1. 예약, 취소 결과, 고객 환불, 호텔 지급금 및 아고다 보상금을 하나의 거래로 취급하지 말고 분리하십시오.
2. 고객에게 환불할 주체와 재무 조정이 표시될 위치를 결정하기 전에 Agoda Collect(아고다 결제)인지 Property Collect(숙소 결제)인지 확인하십시오.
3. 모든 취소 건을 예약 ID, 정책 결과, 결제 기록, 지급 배치 및 조정 참조와 일치시키십시오.
4. 환불, 수수료 면제, 청구 시도 또는 지급 후 조정이 규명되지 않은 상태에서 해당 기간의 회계를 마감하지 마십시오.
아고다 환불 정산 대조는 취소 결정이 기록된 후 시작됩니다. 재무 팀은 어떤 정책을 적용할지 결정하는 것이 아니라, 예약, 고객 환불, 취소 수수료, 채널 보상금 및 현금 흐름이 일치하는지 증명하는 역할을 합니다.
이로 인해 이 과정은 취소 정책 검토와는 다릅니다. 정책 설정, 수수료 면제 규칙 및 취소 방지는 상업적 결과를 결정합니다. 반면 정산 대조는 그 결과가 호텔의 장부와 은행 계좌에 정확하게 반영되었는지 테스트합니다.
일치시켜야 할 5가지 기록 정의
취소된 예약 하나가 여러 날짜에 걸쳐 여러 기록을 생성할 수 있습니다. 원본 예약을 원본 문서로 보관한 다음, 취소 또는 변경 통지, 결제 모델 기록, 아고다 재무 거래 및 호텔 회계 항목을 일치시키십시오.
기존 객실 수익을 환불 금액으로 덮어쓰지 마십시오. 예약 금액, 취소 금액, 유지되거나 면제된 수수료, 채널 청구액, 세금 처리 및 현금 흐름을 별도의 필드로 보존하십시오. 이를 통해 추후 분쟁 해결 및 감사 샘플링이 가능해집니다.
아고다 예약 ID를 공통 참조로 사용하십시오. 숙소 ID, 고객 이름, 투숙 날짜, 예약 통화, 결제 모델, 취소 타임스탬프, 정책 결과, 지급 ID, 조정 ID 및 은행 또는 카드 참조 번호를 추가하십시오. 일반 스프레드시트에 전체 고객 카드 또는 가상 카드 정보를 복사하지 마십시오.
자금 통제 주체 파악
해당 예약이 Agoda Collect(아고다 결제)인 경우, 아고다가 고객으로부터 수금하여 설정된 지급 방법을 통해 숙소에 지급합니다. 취소 시 지급해야 할 금액이 줄어들거나 없어질 수 있습니다. 이미 지급이 확정된 경우, 정정된 금액은 별도의 은행 출금이 아닌 이후 지급액에 대한 조정으로 반영될 수 있습니다.
해당 예약이 Property Collect(숙소 결제)인 경우, 일반적으로 숙소가 고객으로부터 투숙 금액을 수금합니다. 아고다 보상금은 선불 예약에 대해 아고다가 숙소에 지불해야 할 금액에서 상계 처리되는 경우가 많습니다. 따라서 취소 시에는 호텔이 수금하거나 환불한 금액과 아고다가 상계 과정을 통해 청구하거나 취소한 금액이라는 두 가지 확인이 필요합니다.
현재 아고다 숙소 결제 안내에서는 이러한 상계 메커니즘과 결제 완료 시 제공되는 예약 단위 명세서를 설명하고 있습니다. 시장 또는 결제 방식이 다른 경우, 숙소 계약서 및 최신 파트너 포털(Partner Portal) 기록을 사용하십시오.
예약 상태만으로 책임을 추론하지 마십시오. 카드로 보증된 숙소 결제 예약이 취소된 경우, 고객 카드를 조회하면 취소 수수료 징수 책임자가 달라질 수 있습니다. 재무 팀은 최종 상태뿐만 아니라 조치 내역도 보존해야 합니다.
SmartOrder의 호텔 데이터 분석 기능은 재무 팀에 아고다 거래와 비교할 수 있는 예약 출처 및 수익 기록을 제공합니다. 아고다 명세서는 채널의 원본 문서로 유지되며, 호텔 PMS는 대조를 위한 운영 측면의 데이터를 제공합니다.
예약 기록과 아고다 대조 정산
취소 조정을 반영하거나 기간을 마감하기 전에 채널 수익, 예약 상태 및 호텔 기록을 비교하십시오.
아고다 취소 건의 단계별 정산 대조
지급 총액을 검토하기 전에 예약 단위로 작업하십시오. 개별 예약 두 건이 잘못 기입되었음에도 배치 총액은 일치할 수 있습니다.
- 원본 예약을 열고 아고다 예약 ID, 예약 금액, 통화, 세금, 결제 모델, 취소 조건 및 결제 수단을 기록하십시오.
- 취소 또는 변경 통지를 열고 유효 타임스탬프, 취소 금액, 수수료 결과 및 취소가 전체 취소인지 부분 취소인지 확인하십시오.
- 숙소가 해당 예약에 대해 아고다 지급금을 이미 수령, 확정 또는 청구했는지 확인하십시오.
- 파트너 포털의 관련 재무 영역에서 예약을 찾아 지급 예정, 지급 완료, 환수 또는 조정된 금액을 파악하십시오.
- 거래 내역을 지급 또는 송금 참조 번호와 대조한 다음, 실제 은행 입금액, 아고다 카드 청구액, UPC 청구액 또는 숙소 결제 영수증과 일치시키십시오.
- 수익, 취소 수익, 채널 보상금, 세금, 환불, 미수금 또는 미지급금의 변동을 명확히 구분하여 숙소에 승인된 회계 처리를 반영하십시오.
- 차액이 0이거나 미결 상태로 남아 있는 기명 및 날짜가 지정된 조정 항목으로 증명되는 경우에만 해당 항목을 정산 완료로 표시하십시오.
지급 후 취소가 발생한 경우, 조정(Adjustments)에서 정정 내역을 확인하십시오. 현재 아고다의 지급 워크플로우에는 지급 후 취소, 미결제 잔액, 초과 청구 및 예약 거절이 조정 사례로 포함됩니다. 마이너스 미수금은 독립적인 플러스 지급으로 정산되는 대신, 추가로 지급될 예약과 상계 처리될 수 있습니다.
올바른 회계 기간에 환불액 일치시키기
예약일, 취소일, 최초 지급일, 조정일 및 은행 기산일이 각기 다른 달에 속할 수 있습니다. 호텔 정책 및 현지 규정에 따라 회계 기간을 선택한 후 운영 기준일과 현금 흐름일 간의 정산 브리지를 유지하십시오.
월말 마감 시에는 아고다에는 기록되었지만 지급액에는 아직 반영되지 않은 취소 건을 식별해야 합니다. 또한 숙소 결제 부채 변동과 일치하지 않는 호텔 측 환불 발행 건과 원래 투숙 기간 이후에 게시된 아고다 조정 내역도 찾아내야 합니다.
아고다가 한 번의 지급에서 상계 처리한다는 이유만으로 호텔 PMS에서 관련 없는 예약들을 순액으로 묶지 마십시오. 은행에는 순액이 입금되지만, 재무 팀은 지급 예정 투숙, 취소된 투숙, 숙소 결제 보상금 및 기타 조정 내역 등 예약 단위의 세부 구성이 여전히 필요합니다.
계좌 이체의 경우, 지급 ID 또는 배치 참조 번호를 송금 기산일과 대조하십시오. 카드 기반 정산의 경우, 정확한 승인 금액과 거래일을 일치시키십시오. 은행 수수료나 환전으로 인해 발생하는 차액은 별도로 식별된 상태를 유지해야 합니다.
아고다 정산 대조의 일반적인 차이점 진단
지급액이 예약 보고서보다 적은 경우
증상: 아고다의 현금 입금액이 호텔 PMS의 아고다 수익보다 적습니다. 확인 사항: 취소 또는 변경된 예약, 숙소 결제 보상금, 수수료 면제, 거절된 예약, 이전 초과 지급액 및 지급 시기. 조치 사항: 예약 단위로 배치를 다시 구성하고 모든 공제 항목을 출처 참조에 할당하십시오.
예약 금액 지급 후 환불이 발생하는 경우
증상: 원래 지급액은 정확하지만, 이후 배치의 금액이 감소했습니다. 확인 사항: 지급 확정 후 환불 가능 기간 내에 고객이 취소했는지 여부. 조치 사항: 관련 없는 투숙 건의 수익을 줄이는 대신, 이후 조정 내역을 원래 예약과 일치시키십시오.
숙소 결제 수수료가 수금된 현금과 일치하지 않는 경우
증상: 아고다는 보상금을 공제하지만, 호텔에는 고객 영수증이 없습니다. 확인 사항: 취소 상태, 노쇼(No-show) 보고, 카드 조회 내역, 수수료 징수 책임, 그리고 호텔이 청구를 면제했는지 여부. 조치 사항: 고객 미수금과 아고다 부채를 분리하여 해결하십시오.
동일한 취소 건이 두 번 게시된 경우
증상: 호텔 PMS와 은행 정산 대조 모두에 중복된 환불 항목이 포함되어 있습니다. 확인 사항: 하나의 기록이 고객 환불이고 다른 하나가 이전 지급액에 대한 아고다의 상계인지 여부. 조치 사항: 두 원본 거래 내역을 모두 보존하되 중복된 회계 항목만 환수(취소) 처리하십시오.
아고다 월말 통제 체계 구축
해당 기간 동안 취소된 예약 금액, 유지되거나 수령할 취소 수수료, 정산된 환불액 또는 조정액이라는 세 가지 총계를 실행하십시오. 각 총계를 호텔 PMS 예약 모집단과 아고다 재무 모집단 모두와 일치시키십시오.
모든 항목을 'OTA 차액'으로 처리하지 말고 사유별로 미결 항목을 분류 관리하십시오. 유용한 범주로는 대기 중인 아고다 조정, 대기 중인 고객 환불, 수금 실패, 수수료 면제 대기, 환차액, 지급 기일 미도래, 분쟁 금액 및 원본 문서 누락 등이 있습니다.
수동 분개, 사전 지급된 취소 건, 마이너스 배치 및 숙소 결제 카드 건에 대해서는 2차 검토자의 확인을 요구하십시오. 검토자는 원장부터 은행 입금, 지급액, 취소 통지 및 원본 예약까지 해당 항목을 추적할 수 있어야 합니다.
현지 세법, 개인정보 보호 및 기록 보관 요건에 따라 증거 자료를 보존하십시오. 아고다 명세서는 채널 측면을 뒷받침하지만 호텔의 인보이스, 세금 또는 고객 결제 의무를 대체하지는 않습니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
아고다 환불 정산 대조는 취소 정책 설정과 동일합니까?
아니요. 정책 설정은 고객과 호텔의 상업적 권리를 결정합니다. 정산 대조는 취소가 발생한 후 그 결과로 나타나는 환불, 수수료, 지급금, 보상금 및 회계 기록을 검증하는 과정입니다.
아고다 지급 조정 내역은 어디에 표시됩니까?
현재의 파트너 포털 지급 워크플로우는 재무 영역에서 지급 예정 예약과 함께 조정 내역을 보여줍니다. 정확한 명칭은 지급 수단 및 계정 설정에 따라 다릅니다.
아고다 예약이 지급 완료 후 취소되면 어떻게 됩니까?
정정된 금액은 향후 지급 시 조정액으로 나타날 수 있습니다. 이를 식별할 수 없는 당기 채널 비용으로 회계 처리하는 대신, 해당 조정액을 원래 예약 및 최초 지급 내역과 일치시키십시오.
숙소 결제 취소 건이 아고다 공제를 발생시키는 이유는 무엇입니까?
숙소 결제 시스템에서는 숙소가 고객 자금을 수금하는 반면, 아고다 보상금은 아고다가 숙소에 지불해야 할 선불 금액에서 상계될 수 있습니다. 따라서 고객 거래와 아고다 보상금은 별도로 정산 대조해야 합니다.
재무 팀이 은행 입금 내역만으로 정산을 대조할 수 있습니까?
아니요. 순 입금액에는 지급 예정 예약과 여러 조정액이 합산되어 있을 수 있습니다. 재무 팀이 총액을 정확히 규명하려면 예약 단위 명세서와 지급 참조 번호가 필요합니다.
정산이 완료된 취소 건을 뒷받침하는 증거 자료는 무엇입니까?
예약, 취소 또는 변경 통지, 결제 모델, 정책 결과, 수수료 또는 면제 기록, 지급 및 조정 참조 번호, 현금 증빙 자료 및 승인된 회계 항목을 보관하십시오.
아고다 취소 건은 운영 결과와 모든 재무 흐름이 일치할 때 정산이 완료됩니다. 원본 예약을 보존하고, 보상금과 환불을 분리하며, 이후의 조정 내역을 추적하고, 예약 단위의 증거 자료가 있을 때만 차액을 마감하십시오.
