมินเมื่อการคัดลอกข้อมูลการจอง การจัดการเงินมัดจำ หรือการส่งต่องานระหว่างพนักงาน กลายเป็นงานที่เกิดขึ้นซ้ำและคุณควบคุมให้สม่ำเสมอได้ยาก จำนวนห้องเพียงอย่างเดียวไม่ใช่ปัจจัยตัดสิน สเปรดชีตแบบเรียบง่ายอาจเหมาะกับที่พักที่มีแหล่งจองจำกัดและมีผู้ดูแลที่รอบคอบเพียงคนเดียว ส่วน PMS ที่ใช้ร่วมกันจะเริ่มมีความสำคัญเมื่อมีหลายคนหรือหลายช่องทางการขายที่ต้องใช้ข้อมูลการเข้าพักชุดเดียวกันและเป็นปัจจุบัน
Smart Order เป็นตัวเลือกหนึ่งสำหรับการเปลี่ยนระบบดังกล่าว เนื่องจากระบบส่วนหน้าแผนกต้อนรับที่มีการระบุไว้ประกอบด้วยปฏิทินการจอง การเพิ่มรายการเข้าพักแบบวอล์กอินด้วยตนเอง และบันทึกการชำระเงิน แอปมือถือช่วยให้เจ้าของมีอีกช่องทางในการทำงานกับระบบ เริ่มจากเปลี่ยนส่วนของกระบวนการทำงานบนสเปรดชีตที่ทำให้ต้องตรวจสอบข้อมูลซ้ำ จากนั้นจึงประเมินการเชื่อมต่อเพื่อกระจายการขายเพิ่มเติมแยกต่างหาก
พิจารณางานที่เกี่ยวข้องกับสเปรดชีต
สำหรับโรงแรมสมมติที่มีสิบห้อง สเปรดชีตอาจเก็บข้อมูลจำนวนคืนเข้าพัก ขณะที่เงินมัดจำอยู่ในสมุดบันทึก และการเปลี่ยนวันที่เข้าพักแจ้งเข้ามาทางอีเมล ข้อมูลแต่ละรายการอาจถูกต้องในตัวเอง แต่เมื่อรวมกันแล้ว ภาพรวมอาจยังไม่ชัดเจนสำหรับพนักงานคนถัดไปที่เข้าปฏิบัติงาน
ก่อนซื้อซอฟต์แวร์ ให้ติดตามการจองที่มีการเปลี่ยนแปลงรายการหนึ่งรายการผ่านกระบวนการปัจจุบันของคุณ ระบุทุกจุดที่มีการคัดลอกวันที่ ทำเครื่องหมายว่าห้องมีผู้เข้าพัก หรือบันทึกการชำระเงิน หากพนักงานต้องถามเป็นประจำว่าเวอร์ชันใดเป็นข้อมูลปัจจุบัน ปัญหาอยู่ที่ข้อมูลกลางที่ใช้ร่วมกัน ไม่ใช่รูปลักษณ์ของสเปรดชีต
| ปัญหาที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน | สิ่งที่ควรประเมินใน PMS |
|---|---|
| วันที่เปลี่ยนแปลงถูกคัดลอกไว้หลายจุด | ข้อมูลการจองหนึ่งรายการที่เข้าใจได้ชัดเจน |
| เงินมัดจำแยกออกจากข้อมูลการเข้าพัก | บันทึกการชำระเงินที่พนักงานค้นหาได้จากการจอง |
| เจ้าของไม่อยู่ที่คอมพิวเตอร์แผนกต้อนรับ | การเข้าถึงผ่านมือถือสำหรับงานที่เจ้าของต้องทำ |
| หลายช่องทางขายคืนเข้าพักคืนเดียวกัน | การเชื่อมต่อที่รองรับกับข้อมูลห้องพักที่โรงแรมเปิดขาย |
| เริ่มกะงานโดยไม่ทราบรายการเข้าพักที่แน่ชัด | ปฏิทินปัจจุบันและรายงานประจำวันที่เป็นประโยชน์ |
เลือกใช้สเปรดชีตต่อไป หากแหล่งจองมีจำกัด ผู้ปฏิบัติงานเพียงคนเดียวดูแลข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน และปัญหาเหล่านี้ไม่ได้เกิดขึ้นซ้ำ ข้อจำกัดของการเปลี่ยนมาใช้ PMS คือการตั้งค่าระบบและการเรียนรู้ของพนักงานที่เพิ่มเข้ามา ดังนั้นควรเชื่อมโยงงานดังกล่าวกับงานที่เป็นรูปธรรมซึ่งระบบจะเข้ามาทดแทน
สิ่งที่ Smart Order มีให้ในระยะแรก
Smart Order มีปฏิทินการจองส่วนกลาง และให้พนักงานเพิ่มการจองแบบวอล์กอินได้ด้วยตนเอง ฟังก์ชันปฏิทินแผนกต้อนรับสามารถใช้แทนชีตการจองหลักแยกต่างหากในฐานะจุดที่พนักงานใช้ตรวจสอบข้อมูลการเข้าพัก ทบทวนก่อนโอนย้ายข้อมูลการดำเนินงานว่า ประเภทห้องและห้องพักแต่ละห้องของคุณจะแสดงในระบบอย่างไร
Smart Order ให้พนักงานบันทึกเงินมัดจำและการชำระเงินในระบบแผนกต้อนรับ ฟังก์ชันบันทึกการชำระเงินมีความเกี่ยวข้องเมื่อโดยปกติพนักงานต้องค้นหาไฟล์อีกชุดเพื่อดูว่าผู้เข้าพักชำระเงินไปแล้วเท่าใด ควรพูดคุยเรื่องการเรียกเก็บเงินแยกต่างหาก เพราะการบันทึกยอดเงินที่ได้รับไม่ได้อธิบายรูปแบบการรับชำระเงินด้วยบัตรแต่อย่างใด
Smart Order มีแอป PMS สำหรับโรงแรมบน iOS และ Android ฟังก์ชันการเข้าถึงผ่านมือถือควรนำมาประเมินหากเจ้าของต้องการดูข้อมูลการจองขณะทำงานอยู่ที่อื่นภายในโรงแรม ใช้โทรศัพท์และบัญชีพนักงานที่คุณคาดว่าจะใช้ปฏิบัติงานจริง
รายงานของ Smart Order ประกอบด้วย Manager Daily Report, Room Status Report และ Transaction Summary รายงานที่มีชื่อระบุไว้เหล่านี้ให้ผลลัพธ์เฉพาะที่คุณสามารถนำไปเปรียบเทียบกับชีตผู้เข้าพักวันนี้ บันทึกสถานะห้อง และสรุปการชำระเงิน สอบถามว่ารายงานแต่ละฉบับมีฟิลด์ใดบ้างสำหรับการส่งต่องาน
โอนย้ายข้อมูลโดยกำหนดจุดตรวจสอบให้ชัดเจน
แยกงานโอนย้ายข้อมูลออกจากการเลือก PMS บันทึกสเปรดชีตปัจจุบันไว้ และตกลงกันว่าจะโอนย้ายฟิลด์ใดบ้าง ได้แก่ รหัสผู้เข้าพัก วันที่เข้าพัก วันที่ออก ประเภทห้อง แหล่งที่มาของการจอง สถานะการจอง และยอดเงินที่ได้รับแล้ว จำกัดการเข้าถึงข้อมูลผู้เข้าพักเฉพาะพนักงานที่ดำเนินการโอนย้าย
Smart Order มีฟังก์ชันส่งออกข้อมูลที่ครอบคลุมการจอง ข้อมูลผู้เข้าพัก ประสิทธิภาพของช่องทาง รายได้ และอัตราการเข้าพัก เอกสารการส่งออกข้อมูลของระบบอธิบายข้อมูลที่ส่งออกจากระบบ สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับการตรวจสอบข้อมูลอย่างต่อเนื่อง แต่ไม่ได้ยืนยันว่าคุณสามารถนำเข้าสเปรดชีตเฉพาะของคุณโดยอัตโนมัติได้ ยืนยันวิธีการโอนย้ายที่รองรับและผู้รับผิดชอบกับทีมตั้งค่าระบบ
ตรวจสอบข้อมูลการเข้าพักตัวแทนก่อนเปลี่ยนข้อมูลหลักที่ใช้ปฏิบัติงาน ได้แก่ การเข้าพักที่กำลังจะมาถึง วันที่ออกที่มีการเปลี่ยนแปลง การจองที่ยกเลิก และการเข้าพักที่ชำระเงินบางส่วน เปรียบเทียบวันที่ สถานะการใช้ห้อง และยอดคงเหลือกับสเปรดชีตที่บันทึกไว้ ตกลงจุดเปลี่ยนระบบเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงหลังจากนั้นถูกบันทึกในข้อมูลปฏิบัติงานชุดใหม่ ขณะที่ไฟล์เดิมยังคงเป็นข้อมูลอ้างอิง ไม่ใช่ปฏิทินที่ใช้งานจริงซึ่งแข่งขันกัน
เพิ่มการเชื่อมต่อช่องทางเมื่อโรงแรมมีความจำเป็น
Smart Order Essential ระบุว่ามีระบบแผนกต้อนรับ รายงานพื้นฐาน แอปมือถือ และการจัดการลูกค้าให้ใช้งานฟรี Smart Order ระบุว่าช่องทาง OTA และระบบจองห้องพักเป็นส่วนเสริมของ Essential หน้าแผนปัจจุบันแยกแพ็กเกจหลักดังกล่าวออกจากฟังก์ชันการขายที่เชื่อมต่อกับระบบ
สำหรับโรงแรมที่รับจองทางโทรศัพท์ การตัดสินใจในระยะแรกอาจมุ่งเน้นที่ข้อมูลของแผนกต้อนรับ สำหรับโรงแรมที่ขายห้องพักชุดเดียวกันผ่านช่องทางออนไลน์หลายช่องทาง ให้รวมช่องทางที่แน่นอน การจับคู่ห้องพัก และค่าใช้จ่ายในการเชื่อมต่อไว้ในการประเมิน ขอใบเสนอราคาฉบับสมบูรณ์สำหรับกระบวนการทำงานที่คุณตั้งใจจะใช้ แทนการเลือกจากคำว่าใช้ฟรีเพียงอย่างเดียว
นำรูปแบบสเปรดชีตปัจจุบันและตัวอย่างการเข้าพักบางรายการที่ลบข้อมูลระบุตัวตนของผู้เข้าพักแล้วไปด้วย ขอให้สาธิตปฏิทิน บันทึกการชำระเงิน และรายงานประจำวัน รวมทั้งขอวิธีการโอนย้ายข้อมูลที่ชัดเจนและใบเสนอราคาสำหรับแพ็กเกจที่มีการเชื่อมต่อ หากจำเป็น