Comissão de OTA vs Custo do Sistema de Gestão Hoteleira: Qual Está Realmente a Consumir a Sua Margem?

A comissão de OTA vs o custo do Sistema de Gestão Hoteleira não é uma comparação direta de software. Uma agência de viagens online (OTA) cobra ao hotel pelas reservas que ajuda a adquirir. Um Sistema de Gestão Hoteleira (PMS) organiza as reservas do hotel, inventário, registos de hóspedes, pagamentos, operações e relatórios.

Um custo cresce com as vendas; o outro é geralmente fixo. A comissão de OTA pode, portanto, tornar-se numa grande despesa de distribuição, mesmo quando um orçamento de um Sistema de Gestão Hoteleira parece caro.

A questão certa não é “Qual devemos cancelar?” É “O que produz cada custo, e quanta margem resta depois de o pagarmos?”

A Comissão de OTA e o Custo do Sistema de Gestão Hoteleira Compram Coisas Diferentes

Uma OTA dá a um hotel acesso à procura do mercado, à confiança dos viajantes e a um fluxo de reservas familiar. A comissão é, portanto, um custo de aquisição de clientes e de distribuição.

Um Sistema de Gestão Hoteleira não cria normalmente essa procura no mercado. Torna-se o sistema operativo depois da chegada da procura. Regista a reserva, reduz o inventário, mantém o perfil do hóspede, suporta o check-in, rastreia o estado do pagamento, coordena a limpeza, e produz relatórios.

O Sistema de Gestão Hoteleira suporta reservas de OTA, website, telefone, empresas e clientes de passagem. O seu custo deve ser medido em relação à operação completa, não apenas a um canal.

As OTAs e um Sistema de Gestão Hoteleira também não são substitutos. Remover o Sistema de Gestão Hoteleira não remove a comissão de OTA. Remover as OTAs pode reduzir a comissão, mas também pode remover reservas que o hotel não teria adquirido de forma independente.

Como Escala a Percentagem de Comissão de OTA

A comissão de OTA é comumente calculada como uma percentagem do valor elegível da reserva. A percentagem exata, a base de cálculo, o tratamento fiscal, a participação em promoções, o modelo de pagamento e as regras de cancelamento dependem do contrato do hotel e do mercado.

Utilize esta fórmula com a taxa efetiva do extrato real da OTA:

Comissão mensal de OTA = valor elegível da reserva da OTA × taxa de comissão efetiva

Se um hotel recebe 30.000$ em valor elegível de reservas de OTA e paga uma comissão ilustrativa de 15%, a comissão mensal é:

30.000$ × 15% = 4.500$

Se o valor da reserva de OTA duplicar para 60.000$, a comissão duplica para 9.000$. A OTA produz mais receitas, mas o seu custo sobe exatamente ao mesmo tempo.

Calcule a taxa de comissão efetiva em vez de confiar apenas no valor contratado:

Taxa de comissão efetiva = comissão total de OTA e taxas financiadas pelo canal ÷ valor da reserva de OTA × 100

Reconcilie promoções, programas de posicionamento, ajustes de cancelamento e taxas de pagamento. Um canal pode parecer rentável à taxa base, produzindo, no entanto, um ADR (Preço Médio Diário) líquido mais fraco após as deduções.

Como se Comporta o Custo Fixo de SaaS do Sistema de Gestão Hoteleira

O preço do Sistema de Gestão Hoteleira pode ser fixo, por quarto, escalonado por funcionalidades ou em pacote. A configuração, migração, suporte, integrações e módulos premium podem ser cobrados separadamente.

Para uma subscrição fixa, o cálculo básico é simples:

Custo mensal do Sistema de Gestão Hoteleira = subscrição + extras necessários + taxas de integração recorrentes

Suponha que o custo total do software operativo seja de 250$ por mês. Se o hotel obtém 25.000$ em receitas mensais de quartos, o software representa 1% das receitas de quartos. Com 50.000$, representa 0,5%. O montante fixo não mudou, mas torna-se menor como proporção da receita.

Nem todo o Sistema de Gestão Hoteleira tem um bom custo-benefício. Um sistema que cria trabalho manual, falha na sincronização do inventário ou esconde funcionalidades essenciais atrás de extras adicionais pode ser caro a qualquer preço.

A Smart Order integra as reservas dos canais e os relatórios do hotel num único fluxo operativo. Os seus ferramentas de relatórios e análises ajudam os gestores a rever as receitas e as fontes de reserva em vez de tratarem cada noite de quarto como igualmente rentável.

Comissão de OTA vs Custo do Sistema de Gestão Hoteleira: Um Cenário de um Hotel de 20 Quartos

Considere um hotel ilustrativo de 20 quartos, a operar durante 30 dias a 60% de ocupação e com uma tarifa média diária de 150$. Vende 360 noites de quartos e ganha 54.000$ em receitas mensais de quartos. As OTAs representam 70%, ou 37.800$, com uma comissão efetiva de 15%. O Sistema de Gestão Hoteleira e o software operativo necessário custam 300$ por mês.

A comissão de OTA é:

37.800$ × 15% = 5.670$ por mês

Anualizado com o mesmo volume, isso torna-se 68.040$. O custo mensal de software de 300$ torna-se 3.600$ por ano.

Aqui, a comissão de OTA é 18,9 vezes o custo fixo do software. Contudo, isso não prova que a OTA não seja rentável. O hotel deve questionar quantas reservas foram incrementais e quanto custaria adquiri-las noutro local.

Se o hotel transferir 6.000$ do valor mensal de reservas da OTA para o seu website sem diminuir a procura, a comissão bruta evitada a 15% é de 900$. Custos de processamento de cartões, do website, de marketing e do motor de reservas significam que 900$ não é lucro puro.

A medida útil é a poupança líquida:

Comissão evitada − custo adicional do canal direto = melhoria da margem

Um motor de reservas para hotéis conectado pode enviar reservas diretas para o inventário em tempo real do Sistema de Gestão Hoteleira sem adicionar comissão de OTA a cada reserva. O hotel deve, ainda assim, incluir os custos de pagamento e marketing ao comparar canais.

Um Cenário de uma Pequena Pensão Mostra o Outro Lado

Considere uma pensão de oito quartos com 12.000$ de receitas mensais de quartos. As OTAs entregam 4.000$ dessa receita com uma comissão ilustrativa de 15%, ou seja, 600$. A pensão paga 150$ por mês pelo seu Sistema de Gestão Hoteleira e módulos necessários.

A OTA continua a custar quatro vezes mais do que o Sistema de Gestão Hoteleira. Mas suponha que a maioria dos hóspedes da OTA são visitantes internacionais de primeira viagem que não teriam descoberto a propriedade diretamente. Abdicar da OTA poderia poupar 600$, mas resultaria numa perda de receitas de quartos muito superior a 4.000$.

A melhor estratégia pode ser manter a disponibilidade na OTA em datas de baixa procura e incentivar um futuro relacionamento direto. Nas datas que esgotam diretamente, a propriedade pode reconsiderar a mesma exposição.

A comissão é cara quando paga repetidamente pela procura que o hotel poderia adquirir a um custo menor. Pode valer a pena quando preenche quartos que de outra forma ficariam vazios a uma tarifa líquida rentável.

Calcule o Ponto de Equilíbrio

A comparação mais rápida encontra o valor de reserva da OTA em que a comissão iguala o custo fixo do Sistema de Gestão Hoteleira:

Valor de reserva de OTA no ponto de equilíbrio = custo mensal do Sistema de Gestão Hoteleira ÷ taxa de comissão de OTA

Com um Sistema de Gestão Hoteleira mensal de 250$ e uma comissão ilustrativa de 15%:

250$ ÷ 0,15 = 1.667$

Assim que o valor mensal de reservas da OTA exceder 1.667$, a comissão de OTA será maior que a subscrição do Sistema de Gestão Hoteleira. Com 10.000$ em valor de OTA, a comissão é de 1.500$. Com 40.000$, é de 6.000$.

O Sistema de Gestão Hoteleira suporta todo o hotel, enquanto a comissão de OTA se aplica apenas às reservas entregues pelo canal. Este ponto de equilíbrio mostra a escala de custos, não se a procura da OTA é incremental.

Para uma comparação de canais mais justa, calcule o ADR líquido:

ADR líquido por canal = (receita de quartos − comissão − descontos e taxas específicas do canal) ÷ noites de quartos vendidas

Compare o ADR líquido com os custos de limpeza, lavandaria, pequeno-almoço, comodidades e pagamentos. Uma reserva de OTA com tarifa bruta elevada pode produzir uma margem de contribuição inferior à de uma tarifa direta mais baixa.

Custos que Distorcem a Comparação

Ambos os lados podem esconder despesas além do preço anunciado.

Para as OTAs, reveja:

• A base de cálculo da comissão, incluindo impostos elegíveis, taxas ou extras.
• Programas de visibilidade, descontos, promoções e tarifas de pacote financiadas pelo hotel.
• Custos de cartão virtual, pagamento, câmbio, reembolso e estorno.
• Correções de comissão para cancelamentos, não comparências (no-shows), modificações e reembolsos.
• Tempo da equipa gasto a reconciliar extratos e disputas.

Para o software do Sistema de Gestão Hoteleira, reveja:

• Configuração, migração, formação e integração inicial.
• Integrações com o gestor de canais, motor de reservas, pagamentos, contabilidade e fechaduras eletrónicas.
• Cobranças por quarto, por propriedade, por utilizador, SMS, suporte e relatórios premium.
• Mínimos de contrato, aumentos de preços e custos de exportação de dados.
• Trabalho manual criado pela falta de funcionalidades ou ligações pouco fiáveis.

Utilize as mesmas categorias de custos para cada canal; não conte o processamento de pagamentos apenas de um lado.

Decida Qual dos Custos Está a Consumir a Sua Margem

Reveja doze meses. Para cada canal, registe o valor da reserva, comissão, descontos financiados, taxas de pagamento, cancelamentos, noites de quartos e ADR líquido.

Depois pergunte:

1. Quais canais entregam hóspedes genuinamente incrementais?
2. Que datas seriam vendidas sem a exposição da OTA?
3. Qual é a taxa de comissão efetiva após todas as deduções?
4. Quanto custa o conjunto completo do Sistema de Gestão Hoteleira por mês e por quarto ocupado?
5. A equipa consegue identificar hóspedes habituais e oferecer-lhes um caminho de reserva direta fiável?
6. Os dados de tarifas, inventário e reservas são precisos o suficiente para confiar no relatório?

Utilize as OTAs para alcance, não por defeito em todas as datas. Utilize o Sistema de Gestão Hoteleira para manter o inventário preciso e identificar as fontes de reserva. Utilize os canais diretos para os hóspedes que já conhecem a propriedade.

Perguntas Frequentes

A comissão de OTA é mais cara do que um Sistema de Gestão Hoteleira?

Geralmente torna-se maior com um volume modesto de OTA, porque a comissão escala com o valor da reserva, enquanto o SaaS do Sistema de Gestão Hoteleira é normalmente fixo ou previsível. Compare os extratos anuais reais da OTA com o custo anual completo do Sistema de Gestão Hoteleira.

Que percentagem cobram as OTAs de hotéis?

As taxas variam conforme a OTA, propriedade, mercado, contrato, programa e base de cálculo. Exemplos na indústria utilizam frequentemente de 15% a 25%, mas o contrato e os extratos do hotel determinam a sua taxa efetiva.

Um Sistema de Gestão Hoteleira é uma alternativa a Booking.com ou Expedia?

Não. As OTAs distribuem quartos e geram procura. Um Sistema de Gestão Hoteleira gere as reservas e as operações do hotel. Um gestor de canais e um motor de reservas diretas podem ajudar o hotel a controlar o inventário e a desenvolver procura direta, mas não substituem automaticamente o alcance da OTA.

Como calculo o custo real de uma reserva de OTA?

Comece pela comissão e depois adicione os descontos financiados pelo canal, taxas de pagamento, custos de câmbio e quaisquer outras deduções específicas da reserva. Divida a receita restante pelas noites de quartos vendidas para calcular o ADR líquido.

As reservas diretas podem eliminar todos os custos de reserva?

Não. As reservas diretas podem evitar a comissão de OTA, mas os hotéis ainda podem pagar por um motor de reservas, processamento de pagamentos, manutenção do website, publicidade, ofertas de fidelidade e tempo da equipa. Compare o custo total de aquisição do canal e não apenas a comissão.

Conclusão

A comissão de OTA é geralmente a despesa que cresce mais rapidamente, porque retira uma percentagem sempre que a receita do canal aumenta. O custo do Sistema de Gestão Hoteleira é geralmente menor e mais previsível, mas ainda deve justificar o seu lugar através de um inventário preciso, operações eficientes e relatórios úteis.

Não remova uma OTA produtiva apenas porque a sua comissão é visível. Identifique a procura incremental, calcule o ADR líquido por canal e construa um caminho direto para hóspedes que já não precisam de um intermediário.