1. 確定済みの予約1件と、その契約上の決済方法を確認します。
2. ゲストの支払総額、ホテル収益、コミッション、税金、調整額、精算額、銀行入金額をそれぞれ分けます。
3. 精算バッチを元帳に計上する前に、すべての精算明細を予約と照合します。
4. 処理時期、通貨、銀行手数料を切り分けた後に残る差額のみを問い合わせます。
Trip.comの精算照合が合わなくなる主な原因は、経理担当者が異なる意味を持つ金額同士を比較していることです。ゲストの支払総額が、そのままホテルの売掛金になるとは限りません。精算合計には複数の予約、後日の調整、または異なる通貨が含まれる場合があります。さらに、通貨換算や受取手数料により、銀行への入金額が異なることもあります。
予約から銀行入金までを追跡できる照合フローを使用します。まず予約を確認し、施設の契約条件に基づいて想定される取引結果を計算します。次に精算バッチと照合し、最後に実際の入金を消し込みます。
予約単位の照合記録を作成する
確認対象期間に含まれるTrip.comの予約ごとに、照合記録を1件作成します。施設ID、Trip.com予約番号、ゲスト名、予約日と宿泊日、客室と料金プラン、予約ステータス、決済方法、ゲストに表示された合計額、税金と手数料、ホテル受取額、コミッション算定基準、コミッション率、通貨、変更またはキャンセルの内容を記録します。
予約日、宿泊日またはチェックアウト日、精算日または銀行の起算日という3つの日付を分けて管理します。予約がある営業月に属していても、精算は別の月になる場合があります。入金日のみを基準に計上すると、収益の発生時期が見えなくなり、過去の調整が当期の誤差に見えてしまいます。
予約の最終版を使用しつつ、初版とすべての変更履歴も保存します。確定後に泊数、宿泊人数、料金、税金、キャンセルステータス、違約金が変更された場合、精算明細を説明するには変更前後の金額が必要です。
最初に契約内容と決済方法を確認する
料金プラン名や、別のTrip.com予約で使用された支払方法から推測してはいけません。施設が確認できる予約情報と精算明細を開き、ゲストから代金を回収した当事者と、施設が代金を受け取る方法を確認します。
コミッション率は施設の契約に基づいて決まり、別の施設や取引条件とは異なる場合があります。Trip.comの施設パートナー向け情報では、コミッション率は契約手続きの中で定められており、精算には正確なバーチャルカード情報または銀行振込情報が必要とされています。署名済みの契約書と最新の予約記録を、計算の基準として使用してください。
予約でバーチャルカードを使用する場合は、保護対象のカード情報をスプレッドシートやサポートチケットにコピーせず、請求可能額、有効化条件、有効期限、通貨を記録します。銀行振込で精算されるアカウントの場合は、精算ID、支払可能日、支払日、銀行参照番号、受取口座を記録します。
1件の予約を1件の精算明細と照合する
各差額の原因を明確にするため、次の順序で確認します。
- eBookingで最終的な予約ステータスと最新の宿泊内容を確認します。
- 泊数、客室料金、追加人数料金、料金に含まれる項目から宿泊料金を再計算します。
- 税金と手数料を、徴収および納付する当事者別に分けます。
- ゲストの支払総額ではなく、正しいコミッション対象額に契約上のコミッション率を適用します。
- 承認済みのキャンセル料、返金、変更、インセンティブ、手動調整を加算または減算します。
- 精算通貨でホテルの想定受取額を計算します。
- 予約番号と想定受取額を、精算明細またはバーチャルカードの金額と照合します。
- 精算バッチを銀行またはカード決済代行会社の取引と照合します。
- 銀行手数料や為替差額は、客室収益およびチャネルコミッションとは分けて計上します。
照合に使用する計算式は次のとおりです。
ホテルの想定受取額 = コミッション対象の宿泊料金 − コミッション ± 予約調整額 ＋ 施設に支払われる税金または手数料
具体的な項目は、契約、市場、決済方法によって異なります。重要なのは、各構成要素に根拠資料があり、説明できない単一の差引額にまとめられていないことです。
Smart Orderのホテル BIなら、予約収益、客室泊数、予約チャネル、運営指標を一元的に把握しながら、経理担当者はTrip.comの精算を個別に消し込めます。
精算前からTrip.comの収益を追跡可能に
ホテル BIの一元化されたワークフローで予約収益とチャネル実績を確認し、元の予約金額を変更することなく精算額を照合できます。
誤った算定基準を使わずにコミッションを計算する
よくある誤りは、表示されているゲストの支払総額にコミッション率を掛けることです。まず、税金、サービス料、食事、追加人数料金、施設が徴収する手数料、プラットフォームが負担する特典がコミッション対象額に含まれるかを確認します。
たとえば、ゲストに表示される合計額が540でも、コミッション対象の宿泊料金が500の場合があります。仮に契約上のコミッション率が15%なら、500に対するコミッションは81ではなく75です。これは説明用の例にすぎません。施設の実際の契約と予約に適用される算定基準および料率を使用してください。
コミッション費用と差引入金額は分けて管理します。ホテルが入金額のみを収益として記録すると、ADRとチャネル別販売実績が過小に計上されます。より明確な元帳では、ホテルの会計方針に従った客室総収益、費用または売上控除としてのコミッション、Trip.comへの売掛金、該当する税金債務、その後の入金消込を個別に記録します。
精算額と一致させるためだけに、ホテル管理システムの客室料金を上書きしてはいけません。ホテル管理システムの金額を修正するのは、予約自体に誤りがあり、承認済みの予約変更によって修正の根拠が確認できる場合に限ります。
残った差額の原因を特定する
予約合計が精算明細より高い場合。 コミッション対象額、コミッション、施設が徴収する税金や手数料、プラットフォームが負担する特典、金額の一部が施設で直接支払われるかを確認します。次に、予約の一部が返金されたり、宿泊期間が短縮されたりしていないかを確認します。
変更後の精算明細が想定より低い場合。 変更日時とバッチの締め時刻を比較します。元の金額が1つ目のバッチに入り、修正額が別のバッチに入っている可能性があります。支払不足として問い合わせる前に、前後の精算期間を検索してください。
銀行入金額が精算バッチより低い場合。 通貨、為替レート、振込手数料、中継銀行による控除、カード決済代行手数料、起算日、銀行が1件の支払いを分割していないかを確認します。銀行手数料をTrip.comのコミッションとして処理してはいけません。
銀行入金額が1件の予約金額より高い場合。 精算IDを使用して、追加の予約や調整を検索します。バッチ入金は、その中で最大の予約ではなく、バッチ全体と照合する必要があります。
キャンセルまたはノーショーの予約にコミッションが発生している場合。 キャンセル料などが請求されたか、また、その徴収額が契約上コミッションの対象になるかを確認します。無料キャンセル、キャンセル料ありのキャンセル、料金免除、ノーショーは、それぞれ異なる会計上の事象です。
同じ予約が2回表示されている場合。 予約番号、精算ID、調整種別、金額の正負、日付を比較します。一方が元の支払額で、もう一方がその取消または修正である可能性があります。両方を収益として計上してはいけません。
通貨と精算時期を管理する
予約通貨、精算通貨、銀行口座通貨を別々の項目で管理します。元の金額、利用可能な場合は適用為替レート、換算後の金額、銀行入金額を保存します。これらの項目がなければ、通貨変動がすべてコミッションの誤差に見えてしまいます。
チェックアウト日だけを基準に、精算の遅延を判断してはいけません。施設の契約、支払方法、バッチの締め時刻、支払可能ステータス、支払ステータス、銀行の起算日を比較します。週末、銀行の処理、支払先情報の不備、振込の失敗により、予約が支払対象になった後も入金が遅れることがあります。
精算用の仮勘定を使用します。予約単位の売掛金を精算IDに紐づけて計上し、銀行取引が確認できた時点でIDを消し込みます。仮勘定に残った残高から、該当する予約、調整、手数料、為替差額を特定できます。
バッチを締め、同じ誤りの再発を防ぐ
Trip.comの精算期間を締める前に、すべての精算明細に予約または調整の参照情報が1件あること、すべての予約に最終ステータスがあること、承認済みの算定基準と料率でコミッションが計算されていること、税金が正しい当事者に計上されていること、精算IDが銀行取引と一致して消し込まれていることを確認します。
ホテルの通常の会計書類保存期間に従って、予約エクスポート、精算レポート、契約書の該当版、調整の証拠、銀行参照番号、照合ワークシート、確認者の承認記録を保存します。決済情報へのアクセスを制限し、問い合わせ前に保護対象情報をマスキングしてください。
差額が残る場合は、施設ID、予約番号、精算ID、各通貨、想定計算、実際の明細、バッチ日、銀行参照番号、未解決の正確な金額をTrip.comの宿泊施設サポートに送信します。明細全体の説明を求めるのではなく、「どの調整によって支払対象の宿泊料金が変更されたのか」など、具体的な質問を1つ提示します。
連携されたホテルPMSなら、元の予約情報とチャネルの参照情報をまとめて管理できるため、再入力の手間とミスを削減できます。それでも経理担当者は、精算額から銀行入金までを独立して照合する必要があります。
予約を一件ずつ再構築せずにチャネル精算を照合
OTAの参照情報、宿泊金額、ホテル BIを連携し、経理担当者が予約単位で精算差額をすばやく特定できる環境を整えます。
よくある質問
Trip.comの精算額が予約合計と一致しないのはなぜですか？
予約合計には、コミッション対象項目と対象外項目、税金、手数料、または異なる当事者が徴収する金額が含まれる場合があります。また、精算には調整や複数の予約が含まれることもあります。
照合はどこから始めるべきですか？
最終版の予約と決済方法を確認し、契約に基づいてホテルの想定受取額を計算します。次に、その結果を精算明細および銀行入金額と照合します。
コミッションはゲストの支払総額に対して計算するべきですか？
契約でその全額がコミッション対象と定義されている場合に限ります。文書化された宿泊料金の算定基準を使用し、税金、施設が徴収する手数料、外部から負担される特典を分けてください。
1件の銀行入金に複数のTrip.com予約が含まれることはありますか？
はい。入金額を精算IDまたはバッチ全体と照合し、その後、バッチ内の各予約と調整に割り当てます。
ホテル管理システムの収益を入金額に合わせて変更するべきですか？
いいえ。承認済みの予約変更によって元の宿泊金額が変わる場合を除き、収益、コミッション、税金、売掛金、為替差額、銀行手数料、入金精算を分けて管理してください。
Trip.comの精算照合が完了するのは、最終版の予約、契約上のコミッション、精算明細、支払バッチ、銀行仕訳が、追跡可能な1本の流れとしてつながったときです。この流れにより、資金管理とチャネル別収益性レポートの両方を正確に保つことができます。
