1. Muitos hotéis necessitam apenas de duas a cinco reservas diretas genuinamente transferidas por mês para cobrir um custo fixo modesto de um motor de reservas, mas a resposta depende do valor da reserva e da comissão líquida poupada.
2. O ponto de equilíbrio das reservas é igual ao custo fixo mensal total dividido pela poupança líquida por reserva transferida, arredondado para cima.
3. "Sem comissões" não significa isento de custos. Inclua custos de subscrição, configuração, website, pagamento, incentivos, marketing e integração que mudam devido ao canal direto.
Um motor de reservas sem comissões O ROI não é medido apenas pela receita direta. É medido pelo custo líquido de distribuição que um hotel evita após pagar os custos necessários para conquistar e processar essas reservas diretas.
Para um proprietário, a questão prática é simples: quantas reservas devem transitar de uma agência de viagens online (OTA) para o website do hotel antes que o motor de reservas se pague a si próprio? Numa configuração económica, a resposta pode ser duas ou três reservas por mês. Numa configuração de alto custo com valores de reserva baixos, pode ser superior a dez.
Utilize esta calculadora com os valores dos extratos da sua OTA e orçamento do software. Cada montante em dólares apresentado abaixo é meramente ilustrativo, e não uma referência do setor.
O que Realmente Significa Sem Comissões
Um motor de reservas sem comissões não cobra uma comissão de OTA quando um hóspede conclui uma reserva através do próprio percurso de reserva do hotel. No entanto, pode continuar a implicar uma subscrição mensal, taxa de configuração, custo do website, taxa de pagamento, taxa de integração ou custo de marketing pago.
Não subtraia automaticamente a taxa de pagamento direto na totalidade. Subtraia apenas a diferença de custo entre a reserva direta e a reserva de OTA que esta substitui. A comparação depende do modelo de pagamento e do fornecedor da sua OTA.
Esta distinção previne a inflação do ROI do motor de reservas sem comissões. O cálculo deve comparar dois percursos de aquisição realistas para a mesma estadia, e não comparar uma reserva paga através de uma OTA com uma reserva direta fictícia isenta de custos.
A Fórmula do Ponto de Equilíbrio
Comece pela poupança líquida criada quando uma reserva transita genuinamente de uma OTA para o seu canal direto:
Comissão evitada por reserva = valor médio da reserva × taxa de comissão de OTA efetiva
Poupança líquida por reserva transferida = comissão evitada − custos incrementais da reserva direta
Depois, calcule o volume mínimo:
Reservas diretas de ponto de equilíbrio = custo fixo mensal total ÷ poupança líquida por reserva transferida
Arredonde o resultado para cima. Um resultado de 2,1 requer três reservas transferidas.
Utilize o valor médio da reserva, e não a tarifa diária média (ADR). Uma estadia de duas noites com uma ADR de $180 tem um valor de quarto de $360. Utilize o valor sujeito a comissão do extrato da OTA, uma vez que os extras podem ser tratados de forma diferente consoante o contrato.
Cenários de Reservas Diretas de Ponto de Equilíbrio
Os cenários seguintes demonstram por que razão uma reivindicação universal de ROI não é fiável. O "custo direto incremental" representa apenas os custos que variam por reserva transferida, como um desconto direto extra, custo de marketing, diferença do custo de pagamento ou taxa de transação do motor de reservas.
No cenário do hotel boutique, a comissão bruta evitada é de $72: $400 multiplicado por 18%. Após um custo direto incremental de $10, o hotel retém $62. Um custo fixo mensal de $120 é, portanto, coberto após duas reservas transferidas, uma vez que $124 excede a subscrição.
O cenário de alto custo comporta-se de forma diferente. Uma reserva de $300 a uma comissão de 15% evita o pagamento de $45. Após $12 de custo direto, a poupança líquida é de $33. Uma configuração mensal de $400 requer 13 reservas transferidas, e não nove, uma vez que os proprietários devem efetuar os cálculos com base nas poupanças líquidas e não nas brutas.
O motor de reservas sem comissões da Smart Order liga as reservas do website ao inventário do sistema de gestão hoteleira (PMS) em direto. Isto torna a transferência económica rastreável: uma reserva direta entra no calendário de operações, a disponibilidade é atualizada e a origem da reserva permanece disponível para relatórios de canal.
Meça as Reservas Diretas em Relação ao Custo Real do Canal
Faça a ligação entre as reservas diretas, o inventário do sistema de gestão hoteleira (PMS) e os relatórios de canais para poder calcular o volume do ponto de equilíbrio a partir de reservas verificadas.
Calcular o ROI Mensal do Motor de Reservas
Atingir o ponto de equilíbrio responde à questão de saber se as poupanças cobrem os custos. O ROI demonstra até que ponto o resultado vai além desse limiar:
Benefício líquido mensal = reservas transferidas × poupança líquida por reserva − custo fixo mensal
ROI mensal = benefício líquido mensal ÷ custo fixo mensal × 100
Suponha que o hotel boutique supramencionado transfere oito reservas. A poupança líquida é de $496: oito vezes $62. Após subtrair o custo fixo de $120, o benefício líquido mensal é de $376. O ROI mensal aproxima-se dos 313%.
O ROI de um motor de reservas sem comissões altera-se sempre que ocorrem mudanças no valor da reserva, comissão, incentivos, cancelamentos ou tráfego pago. Mantenha os dados associados para que um proprietário possa auditar o resultado.
Incluir os Custos do Primeiro Ano e Custos Únicos
Uma comparação mensal pode ignorar a configuração inicial. No entanto, é fundamental incluir o website, a migração, a formação, o rastreamento, a configuração de pagamentos e os trabalhos de integração necessários para o lançamento.
Selecione um período de avaliação sensato e distribua esses custos únicos ao longo do mesmo:
Custo fixo mensal ajustado = custo mensal recorrente + custo de lançamento único ÷ meses de avaliação
Se o custo recorrente for de $100 e o trabalho de lançamento custar $1.200, uma avaliação a 12 meses resultará num custo mensal ajustado de $200. Com uma poupança líquida de $50 por reserva transferida, o ponto de equilíbrio será de quatro reservas mensais no primeiro ano. No 13º mês, este valor cai para duas, desde que não surjam novos custos de configuração.
Este é o indicador de ROI de um motor de reservas sem comissões mais prático para uma implementação inicial. No caso de um motor de reservas que já esteja incluído no sistema de gestão hoteleira (PMS), utilize unicamente o custo incremental da ativação e operação das reservas diretas. Não atribua a totalidade da subscrição do PMS ao motor de reservas se o hotel necessitar do PMS em qualquer circunstância.
Contabilizar Apenas as Reservas Influenciadas pelo Motor de Reservas
O dado mais difícil de obter não é a taxa de comissão. É a atribuição. Uma reserva que teria sempre chegado por telefone ou e-mail não evitou necessariamente a comissão da OTA graças ao novo motor de reservas.
Divida as reservas diretas em três grupos:
- Reservas transferidas provavelmente substituíram uma reserva de OTA e geram poupanças mensuráveis nos custos de aquisição.
- Procura manual convertida substitui o atendimento por telefone, e-mail ou a gestão de pedidos de informação; o seu valor poderá residir na poupança de tempo do pessoal e numa confirmação mais ágil, em vez de na comissão da OTA.
- Reservas incrementais de outra forma não teriam acontecido; avalie a sua margem de contribuição e não apenas a comissão que foi poupada.
Estabeleça uma base de referência antes do lançamento. Compare o tráfego de pesquisa da marca, a conversão, a quota direta, o valor das reservas, os cancelamentos e o mix de canais para datas comparáveis. Os códigos promocionais e os campos de proveniência melhoram a precisão da atribuição.
Não considere cada reserva no website como uma "nova" reserva direta. Tal inflaciona de forma irrealista o ROI do motor de reservas sem comissões e diminui a fiabilidade de futuras decisões orçamentais.
Incluir Custos Ocultos por Detrás do "Gratuito"
Leia atentamente o orçamento do software e o acordo de pagamento. O rótulo "sem comissões" pode coexistir perfeitamente com uma subscrição, uma cobrança por quarto, uma margem na solução de pagamentos, um plano de website, um conector, um nível de suporte ou despesas com motores de metapesquisa.
Para cada despesa, questione-se se é fixa, variável, única ou se já foi liquidada. As taxas de pagamento diferem por mercado e tipo de transação; guie-se pelo preçário em vigor do seu fornecedor em vez de utilizar um valor online genérico. A Stripe, a título de exemplo, divulga tarifas distintas para pagamentos domésticos, internacionais, de introdução manual e que impliquem conversão de moeda.
Avalie igualmente os descontos e os benefícios complementares com base no custo real, e não no preço final. Um pequeno-almoço gratuito pode apresentar um custo incremental mais baixo do que o seu valor comercial, enquanto um desconto percentual no quarto se traduz numa diminuição das receitas euro por euro.
Acompanhe os Resultados nos Relatórios e Análises do Hotel
Uma folha de cálculo pode validar a aquisição, mas o retorno deve ser verificado através de relatórios interligados. A origem da reserva, as receitas com os quartos, os descontos, os cancelamentos, a situação de pagamento e as datas da estadia necessitam de permanecer consistentes, desde o momento da reserva até à partida.
Recorra a relatórios e análises para comparar os resultados diretos e das OTAs consoante o mês da estadia, não se limitando à data da reserva. Analise o valor médio da reserva, a taxa de cancelamento, a duração da estadia e o custo líquido do canal. Um canal direto com menos comissões, mas muitos descontos, não se traduz automaticamente em mais lucros.
Efetue os cálculos numa base mensal ao longo do primeiro trimestre. Posteriormente, uma análise trimestral poderá ser suficiente, a não ser que ocorram modificações nos preços do software, nos termos das OTAs, nos gastos com publicidade paga ou nas ofertas diretas.
Quando um Motor de Reservas Ainda Não Compensa
O ROI de um motor de reservas sem comissões pode permanecer fraco quando a propriedade praticamente não apresenta tráfego no website, não tem hóspedes habituais, não dispõe de uma estratégia de procura direta, os valores das reservas são reduzidos, a integração é dispendiosa ou o website apresenta um fraco desempenho em dispositivos móveis.
Tal não significa que o hotel deva depender exclusivamente das OTAs para sempre. Implica, sim, que o motor de reservas requer um plano de procura e um responsável operacional. Melhore o conteúdo dos quartos, o fluxo de reservas mobile, a visibilidade da marca nas pesquisas, a comunicação com hóspedes repetentes e a apresentação das tarifas antes de pressupor que o software gerará a procura por si só.
Uma OTA pode ainda assim proporcionar um alcance incremental bastante valioso. O objetivo não passa por eliminar totalmente as reservas via OTA. Trata-se, sim, de manter as reservas cujo custo de aquisição se justifica, facilitando em simultâneo a reserva direta para os hóspedes que já têm intenção de ficar alojados na sua propriedade.
Uma Avaliação de 30 Dias para o Proprietário
Antes de celebrar qualquer acordo, recalcule a fórmula recorrendo aos seus três últimos extratos de OTAs e ao orçamento exaustivo do fornecedor. Após o arranque, realize um teste prático de todo o ciclo: reserva direta, modificação, cancelamento, reembolso e relatórios.
No final dos 30 dias, deverá ser capaz de responder a cinco questões:
- Quantas reservas diretas foram verdadeiramente transferidas, provenientes de procura manual convertida, ou incrementais?
- A que valor correspondeu a poupança líquida por reserva transferida após a dedução dos custos diretos variáveis?
- A reserva direta foi corretamente integrada no sistema de gestão hoteleira (PMS) e procedeu à devida atualização da disponibilidade?
- O impacto financeiro dos descontos diretos ou do tráfego pago absorveu uma fatia das poupanças superior à esperada?
- Qual o número de reservas transferidas extra necessárias para chegar ao ponto de equilíbrio no decurso do primeiro ano?
Caso o hotel não consiga esclarecer estas questões através dos registos de reservas e das faturas, ainda é prematuro declarar um retorno positivo.
Perguntas Frequentes
Qual o volume de reservas diretas necessário para que um motor sem comissões valha a pena?
Divida o custo mensal fixo total pela poupança líquida por reserva transferida, e arredonde o resultado para cima. Um custo de 120 dólares, associado a uma poupança líquida de 62 dólares, exige a realização de duas reservas. Por seu turno, um custo de 400 dólares, com uma poupança líquida de 33 dólares, requer 13.
As taxas de pagamento devem ser deduzidas das poupanças em comissões?
Deduza unicamente a diferença do custo de pagamento gerada pela transição direta da reserva. Dependendo do modelo de pagamento estabelecido com a OTA, é possível que o hotel já esteja a pagar, ou a absorver indiretamente, os custos de pagamento referentes à reserva efetuada através da OTA.
Toda a reserva direta equivale a uma reserva de OTA poupada?
Não. Algumas reservas já seriam efetuadas através de telefone, e-mail ou do fluxo anterior do website. Socorra-se do rastreamento de proveniência e de uma base de referência prévia ao lançamento para avaliar com precisão quais as reservas que transitaram, de facto, de uma OTA.
Um motor de reservas incluído num pacote tem algum custo associado?
Ainda que não apresente uma subscrição nem uma comissão de forma isolada, as despesas associadas à sua implementação, pagamentos, desenvolvimento do website, marketing e o tempo que exige ao seu pessoal podem perdurar. Dê preferência aos custos incrementais em vez de distribuir a totalidade do preço do PMS sem a devida justificação.
Com que regularidade devem os proprietários proceder ao cálculo do ROI?
Analise os valores numa base mensal ao longo do período de lançamento e passe para uma verificação trimestral logo que o mix de canais atinja a estabilidade. Proceda a um novo cálculo sempre que se verifiquem alterações nos custos do software, nas comissões das OTAs, nos incentivos diretos, nos preçários dos pagamentos ou nas despesas de publicidade.
A Regra de Decisão do Proprietário
Um motor de reservas sem comissões justifica-se quando as poupanças líquidas reais obtidas das reservas diretas influenciadas superam o custo total da operação desse canal. O cálculo mais elementar e fidedigno assenta em quatro fatores: custo fixo, valor médio da reserva, comissão efetiva da OTA e custo direto incremental.
Arranque com uma atribuição cautelosa. Utilize as poupanças líquidas em detrimento das comissões brutas, distribua os custos de lançamento pelo período de avaliação e preserve as OTAs onde estas asseguram um alcance lucrativo. Esta estratégia gera um valor de ROI relativo ao motor de reservas sem comissões que o proprietário pode fundamentar com solidez — e não apenas um incremento no número das reservas diretas.
