1. 「楽天トラベル エキストラネット」は運営側の用語として扱い、日本のパートナー向けページでは一般的に「施設管理画面」と呼ばれます。
2. 販売データを変更する前に、施設を確認し、ユーザーアクセスを確保し、予約通知の送信先を設定し、料金と在庫を管理するシステムを文書化してください。
3. 新しい日程を公開する前に、既存の客室、宿泊プラン、定員、価格、空室状況、ポリシー、および一般向けコンテンツの監査を行ってください。
4. 一般検索とコントロールされたテスト予約を完了し、フロントデスクスタッフ向けのサポートおよびエスカレーションプロセスを記録してください。
初日にホテルチームが開く楽天トラベル エキストラネットは、すぐに管理されていない別の料金カレンダーになるべきではありません。最初の目的は、アカウントを把握し、すでに設定されている内容を確認し、各業務の責任を割り当てることです。
日本のアカウントでは、「施設管理画面」や「部屋管理トップ」などのラベルが使用されています。メニューの表記は、現在と過去のレイアウト、地域、施設タイプ、権限によって異なる場合があるため、古いラベルに固執するのではなく、機能に合わせて対応してください。
アカウントの保護と施設の確認
楽天は2025年に日本の施設管理画面のログインルートを変更し、管理機能自体は変わらないとしながらも、ユーザーをRFBログインへ移行させました。古いブックマークされたログインフォームや、シフトノートに書き写された共有パスワードに依存するのは避けてください。
ホテルの楽天担当者に、承認されたログインURLを確認してください。施設名、施設番号、運営法人、アカウント管理者、メインの連絡先、および復旧用の連絡先を記録します。アカウントが個別のユーザーや役割の管理をサポートしている場合は、各従業員に予約、料金、コンテンツ、財務、または管理に必要なアクセス権のみを付与してください。
週末の緊急事態が発生する前に、パスワードの復旧やワンタイムキーの手順を確認してください。復旧の詳細は、全スタッフがアクセスできる予約メモやスプレッドシートではなく、ホテルが承認したパスワード管理ツールに保存してください。
ログイン後、ヘッダーと一般公開ページへのリンクが正しい施設を指しているか確認してください。複数施設を運営するグループでは、スタッフが一括での在庫や料金の更新を行う前に、施設名とIDを口頭で確認するよう義務付けるべきです。
予約の通知先と運用アラートの設定
施設の設定に応じて、予約は管理画面に表示され、メールやFAXによる通知が送信されます。現在有効なすべての送信先を確認し、古い連絡先は代替手段のテストが完了した後にのみ削除してください。
一人の従業員の個人のアドレスではなく、監視されている予約専用の受信箱を使用してください。予備の受信者やエスカレーションのルートを追加し、新規予約、変更、キャンセル、ゲストからのメッセージ、送信失敗通知、および当日の到着を誰が確認するかを定義してください。
日本の管理画面では、部屋設定と予約管理を開き、予約確認、キャンセル、変更機能を使用してください。宿泊日、予約日、予約番号、またはゲスト名で検索できます。チームが日々の予約状況を確認する必要がある場合は、「部屋管理トップ」を使用してください。
実際のインシデントが発生する前に、フロントデスクが検索結果を理解できるよう、過去または既知の予約の検索を実行してください。単に権限をテストするためだけに過去の予約を変更しないでください。
客室、プラン、在庫、および料金の監査
初日は監査を行う日であり、カタログの再構築を行う日ではありません。現在有効なすべての部屋タイプと宿泊プランをエクスポートまたは記録し、それをホテルPMSや承認された商品登録簿と比較してください。
部屋名、定員、ベッド構成、喫煙の有無、食事の有無、キャンセル条件、予約および宿泊期間、価格基準、税金、そして在庫の共有状況を確認してください。新しい部屋を作成する際は、基本情報の入力、販売期間の設定、基本料金の設定、確認、登録完了の順に進めます。このワークフローでは、既存の部屋タイプの定員を直接編集することはできないため、関連するプランを編集する前に定員を確認してください。
「部屋管理トップ」を使用して、在庫、料金、プラン延長日、予約状況、および利用可能な料金エラー制御を確認してください。実際のラベルは日本語で表示され、インターフェースのバージョンによって異なる場合があります。
監査全体を通じて一つの管理ルールを適用してください。まずアカウントアクセスと通知ルートを確認し、責任者と承認されたソースの両方が変更を支持する場合にのみ、客室、プラン、料金、在庫、または公開コンテンツを変更します。
部屋の空室状況がゼロと表示されているからといって、将来の在庫をむやみに開放しないでください。まず、その日程が意図的に閉じられているか、プランの有効期限が切れているか、接続されたシステムが値を管理しているか、または在庫が別のプランと共有されているかを確認してください。
Smart Orderのチャネルマネージャーを使用することで、ホテルはマッピングされた料金と空室状況を一元管理するワークフローを構築できます。運営者は、エキストラネットを2つ目の日常的な更新場所として扱うのではなく、楽天の商品を元のカレンダーと比較することができます。
楽天の料金を一元管理する
マッピングされた価格と空室状況を一つの運用カレンダーに集約し、楽天の管理画面は確認やチャネル固有のタスクにのみ使用します。
施設のコンテンツとゲスト向けポリシーの確認
管理画面から一般公開されている施設ページを開き、現在のホテルの運用と比較してください。施設名、住所、地図、電話番号、チェックインとチェックアウト、フロントの営業時間、アクセス手順、駐車場、アメニティ、写真、部屋の説明、食事の詳細、子供に関する規定、エキストラベッド、喫煙ポリシー、および必須の追加料金を確認してください。
一部のコンテンツ項目には特定の更新ルートがあるか、サポートの介入が必要です。アカウントで外観の写真、地図、またはその他の公開フィールドを編集できない場合は、回避策として関連するフィールドを変更するのではなく、施設情報のサポートルートを通じて修正を依頼してください。
施設を海外向けに販売している場合は、日本語のコンテンツとインバウンド向けのコンテンツを別々に確認してください。国内向けのプランがインバウンドチャネルやパートナーチャネルに展開されることもあるため、不正確な説明が最初の掲載ページを超えて広がる可能性があります。
各宿泊プランのキャンセル条件とノーショー（無断キャンセル）の規定を確認してください。フロントデスクは、一般的なポリシーページを探し回ることなく、予約情報から適用されるプランのポリシーを特定できる必要があります。
料金と在庫の責任者の割り当て
基本料金、プラン料金、空室状況、販売停止、最低宿泊日数、コンテンツ、プロモーション、予約、キャンセルを網羅した1ページの責任者リストを作成してください。各項目について、管理システム、責任者の役割、予備の役割、変更を確認するために使用する根拠となる資料を明記します。
ホテルがホテル管理システム（PMS）、CRS、またはチャネルマネージャーを使用している場合は、手動で値を変更する前に、施設、部屋、プランのマッピングを確認してください。日本語や英語の名前が似ているからといって、2つの商品が同じコードや販売条件を共有しているとは限りません。
リスクの低い1日を選んでテストしてください。指定されたソースを通じてのみ料金を変更し、対象の楽天のプランに反映されていることを確認し、在庫と制限事項が変わっていないかを検証します。その後、別途在庫のテストを実施してください。変更前の値、変更後の値、タイムスタンプ、ユーザー、および結果を記録しておきます。
ホテルが楽天を手動で管理している場合は、日々の更新スケジュールと、一括変更時のダブルチェックを定義してください。管理画面にある料金エラーや監査機能を使用しますが、警告がないことを公開されているオファーが正しい証拠として扱わないでください。
予約のループテストと引き継ぎの完了
関連する楽天トラベルの消費者向けサイトで施設を検索してください。日程、宿泊人数、言語、市場、通貨、部屋、宿泊プラン、食事、キャンセル条件、税金、および支払い条件を照合します。最初に表示される価格だけでなく、最終的な合計金額を確認してください。
需要の低い日に、承認されたキャンセル可能な予約を1件完了させてください。以下のチェックリストに従います：
- 予約の前に、選択した部屋、プラン、ゲスト数、日程、価格、税金、支払い方法、およびキャンセルポリシーを確認します。
- 予約が楽天の管理画面に表示され、設定されたすべての通知ルートに届いていることを確認します。
- システムが接続されている場合は、対象の部屋とプランに対する予約がホテル管理システムに1件表示されることを確認します。
- 無関係なプランの販売を停止することなく、空室状況が1つ減ることを確認します。
- 承認されたワークフローに従い、ポリシーの範囲内でキャンセルを行います。
- 楽天と元のシステムの両方で、ステータスが変更され、在庫が確実に戻っていることを確認します。
楽天の予約がSmart Orderのホテル予約管理システムに入ると、スタッフは他のチャネルと同じ操作カレンダーで、予約された商品や到着情報を確認することができます。
楽天の予約を日々の業務に組み込む
予約の配信を到着および客室在庫と連携させることで、フロントデスクのスタッフは個別の手動による引き継ぎなしに、楽天の各予約を確認できます。
初日の引き継ぎ記録の作成
作業を終了する前に、確認済みのログインルート、施設ID、管理者、予約の連絡先、サポートの連絡先、通知方法、有効な部屋とプラン、料金と在庫の責任者、マッピングの場所、テスト結果、未解決の問題、および次回の見直し日を記録してください。
気づいた点は、承認された変更とは別に記録してください。不審な「ゼロ」、期限切れのプラン、古い写真などは修正が必要かもしれませんが、初日のスタッフは、なぜそれが存在するのかを特定せずに販売設定を書き換えるべきではありません。
フロントデスクに対し、「予約の紛失」「間違った料金またはプラン」「キャンセルしても在庫が戻らない」という3つのインシデントへの対応手順をトレーニングしてください。それぞれの手順には、どのような証拠を収集し、誰が対応の責任を負うかを明記する必要があります。
よくある質問
楽天トラベルのエキストラネットはRMSと呼ばれますか？
ホテルチームやベンダーは「エキストラネット」や「RMS」と呼ぶことがありますが、楽天の日本のパートナー向けページでは多くの場合「施設管理画面」と表記されています。ホテルの現在のアカウントに表示されている用語とログインルートに従ってください。
運営者は初日に何を変更すべきですか？
ユーザーの権限の範囲内で、確認済みのアカウント、通知、または運用設定のみを変更してください。販売設定を編集する前に、部屋、プラン、価格、在庫、ポリシー、コンテンツ、およびマッピングの監査を行ってください。
スタッフは楽天の予約をどこで検索できますか？
「部屋設定と予約管理」を開き、宿泊日、予約日、予約番号、またはゲスト名で検索してください。
部屋の定員は直接修正できますか？
このワークフローでは、既存の部屋タイプの定員を直接編集することはできません。関連付けられたプランを移行する前に、サポートに代替手順を確認してください。
チャネルマネージャーが接続されている場合、スタッフは手動で楽天を更新すべきですか？
責任者リストでその項目が楽天の管理画面に明示的に割り当てられている場合にのみ行います。日常的な料金や在庫の編集は、上書きを防ぐため、指定されたソース側で行う必要があります。
アカウントが日常利用の準備ができていることを証明するものは何ですか？
スタッフが安全にログインでき、予約を見つけ、正しい施設と商品を特定し、料金と在庫の責任を追跡し、アラートを受信し、コントロールされた予約とキャンセルのテストを完了できることです。
初日の楽天トラベル エキストラネットのレビューは、ホテルが「変更できること」と同じくらい明確に「変更してはいけないこと」を理解したときに成功したと言えます。アクセスを保護し、責任を確認し、予約のループをテストし、次のシフトへ証拠に基づいた引き継ぎを残してください。
