ホテルPMS切り替えチェックリスト：システム移行前に準備すべきこと

現在お使いの ホテルPMS の切り替えでは、テクノロジーそのものよりも、作業の順序が重要です。早い段階で手順を一つ飛ばすと、チェックイン当日まで気づかない問題につながります。たとえば、移行されなかった予約、旧システムを参照したままのOTAチャネル、新しい画面で決済処理を一度も行ったことがないスタッフなどです。

このチェックリストでは、必要な作業を実施順にまとめています。上から順番に進めてください。データのインポートを検証する前にOTAの再マッピングを始めてはいけません。また、スタッフが新システムで実際のチェックイン手順を一通り完了する前に、切り替え日を設定しないでください。

ステージ1：データ監査（エクスポートを始める前に）

エクスポート機能を操作する前に実施してください。先に監査しておけば、インポート後の照合に使える検証済みの基準を用意できます。

宿泊者データ

• 現在のPMSから宿泊者の全リスト（氏名、メールアドレス、電話番号、宿泊回数）を出力する
• 総レコード数を記録する。インポート後にこの数と照合します
• 重複プロフィールに印を付け、インポート後ではなくエクスポート前に整理する

今後の予約

• 予定している切り替え日以降にチェックインする予約をすべてエクスポートする
• 各レコードに宿泊者名、客室タイプ、チェックイン日／チェックアウト日、料金、デポジット状況が含まれていることを確認する
• 前払い済みの予約を個別に識別する。インポート時に特別な対応が必要です

料金プランと客室設定

• すべての 客室タイプを、命名規則も含めて記録する（列のマッピングに影響します）
• 季節ごとのルールや制限を含む料金プラン一覧をエクスポートする
• 現在のシステムから料金データを取得している、連携済みのレベニューマネジメントツールをすべて記録する

過去の記録

• 過去12か月分の予約を静的アーカイブ（CSVまたはExcel）としてエクスポートする
• 同じ期間のチャネル別売上レポートをエクスポートする
• これらは外部に保管する。新しいPMSにインポートする必要はありませんが、後日請求に関する紛争が発生した際の参照資料になります

ステージ2：データのエクスポートとインポート

エクスポート

• 新しいプロバイダーが受け付ける形式（通常はCSV）で宿泊者データをエクスポートする
• 今後の予約も同じ形式でエクスポートする
• 列見出しが完全に一致していることを確認する。多くのインポートツールでは「First Name」と「Guest First Name」を同じ項目として扱えません
• エクスポートファイルを閉じる前に行数を確認する

インポート

• エクスポートファイルを新しいプロバイダーのオンボーディングチームに送るか、同社のインポートツールからアップロードする
• プロバイダーが対応している場合は、まず一部のデータでテストインポートを実施する
• 全データのインポート後、宿泊者数を監査時の数値と照合する
• 今後の予約から無作為に10件を開き、日付、客室タイプ、料金が正しいことを確認する
• 前払い済みの予約がすべて正しいデポジット金額で移行されていることを確認する

件数が一致しない場合は、ステージ3に進む前に解決してください。切り替え後に予約の欠落が判明すると、宿泊者が到着してもシステム上に記録がない事態になります。

ステージ3：移行期間中の予約管理

移行期間中に入る予約は、計画的に処理する必要があります。1～2週間は旧システムと新システムを並行稼働させ、その間の新規予約を両方に登録します。

• 並行稼働の開始日を設定する（この日から新規予約を両方のシステムに入力します）
• 担当スタッフを1名決め、両システム間の新規予約を毎日照合する
• 予約件数が多い施設では、まず旧システムで新規予約を処理し、その勤務シフトが終わる前に新システムへ直ちに複製する
• 切り替え日をまたぐ団体予約は、本切り替えの前に両システムですべての客室を手作業で確認する

特に注意すべきなのは、エクスポート日から切り替え日までの間に宿泊者がOTA経由で予約を変更するケースです。その変更はOTAと旧システムには反映されますが、誰かが把握しない限り新システムには反映されません。並行稼働中はOTAの変更履歴を毎日確認し、新システムを手作業で更新してください。

ステージ4：OTAの再マッピング

OTA接続はPMS間で引き継がれるのではなく、接続し直す必要があります。一見簡単に見えて実際には複雑なため、この作業でつまずくホテルはほかのどの段階よりも多くなっています。

旧システムを切断する前に

• 旧PMSに現在接続されているすべてのOTAチャネルを一覧化する（Booking.com、Agoda、Expedia、Airbnb、Trip.comなど、該当するものすべて）
• 各プラットフォームの施設IDを記録する（再接続時に必要です）
• 新しい チャネルマネージャー との接続に手動承認が必要なOTAを確認する。Booking.comのファストトラック・オンボーディングには通常24～48時間かかるため、それを見込んで計画してください

新システムでの再接続

• 新しいPMSまたはチャネルマネージャーから、各OTAチャネルを一つずつ接続する
• 各接続後、新しいPMSで販売可能在庫をテスト変更し、5分以内にOTAへ反映されることを確認する
• 新しいPMSの客室タイプ名が各OTAでマッピングされている客室タイプと一致することを確認する。不一致があると、すぐには気づきにくい同期エラーが発生します
• 本稼働前に、接続されたすべてのチャネルで料金パリティを確認する
• Booking.comでは、Booking.com Extranetと新しいPMSのダッシュボードの両方で、接続ステータスが「active」と表示されていることを確認する

新しいOTA接続が有効になったことを確認するまで、旧システムのOTA接続を終了しないでください。 日中に失敗する一斉切り替えより、24時間にわたって両方を同時稼働させる方が安全です。

ステージ5：スタッフ研修

スタッフ研修だけは期間を短縮できません。研修を1時間削るごとに、切り替え後のフロントデスクでミスとなって表れます。

チェックインとチェックアウト

• すべてのフロントデスクスタッフが、新システムで実際の予約（または現実的なテスト予約）のチェックインを完了する。デモを見るだけではなく、実際の手順を行います
• すべてのフロントデスクスタッフがチェックアウトを完了し、決済を処理する
• 練習する場面：アーリーチェックインの依頼、客室のアップグレード、レイトチェックアウト料金

予約

• スタッフが宿泊者名、予約番号、チェックイン日のいずれからでも予約を検索できる
• スタッフが予約（ウォークインまたは電話予約）を手動で追加できる
• スタッフが予約を変更できる（日付変更、客室タイプ変更、メモ追加）

OTAの更新

• 必要な場合に備え、少なくとも1名のスタッフがチャネルマネージャーで客室を手動停止する方法を把握している
• OTAでの変更がPMSに自動反映されないことをスタッフが理解し、OTAの変更履歴を確認して手動更新できる

決済

• スタッフが決済リンク経由でデポジットを処理できる
• スタッフが返金処理を行える
• スタッフが予約の決済状況をどこで確認するか把握している

有効な判断基準として、模擬チェックイン中に少しでも戸惑うスタッフがいる場合は、切り替え前に追加研修を設定してください。研修中の戸惑いは、本番運用ではフロントデスクのミスになります。

ステージ6：切り替え当日の実施

切り替え当日は、旧システムを主システムとして使用するのをやめ、新システムへ完全に移行する日です。ステージ1～5ですべてを検証済みであるため、想定外のことが起きてはなりません。切り替えは確認作業であり、テストではありません。

前日

• 今後の予約がすべて新システムに登録され、検証済みである
• すべてのOTAチャネルが新システムに接続され、同期している
• スタッフ研修が完了し、フロントデスクを担当する全員が少なくとも1件の実取引を処理している
• 新しいプロバイダーのサポート担当者が確定しており、連絡可能である

切り替え当日の朝

• 夜間に入った新規予約のうち、新システムに登録されていないものがないか確認する
• 当日チェックイン予定の予約が、正確な客室割り当てとともに正しく表示されていることを確認する
• OTAの販売可能在庫が公開され、正確であることを確認する（Booking.comと、もう1チャネルを抜き取り確認する）
• 全スタッフに周知する。旧システムは今後参照専用とし、すべての新規操作は新システムで行います

最初の48時間

• 数時間おきにOTA同期を監視する。同期の問題は、その大半が初日に表面化します
• 切り替え後に変更された予約が、PMSとOTAの両方に正しく反映されていることを確認する
• 参照用として旧システムを30日間、読み取り専用で利用できる状態にしておく。新システムで最初の請求サイクルが完了するまで、旧システムのアカウントを解約しないでください

ステージ7：切り替え後の検証

• 7日後：新システムで売上レポートを作成し、旧システムにある同期間の手作業による記録と照合する
• 14日後：すべてのOTAチャネルが正しく同期し、どのExtranetにも在庫エラーが表示されていないことを確認する
• 30日後：新システムの機能不足を示すような手作業の補助記録（スプレッドシートやノート）を、スタッフが継続して使用していないことを確認する
• 30日間の検証期間が終了してから旧PMSのサブスクリプションを解約する。それ以前には解約しない

新システムがチャネルマネージャーとPMSを一体化した製品であれば、フロントデスクとOTAチャネル間の同期は自動化されます。Smart Orderでは、予約が処理された時点で、接続されているすべてのOTAの客室在庫が更新されます。手動で同期する作業も、営業終了時の照合作業も必要ありません。これにより、日々のオペレーションチェックリストから項目を1つ丸ごと削減できます。

ホテルPMS切り替えチェックリストに関するよくある質問

切り替えのどのくらい前からデータ監査を始めるべきですか？

切り替え予定日の少なくとも3週間前には開始してください。監査自体は数時間で完了しますが、エクスポート後のデータからインポート結果を検証し、必要な修正を行うまでには数日かかる場合があります。3週間前から始めておけば、インポート前に解消すべきデータ品質の問題が見つかった場合にも、対応するための余裕を確保できます。

繁忙期にホテルPMSを切り替えることはできますか？

可能です。ただし、並行稼働期間は1週間ではなく、丸2週間に延長してください。また、大人数の団体チェックインやイベントによる客室ブロックがある日を切り替え日に設定することは避けましょう。並行稼働は切り替え時のセーフティネットです。切り替え前に両システムで処理する予約が多いほど、漏れがないことを確実に確認できます。日程に間に合わせるために、この期間を短縮しないでください。

切り替え中に入ったOTA予約はどうなりますか？

並行稼働中に入ったOTA予約は、OTAとの再接続がまだ完了していない場合、新しいPMSに手動で追加する必要があります。この期間中は担当者を1人決め、OTAの変更履歴を毎日確認してください。OTAチャネルを新システムに再接続すると、新規予約は自動的に同期されます。ただし、実運用を任せる前に、テストとして客室在庫を変更し、同期が正しく機能していることを確認してください。

データのインポート後に予約が不足している場合はどうすればよいですか？

インポート結果を、エクスポート前の監査で確認した件数と直ちに照合してください。件数が一致しない場合は、差異が宿泊者情報と予約のどちらにあるかを確認します。不足している宿泊者情報は、通常、再インポートできます。不足している将来の予約については、エクスポートしたCSVと新システムに表示されている内容を突き合わせて特定し、切り替え前に手動で追加してください。

PMSを切り替える際、宿泊者への通知は必要ですか？

PMSの切り替えについて宿泊者に通知する必要はありません。宿泊者が利用するのは予約画面や予約手続きであり、バックエンドシステムではないためです。宿泊者への案内が適切なのは、予約確認メールのテンプレートが変わり、事前に変更内容を伝えておきたい場合に限られます。PMSの切り替えと同時に直接予約用リンクや決済手続きを変更する場合は、変更の反映前に、予約中の宿泊者へ通知してください。

切り替え後、OTA同期が正しく機能していることを確認するにはどうすればよいですか？

各OTAの管理画面に直接ログインし、販売可能な客室在庫を新しいPMSに表示されている在庫と比較します。次に、PMSで小規模なテスト変更を行います。1室を1泊分だけ販売停止にし、その設定が5分以内にOTAへ反映されることを確認してください。その時間内に同期されない場合は、OTA側の問題と判断する前に、新しいPMSでチャネルマネージャーの接続状況を確認してください。