データを失わずにホテル管理システムを移行する方法

ホテルが合わなくなったソフトウェアを使い続ける理由

現状維持の隠れたコスト

ホテルが自社の運営に合わないシステムを使い続けると、毎月、帳簿には現れない形でコストを吸収することになります。スタッフは手作業による回避策に余分な時間を費やします。フロントデスクのエラーは、インターフェースが遅かったり直感的でなかったりすると増加します。更新が自動化されていないと、OTAのカレンダーの同期がずれてしまいます。これらはどれも定量化するのは簡単ではありませんが、確実に蓄積されていきます。

ホテルがシステムを移行しない最も一般的な理由は価格ではありません。それは惰性、具体的には、移行が失敗し、予約履歴、顧客記録、または料金設定が失われることへの恐れです。その恐れは理解できますが、それは現代のホテル管理システムが実際にどのように移行を処理するかではなく、最悪のケースの想定に基づいています。

データにとって「移行」が実際に意味すること

データは現在のシステム内にのみ存在するわけではありません。すべての現代的なホテル管理システムでは、アカウントを解約する前に、顧客プロファイル、予約記録、料金プラン、客室設定を標準フォーマット（通常はCSVまたはExcel）でエクスポートできます。

実際のところ、移行とはデータの喪失ではなく転送を意味します。古いシステムからデータを抽出し、新しいシステムにインポートし、本番稼働前にデータが欠落したり破損したりしていないことを検証します。移行はチェックポイントのあるプロセスであり、後戻りできない一方通行の扉ではありません。

移行すべきデータとそうでないデータ

移行が必須なコアデータ

移行を開始する前に、引き継ぐ必要があるすべてのものをマッピングします。そのリストは、ほとんどのホテル経営者が予想するよりも短いです。顧客プロファイル（名前、連絡先、宿泊履歴、好み）は、保存すべき最も重要な記録です。将来の予約は妥協できません。切り替え日以降にチェックイン日があるすべての予約は、本番稼働前に新しいシステムに存在している必要があります。

料金プラン、客室タイプの設定、税金設定も正確に移行する必要があります。客室タイプの名称の誤りや税率の欠落は、最初のチェックインから請求問題を引き起こします。ほとんどのホテル管理システムでは、これらをスプレッドシート経由でインポートでき、一部のプロバイダーではセットアップの専門家を派遣して対応してくれます。

移行せずに再構築できるもの

スタッフのユーザーアカウント、自動化されたメールテンプレート、サードパーティの連携機能は移行する必要はありません。これらは再作成する必要がありますが、データ転送よりもはるかに短い時間で済みます。OTA、決済ゲートウェイ、収益管理ツールとの連携は、データのインポートではなく、新しいシステムの設定パネルから再接続します。

過去のレポートは自社の記録としてエクスポートする価値がありますが、新しいシステム内に保持する必要はありません。ほとんどのホテルは、前年のデータを新しいホテル管理システムにインポートせず、静的なアーカイブとして保管しています。

移行プロセスのステップバイステップ

ホテル管理システムの移行が失敗する場合、通常、次の4つのステップのいずれかをスキップしています。エクスポート前の既存データの監査、インポート後のデータの検証、切り替え前の両システムの並行稼働、または本番稼働前の現実的な予約環境でのテストです。

まずは現在のデータを監査することから始めます。既存のシステムから、完全な顧客リスト、将来の予約の完全なレポート、および完全な料金プランの概要を抽出します。これが基準となります。インポート後、これと1行ずつ比較して、欠落がないことを確認します。

新しいプロバイダーが受け入れるフォーマットですべてをエクスポートします。ほとんどのホテル管理システムは、顧客記録と予約にCSVファイルを要求します。転送前に列のマッピングを確認してください。列見出しとしての「First Name」と「Guest First Name」の不一致はインポートの失敗を引き起こします。これは事前に修正するのは簡単ですが、後から修正するには時間がかかります。

インポート後、監査データと照らし合わせて検証します。顧客数が一致しているか、すべての将来の予約が正しい日付と客室タイプで表示されているか、料金プランが正しい価格を表示しているかを確認します。どのような不一致も、スタッフが新しいシステムを使い始めた後よりも、この段階で解決する方が簡単です。

移行期間中の両システムの並行稼働

並行稼働期間の適切な長さ

完全な切り替えの前に、古いホテル管理システムと新しいホテル管理システムを1〜2週間同時に稼働させることは、無駄な作業ではなく、保険です。この期間中、両方のシステムで新しい予約を処理し、顧客記録、客室の割り当て、支払い記録が一致するかを確認します。新しいシステムがチェックインを誤って処理したり、料金の計算を間違えたりした場合でも、セーフティネットが機能している状態でそれに気づくことができます。

客室タイプや料金プランがシンプルな小規模な宿泊施設であれば、1週間で十分です。複数の客室カテゴリー、団体予約、または複雑なデポジットポリシーを持つ宿泊施設の場合は、2週間の方が安全です。ハイシーズンの途中で移行する宿泊施設は、より長い期間を設けるべきです。

古いシステムを停止する前に確認すべきこと

古いシステムの使用を停止する前に、3つのことを確認してください。第一に、すべての将来の予約が、正しいチェックイン日、客室タイプ、料金で新しいホテル管理システムに存在していること。第二に、チャネルマネージャーが接続され、OTAの更新をアクティブに受信していること。ダミーの空室状況の変更でこれをテストし、数分以内にBooking.comやAgodaに反映されることを確認します。第三に、少なくとも2人のスタッフが、単なるデモ環境ではなく現実的な条件下で、新しいシステムでのチェックイン、チェックアウト、および支払いプロセスを完了していること。

これらの確認で問題が発生した場合は、切り替え後ではなく、切り替え前に解決してください。

新しいホテル管理システムで重視すべきこと

計画した移行の容易さは、選択するソフトウェアに大きく依存します。オンボーディングの一環としてデータのインポートが含まれるホテル管理システムは、最も摩擦の大きいステップの1つを排除します。候補に挙げたプロバイダーに明確に尋ねてください。セットアップの専門家を割り当てるか、インポートを処理するか、インポートにエラーが含まれていた場合はどうなるか、です。

クラウドベースのホテル管理システムは、移行中においてオンプレミスシステムよりも実用的な利点があります。ハードウェアを再構成する前に、任意のデバイスから新しいシステムにアクセスできるのです。つまり、古いシステムが同じマシンで稼働している間でも、スタッフはフロントデスクで新しいプラットフォームのトレーニングを行うことができます。

組み込みのチャネルマネージャーは、移行中よりも移行後に重要になります。いずれかのOTAを通じて予約が入った場合、チャネルマネージャーは接続されているすべてのプラットフォームの空室状況を即座に更新する必要があります。Smart Orderはこれをリアルタイム同期で行うため、システム切り替え後の数日間にオーバーブッキングのリスクを生み出す手動同期のステップを排除します。ホテル管理システム（PMS）とチャネルマネージャーが、壊れる可能性のあるAPIで接続された2つのツールではなく、同じ製品であるホテル管理システムを探してください。

小規模なホテルにとって、オンボーディングのサポートモデルは機能セットと同じくらい重要です。大手チェーン向けに構築されたシステムにはインポートツールが備わっていますが、導入プロセスは専任のITチームを想定している場合があります。独立系宿泊施設向けに設計されたホテル管理システムを探してください。設定が迅速で、サポートが直接的であり、スタッフのトレーニング期間も短くなります。

ホテル管理システムの移行に関するよくある質問

ホテル管理システムを移行すると、予約履歴は失われますか？

いいえ。予約履歴は、アカウントを解約する前に、現代のあらゆるホテル管理システムからエクスポート可能です。完全な履歴レポートをCSVとしてエクスポートして記録用にコピーを保管し、将来の予約（切り替え日以降にチェックイン日があるもの）を新しいシステムにインポートします。過去の予約は新しいホテル管理システムでアクティブである必要はありません。外部にアーカイブしておき、顧客とのトラブルが発生した場合に参照することができます。

ホテル管理システムの移行にはどのくらい時間がかかりますか？

客室タイプや料金プランがシンプルな小規模な独立系ホテルの場合、監査、エクスポート、インポート、検証、並行稼働、切り替えという全プロセスには、通常2〜3週間かかります。より複雑な設定、複数の客室カテゴリー、または進行中の団体予約がある宿泊施設は、4週間を見込むべきです。制限要因となるのはインポートそのものではなく、並行テスト期間であり、これを短縮すべきではありません。

繁忙期にホテル管理システムを移行しても安全ですか？

切り替えには閑散期の方が安全ですが、必要であれば、綿密に計画された移行をハイシーズン中に実行することも可能です。稼働率が高い場合、並行稼働期間の重要性は下がるどころか、さらに高まります。両方のシステムを1週間ではなく丸2週間稼働させ、大規模な団体のチェックインや、移行期間にまたがるイベントのブロックがある時期を避けて切り替え日をスケジュールしてください。

システムを移行すると、OTAの接続はどうなりますか？

OTAの接続は転送されるのではなく、再接続されます。新しいホテル管理システムで本番稼働を開始すると、チャネルマネージャーが新しい連携を通じてBooking.com、Agoda、Expedia、およびその他のOTAアカウントをリンクします。これには通常、チャネルごとに数時間かかり、各OTAのエクストラネット内から接続を承認する必要があります。これを切り替え日より前に完了させ、同日に空室状況の同期をテストしてください。

小規模なホテルがホテル管理システムを移行する際、何を優先すべきですか？

機能よりもオンボーディングサポートを優先してください。データのインポートとOTAの再接続を処理する専任のセットアップスペシャリストがいるシステムは、セルフサービスのセットアップを備えた機能豊富なプラットフォームよりも早く稼働を開始できます。その後は、組み込みのチャネルマネージャーを探してください。別のツールを通じてOTAの同期を管理すると、サブスクリプションコストと連携の依存関係が追加され、切り替え後に独自の障害点が生じる原因となります。