1. PMS 내보내기 시 데이터 카테고리를 누락하기는 쉽지만, 기존 시스템이 비활성화된 후 기록을 복구하는 것은 불가능에 가깝습니다.
2. 예약, 고객 프로필, 결제, 인보이스, 객실 설정, 과거 리포트 등 6가지 기록 유형을 반드시 백업해야 합니다.
3. 내보낸 파일의 실제 사용 가능 여부는 포맷 호환성에 따라 결정되므로, 마이그레이션 당일 전에 양쪽 시스템에서 이를 확인하세요.
4. 내보내기 기간은 기존 시스템의 라이선스 종료와 함께 닫힙니다. 반복할 수 없는 일회성 백업으로 간주하고 철저히 대비하세요.
주로 누락되는 데이터
호텔 PMS 시스템을 전환하는 것은(는) 종종 기술적인 이전 문제로 여겨집니다. 하지만 진짜 위험은 다른 곳에 있습니다. 바로 기록 보존 문제입니다. 마이그레이션을 경험한 운영자들은 종종 같은 경험을 이야기합니다. 데이터를 내보냈지만, 전부 내보내지는 못했거나 새 시스템이 읽을 수 없는 포맷이었다는 것입니다.
호텔 PMS 데이터 내보내기에 대한 논의는 대개 벤더 선정 과정의 후반부, 즉 계약이 이미 체결된 후에 이루어집니다. 그 시점에는 마이그레이션 일정이 확정되어 있고, 기존 시스템은 서비스 종료 수순을 밟고 있으며, 누락된 것을 파악할 시간이 제한적입니다. 이 글에서는 시스템 접근 권한이 종료되기 전에 반드시 추출해야 하는 6가지 기록 카테고리를 다룹니다.
1. 활성 및 예정된 예약
이것은 가장 직관적인 내보내기 항목이며 대부분의 운영자가 제대로 수행하지만, 부분적인 실패가 발생하기도 합니다. 이러한 실패는 특정 예약 유형에서 비롯됩니다.
확정된 예정 예약은 대체로 올바르게 내보내집니다. 하지만 여러 객실에 걸쳐 있거나 맞춤형 객실 요금 계약이 적용된 그룹 예약, 추가 항목이 연결된 예약(예: 레이트 체크아웃 수수료 또는 조식 추가), 초기 확정 후 원래의 OTA 채널에서 요금을 조정한 예약 등은 누락되기 쉽습니다.
요약 화면이 아닌 전체 예약 기록을 내보내야 합니다. 도착일, 출발일, 객실 유형, 1박당 객실 요금, 총액, 예약 채널, 예약일, 수정 내역 및 직원이 추가한 자유 텍스트 메모가 필요합니다. 예약 채널 필드가 누락된 예약 내보내기 데이터로는 마이그레이션 기간의 OTA별 수익을 대조할 수 없으며, 채널 기여도가 없는 수익 수치만 남게 됩니다.
또한 지난 90일간의 취소된 예약도 내보내세요. 마이그레이션 기간 동안 발생한 취소 건은 시스템을 이동한 후에 환불 요청으로 이어질 수 있으며, 이를 처리하려면 원본 기록이 필요합니다.
2. 고객 프로필
고객 데이터베이스는 PMS 마이그레이션 시 가장 과소평가되는 내보내기 항목입니다. 예약만큼 시급하게 느껴지지 않기 때문에 대부분의 운영자가 나중에 내보내거나 아예 건너뜁니다.
실질적인 가치는 프런트 데스크에서 분명해집니다. 6번이나 숙박했던 고객이 도착했을 때, 직원은 선호하는 층, 지난 투숙 시의 식단 메모, 요금 분쟁 이력 등 해당 내역을 볼 수 있어야 합니다. 프로필을 내보내지 않으면 마이그레이션 당일에 이러한 정보는 모두 백지상태가 됩니다.
연락처, 숙박 횟수, 숙박 이력, 커뮤니케이션 기본 설정 및 프로필에 첨부된 모든 메모를 내보내세요. 일부 호텔 PMS 시스템은 숙박 이력을 직접 가져올 수 있어, 향후 12개월 동안 데이터베이스가 다시 구축되는 것을 기다릴 필요 없이 첫날부터 이전 투숙 기록을 확인할 수 있으므로 숙박 이력은 특히 중요합니다.
포맷은 시스템마다 다릅니다. 어떤 시스템은 고객 1명당 한 줄씩 CSV 형식으로 내보내고, 어떤 시스템은 중첩된 숙박 기록이 포함된 JSON 형식을 사용합니다. 내보내기를 시작하기 전에 새로운 호텔 PMS가 어떤 포맷을 지원하는지 당일이 아닌 사전에 확인하세요.
깔끔한 데이터 임포트를 지원하는 PMS로 고객 이력을 가져오세요
Smart Order로 전환하면 예약 내역, 고객 기록, 객실 설정을 처음부터 다시 구축할 필요가 없습니다. Smart Order의 온보딩 팀이 데이터 임포트를 처리하여, 첫날부터 프런트 데스크가 정확한 기록을 바탕으로 업무를 시작할 수 있습니다.
3. 결제 기록 및 미결제 보증금
결제 기록은 마이그레이션 후 두 가지 목적을 가집니다. 첫째, 전환 후 발생하는 모든 분쟁에서 중요한 증거가 됩니다. 둘째, 미결제 보증금이나 부분 결제가 있는 고객에게 필요합니다. 이러한 잔액은 예약 기록과 함께 이전되어야 합니다.
거래 ID, 날짜, 금액, 결제 수단 및 해당 결제가 연결된 예약을 포함하여 결제 기록을 내보냅니다. 보증금 기록은 별도로 내보내어 예정된 예약 목록과 대조해야 합니다. 예정된 예약 내보내기 목록 중 보증금이 있는 모든 예약에는 상응하는 결제 기록이 첨부되어야 합니다.
미결제 잔액(마이그레이션 시점까지 정산되지 않은 요금이 있는 고객)은 별도로 처리해야 합니다. 마이그레이션 당일 전에 미결제 잔액 목록을 작성하세요. 이는 자동으로 전환되지 않지만, 새 시스템에 접속한 후 누구에게 후속 조치를 취해야 할지 파악하기 위해 반드시 필요합니다.
자주 발생하는 시나리오는 다음과 같습니다. 마이그레이션 8개월 후, 한 고객이 마이그레이션 날짜가 겹쳤던 투숙 요금에 대해 이의를 제기합니다. 원본 결제 기록과 일치하는 인보이스가 없으면 단편적인 정보에 의존해야 하며, 분쟁 처리 기한은 이미 속절없이 지나가고 있을 것입니다.
4. 인보이스 및 영수증(Folios)
인보이스는 결제 기록과 다릅니다. 결제 기록은 돈이 이동했음을 증명합니다. 인보이스는 누구에게, 어느 날짜에, 어떤 세율로 얼마의 요금이 청구되었는지를 보여줍니다.
대부분의 시장에서 인보이스는 부가가치세(VAT) 또는 세금 납세 준수를 위해 필수적인 기록이며, 일반적으로 거래일로부터 3~7년간 보관해야 합니다. 기존 호텔 PMS에 이 기록들이 보관되어 있습니다. 사전에 내보내지 않으면, 계정 해지와 함께 해당 데이터도 삭제됩니다.
문서 보관을 위해 인보이스를 PDF로 내보내고, 새 호텔 PMS가 인보이스 내역을 임포트할 수 있다면 CSV나 구조화된 데이터 형태로도 내보내세요. 최소한 인보이스 번호, 날짜, 고객 이름, 항목, 세금 금액, 총액 및 결제 참조 번호는 내보내어 로컬에 저장해야 합니다.
기업 고객, 이벤트 예약 또는 여행사 계약과 같은 그룹 인보이스는 각별한 주의가 필요합니다. 이 데이터는 종종 호텔 PMS의 별도 섹션에서 관리되며 표준 예약 내보내기에서 자주 누락됩니다. 반드시 별도로 추출해야 합니다.
5. 객실 유형 및 요금 플랜
객실 유형 설정은 이전되지 않습니다. 모든 호텔 PMS는 침대 구성, 최대 수용 인원, 접근성 기능, 설명 및 사진 참조 등 객실 유형의 정의를 각기 다른 방식으로 저장합니다. 어차피 새 시스템에 이 데이터를 다시 입력해야 합니다.
내보내기의 목적은 마이그레이션이 아니라 정확성입니다. 기억에 의존하지 않고 확정된 기록을 보고 다시 입력할 수 있도록 모든 매개변수가 포함된 현재 객실 유형 목록을 내보내세요. 객실 유형 설정에 오류가 생기면 부정확한 OTA 리스팅, 가용성 동기화 실패, 가격 불일치 등 연쇄적인 문제가 발생합니다. 시스템 오픈 3주 후에 설정 오류를 발견하는 불상사를 미연에 방지할 수 있습니다.
요금 플랜은 더 복잡합니다. 표준 공시 요금, 직접 예약 요금, OTA 순 요금, 기업 계약 요금, 시즌별 변동 요금 등 활성화된 객실 요금 플랜을 내보내세요. 각 요금 플랜이 어느 채널에서 활성화되었는지도 메모해 두어야 합니다. 새로운 호텔 PMS에서 채널 매니저 동기화를 올바르게 설정하려면 이 정보가 필요합니다.
6. 과거 성과 리포트
과거 리포트는 운영자들이 가장 당황하는 데이터 카테고리입니다. 예약, 결제 및 고객 기록을 내보낸 후, 객실 점유율 기록, 객실 평균 요금(ADR) 추이, 채널 성과 데이터가 전혀 없다는 사실을 뒤늦게 깨닫습니다.
새로운 호텔 PMS는 첫날부터 데이터를 추적하기 시작하므로 이는 매우 중요합니다. 과거 리포트가 없으면 비교할 기준점이 사라집니다. 작년 데이터가 이전되지 않았기 때문에 올해 2월의 점유율이 작년보다 좋은지 나쁜지 판단할 수 없습니다.
월별 객실 점유율, 일일 평균 요금, 채널별 수익 등 최소 2년 치의 데이터를 내보내세요. 이를 PDF 리포트가 아닌 원시 데이터(Raw data) 파일로 추출해야 합니다. PDF는 읽을 수는 있지만 데이터를 임포트하거나 분석할 수는 없습니다. 월별 데이터가 한 줄씩 입력되고 점유율, ADR, RevPAR, 채널 수익 등의 열로 구성된 CSV 파일은, 트렌드 비교가 가장 중요한 첫 1년 동안 새 시스템에 훌륭한 기준점을 제공합니다.
새로운 호텔 PMS에 실시간 예약 데이터 기반의 리포트 모듈이 있다면, 이 과거 CSV 데이터를 통해 이번 달과 2년 전 같은 달을 비교할 수 있습니다. 즉, 이러한 비교를 통해 성장이 실질적인 것인지 아니면 계절적 요인에 의한 것인지 파악할 수 있습니다.
Smart Order에서 첫날부터 성과를 추적하세요
Smart Order의 리포트 및 분석 모듈은 실시간 예약 데이터에서 객실 점유율, ADR, 채널 수익을 추출합니다. 이전 PMS에서 과거 데이터를 임포트한 숙소는 빈 리포트에서 시작하는 대신 트렌드 비교를 위한 명확한 기준점을 확보할 수 있습니다.
자주 묻는 질문(FAQ)
호텔 PMS에서 어떤 데이터를 내보낼 수 있나요?
대부분의 시스템은 예약 기록, 고객 프로필, 결제 내역, 인보이스, 객실 유형 설정 및 과거 성과 리포트의 내보내기를 지원합니다. 내보내기 포맷은 다양하며 예약과 고객 데이터는 CSV가 가장 일반적이고 인보이스는 일반적으로 PDF로 제공됩니다. 마이그레이션 날짜를 확정하기 전에 현재 시스템이 어떤 데이터를 어떤 포맷으로 내보낼 수 있는지 반드시 확인하세요.
호텔 PMS에서 고객 데이터를 어떻게 내보내나요?
호텔 PMS의 고객 관리 또는 CRM 섹션으로 이동하여 내보내기나 다운로드 기능을 찾으세요. 대부분의 시스템은 이름, 연락처, 숙박 횟수, 최근 방문일 필드가 포함된 CSV 형태로 고객 데이터를 내보냅니다. 일부 시스템은 전체 숙박 기록을 포함하며, 별도의 파일로 내보내는 시스템도 있습니다. 벤더에 필드 사양을 요청하고, 작업을 시작하기 전 새 시스템에서 이를 수용할 수 있는지 확인하세요.
마이그레이션 전에 어떤 호텔 PMS 데이터를 백업해야 하나요?
확정된 예정 예약, 숙박 기록이 포함된 고객 프로필, 결제 및 보증금 기록, 인보이스 및 영수증, 객실 유형 및 요금 플랜 설정, 그리고 2년 치 과거 성과 리포트 등 6가지 카테고리를 백업해야 합니다. 전환 과정에서 무슨 일이 발생하더라도 데이터에 접근할 수 있도록 공유 드라이브나 로컬 스토리지 등 두 시스템과 독립된 위치에 복사본을 안전하게 보관하세요.
과거 예약 데이터를 새로운 호텔 PMS로 임포트할 수 있나요?
일부 호텔 PMS 시스템은 과거 예약 및 고객 데이터의 직접 임포트를 지원하지만, 일부는 수동 입력이나 부분 임포트가 필요합니다. 결정적인 요소는 포맷의 호환성입니다. 즉, 기존 시스템의 내보내기 파일이 새 시스템의 임포트 스키마와 일치해야 합니다. 마이그레이션 당일 전에 내보낸 파일을 새 벤더에 보내 어떤 데이터가 자동 임포트되고, 어떤 데이터를 수기로 입력해야 하는지 구체적으로 문의하세요.
구독 취소 후 호텔 PMS 데이터는 어떻게 되나요?
대부분의 벤더는 구독이 종료되면 계정 접근 권한을 비활성화하고 30~90일 이내에 저장된 데이터를 삭제합니다. 통지 기간 동안 데이터 보관 요청을 제공하는 곳도 있지만, 이것이 보장되지는 않습니다. 데이터 보존을 벤더에게 맡기지 말고, 계약이 종료되기 전 모든 내보내기를 완료하세요. 일단 접근 권한이 해지되면 일반적으로 데이터 복구는 불가능합니다.
호텔은 내보낸 PMS 데이터를 얼마나 오래 보관해야 하나요?
분쟁 해결 및 운영 참조를 위해 예약 기록은 최소 2년간 보관하세요. 인보이스와 결제 기록은 현지 세무 당국이 요구하는 전체 기간 동안 보관해야 하며, 대부분 시장에서는 5~7년입니다. 고객 프로필 데이터는 현지 개인정보 보호 정책 및 관련 데이터 보호법에 따라 관리되어야 하며, 명시된 보존 기간을 초과한 프로필은 정해진 절차에 따라 안전하게 파기해야 합니다.
