การเชื่อมต่อ Booking และ Airbnb เข้ากับ Smart Order: รายการตรวจสอบการตั้งค่าสำหรับโรงแรม
หน้าการกำหนดราคาของ Smart Order ระบุว่า Booking และ Airbnb อยู่ในกลุ่มช่องทาง OTA โรงแรมขนาดเล็กควรตรวจสอบการเชื่อมต่อบัญชี การจับคู่ห้องพักและอัตราค่าบริการ รวมถึงแผนที่เสนอราคาก่อนที่จะพึ่งพาการเชื่อมต่อใดการเชื่อมต่อหนึ่ง ช่องทางที่มีรายชื่ออยู่นั้นเป็นจุดเริ่มต้นที่เป็นประโยชน์ การทดสอบการจอง การแก้ไข และการยกเลิกของที่พักเองจะเป็นตัวพิสูจน์ว่าการตั้งค่าที่นำเสนอนั้นตอบสนองความต้องการได้หรือไม่
สำหรับโรงแรมในญี่ปุ่นและไทย ให้ใช้รายการตรวจสอบเดียวกันนี้กับผู้ที่จะจัดการการจองในพื้นที่ จัดเก็บความพร้อมในการให้บริการของช่องทาง สิทธิ์การเข้าถึงของพนักงาน และข้อกำหนดทางการค้าไว้ในขอบเขตการตั้งค่าที่เป็นลายลักษณ์อักษร
ข้อมูลแผนที่เผยแพร่ระบุถึงสิ่งใดบ้าง
ข้อมูลบนหน้าการกำหนดราคาของ Smart Order ระบุช่องทาง OTA และระบบการจอง (booking engine) ว่าเป็นส่วนเสริม Essential และระบุ Booking กับ Airbnb ไว้ในส่วนของช่องทาง Smart Order Essential ไม่มีการจำกัดจำนวนห้องพักหรือระยะเวลา ส่วนการดูแลทำความสะอาด การเช็กอินด้วยตนเอง และปฏิทินหลายรายการจัดอยู่ในฟีเจอร์ Professional ให้ตรวจสอบใบเสนอราคาปัจจุบันสำหรับช่องทาง ที่พัก และฟังก์ชันที่คุณต้องการ
ความแตกต่างเหล่านี้มีความสำคัญเมื่อเปรียบเทียบ PMS หลักที่ใช้ฟรีกับการตั้งค่าการจัดจำหน่ายที่มีการเชื่อมต่อ บันทึกการสมัครสมาชิก PMS ส่วนเสริมของช่องทาง ระบบการจอง และบริการเสริมต่าง ๆ แยกจากกัน อย่าสรุปเอาเองว่าทุกการผสานการทำงานจะใช้งานได้ฟรีเพียงเพราะแผนหลักนั้นฟรี สอบถามว่ารายการใดรวมอยู่ใน Professional และรายการใดต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับบัญชีของคุณ
ก่อนอนุมัติการเชื่อมต่อ
เตรียมข้อมูลระบุตัวตนของบัญชีที่พักและบัญชีช่องทาง รายการประเภทห้อง แผนอัตราค่าบริการ และบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้เป็นผู้อนุมัติการเชื่อมต่อ เก็บข้อมูลประจำตัวของบัญชีไว้ในกระบวนการเชื่อมต่อที่ปลอดภัยตามปกติของผู้ให้บริการ สอบถามว่าต้องเปลี่ยนแปลงการเชื่อมต่อระบบจัดการช่องทาง (channel manager) ที่มีอยู่เดิมหรือไม่ และตกลงกันว่าใครจะเป็นผู้จัดการการเปลี่ยนแปลงนั้น
ใช้เอกสารการจับคู่ที่เป็นลายลักษณ์อักษรโดยมีหนึ่งแถวสำหรับแต่ละประเภทห้องและแผนอัตราค่าบริการ ตรวจสอบชื่อห้อง จำนวนผู้เข้าพัก ห้องพักว่าง สกุลเงิน และอัตราค่าบริการที่ผู้เข้าพักสามารถจองได้ ระบุความแตกต่างระหว่างสิ่งที่ทีมแผนกต้อนรับของคุณเรียกชื่อห้องกับวิธีที่ช่องทางขายห้องนั้น ขอให้ทีมดำเนินงานอธิบายว่าจะแสดงความแตกต่างเหล่านั้นออกมาอย่างไร
สำหรับที่พักในญี่ปุ่น ให้ตรวจสอบการจับคู่ร่วมกับเพื่อนร่วมงานที่พูดภาษาญี่ปุ่นซึ่งจะเป็นผู้ดูแลการตั้งค่านั้น สำหรับที่พักในไทย ให้ทีมรับจองห้องพักในพื้นที่ตรวจสอบประเภทห้องและคำอธิบายสำหรับผู้เข้าพัก ยืนยันว่าหน้าจอการใช้งานและภาษาของฝ่ายสนับสนุนใดบ้างที่พร้อมให้บริการสำหรับการตั้งค่าที่เสนอราคา แปลคำแนะนำในการปฏิบัติงานที่พนักงานจะนำไปปฏิบัติตามจริง
สาธิตวงจรชีวิตของการจอง
ตกลงขั้นตอนการทดสอบที่ได้รับอนุญาตกับผู้ให้บริการและแต่ละช่องทาง ใช้ข้อมูลตัวอย่างหากเป็นไปได้และหลีกเลี่ยงการสร้างการจองของผู้เข้าพักโดยไม่ตั้งใจ
- การจองใหม่ ติดตามการจองทดสอบเข้าไปใน PMS ตรวจสอบที่พัก ประเภทห้อง วันที่ จำนวนผู้เข้าพัก รหัสอ้างอิงการจอง และแหล่งที่มา สอบถามว่าพนักงานจะเห็นบันทึกที่ต้องได้รับการดูแลได้จากที่ใด
- การอัปเดตห้องพักว่าง ขอให้พนักงานแสดงความพร้อมในการให้บริการที่สอดคล้องกันใน PMS และบนช่องทางที่เชื่อมต่อ บันทึกเวลาที่คาดว่าจะมีการอัปเดตและสิ่งที่ต้องทำหากมุมมองทั้งสองไม่ตรงกัน การเชื่อมต่อช่องทางไม่ได้เป็นสิ่งยืนยันว่าจะไม่เกิดการจองเกิน (overbooking) ขึ้นเลย
- การแก้ไข ทดสอบการเปลี่ยนแปลงวันที่หรือห้องพักตามที่ตกลงกันไว้ ระบุว่าใครเป็นผู้ได้รับการเปลี่ยนแปลง พนักงานเห็นข้อมูลนี้ที่ใด และตรวจสอบการจองที่แก้ไขเทียบกับรหัสอ้างอิงเดิมอย่างไร
- การยกเลิก ตรวจสอบสถานะการยกเลิก การคืนสิทธิ์ห้องพักว่าง และงานที่เหลือสำหรับแผนกต้อนรับ แยกนโยบายการยกเลิกและการจัดการการคืนเงินออกจากสถานะการจองให้ชัดเจน
- การชำระเงินและการกระทบยอด สอบถามว่าข้อมูลการชำระเงินใดบ้างที่ส่งมาพร้อมกับการจอง และการดำเนินการใดบ้างที่ยังคงอยู่ในบัญชีของช่องทางหรือผู้ให้บริการชำระเงิน อย่าคิดไปเองว่าการเชื่อมต่อการจองจะถ่ายโอนฟังก์ชันการชำระเงินหรือการคืนเงินทุกอย่างมาด้วย
- ข้อยกเว้น ซักซ้อมกรณีการจองตกหล่นหรือล่าช้า รวมถึงกรณีห้องพักว่างไม่ตรงกัน ตกลงช่องทางการติดต่อ ขั้นตอนการปฏิบัติงานชั่วคราว และวิธีการกระทบยอดบันทึกในภายหลัง
จดบันทึกผลลัพธ์สำหรับ Booking และ Airbnb แยกกัน การผ่านการทดสอบสำหรับช่องทางหนึ่งไม่ได้เป็นการยืนยันพฤติกรรมการทำงานของอีกช่องทางหนึ่ง
เชื่อมโยงขั้นตอนการทำงานของช่องทางเข้ากับแผนกต้อนรับ
ข้อมูลในหน้าผลิตภัณฑ์แผนกต้อนรับของ Smart Order อธิบายถึงการเช็กอินบนมือถือ การเช็กเอาต์ และการอัปเดตการจองได้ทุกที่ สาธิตการดำเนินการเหล่านั้นโดยใช้การจองจากแต่ละช่องทางที่นำเสนอและสิทธิ์ของบัญชีที่พนักงานจะใช้
ให้แผนกต้อนรับค้นหาการจองบนคอมพิวเตอร์ที่โต๊ะทำงานและบนโทรศัพท์ ตรวจสอบว่าเพื่อนร่วมงานสามารถระบุวันที่ล่าสุด การกำหนดห้องพัก และงานที่ยังค้างอยู่ได้ ตกลงกันว่าใครสามารถเปลี่ยนแปลงการจองได้และทีมจะจัดการกับความคลาดเคลื่อนระหว่างข้อมูลของช่องทางกับบันทึกใน PMS อย่างไร รวมการดูแลทำความสะอาดหรือการเช็กอินด้วยตนเองเข้าไว้ในการสาธิต หากฟีเจอร์ Professional เหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการทำงานที่นำเสนอ
สำหรับเจ้าของที่ทำงานอยู่นอกประเทศญี่ปุ่นหรือไทย ให้ตกลงกันว่าเพื่อนร่วมงานคนใดจะตรวจสอบการจองที่เข้ามา ข้อยกเว้นใดที่ต้องส่งต่อเรื่อง และเจ้าของจะตรวจสอบบันทึกที่เกี่ยวข้องได้อย่างไร ขั้นตอนการทำงานระยะไกลที่เป็นประโยชน์จะมอบความรับผิดชอบที่ชัดเจนให้แก่แต่ละคนในระหว่างวันทำการของท้องถิ่น
คำถามที่ต้องตกลงให้เรียบร้อยในใบเสนอราคา
- มีบัญชีและที่พักของ Booking และ Airbnb ใดบ้างที่รวมอยู่ด้วย
- ช่องทางที่จำเป็นต้องใช้เป็นส่วนเสริม Essential หรือรวมอยู่ในใบเสนอราคา Professional แล้ว
- ใครเป็นผู้ดำเนินการอนุญาตสิทธิ์บัญชี รวมถึงการจับคู่ห้องพักและราคา
- แต่ละการเชื่อมต่อรองรับฟังก์ชันการจอง ความพร้อมจำหน่าย ราคา ข้อความ และการชำระเงินใดบ้าง
- มีข้อตกลงเรื่องกำหนดเวลาอัปเดต การจัดการข้อยกเว้น และการจัดเตรียมบริการสนับสนุนอย่างไรบ้าง
- งานใดบ้างที่พนักงานจะยังคงต้องทำในบัญชีของช่องทางนั้นๆ โดยตรง
เก็บผลลัพธ์การจับคู่และการสาธิตที่เสร็จสมบูรณ์ไว้กับใบเสนอราคา เพื่อให้พนักงานสามารถตรวจสอบการตั้งค่าที่ส่งมอบเทียบกับสิ่งที่ตกลงกันไว้ได้
คำถามที่พบบ่อย
Smart Order รองรับ Booking และ Airbnb หรือไม่
หน้าราคาของระบบระบุทั้งสองช่องทางไว้ในกลุ่มช่องทาง OTA ที่มีให้บริการ โปรดยืนยันข้อกำหนดการเชื่อมต่อและฟังก์ชันที่รองรับสำหรับที่พักและบัญชีของคุณเอง จากนั้นให้สาธิตการจองใหม่ การแก้ไข และการยกเลิกสำหรับแต่ละช่องทาง
การเชื่อมต่อเหล่านี้ใช้งานได้ฟรีในแพ็กเกจ Essential หรือไม่
Smart Order ระบุช่องทาง OTA และระบบการจองว่าเป็นส่วนเสริม Essential ตัว PMS หลักที่ให้บริการฟรีไม่ได้ให้การเชื่อมต่อช่องทางต่างๆ ฟรี โปรดขอใบเสนอราคาปัจจุบันที่ครอบคลุมช่องทางและที่พักที่คุณต้องการเชื่อมต่ออย่างชัดเจน
การเชื่อมต่อช่องทางรับประกันหรือไม่ว่าจะไม่เกิดการจองเกิน
ไม่มีการรับประกันดังกล่าวจากการลงประกาศในช่องทาง ให้ตรวจสอบการจับคู่ห้องพักว่าง กำหนดเวลาอัปเดตที่คาดไว้ และขั้นตอนในการจัดการกับความคลาดเคลื่อน พนักงานควรทราบวิธีตรวจสอบการจองที่เข้ามาล่าช้าหรือแสดงผลแตกต่างกันในแต่ละระบบ
โรงแรมสามารถจัดการผู้เข้าพักที่เดินทางมาถึงผ่านโทรศัพท์ได้หรือไม่
Smart Order มีเอกสารระบุถึงการเช็คอิน การเช็คเอาต์ และการอัปเดตการจองผ่านมือถือ ให้ทดสอบการดำเนินการเหล่านั้นด้วยการจองจากช่องทางต่างๆ บนอุปกรณ์และบัญชีที่ทีมของคุณจะใช้งาน ยืนยันสิทธิ์การเข้าถึงและผู้ที่จะจัดการข้อยกเว้นเมื่อเจ้าของไม่อยู่
ขั้นตอนต่อไปที่ต้องทำ
นำรายชื่อบัญชีช่องทางของคุณ การจับคู่ห้องพักและราคา ความต้องการด้านภาษาของพนักงาน และตัวอย่างวงจรชีวิตการจองมาร่วมการสาธิต ขอขอบเขตงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรและผลการตรวจรับแยกต่างหากสำหรับ Booking และ Airbnb
ตรวจสอบการเชื่อมต่อ Booking และ Airbnb ของคุณกับ Smart Order