1. Crie e verifique o tipo de quarto no Portal de Parceiros da Agoda antes de o disponibilizar para reservas através do seu Gestor de Canais.
2. Faça corresponder o quarto físico, a ocupação, a configuração das camas, o regime de refeições, as condições de cancelamento e o modelo de preços — não apenas o nome do quarto.
3. Comece com disponibilidade limitada, confirme o resultado apresentado aos hóspedes e efetue uma reserva de teste antes de disponibilizar o inventário normal.
O mapeamento de quartos no Gestor de Canais da Agoda é o ponto em que um quarto no sistema do hotel é associado ao quarto vendido pela Agoda. Uma correspondência incorreta pode encaminhar uma reserva para a categoria de quarto errada, publicar uma ocupação incorreta ou manter o inventário aberto depois de o hotel estar esgotado.
Adicionar um novo tipo de quarto com segurança implica, portanto, muito mais do que criar um nome. O hotel deve preparar o produto, associar os quartos e planos tarifários corretos da Agoda, disponibilizar o inventário de forma controlada e confirmar que uma reserva real chega ao destino certo.
Os nomes dos menus podem variar consoante o tipo de propriedade e a configuração da conta. A ordem operacional abaixo mantém-se, mesmo que a sua conta utilize uma terminologia ligeiramente diferente.
Prepare o Quarto Antes de Abrir as Vendas na Agoda
Defina exatamente o que o novo quarto representa. Confirme o número de quartos físicos, a ocupação máxima, a disposição das camas, a política de fumadores, a vista, as comodidades incluídas e se são permitidas crianças ou camas extra.
Em seguida, crie a categoria de quarto correspondente no Sistema de Gestão Hoteleira ou no Gestor de Canais normalmente utilizado pelo hotel. Use um nome interno claro que a equipa consiga distinguir durante os turnos mais movimentados. “King Deluxe - Varanda” é mais seguro do que chamar simplesmente “Deluxe” a um segundo quarto.
Não reutilize uma categoria de quarto antiga apenas por estar atualmente inativa. Mapeamentos, planos tarifários, relatórios ou reservas futuras antigos ainda podem fazer referência a essa categoria. Um produto verdadeiramente novo deve ter o seu próprio registo de quarto, criado de raiz, a menos que o fornecedor do sistema confirme que é seguro reutilizar o registo anterior.
Antes de continuar, atribua um responsável pela configuração. Uma única pessoa deve controlar o novo quarto até que o anúncio na Agoda, a ligação ao canal e o inventário do Sistema de Gestão Hoteleira estejam todos em conformidade.
Crie o Novo Tipo de Quarto no Portal de Parceiros da Agoda
Para uma propriedade do tipo hotel ou uma casa com várias unidades, o fluxo atual de configuração de quartos da Agoda está disponível em Propriedade > Configuração de quartos. As opções exatas dependem da conta da propriedade, mas a sequência operacional segura é a seguinte:
- Inicie sessão no Portal de Parceiros da Agoda e selecione a propriedade correta em Anúncios.
- Abra Propriedade > Configuração de quartos, selecione Criar e escolha o nome de quarto exato mais aproximado.
- Introduza o número de quartos deste tipo, a ocupação permitida, os detalhes das camas, os limites tarifários, o conteúdo do quarto e as fotografias.
- Compare todos os campos com o quarto físico e a categoria de quarto do Sistema de Gestão Hoteleira.
- Guarde o quarto e registe o ID do tipo de quarto da Agoda apresentado em Configuração de quartos.
- Mantenha a disponibilidade fechada ou a zero até verificar a ligação ao Gestor de Canais.
A Agoda também disponibiliza um campo opcional denominado ID de código externo para um código fornecido pelo Gestor de Canais. Utilize-o apenas quando o seu fornecedor assim o indicar. Não invente um código nem copie o ID de outro quarto.
Os campos e a navegação atuais para a criação de quartos estão documentados nas orientações da Agoda sobre a configuração de quartos. Utilize o nome de quarto disponível na conta, em vez de impor um nome comercial que não descreva corretamente o alojamento.
Associe o Quarto e os Respetivos Planos Tarifários
A ligação de um quarto responde a uma questão prática: quando a Agoda vende este quarto, que quarto do Sistema de Gestão Hoteleira ou do Gestor de Canais deve perder uma unidade de disponibilidade?
Abra a ligação à Agoda no seu Gestor de Canais e selecione o novo tipo de quarto da Agoda. Faça-o corresponder à nova categoria de quarto do hotel que preparou. Em seguida, associe cada plano tarifário da Agoda ao plano tarifário correto do hotel. Um plano Só Alojamento não deve ser associado a um plano com Pequeno-almoço Incluído, e um plano reembolsável não deve ser associado a um plano não reembolsável.
Verifique os detalhes comerciais antes de guardar: ocupação, refeições incluídas, política de cancelamento, modalidade de pagamento, modelo de preços, moeda e conjunto de inventário. Nomes semelhantes não comprovam que dois produtos sejam equivalentes.
A Agoda apresenta o ID da propriedade junto ao respetivo nome, os IDs dos tipos de quarto em Propriedade > Configuração de quartos e os IDs dos planos tarifários em Tarifas e disponibilidade > Planos tarifários. Estes são os identificadores que o seu Gestor de Canais pode solicitar para concluir a ligação. O guia da Agoda sobre a ligação ao Gestor de Canais mostra onde estes aparecem.
Não associe o novo quarto a um quarto existente na Agoda apenas para concluir a configuração mais rapidamente. Esse atalho pode combinar dois conjuntos de quartos físicos e provocar overbooking posteriormente.
Quando um hotel adiciona um quarto num sistema, mas se esquece do produto correspondente na Agoda, as tarifas e a disponibilidade podem ser encaminhadas para o quarto errado. O channel manager para hotéis da Smart Order reúne a ligação do quarto, as alterações de disponibilidade e a referência das reservas recebidas num único fluxo operacional, permitindo aos gestores confirmar o resultado antes de disponibilizarem todo o inventário.
Adicione Novos Quartos de OTA com um Fluxo de Trabalho Controlado
Associe tipos de quarto, planos tarifários e disponibilidade num único local e confirme o resultado antes de o novo produto da Agoda receber o inventário normal.
Não Confunda Duas Tarefas de Mapeamento Diferentes
O Portal de Parceiros da Agoda também pode apresentar Propriedade > Mapeamento de quartos. Essa página é utilizada para fazer corresponder quartos fornecidos por parceiros da Agoda a quartos já apresentados na página da sua propriedade. Ajuda a resolver quartos duplicados ou não mapeados fornecidos por parceiros.
Não se trata do mesmo que associar o quarto do seu Sistema de Gestão Hoteleira ou Gestor de Canais à Agoda. Para um novo quarto gerido por um Gestor de Canais, conclua a ligação no seu Gestor de Canais utilizando os registos da propriedade, do tipo de quarto e do plano tarifário da Agoda.
Se também encontrar um quarto de parceiro não mapeado no anúncio público da Agoda, analise-o separadamente. Confirme o tipo de cama, a ocupação, o tamanho do quarto, a vista e as comodidades antes de utilizar a ação de mapeamento de quartos do Portal de Parceiros. Nunca presuma que se trata do novo quarto apenas porque os nomes são semelhantes.
Disponibilize o Inventário num Teste Pequeno e Controlado
Depois de associar o quarto e os planos tarifários, envie uma pequena quantidade de disponibilidade para datas futuras de baixo risco. Disponibilizar um quarto numa data com pouca procura é mais seguro do que abrir imediatamente toda a época.
Confirme o resultado em três locais. O Gestor de Canais deve indicar que a atualização foi concluída. O Portal de Parceiros da Agoda deve apresentar o quarto, o plano tarifário, o preço e a disponibilidade pretendidos. Uma pesquisa efetuada como hóspede deve apresentar a ocupação, o regime de refeições, as condições de cancelamento, os impostos e o preço de venda final corretos.
Se o quarto não aparecer, não tente recriá-lo repetidamente. Verifique se está ativo, se tem um plano tarifário associado, se existe inventário para as datas escolhidas e se a tarifa está dentro do intervalo permitido para o quarto.
Se a Agoda apresentar o quarto ou o plano errado, volte a fechar o novo produto. Corrija a ligação antes de enviar mais disponibilidade. Guarde capturas de ecrã do quarto na Agoda, do quarto no sistema do hotel e da associação do plano tarifário, para que o fornecedor responsável consiga identificar a incompatibilidade.
Efetue uma Reserva de Teste Antes do Lançamento Completo
Uma atualização de disponibilidade bem-sucedida comprova que a Agoda consegue apresentar o produto. Não comprova que uma reserva recebida será encaminhada para o quarto correto no Sistema de Gestão Hoteleira.
Efetue uma reserva de teste cancelável para a data controlada. Confirme que a reserva aparece no quarto e no plano tarifário pretendidos da Agoda, chega uma única vez ao Sistema de Gestão Hoteleira, reduz uma única vez o conjunto de inventário correto e inclui o preço do hóspede e as instruções de pagamento corretos.
Cancele o teste através do processo normal do hóspede ou parceiro e confirme que o cancelamento chega à reserva original no Sistema de Gestão Hoteleira e repõe o inventário uma única vez. Não elimine manualmente o registo do Sistema de Gestão Hoteleira antes de verificar o fluxo de cancelamento.
Se o seu hotel não conseguir efetuar uma reserva de teste, acompanhe a primeira reserva real com as mesmas verificações e mantenha o inventário inicial limitado até que o processo seja concluído com sucesso.
Mantenha o Mapeamento Seguro Após o Lançamento
Registe o ID do tipo de quarto da Agoda, o quarto do hotel associado, os planos tarifários associados, a data de lançamento, o resultado do teste e o colaborador que aprovou a configuração. Guarde este registo com as notas de configuração dos canais do hotel.
Quando o nome de um quarto é alterado no Portal de Parceiros, as reservas existentes não são alteradas automaticamente e a ligação ao Gestor de Canais também pode exigir atenção. Reveja a ligação depois de mudar o nome, substituir, desativar ou duplicar qualquer quarto ou plano tarifário.
A regra mais segura é simples: crie primeiro o produto, associe-o uma única vez, teste-o com inventário limitado e só depois disponibilize a disponibilidade normal. Esta ordem impede que um pequeno erro de configuração origine uma série de reservas no quarto errado ou um overbooking evitável.
Perguntas Frequentes
O que é o mapeamento de quartos no Gestor de Canais da Agoda?
É a ligação entre um tipo de quarto da Agoda e a categoria de quarto correspondente no sistema do hotel. Indica aos sistemas ligados qual o inventário que deve ser alterado quando a Agoda recebe uma atualização ou uma reserva.
O nome do quarto deve ser idêntico nos dois sistemas?
Os nomes podem ser diferentes, mas o quarto físico, a ocupação, as camas, as comodidades e as condições comerciais devem representar o mesmo produto. Nomes internos claros reduzem os erros.
O hotel pode abrir o inventário antes de associar os planos tarifários?
Não abra o inventário normal até que pelo menos um plano tarifário correto e comercializável esteja associado e verificado. Um quarto sem o plano tarifário pretendido pode permanecer indisponível ou ser vendido com condições incorretas.
O que deve o hotel fazer se o novo quarto apresentar o preço errado?
Feche ou limite o produto, verifique o plano tarifário associado e os preços por ocupação e, em seguida, reenvie uma atualização controlada. Confirme novamente o preço final apresentado ao hóspede antes de reabrir o inventário normal.
