1. ホテル ホテルPMS へのインポートでは、不適切なデータは修正されず、その処理が自動化されるだけです。宿泊者レコードの重複、表記が統一されていない客室名、予約項目の欠落があるスプレッドシートを取り込むと、同じエラーがPMS上でより速く発生します
2. インポート前のデータクリーンアップは、宿泊者リスト、客室名と客室タイプ、料金プラン、将来の予約という4つの領域を対象とします
3. 将来の予約は最優先でインポートすべきデータです。今後の予約が正しく移行されないと宿泊者に直接影響する問題が生じますが、過去のデータは後回しにするか、移行対象から外すことができます
4. 多くの施設はデータを取り込みすぎています。何を移行するかと同じくらい、何を残すかが重要です
インポートが始まる前から失敗する理由
データのインポートは、「スプレッドシートを書き出し、PMSへアップロードすれば完了」というワンステップの作業に思える点が魅力です。しかし実際には、技術的な問題である以前に、データ形式と入力項目の充足性が問題になります。
ホテル PMS では、定められた構造のデータが必要です。宿泊者レコードには名、姓、少なくとも1つの連絡先項目が必要です。客室タイプには統一された名称、設定客室数、最大定員が必要です。予約には宿泊者情報との紐付け、日付、客室タイプ、料金、予約元チャネルが必要です。3～4年にわたり自然に蓄積されてきたスプレッドシートのデータが、そのままこれらの要件を満たすことはほとんどありません。
クリーンアップは省略できません。データを問題なく取り込めるか、取り込み後に何時間もかけて手作業で修正することになるかを分ける重要な工程です。
始める前に：既存データとPMSの要件を対応付ける
スプレッドシートを編集する前に、PMSのインポート用テンプレートまたは項目要件を入手してください。ほとんどのシステムでは、宿泊者、客室、料金、予約について、必須項目と任意項目を記載したサンプルCSVやインポートガイドを提供しています。この文書が目標とする形式であり、スプレッドシートのクリーンアップでは既存データをその形式に合わせて整えます。
スプレッドシート内の各データ区分を精査します：
- 重複を除いた宿泊者レコードはいくつあり、その大半で入力されている項目は何ですか？
- 使用されている客室名はいくつあり、それらは客室タイプと個別の客室のどちらを表していますか？
- 料金プランは明文化されていますか？それとも料金列に数値だけが入力されていますか？
- 将来の予約はいくつ記載されており、必要な情報はすべて揃っていますか？
この精査により、クリーンアップに最も手間がかかる箇所と、データを整えてインポートするよりも手入力し直したほうが早い可能性のある区分を判断できます。
宿泊者リストのクリーンアップ
通常、宿泊者リストは最もデータが乱雑な区分です。一般的な小規模ホテルのスプレッドシートには、数年のうちに、予約チャネルごとに異なるメールアドレスで登録された同一宿泊者、氏名の表記揺れ（J. Smith、John Smith、Smith, Johnなど）、利用可能な連絡先情報がない一度限りの予約レコードが蓄積されます。
まず重複を削除します。 ExcelまたはGoogle Sheetsでメールアドレスや電話番号を基準に並べ替え、同じ宿泊者が複数回記載されている行を特定します。最も情報が揃ったレコードを残し、ほかは削除してください。ある宿泊者が5回滞在し、5つの別々の行に記載されている場合は、レコードを統合します。
氏名の形式を統一します。 ほとんどのPMSでは、名と姓を別々の項目に保存します。「Smith, John」や「John Smith (Booking.com)」と入力されたスプレッドシートの列は、インポート前に分割する必要があります。スプレッドシートの区切り位置機能や数式を使用し、各項目を適切に分けてください。
不完全なレコードに印を付けます。 メールアドレスも電話番号もない宿泊者の行には、自動メッセージを送信できません。こうしたレコードをそのままインポートするか（連絡手段のない氏名だけのレコードになります）、対象から外すかを決めてください。データ品質にかかわらず過去の宿泊者をすべてインポートしても、通常はその後の修正作業に見合う価値がありません。
最近利用した宿泊者とリピーターに絞り込みます。 最終宿泊が2年以上前で、その後再訪していない宿泊者は、新しいシステムで価値を生む可能性が低いと考えられます。こうしたデータをインポートしても、実用性が高まらないままデータ量だけが増えます。実用的な基準として、2回以上宿泊した宿泊者、または過去12か月以内に宿泊した宿泊者をインポートします。
PMSで整理された宿泊者レコードがどのように表示されるかを見る
Smart Orderでは、宿泊者ごとに連絡先情報、宿泊履歴、予約元を1つのレコードにまとめて保存します。そのため、リピーターがチェックインする際、複数の予約チャネルを手作業で検索しなくても宿泊者を特定できます。
客室名と客室タイプの標準化
PMSでは、同じ設備・特徴、料金、定員を持つ実際の客室をまとめた区分である「客室タイプ」ごとに在庫を管理します。一方、スプレッドシートには通常、個別の客室が記録され、その表記も統一されていません。異なる時期に別々のスタッフが入力した「Room 101」「Deluxe King 2nd Floor」「Ocean View – king」「OK king」が、すべて同じ客室タイプを指している場合もあります。
インポート前に、PMSで使用する客室タイプを定義してください。12室の施設であれば、Standard Queen、Standard King、Deluxe King、Accessible Queenという3～4タイプに分けられるかもしれません。すべての実際の客室を、これらのいずれか1つのタイプに対応付けます。
客室タイプを定義したら、同じタイプを指す客室名の表記揺れがないかスプレッドシートを精査し、表記を統一します。インポートで使用する名称は、PMSに設定されている名称と完全に一致していなければなりません。「Deluxe King」としてインポートした予約は、「King Deluxe」という名称の客室タイプには紐付きません。
また、客室名と客室番号の違いも明確にしてください。一部のPMSでは、内部での客室割り当てに客室番号を、予約画面の表示に客室タイプ名を使用します。スプレッドシートでは両者が混同されている場合があり、インポート前に分割する必要があります。
料金プランの準備
料金プランは、客室タイプの料金体系を定めるものです。1泊あたりの料金、適用条件（日付、宿泊日数、宿泊人数）、該当する場合は連携先のOTAチャネルを設定します。
ほとんどの 小規模ホテルのスプレッドシートでは、料金プランが構造化されたデータとして記録されていません。 料金列に数値が記録されているだけで、平日、週末、繁忙期、またはそのすべてのうち、どの期間に適用されるかが示されていません。インポート前に、PMSで使用する料金プランと、スプレッドシート内の各料金をどのプランに対応付けるかを決めてください。
現在有効な料金プランだけをインポートしてください。終了したシーズンの過去の料金を移行する必要はありません。今後の予約に適用される料金をシステムへ正しく取り込むことが優先です。
施設がチャネルごとに異なる料金（Booking.com向けのネット料金、電話予約向けの直接予約料金など）を使用している場合は、インポート前にPMSでの処理方法を確認してください。チャネルごとに個別の料金プランが必要なシステムもあれば、基本料金にコミッションルールを上乗せするシステムもあります。チャネル固有の料金を基本料金の項目に取り込むと、エラーが表示されないまま誤った金額になります。
将来の予約の移行
将来の予約は、インポートするデータの中で最も重要です。翌月に予約している宿泊者が新しいPMSに登録されていない場合、施設がその問題に気付くのは移行中ではなく、チェックイン時です。
現在のスプレッドシートから、本日分から少なくとも90日先までの将来の予約をすべて書き出します。各予約に最低限必要な項目は、宿泊者名、チェックイン日、チェックアウト日、客室タイプ、1泊料金、合計金額、予約元チャネル、支払い状況（デポジット受領済み、残額あり、全額支払い済み）です。
インポート後、将来の予約を元のスプレッドシートと1行ずつ照合してください。日付が正しく移行されているか（日付形式の不一致は最も一般的なインポートエラーです）、客室タイプが一致しているか、支払い状況が正確かを確認します。残額があるのに全額支払い済みと表示される予約、またはその逆になっている予約は、宿泊者の到着前に必ず修正してください。
OTA予約については、インポートしたレコードをOTAプラットフォームの予約確認情報と照合します。PMSとOTAのレコードには、同じ日付、客室タイプ、宿泊者名が表示されている必要があります。
移行対象から外すデータ
移行時には、すべてのデータを移したくなるものです。しかし、それではインポートデータが肥大化し、クリーンアップに時間がかかるうえ、スタッフがまだ使い方を習得している段階のシステムに不要な情報が増えてしまいます。
移行対象から外すもの：
- キャンセル済みの予約（有効なデータではなく履歴レコード）
- 利用が1回のみで、その宿泊が2年以上前、かつ連絡先情報がない宿泊者
- 終了したシーズンの過去の料金プラン
- チャネル連携の稼働後に、プラットフォームからPMSへ自動送信されるOTA予約
優先するもの：
- 将来の予約すべて
- リピーター、および過去12か月以内に宿泊した宿泊者
- 確定済みまたは直近の予約に適用される料金プラン
チャネルを連携し、予約を自動的に取り込む
Smart OrderをBooking.com、Airbnb、その他のOTAチャネルに接続すると、将来の予約がPMSへ自動的に取り込まれます。手動インポートは既存データを対象とした一度限りの移行作業です。その後の新規予約はチャネル連携によって処理されます。
よくある質問
スプレッドシートからホテルPMSへ移行する際、どのデータをインポートすべきですか？
インポートすべき4つの区分は、宿泊者リスト、客室タイプと客室名、有効な料金プラン、将来の予約です。中でも将来の予約は最優先です。今後の予約が正しく移行されないと、チェックイン時に問題が生じます。宿泊履歴や過去の予約は、選別してインポートするか、時間をかけて再入力できます。本稼働の初日までにすべてを揃える必要はありません。
PMSへインポートする前に、ホテルの宿泊者リストをクリーンアップするにはどうすればよいですか？
メールアドレスまたは電話番号を基準に並べ替えて重複レコードを削除し、各宿泊者について最も情報が揃ったレコードを残します。名と姓が別々の項目に入るよう氏名の形式を統一してください。連絡先情報のないレコードには印を付けるか、削除します。リストは、複数回宿泊した宿泊者または過去12か月以内に宿泊した宿泊者のみに絞り込みます。これまで入力された全レコードをインポートしても、実用性が高まらないままデータ量だけが増えてしまいます。
ホテルPMSへのインポートで客室名が問題になるのはなぜですか？
PMSでは、客室を個々の客室名ではなく客室タイプ別に管理します。スプレッドシート上で同じ客室タイプが「King」「King Room」「Deluxe King」「Room 101 King」など一貫性のない名称で記録されていると、インポート時に設定済みのどの客室タイプにも一致しないレコードが生じます。これを防ぐには、インポート前に施設の客室タイプを定義し、スプレッドシート内のすべての客室名をそれらと完全に一致するよう統一します。
PMSへの切り替え時には、将来の予約をどの時点までインポートすべきですか？
本日から少なくとも90日先までのすべての予約をインポートしてください。インポート後、各レコードを元のスプレッドシートと照合し、日付形式の誤り、客室タイプの不一致、支払い状況の相違がないか確認します。OTA予約についても、OTAプラットフォーム上の予約確認記録と照合する必要があります。チャネル接続を稼働させる前に、PMSのレコードとOTAの予約確認記録で、宿泊日、客室タイプ、宿泊者名が一致していることを確認してください。
スプレッドシートからホテルPMSへ移行する際、インポートすべきでないデータは何ですか？
キャンセル済みの予約、2年以上前に一度だけ宿泊し連絡先情報がない宿泊者、終了したシーズンの過去の料金プラン、ならびにチャネル接続の有効化後にOTAプラットフォームからPMSへ自動送信される予約は、インポート対象から除外してください。運用上の用途がないレコードをインポートすると、すでに慎重な検証を要する移行作業に、さらにデータクリーニングの負担が加わります。
