1. Separa la prenotazione, l'esito della cancellazione, il rimborso dell'ospite, il pagamento dell'hotel e il compenso di Agoda invece di trattarli come un'unica transazione.
2. Identifica se si tratta di Agoda Collect o Property Collect prima di decidere chi rimborsa l'ospite e dove deve apparire la rettifica finanziaria.
3. Abbina ogni cancellazione al suo ID prenotazione, esito della politica, registro di pagamento, lotto di pagamento e riferimento di rettifica.
4. Non chiudere il periodo contabile mentre un rimborso, un'esenzione dalla commissione, un tentativo di addebito o una rettifica post-pagamento rimangono non giustificati.
Riconciliazione dei rimborsi Agoda inizia dopo che la decisione di cancellazione è stata registrata. Il team amministrativo non decide quale politica debba essere applicata; verifica che la prenotazione, il rimborso dell'ospite, l'addebito di cancellazione, il compenso del canale e il movimento di cassa coincidano.
Questo rende il processo diverso da una revisione della politica di cancellazione. L'impostazione della politica, le regole di esenzione dalle commissioni e la prevenzione delle cancellazioni determinano il risultato commerciale. La riconciliazione verifica se tale risultato ha raggiunto correttamente i registri contabili e il conto bancario dell'hotel.
Definire i Cinque Registri da Abbinare
Una prenotazione cancellata può generare diversi registri in date diverse. Mantieni la prenotazione originale come documento di origine, quindi abbina l'avviso di cancellazione o modifica, il registro del modello di pagamento, la transazione finanziaria di Agoda e la registrazione contabile dell'hotel.
Non sovrascrivere i ricavi originali della camera con l'importo del rimborso. Conserva il valore prenotato, il valore cancellato, la commissione trattenuta o condonata, l'addebito del canale, il trattamento fiscale e il movimento di cassa come campi separati. Questo rende possibili future contestazioni e campionamenti di audit.
Usa l'ID prenotazione di Agoda come riferimento comune. Aggiungi l'ID della struttura, il nome dell'ospite, le date del soggiorno, la valuta prenotata, il modello di pagamento, il timestamp della cancellazione, l'esito della politica, l'ID del pagamento, l'ID della rettifica e il riferimento bancario o della carta. Non copiare mai i dettagli completi della carta dell'ospite o della carta virtuale in un normale foglio di calcolo.
Identificare Chi Controllava il Denaro
Per Agoda Collect, Agoda incassa dall'ospite e paga la struttura tramite il suo metodo di pagamento configurato. Una cancellazione può ridurre o azzerare l'importo pagabile. Se il pagamento era già stato confermato, l'importo corretto potrebbe rientrare come rettifica su un pagamento successivo anziché come addebito bancario separato.
Per Property Collect, di norma la struttura incassa l'importo del soggiorno dall'ospite. Il compenso di Agoda viene comunemente compensato con gli importi che Agoda deve alla struttura per le prenotazioni prepagate. Una cancellazione richiede quindi due controlli: ciò che l'hotel ha incassato o rimborsato, e ciò che Agoda ha addebitato o stornato tramite il processo di compensazione.
L'attuale spiegazione di Agoda Property Collect descrive questo meccanismo di compensazione e l'estratto conto a livello di prenotazione disponibile con i pagamenti completati. Usa l'accordo della struttura e l'attuale registro del Partner Portal quando un mercato o un metodo di pagamento differisce.
Non dedurre la responsabilità solo dallo stato della prenotazione. Per una cancellazione Property Collect garantita da carta, la visualizzazione della carta dell'ospite può cambiare chi è responsabile dell'incasso di una penale di cancellazione. L'amministrazione dovrebbe conservare lo storico delle azioni, non solo lo stato finale.
Il business intelligence hotel di Smart Order fornisce all'amministrazione un registro della fonte di prenotazione e dei ricavi da confrontare con le transazioni di Agoda. L'estratto conto di Agoda rimane il documento di origine del canale, mentre il PMS hotel fornisce il lato operativo dell'abbinamento.
Riconciliare Agoda con il Registro delle Prenotazioni
Confronta i ricavi del canale, lo stato della prenotazione e i registri dell'hotel prima di registrare una rettifica di cancellazione o chiudere il periodo.
Riconciliare una Cancellazione Agoda Passo dopo Passo
Lavora a livello di prenotazione prima di rivedere i totali dei pagamenti. Un lotto può quadrare anche se due singole prenotazioni sono registrate in modo errato.
- Apri la prenotazione originale e registra l'ID prenotazione Agoda, il valore prenotato, la valuta, le tasse, il modello di pagamento, i termini di cancellazione e il metodo di pagamento.
- Apri l'avviso di cancellazione o modifica e conferma il timestamp effettivo, l'importo cancellato, l'esito della commissione e se la cancellazione è totale o parziale.
- Controlla se la struttura ha già ricevuto, confermato o addebitato un pagamento Agoda per la prenotazione.
- Nel Partner Portal, individua la prenotazione nell'area Amministrazione pertinente e acquisisci il suo importo pagabile, pagato, stornato o rettificato.
- Abbina la transazione al suo riferimento di pagamento o rimessa e quindi al deposito bancario effettivo, all'addebito sulla carta Agoda, all'addebito UPC o alla ricevuta Property Collect.
- Registra il trattamento contabile approvato per la struttura, mantenendo distinti i ricavi, i proventi da cancellazione, il compenso del canale, le tasse, i rimborsi e i movimenti di credito o debito.
- Contrassegna la voce come riconciliata solo quando la differenza è zero o è supportata da una rettifica nominativa e datata che rimane aperta.
Se una cancellazione si verifica dopo il pagamento, cerca la correzione nelle Rettifiche. L'attuale flusso di lavoro dei pagamenti di Agoda include cancellazioni post-pagamento, saldi in sospeso, addebiti eccessivi e rifiuti di prenotazione come casi di rettifica. Un credito negativo può essere compensato da ulteriori prenotazioni pagabili anziché essere saldato come un pagamento positivo indipendente.
Abbinare il Rimborso al Periodo Contabile Corretto
La data di prenotazione, la data di cancellazione, la data di pagamento originale, la data di rettifica e la data di valuta bancaria possono ricadere in mesi diversi. Scegli il periodo contabile in base alla politica dell'hotel e ai requisiti locali, quindi mantieni un collegamento di riconciliazione tra le date operative e quelle di cassa.
Una chiusura di fine mese dovrebbe identificare le cancellazioni registrate da Agoda ma non ancora riflesse in un pagamento. Dovrebbe anche individuare i rimborsi emessi dall'hotel che non hanno una corrispondente modifica di passività Property Collect e le rettifiche Agoda registrate dopo il periodo di soggiorno originale.
Evita di compensare prenotazioni non correlate nel PMS hotel solo perché Agoda le compensa in un unico pagamento. La banca riceve un importo netto, ma l'amministrazione ha comunque bisogno della composizione a livello di prenotazione: soggiorni pagabili, soggiorni cancellati, compensi Property Collect e altre rettifiche.
Per i bonifici bancari, abbina l'ID di pagamento o il riferimento del lotto alla data di valuta della rimessa. Per i pagamenti con carta, abbina l'esatto importo autorizzato e la data della transazione. Le differenze causate da commissioni bancarie o conversione di valuta dovrebbero rimanere identificate separatamente.
Diagnosticare le Comuni Differenze di Riconciliazione Agoda
Il pagamento è inferiore al report delle prenotazioni
Sintomo: L'incasso Agoda è inferiore ai ricavi Agoda nel PMS hotel. Controllo: prenotazioni cancellate o modificate, compensi Property Collect, esenzioni da commissioni, prenotazioni rifiutate, pagamenti in eccesso precedenti e tempistiche di pagamento. Azione: ricostruisci il lotto a livello di prenotazione e assegna ogni detrazione a un riferimento di origine.
Appare un rimborso dopo che la prenotazione è stata pagata
Sintomo: il pagamento originale è corretto, ma un lotto successivo risulta ridotto. Controllo: se l'ospite ha cancellato entro un periodo rimborsabile dopo la conferma del pagamento. Azione: abbina la rettifica successiva alla prenotazione originale invece di ridurre i ricavi di un soggiorno non correlato.
La commissione Property Collect non corrisponde all'incasso
Sintomo: Agoda deduce il compenso mentre l'hotel non mostra alcuna ricevuta dell'ospite. Controllo: stato di cancellazione, segnalazione di no-show, cronologia di visualizzazione della carta, responsabilità per l'incasso della commissione e se l'hotel ha condonato l'addebito. Azione: risolvi il credito dell'ospite e la passività verso Agoda separatamente.
La stessa cancellazione è registrata due volte
Sintomo: sia il PMS hotel che la riconciliazione bancaria contengono voci di rimborso duplicate. Controllo: se un registro è il rimborso dell'ospite e l'altro è la compensazione di Agoda di un pagamento precedente. Azione: conserva entrambe le transazioni di origine ma storna solo la registrazione contabile duplicata.
Creare il Controllo Agoda di Fine Mese
Calcola tre totali per il periodo: valore delle prenotazioni cancellate, penali di cancellazione trattenute o da riscuotere, e rimborsi o rettifiche saldate. Riconcilia ogni totale sia con la popolazione delle prenotazioni nel PMS hotel sia con la popolazione finanziaria di Agoda.
Classifica le voci non risolte per motivo piuttosto che inserire tutto in “Differenza OTA”. Le categorie utili includono: rettifica Agoda in sospeso, rimborso ospite in sospeso, incasso fallito, esenzione commissione in sospeso, differenza di valuta, pagamento non dovuto, importo contestato e documento di origine mancante.
Richiedi una revisione da parte di una seconda persona per le registrazioni manuali a giornale, le cancellazioni con pagamenti precedenti, i lotti negativi e i casi di carte Property Collect. Il revisore dovrebbe essere in grado di tracciare la registrazione dal libro mastro alla banca, al pagamento, all'avviso di cancellazione e alla prenotazione originale.
Conserva le prove in base ai requisiti locali in materia di tasse, privacy e tenuta dei registri. Gli estratti conto Agoda supportano il lato del canale, ma non sostituiscono la fattura dell'hotel, le imposte o gli obblighi di pagamento dell'ospite.
Domande Frequenti
La riconciliazione dei rimborsi Agoda è uguale all'impostazione di una politica di cancellazione?
No. L'impostazione della politica determina i diritti commerciali dell'ospite e dell'hotel. La riconciliazione verifica i conseguenti rimborsi, le commissioni, i pagamenti, i compensi e i registri contabili dopo che si verifica una cancellazione.
Dove appaiono le rettifiche dei pagamenti Agoda?
Gli attuali flussi di lavoro dei pagamenti sul Partner Portal mostrano le rettifiche con le prenotazioni pagabili nell'area Amministrazione. Le etichette esatte dipendono dal metodo di pagamento e dalla configurazione dell'account.
Cosa succede se una prenotazione Agoda viene cancellata dopo il pagamento?
L'importo corretto può apparire come una rettifica in un pagamento futuro. Abbina tale rettifica alla prenotazione e al pagamento originali invece di registrarla come un costo del canale non identificato del periodo in corso.
Perché una cancellazione Property Collect può creare una detrazione Agoda?
La struttura incassa i fondi degli ospiti con il metodo Property Collect, mentre il compenso di Agoda può essere compensato con gli importi prepagati dovuti alla struttura. La transazione dell'ospite e il compenso di Agoda richiedono pertanto una riconciliazione separata.
L'amministrazione può riconciliare solo dal deposito bancario?
No. Un deposito netto può combinare prenotazioni pagabili e molteplici rettifiche. L'amministrazione ha bisogno di estratti conto a livello di prenotazione e riferimenti di pagamento per spiegare il totale.
Quale documentazione dovrebbe supportare una cancellazione riconciliata?
Conserva la prenotazione, l'avviso di cancellazione o modifica, il modello di pagamento, l'esito della politica, il registro delle commissioni o esenzioni, i riferimenti di pagamento e di rettifica, le prove di cassa e la registrazione contabile approvata.
Una cancellazione Agoda è riconciliata quando l'esito operativo e ogni movimento finanziario raccontano la stessa storia. Conserva la prenotazione originale, separa il rimborso dal compenso, traccia le rettifiche successive e chiudi le differenze solo con documentazione a livello di prenotazione.
