1. ゲストとしてOTAを検索し、客室がまだ予約可能か確認します。
2. 原因を調査する前に、該当する日程の販売を停止します。
3. ホテル管理システムで施設、客室タイプ、料金プラン、日程を確認します。
4. 販売停止を一度だけ再送信し、OTAで販売が停止されたことを確認します。
販売停止がOTAに同期されない場合、直ちに生じるリスクは明確です。ホテルが受け入れられない予約を受ける可能性があります。対応を始める前に、技術的な接続の仕組みを理解する必要はありません。まず新たな販売を止め、その後で指示がどこで正しく処理されなかったかを確認します。
このチェックリストは、ホテルの管理者およびフロントデスク担当者向けです。ホテル管理システム、チャネルマネージャー、OTA管理画面で確認できる情報に重点を置いています。
トラブルシューティングの前にホテルを保護する
まず、該当するOTAでゲストとして検索します。正確な宿泊日と宿泊人数を指定してください。施設自体が検索結果に表示されても、該当するプランは販売停止になっている場合があるため、客室と料金プランが表示されるところまで確認します。
客室がまだ予約可能な場合は、承認されている最も迅速な方法でホテルを保護します。直近の日程や満室の日程であれば、接続状況を確認している間、OTA管理画面で客室を販売停止にすることも検討してください。一時的な変更を行った担当者と日時を記録します。
リスクが及んでいない限り、無関係な客室や施設全体を販売停止にしないでください。広範囲の販売停止はオーバーブッキングの防止に役立つ一方、販売可能な客室まで販売できなくなる可能性があります。
影響を受けている日程と客室タイプを、フロントデスクおよび予約担当チームに共有します。問題が解決するまで、同じ残室を使用する手動予約は避けるようにしてください。
Smart Orderのチャネルマネージャーを利用すれば、マッピングされた客室在庫と各チャネルへの更新を一元管理できるため、緊急の販売停止も効率よく追跡できます。
チャネルの空室状況をもっと簡単に管理
Smart Orderなら、ホテル在庫と接続チャネルを一つの業務フローで効率的に管理できます。
ホテル管理システムのチェックリストに沿って確認する
以下の項目を順番に確認します。明確なエラーを見つけたら確認を中断し、修正してから再度テストしてください。
- 正しい施設か確認します。 複数施設を管理するアカウントでは、最後に使用したホテルが開かれる場合があります。変更する前にホテル名を確認してください。
- 日程を確認します。 特に先の日程については、月だけでなく年も確認してください。最終宿泊日が含まれていることも確認します。
- 客室タイプを確認します。 「スタンダードダブル」と「スタンダードダブル・バルコニー付き」のように名称が似ていても、別の商品として設定されている場合があります。
- 料金プランを確認します。 フレキシブル料金を販売停止にしても、返金不可、朝食付き、モバイル限定、会員限定の料金プランは停止されない場合があります。
- ホテル管理システムで実際に変更された内容を確認します。 故障中の客室やフロントデスクでのブロックは、施設内の空室状況を減らしても、OTAに販売停止を送信しない場合があります。
- チャネルのステータスを確認します。 更新の横に表示される成功、保留、警告、失敗などの結果を確認してください。保留中の指示は、まだ処理が確定していません。
- 客室の接続を確認します。 ホテル管理システムの客室が、対象となるOTAの客室に引き続きリンクされていることを確認してください。このリンクは一般に「マッピング」と呼ばれます。
- 再試行する前に問題を修正します。 誤った日程、客室、料金プラン、無効な接続、または拒否された値を先に修正してください。
- 一度だけ再送信します。 何度もクリックすると、OTAがどの更新を受け付けたのか判別しにくくなります。
- OTAを再確認します。 OTA管理画面で同じ日程を開き、ゲストとしての検索ももう一度行います。
ホテルが保護されたと判断できるのは、ホテル管理システムに販売停止と表示された時点ではなく、正しいプランが実際に予約できなくなった時点です。
よくある原因を理解する
誤った料金プランが販売中のままになっている
同じ客室でも、複数の予約方法が設定されている場合があります。通常のフレキシブル料金に販売停止を適用しても、返金不可料金やプロモーション料金が必ず停止されるとは限りません。
確認：予約可能なプランの名称と、ホテル管理システムで販売停止にした料金プランを比較します。
対応：正しい料金プランを販売停止にします。すべてのプランを停止する必要がある場合は、客室タイプ全体を販売停止にしてください。
ホテル管理システムの客室が誤ったOTA客室にリンクされている
これは、客室の名称変更、置き換え、新規作成後によく発生します。別のOTA商品に更新が送信されていても、ホテル管理システム上では更新成功と表示される場合があります。
確認：ホテル管理システムの客室名とコードを、そのOTAで接続されている客室と比較します。
対応：客室の接続を修正し、設定すべき空室状況を再送信します。
施設内の客室ブロックをOTAの販売停止と誤認している
客室を未清掃、故障中、またはフロントデスクで利用不可に設定しても、オンライン在庫が必ず変更されるとは限りません。
確認：ハウスキーピング画面や客室ステータス画面だけでなく、ホテルの販売可能室数とチャネルの空室状況を確認します。
対応：オンラインの空室数を減らすか、OTA販売を管理するシステムから販売停止を適用します。
チャネル接続が一時停止している、または対応が必要になっている
ログイン情報の期限切れ、施設接続の無効化、アカウントの問題などにより、新しい値がOTAに届かなくなる場合があります。
確認：接続に関する警告と、最後に更新が成功した時刻を確認します。
対応：接続を復旧してから、影響を受けている客室と日程のみを再送信します。
OTAが更新を受け付けた後もプランが表示されている
表示されているプランは、別の客室、利用人数、パッケージ、販売パートナーに紐づくものかもしれません。また、表示の更新に多少時間がかかっている可能性もあります。
確認：客室、料金プラン、日程、利用人数、キャンセル条件が完全に一致しているか比較します。
対応：OTA管理画面とゲスト検索を更新します。通常の更新時間を過ぎても同じプランが残る場合は、サポートへの問い合わせに必要な証拠を収集してください。
販売停止が反映されたことを確認する方法
次の3つの簡単な確認を行います。
まず、ホテル管理システムまたはチャネルマネージャーで該当する日程を開き直します。正しい客室と料金プランの空室数がゼロ、または販売停止と表示されていることを確認してください。
次に、OTA管理画面で同じ日程を開きます。保存済みの空室状況が販売停止になっていることを確認してください。未保存の編集欄に表示されている値だけで判断しないでください。
最後に、同じ日程と利用人数を指定してゲストとして検索します。該当するプランが予約できないことを確認してください。他の客室が引き続き販売されている場合は、実際に別の商品であることを確認します。
影響を受けたチャネル、日程、客室、販売停止時刻、担当者、最終確認結果を簡潔に記録します。これにより、次のシフトの担当者もリスクが解消されていることを把握できます。
サポートに問い合わせるタイミング
正しい更新が受け付け済みと表示されているにもかかわらず同じOTAプランを予約できる場合、マッピングを修正できない場合、または接続が繰り返し失敗する場合は、サポートに問い合わせてください。
施設名、OTA、客室タイプ、料金プラン、日程、期待する結果、現在の結果、タイムスタンプを提供してください。ホテル管理システム、OTA管理画面、ゲスト検索のスクリーンショットも添付します。システムに更新参照番号が表示される場合は、それも含めてください。ただし、ホテルスタッフがその内容を解釈する必要はありません。
カード情報や不要なゲスト情報は含めないでください。
同じ問題の再発を防ぐ
スタッフが識別しやすい、明確な客室名と料金プラン名を設定してください。客室や料金プランを追加、名称変更、削除した際は、必ずチャネル接続を確認します。満室日や大規模イベントの日程を確認するチェックリストには、OTAでのゲスト検索も含めてください。
通常のチャネルの空室状況を管理するシステムを一つに統一します。スタッフが緊急対応としてOTA管理画面を直接変更した場合は、その変更を記録し、後からホテル管理システムと整合させることを必須にしてください。そうしないと、後続の自動更新によって客室が再び販売される可能性があります。
Smart Orderのホテル予約管理システムを利用すれば、一時的な在庫管理とフォローアップ業務をシフト間で可視化でき、引き継ぎの手間とミスを減らせます。
すべてのシフトで在庫管理をもっと明確に
Smart Orderなら、客室の空室状況、チャネル業務、フロントデスクのフォローアップをまとめて効率的に管理できます。
よくある質問
緊急時にはOTAを手動で販売停止にすべきですか？
はい。客室がまだ予約可能であり、ホテルの手順で緊急時の手動変更が許可されている場合は、OTAを手動で販売停止にしてください。変更を記録し、通常の同期を再開する前にホテル管理システムとの整合性を確認します。
ホテル管理システムの空室数をゼロにすれば、すべてのOTA料金プランが必ず販売停止になりますか？
必ずしもそうとは限りません。客室と料金プランの接続方法を確認してください。個別に管理されているプロモーションや利用人数のオプションは、別途確認が必要な場合があります。
反映されるまで同期ボタンを押し続けるべきですか？
いいえ。原因を特定して修正してから、一度だけ再試行してください。複数の更新を送ると状況が分かりにくくなり、正しい値が上書きされる可能性があります。
ホテル管理システムに成功と表示されれば、問題は解決済みですか？
まだ解決済みとは判断できません。OTA管理画面で値を確認し、該当するプランをゲストとして検索してください。
