1. Uma fatura de comissão da Booking.com regista a taxa cobrada ao hotel pelo serviço da plataforma.
2. Um recibo do hóspede ou uma fatura de alojamento regista a estadia fornecida pelo hotel ao hóspede.
3. Mantenha as taxas da plataforma, as receitas dos hóspedes, os recebimentos, os impostos, os reembolsos e os pagamentos como eventos contabilísticos separados.
4. A confirmação de pagamento não substitui automaticamente o fólio do hóspede nem o documento fiscal exigido localmente ao hotel.
Uma fatura de comissão da Booking.com para hotéis e um recibo do hóspede podem referir-se à mesma reserva, mas documentam transações diferentes. Tratá-los como documentos equivalentes pode subavaliar as receitas dos quartos, classificar incorretamente a comissão ou deixar o hóspede sem o documento exigido pelas regras locais.
A distinção prática é simples. A Booking.com fatura ao estabelecimento os serviços de distribuição. O hotel fornece o alojamento ao hóspede. A equipa financeira deve registar cada relação separadamente, mesmo quando a Booking.com recebe o pagamento do hóspede.
As regras relativas a faturas fiscais e recibos variam consoante o país. Utilize a política contabilística do estabelecimento e aconselhamento profissional local para determinar o formato final dos documentos e o tratamento fiscal.
O Que a Fatura de Comissão da Booking.com Regista
A fatura de comissão é um documento comercial entre a Booking.com e o hotel. Normalmente, refere-se às reservas elegíveis do período de faturação e apresenta a comissão, bem como quaisquer outros encargos ou impostos aplicáveis da plataforma.
Na contabilidade do hotel, a fatura serve normalmente de suporte a um lançamento de custos de distribuição ou despesas com comissões. Não comprova que o hóspede realizou a estadia nem substitui o fólio da reserva, o saldo do hóspede ou o registo de receitas do hotel.
Os termos da Booking.com aplicáveis aos estabelecimentos indicam que as faturas de comissão são disponibilizadas ao alojamento através da Extranet e que a comissão é geralmente faturada após o período da estadia relevante, dependendo do contrato e do resultado da reserva. Os termos aplicáveis ao estabelecimento devem ser lidos em conjunto com o contrato do próprio hotel e os requisitos locais.
Ao analisar uma fatura de comissão, a equipa financeira deve verificar o período de faturação, a entidade jurídica do estabelecimento, a moeda, o total da fatura, as notas de crédito, o estado do pagamento e as reservas incluídas no extrato de suporte.
O Que o Recibo do Hóspede ou a Fatura de Alojamento Regista
O documento do hóspede refere-se ao serviço de alojamento. Deve identificar o hotel, o hóspede ou a empresa faturada, quando exigido, as datas da estadia, os encargos do quarto e outros encargos do hotel, os pagamentos recebidos, os impostos e o saldo final, de acordo com as regras locais de faturação do estabelecimento.
A Booking.com pode facilitar o pagamento, fornecer uma confirmação de pagamento ou transferir fundos para o hotel. Isto não transforma automaticamente a fatura de comissão da plataforma num recibo do hóspede. O hotel continua a precisar de um processo de emissão de fólios ou faturas para os hóspedes que cumpra as suas obrigações legais e contabilísticas.
Os termos da Booking.com aplicáveis aos estabelecimentos atribuem geralmente ao estabelecimento a responsabilidade pela emissão da fatura de alojamento ao hóspede, salvo disposição em contrário da legislação aplicável. O valor e a apresentação dos impostos devem seguir as regras aplicáveis ao hotel, e não um modelo genérico copiado de outro país.
Se um hóspede solicitar uma fatura à Booking.com, o pedido poderá ser reencaminhado para o estabelecimento. A Receção e a equipa financeira devem, por isso, acordar quem emite o documento, qual o valor apresentado e como as reservas pré-pagas são assinaladas como pagas.
Acompanhe Uma Reserva nos Dois Documentos
Considere uma reserva com um valor total de alojamento de 500 dólares e uma comissão de 75 dólares da Booking.com. O hotel regista a receita de alojamento de acordo com a sua política contabilística e emite o documento adequado ao hóspede. Os 75 dólares correspondem ao custo de distribuição do hotel através do canal, suportado pela fatura de comissão da Booking.com.
Se o hóspede pagar no estabelecimento, o hotel recebe os 500 dólares e liquida posteriormente a fatura de comissão. Se for utilizado o serviço Payments by Booking.com, o hotel poderá receber um pagamento após as deduções ou através de outro método de pagamento configurado. A forma de cobrança altera o movimento de caixa, mas não a diferença fundamental entre a receita do hóspede e a comissão da plataforma.
Não emita ao hóspede um recibo apenas pelo valor líquido recebido pelo hotel após a dedução da comissão, salvo se a legislação local e a transação efetiva exigirem especificamente esse tratamento. O pagamento líquido não corresponde automaticamente ao valor do alojamento fornecido.
O fecho financeiro torna-se mais simples quando o registo da reserva, o fólio do hóspede, o pagamento e a despesa do canal podem ser analisados em conjunto. Os relatórios e análises para hotéis da Smart Order associam as receitas das reservas ao desempenho dos canais, permitindo à equipa financeira identificar as reservas que justificam um pagamento ou encargo de comissão antes de lançar os ajustes.
Simplifique a Reconciliação das Receitas e dos Custos das OTA
Analise as receitas das reservas, os registos de pagamento e o desempenho dos canais num único fluxo de trabalho hoteleiro antes de encerrar o período contabilístico.
Crie Uma Rotina Clara de Fecho do Mês
Utilize a mesma sequência de fecho todos os meses para evitar que a equipa confunda os documentos de receitas com os documentos de custos da plataforma.
- Feche os fólios dos hóspedes do hotel e confirme as receitas dos quartos, os impostos, os extras, os reembolsos e os saldos pendentes das estadias concluídas.
- Separe as reservas pagas no estabelecimento daquelas cujo pagamento foi facilitado pela Booking.com.
- Compare o extrato de reservas da Booking.com com o estado final de cada reserva, prestando especial atenção a cancelamentos, não comparências, alterações de datas e isenções de taxas.
- Registe a fatura de comissão da Booking.com e quaisquer notas de crédito como documentos de fornecedor separados.
- Associe os pagamentos, as liquidações por cartão virtual ou os pagamentos recebidos pelo hotel às reservas corretas.
- Mantenha as diferenças sem explicação em aberto para investigação, em vez de alterar as receitas dos quartos para forçar o equilíbrio das contas.
Resolva Erros Financeiros Comuns
O hóspede pede ao hotel uma fatura da Booking.com
Esclareça qual é o documento de que o hóspede necessita. Se o pedido disser respeito ao alojamento, prepare o recibo, o fólio ou a fatura fiscal do hotel para o hóspede, de acordo com as regras locais. Não entregue ao hóspede a fatura de comissão da Booking.com destinada ao hotel, pois esta contém informações sobre os custos do fornecedor suportados pelo estabelecimento.
O total da fatura de comissão não corresponde a um pagamento
Não espere que uma fatura mensal de comissão corresponda a um único depósito bancário. A fatura, o extrato de reservas, o lote de pagamentos, a cobrança no cartão virtual e a data bancária podem abranger períodos e grupos de transações diferentes. Faça a reconciliação através dos números das reservas e do período de faturação.
Uma reserva cancelada ou com não comparência continua a aparecer na fatura
Verifique o estado final e se foi cobrada uma taxa de cancelamento ou de não comparência. A comissão poderá continuar a aplicar-se a um valor que o estabelecimento tenha cobrado ou tivesse o direito de receber. Se o registo da plataforma estiver incorreto, conteste a reserva através do processo financeiro adequado na Extranet, em vez de alterar as receitas no Sistema de Gestão Hoteleira sem provas.
O hóspede pagou antecipadamente, mas o fólio no Sistema de Gestão Hoteleira ainda apresenta um saldo
Confirme quem recebeu o pagamento e como este deve aparecer no Sistema de Gestão Hoteleira. Registe o pagamento facilitado pela plataforma ou o valor a receber de acordo com a configuração contabilística do hotel e, em seguida, atualize corretamente o fólio do hóspede. Não registe a comissão como um pagamento do hóspede.
Arquive os Documentos nos Locais Corretos
Arquive a fatura de comissão da Booking.com juntamente com as faturas dos fornecedores e os custos dos canais. Arquive o fólio do hóspede ou a fatura de alojamento com a reserva e os registos de receitas do hóspede. Mantenha o extrato de pagamentos ou a liquidação por cartão virtual com a reconciliação de caixa.
Restrinja o acesso às informações de pagamento dos hóspedes e não copie os dados completos dos cartões para notas comuns ou folhas de cálculo. A equipa financeira deve conservar apenas a documentação exigida pelas políticas de segurança, contabilidade e conformidade legal do hotel.
No final do fecho, o hotel deve conseguir responder a três perguntas distintas: quanto devia o hóspede, quanto recebeu o hotel e quanto cobrou a Booking.com. Se essas respostas resultarem de três registos corretamente associados, será muito mais fácil justificar o saldo de fim do mês.
Perguntas Frequentes
Uma fatura de comissão da Booking.com é um recibo do hóspede?
Não. Esta regista os encargos entre a Booking.com e o estabelecimento. Um recibo do hóspede ou uma fatura de alojamento documenta a estadia fornecida pelo hotel.
Quem entrega ao hóspede uma fatura de alojamento?
O estabelecimento é geralmente responsável pela fatura de alojamento ou pelo fólio do hóspede, de acordo com a legislação local aplicável e o contrato do estabelecimento. A equipa financeira deve confirmar o formato exigido localmente.
Uma confirmação de pagamento da Booking.com substitui o fólio do hotel?
Não automaticamente. Pode comprovar que um pagamento foi processado, mas o hotel poderá continuar a ter de emitir um fólio, recibo ou fatura fiscal referente ao alojamento.
A comissão deve reduzir as receitas dos quartos no Sistema de Gestão Hoteleira?
Normalmente, a comissão é registada separadamente como uma despesa de distribuição, em vez de ser utilizada para substituir o valor bruto cobrado pelo quarto. O contabilista do hotel deve confirmar o tratamento exigido na respetiva jurisdição e no plano de contas.
