1. Separe a reserva, o resultado da quebra, o reembolso ao hóspede, o pagamento ao hotel e a compensação da Agoda, em vez de os tratar como uma única transação.
2. Identifique o Agoda Collect ou Property Collect antes de decidir quem reembolsa o hóspede e onde o ajuste financeiro deve aparecer.
3. Correlacione cada cancelamento com o respetivo ID da reserva, resultado da política, registo de pagamento, lote de pagamento e referência de ajuste.
4. Não feche o período enquanto um reembolso, isenção de taxa, tentativa de cobrança ou ajuste pós-pagamento permanecer por explicar.
A reconciliação de reembolsos da Agoda começa após o registo da decisão de cancelamento. A equipa financeira não decide qual a política aplicável; ela comprova que a reserva, o reembolso ao hóspede, a taxa de cancelamento, a compensação do canal e o movimento de caixa estão de acordo.
Isso torna este processo diferente de uma análise da política de cancelamento. A configuração de políticas, as regras de isenção de taxas e a prevenção de cancelamentos determinam o resultado comercial. A reconciliação verifica se esse resultado chegou corretamente aos registos contabilísticos e à conta bancária do hotel.
Defina os Cinco Registos que está a Correlacionar
Uma reserva cancelada pode criar vários registos em datas diferentes. Mantenha a reserva original como documento de origem e, em seguida, correlacione o aviso de cancelamento ou alteração, o registo do modelo de pagamento, a transação financeira da Agoda e o lançamento contabilístico do hotel.
Não sobreponha a receita original do quarto com o valor do reembolso. Preserve o valor reservado, o valor cancelado, a taxa retida ou isenta, a comissão do canal, o tratamento fiscal e o movimento de caixa como campos separados. Isto torna possíveis futuras contestações e amostragens de auditoria.
Utilize o ID da reserva da Agoda como referência comum. Adicione o ID da propriedade, nome do hóspede, datas da estadia, moeda da reserva, modelo de pagamento, carimbo de data/hora do cancelamento, resultado da política, ID de pagamento, ID de ajuste e referência bancária ou do cartão. Nunca copie os detalhes completos do cartão do hóspede ou do cartão virtual para uma folha de cálculo comum.
Identifique Quem Controlou o Dinheiro
Para o Agoda Collect, a Agoda cobra ao hóspede e paga à propriedade através do seu método de pagamento configurado. Um cancelamento pode reduzir ou eliminar o montante a pagar. Se o pagamento já tiver sido confirmado, o montante corrigido pode regressar como um ajuste face a um pagamento posterior em vez de um débito bancário separado.
Para o Property Collect, a propriedade normalmente cobra o valor da estadia ao hóspede. A compensação da Agoda é frequentemente deduzida aos montantes que a Agoda deve à propriedade por reservas pré-pagas. Um cancelamento requer, por isso, duas verificações: o que o hotel cobrou ou reembolsou, e o que a Agoda cobrou ou reverteu através do processo de dedução.
A atual explicação do Agoda Property Collect descreve este mecanismo de dedução e o extrato ao nível da reserva disponível com os pagamentos concluídos. Utilize o acordo da propriedade e o atual registo do Portal do Parceiro quando um mercado ou método de pagamento for diferente.
Não deduza a responsabilidade apenas pelo estado da reserva. Para um cancelamento Property Collect garantido por cartão, a visualização do cartão do hóspede pode alterar quem é responsável pela cobrança de uma taxa de cancelamento. O departamento financeiro deve reter o histórico de ações e não apenas o estado final.
O business intelligence para hotéis da Smart Order fornece aos serviços financeiros um registo da origem da reserva e da receita para comparar com as transações da Agoda. O extrato da Agoda continua a ser o documento de origem do canal, enquanto o Sistema de Gestão Hoteleira fornece a vertente operacional da reconciliação.
Reconcilie a Agoda com o Registo da Reserva
Compare as receitas do canal, o estado da reserva e os registos do hotel antes de lançar um ajuste de cancelamento ou fechar o período.
Reconcilie um Cancelamento da Agoda Passo a Passo
Trabalhe ao nível da reserva antes de rever os totais de pagamento. Um lote pode estar equilibrado mesmo que duas reservas individuais sejam lançadas incorretamente.
- Abra a reserva original e registe o ID da reserva da Agoda, valor reservado, moeda, impostos, modelo de pagamento, condições de cancelamento e método de pagamento.
- Abra o aviso de cancelamento ou alteração e confirme o carimbo de data/hora efetivo, montante cancelado, resultado da taxa e se o cancelamento é total ou parcial.
- Verifique se a propriedade já tinha recebido, confirmado ou cobrado algum pagamento da Agoda referente à reserva.
- No Portal do Parceiro, localize a reserva na área de Finanças relevante e obtenha o seu montante a pagar, pago, revertido ou ajustado.
- Correlacione a transação à sua referência de pagamento ou remessa e, em seguida, ao depósito bancário real, cobrança no cartão Agoda, cobrança UPC ou recibo Property Collect.
- Lance o tratamento contabilístico aprovado para a propriedade, mantendo distintos os movimentos de receita, rendimentos de cancelamentos, compensação de canal, impostos, reembolsos e contas a receber ou a pagar.
- Marque o item como reconciliado apenas quando a diferença for zero ou estiver justificada por um ajuste nomeado e datado que permaneça em aberto.
Se ocorrer um cancelamento após o pagamento, procure a correção em Ajustes. O atual fluxo de trabalho de pagamentos da Agoda inclui cancelamentos pós-pagamento, saldos pendentes, cobranças excessivas e rejeições de reservas como casos de ajuste. Uma conta a receber negativa pode ser deduzida por reservas adicionais a pagar, em vez de ser liquidada como um pagamento positivo independente.
Atribua o Reembolso ao Período Contabilístico Correto
A data da reserva, a data de cancelamento, a data do pagamento original, a data do ajuste e a data-valor bancária podem ocorrer em meses diferentes. Escolha o período contabilístico de acordo com a política do hotel e os requisitos locais e, em seguida, mantenha uma ponte de reconciliação entre as datas operacionais e as datas de caixa.
O fecho do mês deve identificar os cancelamentos registados pela Agoda, mas que ainda não estão refletidos num pagamento. Deve também encontrar reembolsos emitidos pelo hotel que não tenham uma alteração de responsabilidade Property Collect correspondente, e ajustes da Agoda lançados após o período de estadia original.
Evite o encontro de contas de reservas não relacionadas no Sistema de Gestão Hoteleira simplesmente porque a Agoda as deduz num único pagamento. O banco recebe um valor líquido, mas o departamento financeiro continua a precisar da composição ao nível da reserva: estadias a pagar, estadias canceladas, compensação Property Collect e outros ajustes.
Para transferências bancárias, corresponda o ID de pagamento ou a referência do lote à data-valor da remessa. Para liquidações baseadas em cartão, corresponda o montante autorizado exato e a data da transação. As diferenças causadas por taxas bancárias ou conversão de moeda devem permanecer identificadas separadamente.
Diagnostique Divergências Comuns de Reconciliação da Agoda
O pagamento é inferior ao relatório de reservas
Sintoma: O caixa da Agoda é inferior à receita da Agoda no Sistema de Gestão Hoteleira. Verificação: reservas canceladas ou alteradas, compensação Property Collect, isenções de taxas, reservas rejeitadas, pagamentos excessivos anteriores e prazos de pagamento. Ação: reconstrua o lote ao nível da reserva e atribua cada dedução a uma referência de origem.
Aparece um reembolso após a reserva ter sido paga
Sintoma: o pagamento original está correto, mas um lote posterior sofre uma redução. Verificação: se o hóspede cancelou num período reembolsável após a confirmação do pagamento. Ação: corresponda o ajuste posterior à reserva original, em vez de reduzir a receita de uma estadia não relacionada.
A comissão do Property Collect não corresponde ao dinheiro cobrado
Sintoma: A Agoda deduz a compensação sem que o hotel apresente qualquer recibo do hóspede. Verificação: o estado do cancelamento, reportes de no-show, histórico de visualização do cartão, responsabilidade de cobrança da taxa e se o hotel isentou a cobrança. Ação: resolva a conta a receber do hóspede e o passivo da Agoda separadamente.
O mesmo cancelamento é lançado duas vezes
Sintoma: tanto o Sistema de Gestão Hoteleira como a reconciliação bancária contêm lançamentos de reembolso duplicados. Verificação: se um registo corresponde ao reembolso ao hóspede e o outro à dedução da Agoda referente a um pagamento anterior. Ação: preserve ambas as transações de origem, mas reverta apenas o lançamento contabilístico duplicado.
Construa o Controlo de Fim de Mês da Agoda
Apresente três totais para o período: valor das reservas canceladas, taxas de cancelamento retidas ou a receber, e reembolsos ou ajustes liquidados. Reconcilie cada total tanto com a população de reservas no Sistema de Gestão Hoteleira como com a população financeira da Agoda.
Classifique temporalmente os itens não resolvidos com base no motivo, em vez de colocar tudo em “Diferenças OTA”. As categorias úteis incluem ajuste da Agoda pendente, reembolso ao hóspede pendente, cobrança falhada, isenção de taxa pendente, diferença de moeda, pagamento não vencido, montante contestado e documento de origem em falta.
Exija a revisão de uma segunda pessoa para lançamentos manuais no diário, cancelamentos com pagamentos anteriores, lotes negativos e casos de cartões no Property Collect. O revisor deve ser capaz de rastrear o lançamento desde o razão até ao banco, pagamento, aviso de cancelamento e reserva original.
Retenha as provas de acordo com os requisitos locais fiscais, de privacidade e de manutenção de registos. Os extratos da Agoda suportam o lado do canal, mas não substituem as obrigações do hotel relativas a faturas, impostos ou pagamentos do hóspede.
Perguntas Frequentes
A reconciliação de reembolsos da Agoda é o mesmo que configurar uma política de cancelamento?
Não. A configuração de políticas determina os direitos comerciais do hóspede e do hotel. A reconciliação verifica os registos resultantes do reembolso, taxa, pagamento, compensação e dados contabilísticos após a ocorrência de um cancelamento.
Onde aparecem os ajustes de pagamento da Agoda?
Os atuais fluxos de trabalho de pagamento no Portal do Parceiro mostram os ajustes juntamente com as reservas a pagar na área de Finanças. As denominações exatas dependem do método de pagamento e da configuração da conta.
O que acontece se uma reserva da Agoda for cancelada após o pagamento?
O montante corrigido pode aparecer como um ajuste num pagamento futuro. Correlacione esse ajuste de volta à reserva e ao pagamento originais, em vez de o lançar como um custo de canal não identificado no período atual.
Por que motivo um cancelamento Property Collect pode criar uma dedução por parte da Agoda?
A propriedade cobra os fundos do hóspede ao abrigo do Property Collect, enquanto a compensação da Agoda pode ser deduzida dos montantes pré-pagos devidos à propriedade. A transação do hóspede e a compensação da Agoda necessitam, por isso, de uma reconciliação separada.
A área financeira pode reconciliar apenas a partir do depósito bancário?
Não. Um depósito líquido pode combinar reservas a pagar e múltiplos ajustes. O departamento financeiro necessita de extratos ao nível da reserva e de referências de pagamento para explicar o total.
Que provas devem suportar um cancelamento reconciliado?
Mantenha a reserva, aviso de cancelamento ou alteração, modelo de pagamento, resultado da política, registo da taxa ou isenção, referências de pagamento e ajuste, comprovativo de caixa e o lançamento contabilístico aprovado.
Um cancelamento da Agoda está reconciliado quando o resultado operacional e cada movimento financeiro contam a mesma história. Preserve a reserva original, separe o reembolso da compensação, rastreie os ajustes posteriores e encerre as divergências apenas com provas ao nível da reserva.
