Выплата Agoda не совпадает с итоговой суммой бронирования: как провести сверку

Обычно несоответствие выплат Agoda возникает из-за сравнения двух сумм, которые и не должны были совпадать. Итоговая сумма бронирования может быть ценой продажи для гостя, в то время как выплата отелю может учитывать комиссию, модель оплаты, налоги, корректировки, несколько бронирований или другую дату расчета.

Проводите сверку начиная от бронирования. Выясните, кто получил деньги гостя, определите сумму Agoda на уровне бронирования, найдите пакет выплат, и только после этого сравнивайте расчет по банку или карте с данными книги учета Системы управления отелем.

Определите суммы перед началом проверки

Держите каждую сумму в отдельном поле: итоговую сумму, показанную гостю; детализацию стоимости номера и налогов для бронирования; сумму, которую объект размещения должен списать или получить; вознаграждение или комиссию Agoda; любые изменения, отмены, отклонения, налоги или ручные корректировки; сумму, включенную в ID выплаты; сумму, списанную с карты Agoda или отправленную банковским переводом; а также сумму, проведенную в Системе управления отелем и главной книге.

Не используйте термины "итоговая сумма бронирования" и "выплата" как синонимы в запросах в службу поддержки. Указывайте сумму, валюту, исходную страницу и дату для каждого значения.

Эта статья охватывает общую сверку выплат, включая бронирования без отмены. Отдельная проверка возвратов при отмене требуется, когда главный вопрос заключается в том, привело ли отмененное проживание к корректному возврату или штрафу.

Определите модель оплаты: Agoda Collect или Property Collect

Откройте бронирование на Партнерском портале Agoda > Бронирования (Bookings) > Бронирования (Reservations) и подтвердите модель оплаты.

Для Agoda Collect, Agoda принимает оплату гостя, и отель получает причитающуюся сумму через настроенный способ выплаты. В бронировании откройте Оплата и цены (Payment & pricing) > Детализация цены (Price breakdown) для проверки вознаграждения и сумм бронирования, доступных объекту размещения.

Для Property Collect, гость платит отелю. Поэтому итоговая сумма для гостя не должна отображаться как отдельная выплата Agoda. Вместо этого комиссия по модели Property Collect может быть удержана из предоплаченных сумм, которые Agoda должна объекту размещения.

Для бронирования по модели Property Collect используйте раздел Финансы (Finance) > Все транзакции (All transactions) и сопоставьте номер бронирования с суммой списания или комиссии. Комиссия Property Collect фиксируется в разделе финансовых транзакций; не ожидайте, что в ваучере на странице бронирования она будет отображена там же, где и сумма Agoda Collect.

Выбор неправильной модели оплаты — самый быстрый путь к ложному несоответствию: финансовый отдел может ожидать, что Agoda переведет деньги, которые гость уже заплатил напрямую в объект размещения.

Сверка одного бронирования с его пакетом выплат

Используйте один ID бронирования и одну валюту на протяжении всего этого процесса.

1. Откройте бронирование и сохраните его текущую модель оплаты, статус, даты, валюту, итоговую сумму гостя, сумму объекта размещения, порядок налогообложения и комиссию.
2. Проверьте, было ли бронирование изменено, отменено, отмечено как незаезд (no-show) или обработано на других условиях после оформления.
3. Откройте Финансы (Finance) > Выплаты (Payouts) и найдите номер бронирования среди транзакций, подлежащих выплате.
4. Проверьте раздел Корректировки (Adjustments) перед подтверждением ожидаемой суммы пакета выплат.
5. Если оплата уже была обработана, откройте Финансы (Finance) > Прошлые выплаты (Past payouts) и найдите ID выплаты, содержащий бронирование.
6. Скачайте или сохраните детализацию на уровне бронирования для этой выплаты.
7. Сопоставьте ID выплаты с транзакцией по банковскому переводу, виртуальной карте или электронной карте (e-Card).
8. Сравните расчет с дебиторской задолженностью Системы управления отелем и бухгалтерской проводкой.

Один ID выплаты может группировать несколько подходящих бронирований и корректировок. После обработки сверяйте пакет в разделе Прошлые выплаты (Past payouts) вместо того, чтобы сравнивать банковский депозит только с одним бронированием. Один депозит может покрывать несколько проживаний плюс корректировку из другого периода.

Решение аналитика для отелей от Smart Order помогает финансовым отделам синхронизировать доходы от бронирования, источники каналов, количество ночей и операционные результаты, в то время как выплата Agoda сверяется отдельно.

Проверьте основные причины несоответствия выплат Agoda

Выплата ниже итоговой суммы гостя. Проверьте, включает ли итоговая сумма гостя комиссию, налоги, взимаемые отелем, сервисные сборы или другие статьи, которые не входят в перевод Agoda. Проверьте модель оплаты, прежде чем рассматривать разницу как удержание.

Бронирование Property Collect уменьшило предоплаченную выплату. Проверьте раздел «Финансы > Все транзакции» (Finance > All transactions) на предмет взаимозачета комиссии. Отель получил оплату от гостя напрямую, при этом комиссия может быть удержана из поступлений по модели Agoda Collect.

Сумма бронирования изменилась после инициирования оплаты. Найдите изменение или отмену, а затем проверьте раздел Корректировки (Adjustments). Если выплата уже была подтверждена, сверьте измененную сумму со следующим подходящим пакетом выплат, прежде чем рассматривать ее как неоплаченный остаток.

Пакет содержит необъяснимую корректировку. Сопоставьте номер корректировки и причину, затем классифицируйте ее как неоплаченный остаток, переплату, сбор за отклонение бронирования, налоговую поправку, согласованные условия отмены или другой задокументированный тип корректировки.

Была списана только часть ожидаемой суммы. Сравните утвержденную сумму с фактическим списанием с виртуальной карты или e-Card и любым оставшимся балансом. Не создавайте второе полное списание до подтверждения того, что уже было оплачено.

Банковский депозит отличается от суммы по ID выплаты. Проверьте комиссии за перевод, удержания банка-получателя, конвертацию валюты, валюту расчетов, дату валютирования, а также то, сгруппировал ли банк транзакции или разделил их. Учитывайте эти банковские разницы отдельно от расчета бронирований Agoda.

Выручка в Системе управления отелем равна итоговой сумме гостя, но дебиторская задолженность Agoda указана за вычетом комиссии (нетто). Пересмотрите структуру учета. Выручка за номера, налоговые обязательства, расходы на комиссию, дебиторская задолженность Agoda и поступление денежных средств могут требовать раздельных проводок вместо одной записи о чистой выручке.

Отличайте временные разницы от реальных ошибок

Доход от бронирования может быть получен в одном операционном периоде, а оплачен в другом. Дата проживания, дата отмены, дата к оплате, дата подтверждения выплаты, дата списания с карты, дата валютирования и дата банковской проводки — это разные события.

Сопоставляйте бронирование с периодом, требуемым учетной политикой отеля, затем ведите дебиторскую задолженность Agoda до полного расчета. Не переносите выручку за номера в месяц поступления в банк только ради того, чтобы сошлись денежные суммы.

Для пакетных выплат ведите транзитный счет. Проводите каждое бронирование и корректировку по ID выплаты, затем закрывайте этот ID при поступлении банковской транзакции или транзакции по карте. Несовпадающий остаток остается видимым без изменения исходной выручки от бронирования.

Если сумма остается отрицательной, проверьте, не превышает ли комиссия Property Collect или возврат после оплаты текущие выбранные бронирования к выплате по модели Agoda Collect. Добавьте к сверке следующие подходящие транзакции и инициируйте выплату только после того, как выбранный баланс станет положительным.

Предотвращайте двойные проводки

Не проводите ручную корректировку выплаты напрямую в выручку, пока еще могут поступить исходное бронирование из Системы управления отелем, корректировка Agoda или банковская выписка. Используйте временную статью сверки с ID бронирования и ID выплаты.

Перед ее закрытием убедитесь, что учетная система уже импортировала исходную выручку от бронирования, корректировку изменения или отмены, пакет выплат Agoda, расчет по банку или карте, либо ручную запись, внесенную другим сотрудником.

В противном случае одно несоответствие может превратиться в две взаимозачитывающиеся ошибки, которые исчезают на уровне объекта размещения, но остаются некорректными в разрезе канала и периода.

Передавайте проблему несоответствия выплат с доказательствами

Используйте раздел Нужна помощь (Need Help) на Партнерском портале только после изоляции суммы на стороне Agoda. Отправьте единый пакет данных, содержащий ID объекта размещения и ID бронирования, модель оплаты и способ выплаты, статус бронирования и проживания, итоговую сумму гостя, сумму объекта размещения, комиссию, валюту, ID выплаты, номер транзакции, номер и описание корректировки, а также соответствующие даты оплаты, подтверждения, валютирования и банковских операций. Приложите отредактированную банковскую выписку или выписку по карте и укажите точную разницу между ожидаемой и фактической суммами.

Укажите, где именно кроется несоответствие: между бронированием и транзакцией Agoda, транзакцией Agoda и пакетом выплат, пакетом выплат и банком, или банком и проводкой в Системе управления отелем. Это направит расследование к нужным доказательствам вместо того, чтобы просить службу поддержки объяснять данные за весь месяц.

Часто задаваемые вопросы

Почему выплата Agoda не равна итоговой сумме бронирования?

Итоговая сумма бронирования может быть суммой для гостя, тогда как выплата отражает модель оплаты, комиссию, налоги, корректировки, состав пакета и способ расчетов.

Где финансовый отдел может увидеть комиссию Property Collect?

Используйте раздел Финансы (Finance) > Все транзакции (All transactions) и сопоставьте номер бронирования. Она не отображается в ваучере бронирования так же, как сумма Agoda Collect.

Может ли одна выплата Agoda содержать несколько бронирований?

Да. Бронирования, подлежащие оплате, могут быть сгруппированы под одним ID выплаты, и в этот же пакет могут быть включены необходимые корректировки.

Почему старое бронирование повлияло на эту выплату?

Более позднее изменение, отмена, ручная корректировка, неоплаченный остаток или переплата могут появиться в виде корректировки в будущей выплате.

Должен ли финансовый отдел менять выручку в Системе управления отелем, чтобы она совпадала с банковским депозитом?

Не автоматически. Сверяйте выручку, комиссию, налоги, дебиторскую задолженность, выплату и банковский расчет по отдельности в соответствии с учетной политикой отеля.

Несоответствие выплат Agoda разрешается, когда у каждой разницы есть источник, сумма, валюта, период и метод бухгалтерского учета. Начните с модели оплаты, проследите бронирование до его ID выплаты и учитывайте сроки банковских операций отдельно от экономики бронирования.