1. 変更対象となる客室、日付、数量を記録します。
2. 通常、OTA在庫を管理しているシステムで更新します。
3. 最大手のチャネルだけでなく、接続中のすべてのOTAで結果を確認します。
4. 重要な日付をゲストとしてテストし、例外があれば記録します。
在庫を一括変更すれば、手作業の時間を大幅に削減できます。しかし、客室や日付を1つでも見落とすと、オーバーブッキングが発生したり、販売可能な在庫が非表示になったりするおそれがあります。在庫一括更新の確認とは、意図した客室数が接続中のすべてのOTAに反映されたことを確認する作業です。
ホテル管理者がすべての技術的なメッセージを確認する必要はありません。必要なのは、次の3つの問いに対する実務的な答えです。正しい客室が変更されたか。すべてのOTAが変更を受信したか。ホテルが実際に販売できる在庫だけをゲストが予約できる状態になっているか。
最初に意図する結果を書き出す
更新前に、施設、客室タイプ、対象期間、現在の空室状況、新しい空室状況を記録します。週末、イベント開催日、満室日など、異なる設定を維持すべき日付も書き留めてください。
この簡単な記録により、後から想定外の数値に気づいても、それが一括更新によるものか、以前から存在していたものか判断できないという、よくある問題を防げます。
変更する内容を明確にしてください。空室が5室あることと、販売上限が5室であることは異なります。販売停止と客室を故障扱いにすることも同じではありません。画面に複数の設定項目がある場合は、チャネルへ送信する販売可能数を変更していることを確認してください。
ドミトリーでは、その数値がベッド数と客室数のどちらを表しているか記録します。個室では、各ユニットが客室全体として1回だけ販売されるか確認してください。数値の意味を確認せず、異なる商品間で同じ数量をコピーしないでください。
通常の管理元から更新する
通常、ホテル管理システムまたはチャネルマネージャーでOTAの空室状況を管理している場合は、そこで一括変更を行います。緊急対応でない限り、複数のOTAエクストラネットを同時に編集しないでください。
保存する前に、各チャネルの接続が有効であることを確認します。その後、正しい施設、客室タイプ、対象期間を選択してください。更新が1日早く終了したり、次のシーズンまで及んだりしないよう、開始日と終了日を慎重に確認します。
一度に行う変更は、分かりやすい1つの内容に限定します。たとえば、最初に在庫を更新し、料金や制限の変更は別に処理します。複数の操作をまとめると、どの操作が想定外の結果を引き起こしたのか特定しにくくなります。
少ない手作業で接続中の在庫を管理
Smart Orderなら、客室の空室状況と日々のチャネル業務を1つの運用画面で効率的に管理できます。
5つの手順で確認する
- ホテル管理システムの結果を確認します。 選択した客室タイプと日付を再度開きます。開始日と終了日を含め、新しい数量が保存されていることを確認してください。
- すべてのOTAのステータスを確認します。 チャネル画面で、成功、処理中、警告、失敗の各結果を確認します。処理中の更新を完了済みと判断しないでください。
- 各OTAのエクストラネットを開きます。 対象を代表する日付について、正しい客室を確認します。エクストラネットには、管理元システムと同じ販売可能数が表示されている必要があります。
- ゲストとして検索します。 重要な日付と宿泊人数の組み合わせをテストします。販売可能な客室が表示され、在庫がゼロの客室は予約できないことを確認してください。
- 例外を記録します。 OTA、客室、日付、想定数量、表示数量、フォローアップの担当者を書き留めます。
目的は、カレンダーのすべてのセルを点検することではありません。対象期間全体が正しいことを確認し、ミスが発生しやすい箇所をテストすることです。
どの日付を確認すべきか
更新期間の開始日と終了日は必ず確認します。さらに、平日と週末を1日ずつ、イベント開催日、または数量がゼロに変更された日付も確認してください。
空室数を増やした場合は、そのうち少なくとも1日を確認します。在庫の削減よりも増加のほうが、オーバーブッキングのリスクが高くなります。また、残り1室の日付も確認してください。最後の1室は販売上の影響が大きいためです。
一括変更に含まれるすべての客室タイプを確認します。客室に1名利用、朝食付き、返金不可、プロモーションなどの個別プランがある場合は、それらが同じ在庫を共有しているか、別々に管理されているかを確認してください。
最後に、接続中のすべてのOTAを確認します。予約件数の少ないチャネルは見落とされやすく、スタッフがエクストラネットを開く機会も少ないため、古い空室状況が長く残る場合があります。
よくある結果が示す意味
すべてのOTAに誤った数値が表示される
最初の一括選択が誤っている可能性があります。ホテル管理システムで、施設、客室タイプ、日付、数量を再確認してください。別の更新を送信する前に、管理元のデータを修正します。
1つのOTAだけに誤った数値が表示される
そのチャネルに絞って確認します。接続が有効か、ホテル管理システムの客室が正しいOTA客室に紐付けられているかを確認してください。似た客室名によって、誤った接続を見落とすことがあります。
一部の日付だけが誤っている
開始日と終了日、月の境目、既存の個別設定、イベント開催日の設定を確認します。一括処理全体をやり直すのではなく、影響を受けた日付だけを修正してください。
OTAエクストラネットは正しいが、ゲストが予約できない
空室状況が原因ではない可能性があります。料金プランが販売中か、最低宿泊日数が設定されていないか、ゲスト検索の宿泊人数と予約可能期間が正しいかを確認してください。
正しい数量が後から元に戻る
別の管理元によって上書きされた可能性があります。その後に行われたホテル管理システムの更新、スケジュール設定されたルール、別のユーザー、またはエクストラネットでの直接編集を確認してください。再編集する前に、最後に変更したシステムを特定します。
例外を安全に修正する
1つのOTAまたは日付が誤っているだけで、一括更新全体を再送信しないでください。全件を再送信すると、正しいイベント料金、販売停止、手動調整が上書きされるおそれがあります。
まず、誤った日付選択、無効な接続、客室の紐付け、既存の個別設定など、原因を修正します。その後、影響を受けた客室と日付だけを更新してください。一度だけ保存し、ホテル管理システム、エクストラネット、ゲスト側で同じ確認を繰り返します。
緊急を要する満室日については、ホテルの手順で許可されている場合、該当するOTAプランを手動で販売停止にします。一時的な変更を記録し、自動更新を再開する前にホテル管理システムが修正されていることを確認してください。
結果が依然として不明な場合は、リスクの低い将来の日付を1つ使用します。空室数を1室分変更し、時刻を記録して、その変更がOTAに正確に反映されるか確認してください。テスト後は、意図した値にすぐ戻します。イベント開催日とホテルの最後の空室は避けてください。
役立つ引き継ぎ記録を作成する
最終記録は、次のシフトの担当者がすぐに理解できる簡潔な内容にします。更新した担当者、変更した客室と日付、意図した数量、確認したOTA、未解決の例外を記載してください。
実際の差異を示す場合にのみ、スクリーンショットを追加します。一般的な成功画面のスクリーンショットよりも、正確な客室、日付、数量が分かるもののほうが役立ちます。
更新した在庫枠に影響する次の予約またはキャンセルも引き続き監視します。空室数が想定どおりに変化し、新しい値が各チャネルに反映されることを確認してください。これにより、一度だけのカレンダー確認では見逃す可能性のある問題を検出できます。
Smart Orderのホテルレポートを活用すれば、すべての確認を技術的な調査に発展させることなく、客室販売や異常な在庫変動を管理者が効率よく確認できます。
在庫変更をより分かりやすく管理
Smart Orderでホテル運営、空室状況、フォローアップ業務をまとめて管理し、業務効率を高めましょう。
よくある質問
ホテル管理システムに成功と表示されれば、すべてのOTAが更新された証明になりますか？
いいえ。各OTAのエクストラネットで値を再確認し、ゲスト側から重要な日付をテストしてください。
すべての日付を確認する必要がありますか？
通常、その必要はありません。対象期間の開始日と終了日、週末、イベント開催日、在庫がゼロの日、在庫を増やした日、各客室タイプ、各OTAを確認してください。
1つのOTAを直接修正できますか？
承認された緊急時の上書きに限り、直接編集を使用してください。ホテル管理システムが在庫を管理している場合、次回の自動更新で手動設定値が置き換えられる可能性があります。
ホテルは更新後、どのくらい待ってから確認すべきですか？
ホテル管理システムとチャネルのステータスはすぐに確認します。更新が受け付けられた後にOTAエクストラネットを確認し、その接続で通常必要となる表示反映時間が経過してからゲスト検索を実行してください。
サポートの調査には、どのような情報が役立ちますか？
施設、OTA、客室タイプ、日付、想定数量と表示数量、タイムスタンプ、スクリーンショットを提供してください。更新参照番号が表示されている場合は、それも含めます。
