Mappatura delle camere nel channel manager Agoda: come aggiungere in sicurezza una nuova tipologia di camera

La mappatura delle camere nel channel manager hotel Agoda è il collegamento tra una camera presente nel sistema dell'hotel e quella venduta da Agoda. Un abbinamento errato può assegnare una prenotazione alla categoria sbagliata, pubblicare un'occupazione non corretta o lasciare aperta la disponibilità quando l'hotel è già al completo.

Aggiungere in sicurezza una nuova tipologia di camera richiede quindi molto più che crearne il nome. L'hotel deve preparare il prodotto, collegare la camera e i piani tariffari Agoda corretti, rendere disponibile l'inventario con cautela e verificare che una prenotazione reale arrivi alla camera giusta.

Le etichette dei menu possono variare in base al tipo di struttura e alla configurazione dell'account. La sequenza operativa riportata di seguito rimane invariata anche se il tuo account utilizza diciture leggermente diverse.

Prepara la camera prima di aprire le vendite su Agoda

Definisci con precisione cosa rappresenta la nuova camera. Verifica il numero di camere fisiche, l'occupazione massima, la disposizione dei letti, lo stato fumatori/non fumatori, la vista, i servizi inclusi e se sono ammessi bambini o letti supplementari.

Crea quindi la categoria di camera corrispondente nel Sistema di Gestione Alberghiera o nel channel manager hotel normalmente utilizzato dalla struttura. Usa un nome interno chiaro, facilmente distinguibile dal personale durante i turni più intensi. “Deluxe King - Balcone” è più sicuro rispetto a chiamare semplicemente “Deluxe” una seconda camera.

Non riutilizzare una vecchia categoria di camera soltanto perché al momento è inattiva. Le vecchie mappature, i piani tariffari, i report o le prenotazioni future potrebbero ancora farvi riferimento. Un prodotto realmente nuovo dovrebbe avere una scheda camera separata e pulita, a meno che il fornitore del sistema non confermi che il riutilizzo di quella precedente è sicuro.

Prima di continuare, assegna un responsabile alla configurazione. Una sola persona dovrebbe gestire la nuova camera finché la pagina della struttura su Agoda, il collegamento al canale e l'inventario del Sistema di Gestione Alberghiera non risultano perfettamente allineati.

Crea la nuova tipologia di camera nel Portale Partner Agoda

Per una struttura alberghiera o una proprietà con più unità, l'attuale procedura di configurazione delle camere di Agoda è disponibile in Struttura > Configurazione camere. Le opzioni esatte dipendono dall'account della struttura, ma la sequenza operativa più sicura è la seguente:

1. Accedi al Portale Partner Agoda e seleziona la struttura corretta da Strutture.
2. Apri Struttura > Configurazione camere, seleziona Crea e scegli il nome di camera più simile e accurato.
3. Inserisci il numero di camere di questa tipologia, l'occupazione consentita, i dettagli dei letti, i limiti tariffari, i contenuti della camera e le foto.
4. Confronta ogni campo con la camera fisica e con la categoria configurata nel Sistema di Gestione Alberghiera.
5. Salva la camera, quindi annota l'ID della tipologia di camera Agoda visualizzato in Configurazione camere.
6. Mantieni la disponibilità chiusa o impostata a zero finché non avrai verificato il collegamento con il channel manager hotel.

Agoda mette inoltre a disposizione un campo facoltativo denominato ID codice esterno per un codice fornito dal channel manager hotel. Utilizzalo soltanto se il tuo fornitore ti indica di farlo. Non inventare un codice e non copiare l'ID di un'altra camera.

I campi e la navigazione attualmente utilizzati per creare una camera sono documentati nella guida di Agoda alla configurazione delle camere. Usa uno dei nomi disponibili nell'account, senza forzare un nome commerciale che non descriva accuratamente l'alloggio.

Collega la camera e i relativi piani tariffari

Il collegamento di una camera risponde a una domanda pratica: quando Agoda vende questa camera, da quale camera del Sistema di Gestione Alberghiera o del channel manager hotel deve essere sottratta un'unità di disponibilità?

Apri il collegamento Agoda nel tuo channel manager hotel e seleziona la nuova tipologia di camera Agoda. Abbinala alla nuova categoria di camera dell'hotel che hai preparato. Collega poi ogni piano tariffario Agoda al piano tariffario corretto dell'hotel. Il piano Solo pernottamento non deve essere collegato a Colazione inclusa, così come una tariffa rimborsabile non deve essere collegata a una non rimborsabile.

Prima di salvare, verifica i dettagli commerciali: occupazione, pasti inclusi, politica di cancellazione, modalità di pagamento, modello tariffario, valuta e bacino d'inventario. La somiglianza dei nomi non dimostra che due prodotti siano equivalenti.

Agoda mostra l'ID della struttura accanto al suo nome, gli ID delle tipologie di camera in Struttura > Configurazione camere e gli ID dei piani tariffari in Tariffe e disponibilità > Piani tariffari. Questi sono gli identificatori che il channel manager hotel potrebbe richiedere per completare il collegamento. La guida di Agoda al collegamento con il channel manager indica dove trovarli.

Non collegare la nuova camera a una camera Agoda esistente soltanto per completare più rapidamente la configurazione. Questa scorciatoia può unire due bacini di camere fisiche e causare sovrapprenotazioni in seguito.

Quando un hotel aggiunge una camera in un sistema ma dimentica di creare il prodotto Agoda corrispondente, le tariffe e la disponibilità possono essere inviate alla camera sbagliata. Il channel manager hotel di Smart Order riunisce il collegamento delle camere, le variazioni della disponibilità e i riferimenti delle prenotazioni in entrata in un unico flusso operativo, consentendo ai gestori di verificare rapidamente il risultato prima di rendere disponibile l'intero inventario.

Non confondere due diverse attività di mappatura

Il Portale Partner Agoda può mostrare anche Struttura > Mappatura camere. Questa pagina serve ad abbinare le camere fornite dai partner di Agoda a quelle già presenti nella pagina della tua struttura. Aiuta a risolvere i casi di camere duplicate o fornite dai partner ma non ancora mappate.

Non equivale a collegare ad Agoda la camera del Sistema di Gestione Alberghiera o del channel manager hotel. Per una nuova camera gestita tramite channel manager, completa il collegamento all'interno del channel manager usando i dati Agoda relativi alla struttura, alla tipologia di camera e al piano tariffario.

Se nella pagina pubblica della struttura su Agoda vedi anche una camera partner non mappata, esaminala separatamente. Verifica il tipo di letto, l'occupazione, le dimensioni della camera, la vista e i servizi prima di utilizzare la funzione di mappatura delle camere del Portale Partner. Non dare mai per scontato che si tratti della nuova camera soltanto perché i nomi sono simili.

Rendi disponibile una piccola quantità d'inventario per un test controllato

Dopo aver collegato la camera e i piani tariffari, invia una disponibilità ridotta per date future a basso rischio. Aprire una sola camera in una data poco richiesta è più sicuro che rendere immediatamente disponibile l'intera stagione.

Verifica il risultato in tre punti. Il channel manager hotel deve indicare che l'aggiornamento è stato completato. Il Portale Partner Agoda deve mostrare la camera, il piano tariffario, il prezzo e la disponibilità previsti. Una ricerca effettuata come ospite deve visualizzare l'occupazione, il trattamento, le condizioni di cancellazione, le imposte e il prezzo finale di vendita corretti.

Se la camera non compare, non ricrearla ripetutamente. Verifica se è attiva, se è stato associato un piano tariffario, se le date selezionate hanno disponibilità e se la tariffa rientra nell'intervallo consentito per la camera.

Se Agoda mostra la camera o il piano errato, chiudi nuovamente il nuovo prodotto. Correggi il collegamento prima di inviare altra disponibilità. Conserva schermate della camera su Agoda, della camera nel sistema dell'hotel e dell'abbinamento del piano tariffario, affinché il fornitore responsabile possa individuare la mancata corrispondenza.

Effettua una prenotazione di prova prima del lancio completo

Un aggiornamento della disponibilità completato correttamente dimostra che Agoda può visualizzare il prodotto. Non dimostra però che una prenotazione in entrata verrà assegnata alla camera corretta nel Sistema di Gestione Alberghiera.

Effettua una prenotazione di prova cancellabile per la data controllata. Verifica che la prenotazione compaia sotto la camera e il piano tariffario Agoda previsti, raggiunga una sola volta il Sistema di Gestione Alberghiera, riduca una sola volta il bacino d'inventario corretto e riporti il prezzo per l'ospite e le istruzioni di pagamento appropriati.

Cancella la prova utilizzando il normale processo riservato agli ospiti o ai partner e verifica che la cancellazione raggiunga la prenotazione originale nel Sistema di Gestione Alberghiera e ripristini una sola volta l'inventario. Non eliminare manualmente la registrazione dal sistema prima di aver verificato il flusso di cancellazione.

Se il tuo hotel non può effettuare una prenotazione di prova, monitora la prima prenotazione reale applicando gli stessi controlli e mantieni limitato l'inventario iniziale finché il processo non viene completato correttamente.

Mantieni sicura la mappatura dopo il lancio

Registra l'ID della tipologia di camera Agoda, la camera dell'hotel collegata, i piani tariffari associati, la data di lancio, il risultato del test e il dipendente che ha approvato la configurazione. Conserva queste informazioni insieme alle note di configurazione dei canali dell'hotel.

Quando il nome di una camera cambia nel Portale Partner, le prenotazioni esistenti non vengono modificate automaticamente e potrebbe essere necessario intervenire anche sul collegamento del channel manager hotel. Verifica il collegamento dopo aver rinominato, sostituito, disattivato o duplicato qualsiasi camera o piano tariffario.

La regola più sicura è semplice: crea prima il prodotto, collegalo una sola volta, esegui un test con un inventario limitato e soltanto dopo rendi disponibile la quantità ordinaria. Questo ordine impedisce che un piccolo errore di configurazione si trasformi in una serie di prenotazioni assegnate alla camera sbagliata o in una sovrapprenotazione evitabile.

Domande frequenti

Che cos'è la mappatura delle camere nel channel manager hotel Agoda?

È il collegamento tra una tipologia di camera Agoda e la categoria corrispondente nel sistema dell'hotel. Indica ai sistemi collegati quale inventario deve cambiare quando Agoda riceve un aggiornamento o una prenotazione.

Il nome della camera deve essere identico in entrambi i sistemi?

I nomi possono essere diversi, ma la camera fisica, l'occupazione, i letti, i servizi e le condizioni commerciali devono rappresentare lo stesso prodotto. Nomi interni chiari riducono gli errori.

L'hotel può aprire l'inventario prima di collegare i piani tariffari?

Non aprire l'inventario ordinario finché non è stato associato e verificato almeno un piano tariffario corretto e vendibile. Una camera priva del piano tariffario previsto potrebbe rimanere non disponibile o essere venduta con condizioni errate.

Cosa deve fare l'hotel se la nuova camera mostra un prezzo errato?

Chiudi o limita il prodotto, controlla il piano tariffario collegato e la tariffazione in base all'occupazione, quindi invia nuovamente un singolo aggiornamento controllato. Verifica ancora una volta il prezzo finale per l'ospite prima di riaprire l'inventario ordinario.